事業單位人事檔案管理工作的重要性及優化措施

文/譚旭

一、人事檔案管理工作的重要性

很多事業單位的領導對檔案管理極其不重視，沒有認識到檔案管理作為單位的基本管理制度的重要性，造成上下級對檔案管理的疏忽與遺漏?，F在來分析一下事業單位人事檔案管理的重要性。

（一）人事檔案的現實性

事業單位人事檔案記錄著一個人從上學到工作期間的經歷及獎懲情況，是一個人自傳的縮影。事業單位可以根據人事檔案的現實性，對一個人的生平品行進行考察，對其進行工作調動及提升，對事業單位人才管理有重要的現實意義。

（二）人事檔案的真實性

隨著事業單位的不斷擴招，人員的不斷增加，人事檔案的管理及編制更為復雜，因此，只有規范化、標準化地進行檔案管理，才能保證檔案管理的真實性，才能更加準確地提供體系員工的個人信息，為人力資源的配置及工作的調動提供基本保障。

（三）人事檔案的保密性

人事檔案管理人員必須簽署單位保密協議，不得隨意透露相關人員信息。一旦重要情報被泄露，輕則不利于單位發展，重則泄露國家機密信息，對我國安全造成嚴重隱患[1]。

（四）人事檔案的時效性

為了保證人事檔案的真實性，就需要檔案管理人員隨時更新檔案內容，不耽誤人事部門的調動與考察。人事檔案具有以上四個特性，是人事管理的根基、是事業單位發展的根本力量、是事業單位人事調動與人力資源配置的標準、是事業單位不可缺少的重要組成部分。

二、事業單位人事檔案管理的弊端

（一）事業單位領導的不重視

一般人事檔案管理人員均為單位即將退休人員或臨時工作人員。沒有系統專業的人事檔案知識培訓，人事檔案管理制度存在漏洞，導致人事檔案管理的真實性有待商榷。甚至個別單位的檔案管理人員是兼職人員，對待檔案工作并不上心，上行下效，領導對于檔案管理的疏忽，導致了員工對于檔案管理工作的懈怠，如若發生檔案泄露事件，后果不堪設想。

（二）缺乏完善的檔案管理制度

而目前國內部分事業單位，缺乏完整健全的管理制度，導致系統內的溝通協調不順暢，檔案管理的真實性、時效性得不到保障。甚至出現檔案查閱制度混亂，機制不完善，檔案流通性大，導致個人信息、重要機密等泄露，造成經濟損失，影響單位發展。

（三）檔案管理人員意識薄弱，專業技能缺失

由于事業單位領導對檔案管理工作的不重視，以至于單位檔案管理人員專業技能低下，一般由快退休人員、臨時工作人員兼任。沒有專門的技能培訓，檔案查閱工作仍舊是傳統的管理工作，費時費力。檔案管理人員薪資低，責任感缺失，對檔案保密性意識薄弱，沒有正確意識到人事檔案的重要性。對于來往查閱檔案人員檢查不細致，甚至存在熟人不檢查的情況。更有甚者，肆意公開販賣員工個人信息，觸犯法律等。

（四）檔案管理系統落后

當今社會是現代化、信息化高速發展的社會，利用現代化科技實現無紙化辦公是單位發展的趨勢。很多單位仍然使用傳統的檔案管理模式，人工登記審核，很容易出現信息記錄不全、信息準確性低、資料成堆等問題。事業單位檔案管理人員對檔案的分類、標記、編輯保存等全部采取手工記錄的方式，存在誤差不說，工作量也很大。特別是紙質保存并不長久，還需要對記錄文件進行二次保存，工作內容復雜繁瑣，而檔案管理人員工資普遍較低，常有人員對工作抱怨、不細心等事情發生。如果使用電子信息技術，對檔案登記保存，大大減少了檔案管理人員的工作量，同時提高了工作的準確性，減少工作誤差，保證了檔案管理的真實性[2]。

三、針對事業單位人事檔案管理的優化措施

（一）加強員工培訓，提高員工意識

單位應組織不同級別的員工培訓，針對部門領導、全體員工、檔案管理專員進行分類別培訓。首先，應該加強領導檔案重要性意識的培訓，只有領導意識到檔案管理的重要性、不可替代性，領導才會制定完善檔案管理制度，以身作則，重視檔案管理工作。其次，對各部門人員系統地進行檔案管理培訓，可線上培訓，減少人員密集度，使單位全體人員意識到檔案管理是大家的責任，需要各部門溝通協作才能保證檔案的時效性，才能保證檔案管理的順利實施。最后，對檔案管理人員進行專業培訓。檔案管理人員多為臨時工作人員，可能存在對信息技術掌握不熟練等問題，所以，進行檔案系統操作培訓，保證檔案管理工作的順利運行。其次，加強檔案管理人員的保密意識和責任意識，使工作人員對每一份檔案高度保密，嚴格遵守查閱流程及檔案管理的規章制度，確保檔案不流失、不泄露。

（二）健全完善檔案管理制度

每個單位都應該健全完善檔案管理制度，使檔案管理人員有法可依，有理可循。同時，細化檔案管理人員的崗位職責、工作內容，明確工作要求，及查閱細則，要求各部門、各系統嚴格協作，將檔案管理工作的重要性深入每個部門，每位員工。通過各部門與檔案管理部門的協作，完善組織機制，確保人事檔案的真實性和時效性。最后，由監督部門定期檢查檔案記錄與歸檔工作，使檔案管理人員形成工作閉環，保證人事檔案的完整和真實。

（三）建立信息化檔案管理系統

隨著信息技術時代的到來，無紙化辦公是單位管理的新潮流，不僅減少了人工成本，更提高了工作效率。事業單位人事檔案管理也應該緊跟時代潮流，建立信息化管理系統。摒棄傳統手工登記記錄的工作方式，利用現代化技術手段，在系統上對檔案進行管理登記。利用信息化技術，將繁瑣的紙質檔案升級為電子檔案，電子檔案方便查閱，一目了然，還可以滿足多人同時查閱，減少等待浪費的時間，提高工作效率。但是，網絡技術存在不穩定性，這就需要檔案管理人員時刻做好檔案的歸檔整理工作，保證檔案不丟失，提高檔案管理的安全性[3]。

四、結語

隨著事業單位市場化，人事管理不斷變革，人事檔案管理工作的重要性更為突出。人事檔案是記錄個人的基本信息、學習經歷、工作經歷、突出貢獻的記錄簿，是單位對一個人工作調動的基本依據。傳統的檔案管理工作繁瑣復雜，工作誤差大，人員意識薄弱，增加檔案管理的難度。事業單位合理運用現代化信息技術，對檔案管理實現無紙化運行，通過檔案管理系統進行借閱和登記，保障檔案管理工作準確性，減少工作量，提高工作效率。