信息化時代干部人事檔案管理工作策略探討

文/太原市迎澤區人才市場 楊瑞萍

當前，我們應當將干部人事檔案管理信息化建設作為一個關鍵課題，積極加強相關的研究、探討與實踐，既要客觀、深入認識到干部人事檔案管理信息化建設的必要性，更要改進、優化工作策略，切實推進干部人事檔案管理信息化建設實踐，開創全新的干部人事檔案管理局面。

一、干部人事檔案管理信息化建設的必要性

干部人事檔案管理主要體現在兩方面：一方面，可以對單位的干部人事建設情況、變化情況等進行記錄；另一方面，能夠為單位干部人事資源的調配、優化提供參考，使單位的干部人事配置更加科學、合理，這對于提高政府單位的效能來說，是具有重要意義的。再者，通過干部人事檔案管理，可以全面、客觀反映出干部的知識、素質、能力情況，為單位的干部人才資源戰略規劃提供參考依據，使單位干部人才的招聘、引進、培訓等更加科學合理，滿足政府單位對干部人才的需求。

不過，需要認識到的一點是，當前政府單位的干部人事檔案管理工作已經變得越來越復雜，涉及到的檔案資料信息內容顯著增多，而且部分檔案信息內容較為瑣碎，導致檔案管理人員承受了較大的工作壓力，依然按照傳統的工作模式開展干部人事檔案管理的話，會導致檔案管理工作的效率大大下降，而且可能出現各種管理難題，如檔案信息不全面、不規范，存儲、調閱、利用難度大等等。而通過信息化技術的應用，則可以全面解決上述難題，信息化技術的主要特點，是具有超高的運算能力、交互能力、執行能力以及數據信息共享能力，將其應用到干部人事檔案管理中來。第一，可以降低工作人員的工作壓力，如可以更加輕松、快速地完成檔案信息收集、整理、編輯、歸檔等一系列工作，將工作人員從繁瑣的工作任務中解放出來。第二，其能夠通過運算、交互，幫助檢查檔案信息的正確性、規范性和全面性，甚至可以智能化改錯，避免檔案管理中一些低級問題出現。第三，其對于干部人事檔案的存儲、傳輸和利用更加高效，這能夠使得干部人事檔案管理的作用、價值得到最大化的發揮。

二、信息化時代干部人事檔案管理工作策略

（一）構建基于信息化技術的干部人事檔案管理平臺。當前，全球已經進入信息化時代，各個領域都在相繼朝向信息化方向建設、發展，就我們干部人事檔案管理來說，其信息化建設應當以構建基于信息化技術的干部人事檔案管理平臺為基礎，完善基本的信息化技術條件配置。例如針對干部人事檔案信息化管理，應當建立專門的辦公室、專門的辦公網絡、專門的辦公設備，計算機、掃描儀、數據庫等都需要單獨配置。設計專門的干部人事檔案管理信息界面，根據實際的檔案管理工作需求，健全各項平臺功能，如針對干部人事檔案的收集、錄入、編撰、統計、分析、保管等等一系列的工作環節，都需要設計專門的功能選項，體現出干部人事檔案管理的特點與特殊需求。

（二）建立起干部人事檔案管理與人力資源管理部門之間的橫向合作。通過對信息化技術的應用，還應當著重加強干部人事檔案管理與人力資源管理部門的橫向合作，這是我們需要特別注意的一點。其一是因為干部人事檔案的信息主要來源于人力資源管理部門，其二是干部人事檔案的利用主要作用于人力資源管理部門。為此，我們應當基于信息化技術，建立起干部人事檔案管理平臺與人力資源管理辦公平臺之間的數據信息通道，便于干部人事檔案信息的收集，一旦人力資源管理方面的信息有所變動和更新，便及時將相關信息傳輸到檔案管理平臺，防止信息遺漏。檔案管理平臺方面，將信息編撰、分析好之后，隨時準備為人力資源管理提供利用。

（三）健全干部人事檔案信息化管理的各項制度。首先，應當明確干部人事檔案管理的內容，如干部履歷表、工作鑒定、學習鑒定、年度考核表、畢業成績表、職稱評定審批表、已發表論文和科研成果材料、政治歷史審查資料、體檢表、工會會員登記表以及有價值的學習總結體會等，都必須要囊括在內，盡量詳細、翔實。同時還要以《檔案法》以及其他的相關政策為基礎，結合自身的實際工作情況，對干部人事檔案管理在信息收集、整理、編撰、保管與挖掘、利用等各個工作環節的標準，要制定詳細而明確的規定，乃至檔案的保管期限、保密、調閱、銷毀等，都需要進行相應的工作標準、要求說明，為干部人事檔案管理工作的實踐提供指導。最后，應當建立明確的干部人事檔案管理工作責權體系，將相關的工作職責、責任、權利等，細化到各個檔案管理工作崗位，并制定相應的工作標準、考核指標，保證單位干部人事檔案管理工作得以規范、有序和高效推進。

（四）應用大數據及人工智能技術深入挖掘檔案價值。干部人事檔案管理的職能不僅僅是“記錄”，更是為了向干部人事管理、人力資源管理提供各類支撐服務，這是干部人事檔案管理的根本價值所在。以往，對于干部人事檔案的應用效率是較低的，如對于干部人事檔案信息的分析難以做到真正的客觀、科學、全面，而在信息化的技術條件下，我們則可以更加深入地挖掘檔案價值。例如，借助于大數據和人工智能技術，我們可以非常快速地對干部人事檔案信息進行量化性的分析，更加科學、準確地反映出干部的知識、素質、能力，并將分析結果與單位自身的干部人才資源戰略規劃結合起來，為單位的人力資源管理提供參考依據，如評價當前干部人力資源現狀，有哪些優勢、哪些不足，應當如何進行干部人才的引進、培養和調整等等，為人力資源管理工作的開展和干部人才資源的配置進行優化等。

（五）加強對檔案管理信息化人才的培養。在信息化技術條件下，干部人事檔案管理工作將面臨非常大的調整與改變，作為檔案管理工作人員來說，自然需要不斷提升自我，這樣才能具備足夠的工作勝任力。為此，我們應加強對檔案管理信息化人才的培養，不僅要確保其具備傳統檔案管理的知識、素質與能力，同時更要確保其在信息化操作方面具有熟練的技能，這樣一來，可以最終保證干部人事檔案信息化管理有序推進。

三、結語

在信息化時代，干部人事檔案管理工作必須要朝著信息化的方向加速轉型，應通過構建基于信息化技術的干部人事檔案管理平臺、建立起干部人事檔案管理與人力資源管理部門之間的橫向合作、健全干部人事檔案信息化管理的各項制度、應用大數據及人工智能技術深入挖掘檔案價值、加強對檔案管理信息化人才的培養等一列措施，切實推進干部人事檔案管理信息化建設實踐，以提高干部人事檔案管理工作的效率、質量和規范性，促進人事工作的優化，提高政府效能。