民辦高校公文處理工作問(wèn)題分析及對(duì)策探討

文/江西科技學(xué)院 郭月芳

隨著改革開放浪潮的持續(xù)推進(jìn)，民辦高校教育從無(wú)到有，從業(yè)余到專業(yè)，已從規(guī)模擴(kuò)張轉(zhuǎn)移到以提高質(zhì)量為核心的內(nèi)涵發(fā)展階段。公文是領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)實(shí)施領(lǐng)導(dǎo)、處理公務(wù)的重要手段。公文的質(zhì)量，反映著學(xué)校的工作效率和管理水平。隨著民辦高校的發(fā)展，各校對(duì)公文的認(rèn)識(shí)不斷提高，制度不斷健全，辦公自動(dòng)化也開始起步，較好地發(fā)揮了公文傳達(dá)政令、溝通情況、指導(dǎo)工作的作用。如何適應(yīng)新的形勢(shì)和任務(wù)要求，進(jìn)一步提高公文處理質(zhì)量和效率，為民辦高校發(fā)展提供強(qiáng)有力的保障，是一個(gè)亟待研究和解決的課題。

一、主要問(wèn)題

（一）公文數(shù)量偏多。近年來(lái)，黨和政府大力提倡“精簡(jiǎn)公文，改善文風(fēng)”。《黨政機(jī)關(guān)公文處理工作條例》亦規(guī)定：行文應(yīng)當(dāng)確有必要，講求實(shí)效，注重針對(duì)性和可操作性。公文處理應(yīng)當(dāng)堅(jiān)持實(shí)事求是、精簡(jiǎn)、高效的原則，可發(fā)可不發(fā)的公文不發(fā)。但有的民辦高校公文數(shù)量不減反增，年發(fā)文讓人應(yīng)接不暇，一些可以通過(guò)口頭、電話或其他方式能夠解決的問(wèn)題也發(fā)文辦理，似乎不發(fā)文不足以顯示重要，不足以擴(kuò)大影響。繁多和無(wú)關(guān)痛癢的公文極大地增加了領(lǐng)導(dǎo)及受文單位的閱讀量，浪費(fèi)了時(shí)間，降低了工作效率。

（二）公文質(zhì)量偏低。質(zhì)量是公文的生命，質(zhì)量第一是公文處理的第一原則。一件既符合國(guó)家大政方針，又符合學(xué)校實(shí)際，主題鮮明、觀點(diǎn)正確、文字精練、格式規(guī)范的公文，在一定程度上可以增強(qiáng)發(fā)文機(jī)關(guān)的威信。但有部分公文卻粗制濫造。表現(xiàn)在：語(yǔ)言假大空；內(nèi)容空洞、言之無(wú)物；行文關(guān)系錯(cuò)誤；文種使用不當(dāng)；行文體例、格式不規(guī)范；標(biāo)題脫離內(nèi)容，語(yǔ)言表述不當(dāng)；印刷格式不統(tǒng)一，錯(cuò)別字，標(biāo)點(diǎn)不正確等等。數(shù)據(jù)錯(cuò)誤，內(nèi)容不當(dāng)?shù)痊F(xiàn)象也時(shí)有發(fā)生，致使已發(fā)出的公文面臨回收修改的困境，嚴(yán)重影響了公文的嚴(yán)肅性，引起受眾單位思想上的混亂，致使產(chǎn)生錯(cuò)誤。

（三）公文運(yùn)轉(zhuǎn)程序混亂。實(shí)踐證明，管理工作有序則治，無(wú)序則亂，公文運(yùn)轉(zhuǎn)亦然。公文處理具有很強(qiáng)的程序性特征。收發(fā)、擬稿、審核、簽批、印制、督查、反饋、歸檔等是一個(gè)系統(tǒng)上的各個(gè)環(huán)節(jié)，環(huán)環(huán)相扣，缺一不可。規(guī)范的運(yùn)轉(zhuǎn)程序是實(shí)現(xiàn)公文效用、確保政令暢通的前提。而有的學(xué)校和部門卻不按程序辦事，未層層把關(guān)，未按級(jí)負(fù)責(zé)；未逐級(jí)請(qǐng)示，未尊示而行，導(dǎo)致出現(xiàn)該簽字審核的不審核，該送有關(guān)處室會(huì)簽的不會(huì)簽，該送辦公室把關(guān)的不把關(guān)等問(wèn)題，導(dǎo)致公文在運(yùn)轉(zhuǎn)過(guò)程中的錯(cuò)辦、漏辦、丟失等；也有該交辦公部門統(tǒng)一辦理的，卻直接報(bào)送領(lǐng)導(dǎo)同志，出現(xiàn)倒流現(xiàn)象，造成領(lǐng)導(dǎo)同志重復(fù)批示，增加工作量，甚至出現(xiàn)大量外賬文件，嚴(yán)重影響公文的存檔。

（四）公文處理自動(dòng)化水平不高。隨著計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)、通信技術(shù)、多媒體技術(shù)的發(fā)展和廣泛應(yīng)用，辦公自動(dòng)化已成為當(dāng)前最為流行的辦公方式。由于辦公自動(dòng)化才剛剛起步，公文處理工作自動(dòng)化程度不高。部分領(lǐng)導(dǎo)干部由于年齡和習(xí)慣的影響，依舊采取傳統(tǒng)的紙質(zhì)辦公方式，難以適應(yīng)網(wǎng)絡(luò)辦公，造成電子公文系統(tǒng)當(dāng)前功能僅限于發(fā)布和查閱，并未真正實(shí)現(xiàn)公文網(wǎng)上運(yùn)轉(zhuǎn)、辦理。除公文管理員使用較多外，廣大教職工很少觸及。一方面造成資源的嚴(yán)重浪費(fèi)，另一方面難以解決時(shí)常出現(xiàn)的棘手的網(wǎng)絡(luò)技術(shù)問(wèn)題，耽誤工作。

二、原因分析

（一）公文管理制度不完善。民辦高校由于辦學(xué)時(shí)間短，制度創(chuàng)新能力不足，公文處理工作主要是以現(xiàn)行的《黨政機(jī)關(guān)公文處理工作條例》和各省政府機(jī)關(guān)公文處理要求為準(zhǔn)，或是參照公辦高校的公文處理模式，雖對(duì)規(guī)范民辦高校公文管理，提高公文質(zhì)量起到了一定的作用，但這些辦法比較籠統(tǒng)，未能對(duì)民辦高校的公文處理問(wèn)題提出具體的解決方案，民辦高校難以掌握，工作中一旦遇到難題，就將辦法拋擲一邊，全憑經(jīng)驗(yàn)辦事，一方面隨意性較大，另一方面錯(cuò)誤經(jīng)驗(yàn)相沿成俗，難以糾正，妨礙規(guī)范運(yùn)作，影響公文質(zhì)量。

（二）工作職責(zé)不明確。公文處理是一項(xiàng)綜合性的工作，必須明確職責(zé)，相互配合，通力協(xié)作，學(xué)校各級(jí)行政機(jī)關(guān)的辦公室是公文處理的主要部門。由于民辦高校行政結(jié)構(gòu)較精簡(jiǎn)，因時(shí)設(shè)崗、因需設(shè)崗現(xiàn)象的存在，造成部門分工不明確，職責(zé)不清，致使公文出現(xiàn)多頭管理或無(wú)人管理，極易造成公文辦理中的扯皮、推諉，影響公文運(yùn)轉(zhuǎn)速度。同時(shí)，在一些民辦高校，學(xué)校最高發(fā)文機(jī)構(gòu)——校辦承擔(dān)著校內(nèi)所有公文的修改、送審、校對(duì)、印發(fā)，甚至是起草工作，過(guò)多、過(guò)重的職責(zé)淡化了相關(guān)業(yè)務(wù)部門的責(zé)任意識(shí)，以至于過(guò)多低劣的公文直接進(jìn)入校辦，加重了公文管理員的負(fù)擔(dān)，重?cái)?shù)不重質(zhì)問(wèn)題就難以避免了。

（三）領(lǐng)導(dǎo)重視不夠。領(lǐng)導(dǎo)是審閱辦公文的主體，是做好公文處理工作的關(guān)鍵所在。領(lǐng)導(dǎo)對(duì)于公文的重視程度、支持力度，直接決定著公文質(zhì)量。有的領(lǐng)導(dǎo)對(duì)公文的重要性認(rèn)識(shí)不足，認(rèn)為公文處理工作只是一項(xiàng)簡(jiǎn)單的瑣碎事，公文簽發(fā)只是走過(guò)場(chǎng)，沒(méi)有履行既定職責(zé)。也有的領(lǐng)導(dǎo)同志并不擅長(zhǎng)公文處理，瞎指揮，硬逼文秘人員按自己旨意辦文，直接影響了公文的質(zhì)量。

（四）隊(duì)伍不穩(wěn)，素質(zhì)不高。“數(shù)量不足、結(jié)構(gòu)不優(yōu)、水平不高、隊(duì)伍不穩(wěn)”是制約民辦高校教師隊(duì)伍建設(shè)的四大問(wèn)題，這四大問(wèn)題同樣也存在于文秘隊(duì)伍中。首先，民辦高校人員精簡(jiǎn)，一人多崗、身兼數(shù)職的現(xiàn)象非常普遍，許多部門辦公室人員招聘注重的是業(yè)務(wù)能力而非文字寫作能力，又缺培訓(xùn)機(jī)制，因此大部分文秘人員沒(méi)有接受過(guò)系統(tǒng)的公文寫作處理業(yè)務(wù)培訓(xùn)，對(duì)公文寫作知識(shí)知之不多或一知半解，寫作水平不高，直接導(dǎo)致了公文寫作的敗筆與失誤。其次，與校內(nèi)業(yè)績(jī)顯著的教職工相比，文秘人員工作平淡，業(yè)績(jī)難以凸顯，薪酬待遇偏低。再加上民辦高校自身低水平的社會(huì)保障，使得剛培養(yǎng)起來(lái)的文秘人員大量流失，致使公文處理工作后勁不足。再次，部分文秘人員工作認(rèn)識(shí)不到位，責(zé)任心不強(qiáng)，工作拖沓，寫作時(shí)東拼西湊、應(yīng)付了事，校對(duì)時(shí)馬虎從事、只求數(shù)量不求質(zhì)量，公文出現(xiàn)差錯(cuò)、紕漏在所難免。

三、對(duì)策研究

（一）完善規(guī)章制度，促進(jìn)公文處理工作規(guī)范化、制度化。要切實(shí)發(fā)揮公文效用，必須以制度作保證。當(dāng)前民辦高校是以《黨政機(jī)關(guān)公文處理?xiàng)l例》為基本準(zhǔn)則，但是貫徹執(zhí)行必須與本單位的實(shí)際結(jié)合。按照國(guó)家有關(guān)規(guī)定，從本校實(shí)際出發(fā)，制定和完善一系列行之有效的公文處理制度，規(guī)范公文的草擬、審核、簽發(fā)、復(fù)核、編號(hào)、印制、校對(duì)、用印、登記、分發(fā)等程序，使公文每一個(gè)環(huán)節(jié)都有章可循，提高公文的運(yùn)轉(zhuǎn)效率；制定和實(shí)施公文質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)，規(guī)范公文種類、格式以及行文規(guī)則，嚴(yán)格控制發(fā)文數(shù)量，提高發(fā)文質(zhì)量；明確公文處理權(quán)限和責(zé)任，制定文責(zé)追究制度，提高文秘工作者的責(zé)任意識(shí)。同時(shí)，修訂和完善部門工作職責(zé)和員工崗位職責(zé)，規(guī)避職責(zé)不清，政出多門，從制度上杜絕人浮于事，互相推諉的不良現(xiàn)象，努力形成互相促進(jìn)，互相監(jiān)督的工作作風(fēng)。

（二）高度重視，加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)。領(lǐng)導(dǎo)的重視和支持是做好公文處理工作的關(guān)鍵。要組織廣大領(lǐng)導(dǎo)干部深入學(xué)習(xí)公文處理知識(shí)，提高思想認(rèn)識(shí)，深刻認(rèn)識(shí)公文處理工作的重要性，努力提高領(lǐng)導(dǎo)干部貫徹執(zhí)行公文處理制度的自覺(jué)性和主動(dòng)性。領(lǐng)導(dǎo)干部應(yīng)身體力行，或是直接指導(dǎo)文秘人員擬草公文，或是親自動(dòng)手起草、修改重要文件，同時(shí)積極研究并幫助文秘人員解決公文處理中遇到的實(shí)際問(wèn)題。同時(shí)，要堅(jiān)持領(lǐng)導(dǎo)，加強(qiáng)對(duì)公文處理工作的檢查指導(dǎo)，定期下到分管部門指導(dǎo)工作，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)糾正。關(guān)心文秘工作人員的工作生活狀態(tài)，形成全校上下重視公文處理工作的風(fēng)氣。

（三）外引內(nèi)培，加強(qiáng)文秘隊(duì)伍建設(shè)。文秘人員是公文的直接承辦者，他們的素質(zhì)直接決定著公文質(zhì)量。因此，一方面要加大文秘人才的引進(jìn)力度，引進(jìn)一批高學(xué)歷的科班出身人員。招聘時(shí)，要注重招聘對(duì)象文字寫作能力的考核，建立一支規(guī)模適度的專職文秘隊(duì)伍。另一方面，從強(qiáng)化責(zé)任、提高素質(zhì)入手,加大培訓(xùn)力度。首先錘煉基本功，緊緊圍繞公文處理能力的提升，制定培訓(xùn)計(jì)劃，舉辦專項(xiàng)培訓(xùn)，重點(diǎn)學(xué)習(xí)公文處理規(guī)范性文件和一些常用公文寫作基礎(chǔ)知識(shí)。積極開展新聘文秘人員崗前培訓(xùn)，著力提高文秘人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)。同時(shí)要重點(diǎn)加強(qiáng)對(duì)文秘人員責(zé)任意識(shí)和敬業(yè)精神的培養(yǎng)，引導(dǎo)他們充分認(rèn)識(shí)公文處理工作的意義和作用，提高思想認(rèn)識(shí)；引導(dǎo)他們明晰工作責(zé)任，進(jìn)一步增強(qiáng)事業(yè)心和榮譽(yù)感。此外還要對(duì)文秘人員的工作、生活、成長(zhǎng)進(jìn)步給予高度關(guān)注，對(duì)文秘人員的工作成績(jī)給予充分肯定。要制定考核機(jī)制，設(shè)立專項(xiàng)資金，以此激發(fā)文秘人員干事創(chuàng)業(yè)的積極性。

（四）積極實(shí)踐，加快公文處理自動(dòng)化步伐。辦公自動(dòng)化是大勢(shì)所趨，勢(shì)在必行。首先，要設(shè)計(jì)出符合學(xué)校需要的公文辦公自動(dòng)化系統(tǒng)軟件，并分階段實(shí)施，給廣大教職工一個(gè)適應(yīng)期。可以從最初的紙質(zhì)文檔和電子文檔并存方式，逐步過(guò)渡到全部電子文檔。其次，要加大系統(tǒng)宣傳力度，大力倡導(dǎo)辦公人員積極實(shí)踐，達(dá)到熟能生巧的目的。再次，要認(rèn)真抓好不同層次工作人員的培訓(xùn)，既要向工作人員尤其是年齡稍長(zhǎng)的校領(lǐng)導(dǎo)普及計(jì)算機(jī)基礎(chǔ)知識(shí)，又要使技術(shù)人員提高辦公業(yè)務(wù)知識(shí)，建立一支既懂計(jì)算機(jī)知識(shí)，又懂公文管理的復(fù)合型人才。最后，要加強(qiáng)技術(shù)服務(wù)指導(dǎo)，及時(shí)處理來(lái)自公文處理部門的技術(shù)問(wèn)題，增強(qiáng)辦公人員使用系統(tǒng)的信心。