人事檔案管理的重要性及優化途徑探討

文/山東中醫藥大學附屬醫院 于秋菊

知識經濟時代，人力資源的重要性逐漸凸顯出來，人才競爭成為市場競爭的主要方向。人事檔案是個人人生軌跡的記錄，是用人單位了解、評估個人的主要依據，是對“人”開展管理工作的過程中不可缺少的資料，發揮著重要的憑證作用。人事檔案管理水平的高低，決定著是否可以充分發揮人事檔案的作用、實現人力資源利用水平的提高。基于此，必須采取有效措施，對人事檔案管理工作進行優化與改善。

一、人事檔案及其作用

人事檔案主要記載了個人的學習經歷、社會關系、工作狀態、政治思想、勞動薪酬以及獎懲信息等資料。人事檔案的主要作用體現在以下方面：一方面，可以將人的專業能力反映出來。人事檔案所記載的各種信息，可以為用人單位提供準確、真實的人才信息。對于醫院來說，是否能夠做到知人善用在很大程度上影響著醫院的發展狀況。在最合適的崗位上，將醫務人員、政務人員的作用最大限度地發揮出來，是醫院得到良好生存與持續健康發展的重要前提。而這建立在充分發揮人事檔案作用的基礎之上，利用人事檔案提供的信息支持，可以科學選拔人才，將人員放在最合適的崗位上。另一方面，可以為考核提供有效的依據。員工的工作能力、態度等，主要依靠考核來進行評估。以人事檔案為依據，可為在職人員的嘉獎、晉升、降級的判斷與決策提供有效依據。

二、人事檔案管理的重要性

（一）可以為人事考核提供有效的依據。人事檔案記載了個人的重要信息，可以將個人的專業技術水平、政治思想、生平經歷等反映出來。人事檔案管理過程中，將職工的專業水平高低、優勢與劣勢、履歷以及組織考評結果等相關信息完整地記錄在人事檔案之中，便于人事部門對職工的專業技術、職業素養、工作作風等進行全面了解、準確考核。同時，在真實、客觀、準確地考核職工的基礎上，可以有效開展評優評先工作，并能夠針對職工的優劣勢來開展培訓工作，揚長避短，從而使職工得到更好的發展。

（二）可以為人力資源的優化配置提供有效依據。在開展人事檔案管理工作的過程中，采取科學的管理手段，對職工的信息進行充分開發、全面獲取，準確掌握不同職工的學歷、年齡、獎懲等基本情況，然后，再綜合考慮學歷層次、年齡層次、專業技能、專業方向等情況來進行選賢舉能。通過對現有人才結構、人才應用情況進行評估，可以為未來的人才儲備、人才使用策略的制定提供有效的支持，為實現人力資源的優化配置奠定良好的基礎。

（三）有利于促進改革的持續推進。市場經濟體制全面深化改革的大背景下，行業轉型、產業升級步伐不斷加快。對于醫院來說，在新醫改不斷推進的背景下，也要積極深化改革。人事檔案作為記載個人信息的重要資料，已經被納入人才信息庫之中。因此，有效開展人事檔案管理工作，并確保其系統化、科學化以及規范化，有利于醫院及時發現人員招聘、人才隊伍建設、人才應用、人力資源配置、崗位聘任、職稱晉升、績效考核、醫德考評等方面的不足與缺陷，為領導決策提供有效的信息支持，這對于醫院的持續深化改革來說，有著重要的意義。

三、人事檔案管理面臨的問題

（一）缺乏有效的人事檔案管理機制。雖然國家陸續出臺了《檔案法》等法律法規及相關制度，使得檔案管理有法可依、有據可循。但對醫院人事檔案管理目前的實際情況分析后發現，由于比較側重于醫療工作，將醫療技術的發展與進步、醫療服務的改進與完善當作主攻方向，因此對檔案管理，尤其是人事檔案管理的關注較少、重視程度不夠，且存在重病例檔案、輕人事檔案的現象。此外，大多數醫院目前尚未建立科學、切實可行的監督機制，導致監督力度不足，從而給實際工作帶來了困難。

（二）人事檔案管理人員的專業能力不足。對當前醫院的實際情況進行分析發現，人事檔案管理人員尚未實現規范化、專業化的操作，很多檔案員專業能力較差、綜合素質較低，并非專業人員，或者是知識結構落后、服務意識薄弱、思想觀念落后，只會按部就班、機械性地重復工作，不能對人事檔案管理工作進行優化與創新。對這一現象的誘發原因進行分析發現，主要是因為對人事檔案管理人員入口把關不夠嚴格、缺乏有效的培訓教育，導致其專業素質與能力參差不齊、缺乏責任意識與服務意識，給人事檔案管理工作帶來了一些不利影響。

（三）人事檔案管理方法比較落后。為了實現人事檔案管理水平的提升，必須采取先進、科學的管理方法與手段。但對醫院現階段的人事檔案管理工作實際情況分析后發現，目前有的醫院依然采取紙質檔案、手工抄錄的形式，無法及時對人事檔案信息進行更新與完善，檔案信息化建設嚴重滯后。也有一些醫院雖然對人事檔案開展了信息化管理，但依然局限于完成上級指標方面，且主要是人事檔案儲存、查閱等，導致人事檔案的利用率較低。

四、人事檔案管理的優化途徑

（一）完善人事檔案管理制度。為促進人事檔案管理效率與水平的提高，必須建立完善的人事檔案管理制度、健全的監督機制。在此基礎上，也要在實踐過程中不斷對人事檔案管理制度、監督制度進行更新與修訂，確保制度的切實落實及其時效性。對于醫院來說，應建立人事檔案管理監督領導小組，加強對工作實際情況、制度落實情況的監督。針對人事檔案管理的實施過程中有可能發生的各種突發情況，監督領導小組應提前制定相應的應急預案。除此之外，針對人事檔案的收集、整理、儲存、裝訂、入庫及保護、保密等工作，也要制定操作規范，從而保障人事檔案管理的高效、安全、正規開展。

（二）加強人才培養與隊伍建設。在人事檔案管理工作的實際開展過程中，作為負責人的管理人員的知識儲備、專業技能、道德觀念、職業素養等，對工作效率與質量產生著直接而又巨大的影響。這也就意味著，若想要提升人事檔案管理工作質量，應加強人才培養與隊伍建設。首先，可以采取專業培訓、學歷教育、進修學習等手段，提升人事檔案管理人員的專業能力與業務水平，使其能夠做好本職工作。其次，人事檔案的保密、開放利用，是由管理人員負責，并承擔相應責任。鑒于此，必須提高人事檔案管理人員的職業道德修養與法制意識。在日常工作中，不斷學習最新法律知識、規章制度，做到依法、按規操作。最后，應圍繞吸引人才、人才培養以及人才使用三個方面，加快高素質、專業化檔案管理隊伍建設，培養有理念、有思想，掌握現代管理知識與先進科學技術的復合型人才及專門化人才，從而為人事檔案管理工作提供良好的人力資源支持。

（三）創新人事檔案管理方法。好的方法是獲得成功的關鍵。全面質量管理是一種新興管理方法，是以質量為中心，在確保全員參與的基礎上來達到預期目標。人事檔案管理工作涉及每個人的切實利益，因此不僅僅是檔案員的職責，也應讓全體職工參與進來，通過全員的有效配合，才能更好地完成人事檔案的收集、整理以及信息更新等工作，才能實現人事檔案利用率的提升。檔案管理部門應積極采取有效的措施，引導全員參與，并向全體職工宣傳檔案管理的相關知識與技能，充分發揮合力作用，促進人事檔案管理的優化、進步。

（四）加快人事檔案信息化建設。信息時代背景下，信息技術的推廣、普及應用，使得各行各業均出現了明顯的改變。加快信息化建設，是產業升級、行業轉型過程中的一項重要戰略。基于此，新時期，為促進人事檔案管理水平的提升，必須遵循“互聯網+”的要求，有效應用先進的技術手段、管理手段來對人事檔案管理進行優化。首先，新時期，數字信息的產生與不斷推廣、普及應用，改變了信息資源的保存方式，即可以采取數字化形式來儲存信息。這樣的背景下，可以有效應用信息技術，建立數字化人事檔案、人事檔案資源檢索平臺，提高人事檔案存儲、處理、檢索的便捷性。同時，針對檔案信息化建設，近年來，我國出臺了一系列的指導文件。人事檔案信息化建設過程中，也要嚴格遵循國家法律法規及檔案事業的要求。其次，人事檔案信息化、數字化建設過程中，也要注意保護人事檔案的完整性與安全性，對電子人事檔案的收集、整理、入庫、歸檔、查詢、轉移、銷毀等各個環節，均要做好管理與控制，從而確保人事檔案信息安全。

五、結語

綜上所述，人事檔案管理有著重要的作用，不僅可以為人事考核、人力資源的優化配置提供有效的依據，還有利于促進改革的持續推進。新時期，缺乏有效的人事檔案管理，如機制人員專業能力不足、人事檔案管理方法比較落后等，是影響人事檔案管理工作質量、限制人事檔案作用發揮的問題。面對這樣的情況，可以采取完善人事檔案管理制度、加強人才培養與隊伍建設、創新人事檔案管理方法、加快人事檔案信息化建設等措施來實現人事檔案管理的優化。