新時代做好機關事業單位辦公室文秘工作的思考

文/李明文

一、機關事業單位辦公室文秘工作的主要內容

機關事業單位辦公室文秘工作的主要職責是為領導處理好各項辦公室事務，如會議開展前后的籌備與服務工作、相關文件的收檔與處理工作、保密工作、公文的代擬工作及綜合協調工作等。擬定和辦理公文、辦理組織會務、調查研究工作。信息處理工作、溝通協調工作、信訪接待工作、公務接洽工作等，作為文秘人員的基礎性工作，十分考驗文秘人員的專業素養與業務能力。機關事業單位相較于企業與高校，更應注重對辦公室文秘工作的作風規范及工作效率的管理，使辦公室服務更加到位、助手作用充分發揮、窗口效應有效體現。經濟社會的發展對機關事業單位文秘工作提出了更高的要求，其工作范疇進行了適度拓展，文秘人員如果受陳舊的理念及工作方式束縛，沒有與時俱進、繼續學習，將難以客觀地審視自身的局限性，難以理解新時代對文秘人員賦予的新的內涵并適應新時代對文秘人員提出的更高的要求。文秘人員的作風作為是辦公室形象的“名片”，新時代要求文秘人員在思想、政治、行動上與以習近平同志為核心的黨中央保持高度一致，嚴格遵守中央八項規定精神，廉潔自律。文秘人員必須不斷強修養、轉作風、提能力、樹形象，才能切實助力機關事業單位辦公室工作的開展。

二、機關事業單位辦公室文秘工作存在的問題

（一）專業素養及業務水平有待提高

文秘人員自身的專業素養與業務水平直接影響了機關事業單位辦公室工作的質量與效率，當前許多機關事業單位的文秘人員往往忽視對自身能力的提升，認為做好日常工作就可以了。這種思想可能導致遇到棘手問題時，文秘人員因自身專業素養及業務水平不足，影響到辦公室工作的正常運轉。對于初入機關事業單位的文秘人員而言，因其缺乏豐富的機關事業單位辦公室工作經驗，對政治理論知識與業務知識的理解不夠透徹，更可能遇事慌亂，工作質量與工作效率達不到領導的要求，無法將工作做在前頭，讓領導放心和滿意；對于從事文秘工作的老同志而言，可能無法適應新時代下新技術的變化，業務能力停滯不前。

（二）疏于進行工作經驗總結

辦公室文秘工作有一定的辦事模式與辦事節奏，聽從于領導的安排，在行動中發揮主觀能動性，做好服務工作。正因為文秘人員在工作的具體執行中有一定的發揮空間，而這正是決定工作質量與服務水平好壞的關鍵環節，文秘人員的個人工作經驗在其中發揮著重要作用。因此，文秘人員應及時做好工作復盤，定期對工作中遇到的問題進行分析總結，為日后工作的開展奠定基礎。如果無法對工作現狀做出正確的分析，得過且過，遺留的問題可能不易被發現，難以在工作中做到分清輕重緩急、有的放矢、統籌兼顧。

（三）缺乏創新思維與創新精神

創新對于機關事業單位辦公室工作十分重要，然而在現實工作中能將創新精神認真貫徹的文秘人員少之又少，且遠遠達不到把握時代精神、勇于打破陳舊的思維和觀念，在工作中取得創造性進步的程度。例如，在進行公文收發、會議籌備、來賓接待、上傳下達等日常性工作時，文秘人員易陷入思維定式，按部就班，導致辦公室工作陷入呆板的模式之中。過時的辦事套路與思維觀念影響了文秘人員對新鮮事物的接受程度，尤其難以適應新時代的發展要求，不利于工作的創新發展。

（四）缺乏全局意識與前瞻性思維

辦公室文秘工作，其根本是為大局服務、為組織服務，要站在一定的高度，圍繞組織的工作計劃、階段性重點任務有序地開展工作，將參謀與助手的角色發揮到極致。因此，全局意識與前瞻性思維就顯得尤為重要。許多文秘人員缺少工作的預見性及大局觀，思維意識局限性較大，做不到超前考慮解決問題的方案。例如，在收文流程中，把握不準的請示件，應該讓職能部門作為收文的第一環節，職能部門摸清情況負責任地提出意見后，再送辦公室進行運轉[1]。如果文秘人員沒有全局意識，無法做出正確的判斷，可能導致來回折騰，大大降低了工作效率。

三、機關事業單位辦公室文秘工作的改進對策

（一）加強理論學習，提高業務水平

機關事業單位辦公室文秘人員必須堅持政治理論與相關業務知識的學習，正確把握宣傳導向，貫徹落實上級文件精神及領導的講話精神，并堅持通過“多看、多思、多寫、多悟”來提高文字水平，多了解本單位及本系統業務知識與進展情況，為工作的開展做好前期準備。以筆者的工作實際為例，筆者參加工作三十八年來，養成了固定的習慣：每天來辦公室后要做的第一件事就是認真學習有關文件精神、認真領會上級領導的指示批示、認真答復下屬單位上報的請示件以及人民群眾的上訪件，認真閱覽會議材料和領導的講話稿。此外，每天都會抽出一小時來學習《中國勞動保障報》《中國社會保險》《就業與保障》等專業報刊，以提高業務水平。

（二）加強業務交流，提高辦事效率

機關事業單位文秘人員不能將視野局限在本單位或者本科室，放眼全國，有許多辦公室文秘工作者在各自的崗位上發光發熱，應多汲取他人業務方面做得好的地方，以彌補自身工作的不足，謙遜為人、踏實做事。組織應為相關從業人員創作條件，提供跨區域業務交流會以及業務講座，做好業務培訓，幫助文秘人員改進工作方法，提高辦事效率。文秘人員一定要珍惜機會，通過參加業務培訓，強化自身業務水平。另外，還可定期召開相關會議，為辦公室文秘工作做業務上的專題指導，使文秘人員更加了解本單位的工作重點、領導的思想方針，共同探討當下工作中存在的問題與下一步的工作重點，交流工作心得，促進共同成長。

（三）加強作風建設，激發創造活力

針對新時代、新形勢、新要求，應解放思想，開拓創新，建設一支綜合素質強、廉潔自律、辦事高效的辦公室文秘隊伍。打破傳統思想、思維的枷鎖，開創新局面，培養隊伍創新精神，激發創造活力，在提高工作效能上實現質的突破，為機關事業單位辦公室工作的開展奠定新格局[2]。強化文化建設與試點工作，以文化陶冶情操，以素質優化隊伍，形成學以提效的良好局面，增強團隊凝聚力與向心力。通過文化建設，提升文秘人員的綜合素質、道德修養與創新精神，有利于在實際工作中激發新思維、新潛能，使整個辦公室文秘隊伍不斷適應新的工作要求，以飽滿的精神狀態與不懼挑戰的昂揚斗志做好日常的辦公室服務工作。

（四）增強責任意識，積極認真履職

對于機關事業單位辦公室文秘工作而言，責任意識是重中之重。文秘人員為做好辦公室日常服務工作，應抓住工作重點，認真履職，確保萬無一失。在全面總結以往工作成效的基礎上，積極對標“九個新”目標，開拓工作新局面。即參謀服務要有新起色、綜合協調要有新作為、督查落實要有新舉措、后勤保障要有新提升、宣傳信息要有新拓展、從嚴治黨要上新水平、績效管理要有新成果、效能建設要有新成效、網絡安全要有新加強。把“九個新”目標轉化為擔當奉獻的不竭動力，感恩奮進，銳意進取，努力建設讓人民滿意的模范科室，當好服務機關的“堅強前哨”和“鞏固后院”。切實推動事業高質量發展，扎實推進政策深入有效開展，充分彰顯履職為民的情懷，全面提升辦公室治理能力與整體水平[3]。

四、結語

辦公室工作是機關事業單位正常運作的運轉樞紐與參謀助手，只有不斷完善辦公室文秘人員的綜合素質與辦事效率，才能有效提高辦公室工作水平，從而為機關事業單位謀劃更遠更優的發展。當下，機關事業單位辦公室文秘工作存在專業素養及業務水平有待提高、疏于進行工作經驗總結、缺乏創新思維與創新精神、缺乏全局意識與前瞻性思維等問題，需要不斷加強理論學習以提高業務水平、加強業務交流以提高辦事效率、加強作風建設以激發創造活力、增強責任意識以更好地履職。辦公室文秘人員必須不斷強修養、轉作風、提能力、樹形象，做到“開口能說、提筆能寫、問策能對、遇事能辦”，將自己錘煉成一名合格的“人才”。