高校人事檔案管理模式改革創(chuàng)新的思路和措施

文/胡春玲

高校人事檔案作為學(xué)校人才信息的載體，能夠?yàn)楦咝Ｈ耸虏块T在干部培養(yǎng)、選拔、任用方面起到良好的參考作用，同時(shí)人事檔案內(nèi)容記載了高校工作人員個(gè)人基本資料、工作經(jīng)歷、工作業(yè)績(jī)、政治品德等內(nèi)容，并以文字、圖片、音視頻文件等方式保存，對(duì)于高校人力資源管理起到關(guān)鍵作用。但目前高校人事檔案管理工作開展中還存在一定不足，影響了高校人事檔案利用效率，不利于高校師資隊(duì)伍建設(shè)工作開展。基于此，加強(qiáng)對(duì)高校人事檔案管理模式改革的研究具有十分現(xiàn)實(shí)的意義[1]。

一、高校人事檔案管理存在的不足

（一）檔案意識(shí)較為淡薄，檔案質(zhì)量偏低

當(dāng)前，一些高校工作人員對(duì)于人事檔案工作不夠重視，甚至認(rèn)為檔案與自身發(fā)展關(guān)系不大，尤其是一些受過組織處分、有過不光彩歷史的人員，對(duì)于個(gè)人檔案存在反感，甚至有些抵觸情緒[2]。這些不正常的檔案意識(shí)，對(duì)高校人事檔案完整性、科學(xué)性造成影響。同時(shí)，一些高校人事檔案管理人員缺乏檔案管理意識(shí)，再加上學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)不重視人事檔案管理工作，繼而導(dǎo)致對(duì)負(fù)責(zé)檔案管理人員的重視程度也不足，學(xué)校往往安排兼職人員擔(dān)任檔案管理崗位。正是這些問題的存在，導(dǎo)致人事檔案的收集、整理存在較大的隨意性，整體工作不夠規(guī)范，甚至一些人事檔案未能經(jīng)過人事部門的蓋章、密封，僅僅是幾頁(yè)簡(jiǎn)歷或一個(gè)登記表格，導(dǎo)致原始材料真實(shí)性不足，甚至?xí)嬖趥€(gè)人資料虛假、情況不明等問題。而且在人事檔案內(nèi)容方面存在前后填寫不一致的情況，例如，一些人員填寫資料時(shí)交替使用公歷和農(nóng)歷，在年齡填寫和學(xué)歷方面存在不實(shí)現(xiàn)象，從而使檔案無法反映個(gè)人的真實(shí)情況。盡管高校人事檔案管理部門收集的個(gè)人資料數(shù)量多，但真實(shí)性、完整度得不到保證，從而導(dǎo)致人事檔案質(zhì)量較差。

（二）人事檔案管理模式相對(duì)滯后

在檔案工作不斷發(fā)展過程中，高校人事檔案管理?xiàng)l件不斷提升，但依舊和現(xiàn)代化檔案管理存在很大差距。甚至還有很多學(xué)校還使用人工方式對(duì)人事檔案加以整理，由于工作量大，導(dǎo)致工作效率低、錯(cuò)誤較多。除了檔案管理方式滯后外，人員配置方面存在的問題也對(duì)高校人事檔案管理水平的提高造成很大的影響。一些高校沒有配備專職人事檔案管理人員，且該崗位人員流動(dòng)性較大，對(duì)人事檔案工作連續(xù)性造成干擾，這也是當(dāng)前高校人事檔案管理推行信息化、電子化過程中的重要干擾因素。另外，現(xiàn)階段高校人事檔案管理大多數(shù)處于內(nèi)部封閉式管理模式，在查閱使用過程中需要經(jīng)過多個(gè)部門領(lǐng)導(dǎo)的審批，耗時(shí)耗力，影響人事檔案使用效率，造成個(gè)人檔案利用率低，這也是高校領(lǐng)導(dǎo)對(duì)人事檔案工作不重視的原因之一。

（三）人事檔案管理人員素質(zhì)偏低

管理人員是檔案管理具體執(zhí)行主體，在高校人事檔案管理實(shí)施中其素質(zhì)尤為重要[3]。從目前具體情況來說，很多高校并沒有按照檔案管理工作需求設(shè)置專門的檔案管理人員，往往由圖書管理人員兼任檔案管理員。但由于這些管理人員沒有接受專業(yè)的檔案管理培訓(xùn)，受到自身認(rèn)知影響，導(dǎo)致其無法更好地投入到高校人事檔案管理工作中。工作開展中僅僅是簡(jiǎn)單收集整理人事資料并進(jìn)行簡(jiǎn)單歸檔，以至于高校人事檔案管理形式化嚴(yán)重，無法發(fā)揮檔案管理作用，也無法為高校人力資源管理工作提供支持。

二、高校人事檔案管理模式改革基本思路

近年來，關(guān)于高校人事檔案管理模式改革工作從未停止，但對(duì)于改革方向、改革的觀點(diǎn)卻有所不同。應(yīng)該選擇哪一種改革方向，必須根據(jù)自身情況，對(duì)此問題進(jìn)行理性的思考[4]。當(dāng)前高校人事檔案管理有兩大類模式，即集中管理模式、分散管理模式兩種理性選擇[5]。關(guān)于集中管理模式，很多支持者都認(rèn)為其與混合管理、分散管理模式相比能夠更好地對(duì)校園資源進(jìn)行利用，最大限度地提升校園資源的利用率，還能夠降低成本，更好地維護(hù)相關(guān)設(shè)備。在這種管理方式下，人事檔案并非孤立于高校其他檔案資料，只要進(jìn)行檔案信息共享，將人事檔案納入到整體檔案管理體系中，經(jīng)過簡(jiǎn)單重新組織，就能夠?qū)崿F(xiàn)對(duì)檔案資料的檢索、使用[6]。但無論是集中管理，還是分散管理模式都各具優(yōu)缺點(diǎn)，一些專家認(rèn)為，高校人事檔案管理工作開展中，必須推行集中管理模式，而徹底將分散管理模式淘汰，其實(shí)這種想法有失公允，也是不合理的做法。分散模式存在的歷史較長(zhǎng)，經(jīng)過了實(shí)踐的考驗(yàn)。為此，需要高校相關(guān)部門進(jìn)行有效協(xié)調(diào)，并依據(jù)綜合管理辦法，提升人事檔案管理整體效果。當(dāng)然，采用分散管理模式，需要相關(guān)管理人員具有較為高超的業(yè)務(wù)水平能夠應(yīng)對(duì)各類突發(fā)情況。總之，關(guān)于高校人事檔案管理模式改革工作需要進(jìn)行不斷的探索，并利用辯證和統(tǒng)一、一分為二的思想對(duì)其進(jìn)行分析。

三、高校人事檔案管理模式創(chuàng)新措施

（一）不斷提升高校人事檔案管理規(guī)范化程度

第一，促進(jìn)人事檔案收集、整理、歸檔管理程序化發(fā)展，提升相關(guān)工作的時(shí)效化程度。建立較為完善的檔案收集整理制度，并保證各項(xiàng)制度能夠落實(shí)到位，能夠定期歸檔；第二，加強(qiáng)高校人事檔案管理基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)工作，促進(jìn)人事檔案向著規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化進(jìn)行，確保檔案日常用品、硬件軟件設(shè)備，都能夠滿足現(xiàn)代化檔案工作需求；第三，檔案管理制度化發(fā)展，根據(jù)高校自身情況，逐漸完善相關(guān)規(guī)章制度，為各項(xiàng)工作有序開展提供制度保障；第四，做好人事檔案甄別、審核工作，嚴(yán)格按照高校人事檔案整理規(guī)范等文件指導(dǎo)，對(duì)所收集到的人事檔案內(nèi)容加以甄別，并仔細(xì)分類，確保人事檔案完整性、真實(shí)性。高校人事檔案資料管理過程中，通常需要由專業(yè)的檔案管理人員進(jìn)行，以更加規(guī)范、專業(yè)的手段開展資料收集、歸檔等工作，保證檔案資料的真實(shí)性、完整性；在人事資料收集過程中，需要嚴(yán)格按照相關(guān)規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)，從源頭上加以保障資料可靠性。同時(shí)，在資料收集中一旦發(fā)現(xiàn)錯(cuò)誤、遺漏等，則需要進(jìn)行做出補(bǔ)救措施，完善高校人事檔案資料。

（二）不斷改進(jìn)高校人事檔案管理模式

傳統(tǒng)的高校人事檔案以紙質(zhì)檔案為主，有時(shí)候?yàn)榱苏{(diào)閱相關(guān)信息，需要先找出檔案所屬類別，之后進(jìn)行逐個(gè)尋找，這種流程不僅影響整體工作效率，對(duì)檔案信息結(jié)果分析精準(zhǔn)性也會(huì)造成影響，且在檔案存儲(chǔ)、使用、管理等各方面都存在諸多不便。尤其是在信息時(shí)代背景下，必須加強(qiáng)高校人事檔案數(shù)字化建設(shè)與管理，為此，需要借助先進(jìn)的數(shù)字化技術(shù)提升高校人事檔案管理效率與質(zhì)量。高校檔案管理部門必須以法律作為依據(jù)，以《檔案法》《保密法》《病毒防治辦法》等作為工作基礎(chǔ)，組織檔案管理部門人員根據(jù)實(shí)際情況，制定嚴(yán)格的數(shù)字化檔案管理制度，重點(diǎn)建設(shè)人事檔案數(shù)字化管理系統(tǒng)安全體系，促進(jìn)高校人事檔案信息數(shù)字化體系逐漸完善。另外，對(duì)檔案數(shù)字化管理部門進(jìn)行安全性教育，將安全性教育作為檔案管理部門一項(xiàng)重要的長(zhǎng)效機(jī)制，幫助檔案管理人員樹立良好的安全保密意識(shí)。同時(shí)，針對(duì)網(wǎng)絡(luò)病毒問題，檔案管理部門必須安裝正版的殺毒軟件，定期對(duì)計(jì)算機(jī)進(jìn)行殺毒、防毒，提升檔案信息安全性。值得注意的是，在實(shí)施檔案管理工作中，并非將傳統(tǒng)檔案辦法全部拋棄，而是需要將傳統(tǒng)檔案管理辦法與數(shù)字化檔案管理進(jìn)行有機(jī)結(jié)合，將一些非保密的信息利用數(shù)字化模式進(jìn)行保存，而一些具有一定保密等級(jí)的檔案資料則還可以采用傳統(tǒng)方式保存。

（三）不斷提高高校人事檔案管理人員素質(zhì)

在高校人事檔案管理工作開展中，相關(guān)管理人員素質(zhì)直接關(guān)系到檔案管理水平，而傳統(tǒng)的人事檔案服務(wù)水平無法應(yīng)對(duì)信息化時(shí)代下日益增長(zhǎng)的檔案信息需要。而且在社會(huì)科學(xué)不斷發(fā)展過程中，越來越多的數(shù)字化設(shè)備、現(xiàn)代化管理理念進(jìn)入到高校人事檔案管理中，數(shù)字化、電子化已經(jīng)成為人事檔案管理的重點(diǎn)，作為高校人事檔案管理人員，必須與時(shí)俱進(jìn)，不斷學(xué)習(xí)先進(jìn)的管理理念，掌握現(xiàn)代化的檔案管理工具，敢于創(chuàng)新，敢于實(shí)踐。同時(shí)，高校也需要建立一套完善的人事檔案管理模式，從根本上提升人事檔案管理規(guī)范化程度。

四、結(jié)語(yǔ)

作為高校師資隊(duì)伍建設(shè)關(guān)鍵內(nèi)容，人事檔案管理工作的重要性毋庸置疑。人事檔案內(nèi)容不僅能夠真實(shí)、客觀反映一個(gè)人歷史面貌，而且能夠體現(xiàn)高校管理水平。為此，在社會(huì)不斷發(fā)展的今天，高校人事檔案管理工作必須緊跟時(shí)代發(fā)展腳步，創(chuàng)新工作模式，制定完善的管理制度，并提升相關(guān)檔案管理人員的綜合素養(yǎng)，讓高校人事檔案管理工作走向規(guī)范化、信息化、制度化，為高校人力資源管理工作積聚力量。