政府文書檔案管理中存在的問題及應對策略

文/程帥

政府文書檔案管理工作是整理并分類保存各種文書檔案，是一項基礎性工作。在這一過程中，文書檔案管理相關工作主要通過文字進行真實記錄，例如政府工作人員的基本信息、個人情況、政府每日工作進度等，將上述內容匯總成為檔案，以便于在需要時方便尋找和查閱。政府文書檔案管理工作的開展，能夠保證政府部門的日常工作科學而高效。

一、政府文書檔案管理工作的內容要點

（一）確保政府以高效的方式開展管理工作

文書檔案管理的工作內容，就是妥善保存和管理好文書檔案。相關工作人員必須在工作中做到認真負責，并熟知文書檔案管理工作的相關規章制度，同時嚴格要求自身的行為。相關工作人員還要不斷整理和匯總政府機關所有部門的工作信息，與所有政府部門做到無縫銜接，確保政府部門的工作以極高的效率開展。最重要的一點就是，政府部門的文書檔案是需要保密的內部信息，在工作過程中，監督機制是必不可少的，相關工作人員必須具備極高的職業道德。

（二）對有價值的文書進行歸檔和立卷

古人云“沒有規矩不成方圓”，因此政府文書檔案管理相關工作，必須嚴格按照相關要求進行[1]。工作人員在面對不同種類的資料和信息時，務必在歸檔和立卷的過程中仔細分類，對于音頻或者視頻資料，必須備注資料的具體時間；圖片資料必須保留原始文件，也就是底片，備注好時間和地點；紙質材料需要注意完整性，必要時進行重新打印，在存放過程中注意防火、防潮和防蟲等。工作人員要繪制一個清晰的總目錄，以便于將來的檔案查閱。

（三）方便人們對檔案的后期查閱

政府文書檔案在進行管理的過程中，必須制定嚴格的管理制度并實行。在通常情況下，相關工作人員不能允許個人隨意查閱文書檔案，特殊情況例外，但是查閱文書檔案的個人必須持有該部門領導的批準許可。在實際工作開展過程中，文書檔案的查閱必須要經過審批，在得到一致同意后，方可進行查閱。在這個過程中，工作人員要注意，任何文書檔案都不能被人從檔案管理地點帶走。

二、政府文書檔案管理工作中出現的主要問題

（一）沒有出臺完善的管理規章制度

雖然我國政府文書檔案管理工作已經取得一定實效，但是，目前我國政府文書檔案管理的相關規章制度尚未完善，主要表現為以下幾點：1.辦事流程沒有正規的要求，整個管理工作缺乏嚴謹性，相關工作人員缺失職業道德，對于工作的態度十分散漫[2]；2.很多工作人員并沒有過硬的專業知識儲備，經常在工作中出現主觀臆斷的決策，忽視客觀條件的要求，對政府內各部門的信息整理不夠及時，導致檔案資料不完整；3.文書檔案管理的規章制度尚未健全，檔案的全面性和機密性得不到應有的保證，直接影響政府部門的工作效率，各項工作開展舉步維艱。

（二）沒有形成專門的檔案管理機構

對于目前的文書檔案管理工作，很多政府部門尚未真正予以重視，部分的政府部門甚至沒有設置檔案室，文書檔案管理工作并不專業，導致文書檔案無法發揮其應有的作用。一般情況下，政府內各個部門負責管理自身的文書檔案，不僅如此，相關工作人員通常是部門內的員工兼職擔任，缺乏專業知識，而且部門之間的信息交流嚴重滯后，文書檔案管理效果不樂觀。

（三）沒有使用科學的歸檔立卷方式

完善的管理規章制度和管理條例嚴重匱乏，導致文書檔案在歸檔過程中不夠嚴謹，毫無科學性可言。眾所周知，文書檔案的類型是多種多樣的，例如紙質、圖片、音頻和視頻檔案等，不同類型的檔案，必須配合不同的歸檔立卷方法。如果在歸檔立卷的過程中缺乏科學性，會導致在查找檔案時困難重重，為相關工作增加不必要的負擔，甚至還會出現檔案遺失的情況。

三、政府文書檔案管理工作的完善策略

（一）及時出臺相關文書檔案管理規章制度

政府部門在進行文書檔案管理工作時，必須做到一切從實際出發，積極響應國家和社會的相關要求，不斷調整現有的工作內容與方法。政府機關應在內部專門設置一個獨立的文書管理工作部門，配備專門保管文書檔案的檔案室。文書檔案管理相關工作的性質是獨立的，具有很強的專業性，而且必須嚴格遵守文書檔案管理規章制度。對于文書檔案的收集、歸檔立卷、查閱等環節進行具體要求，從而保證文書檔案的管理工作效率更高。

文書檔案之中也存在分類，通常人們將文書檔案分類為絕密資料和一般資料兩種。這兩種類型的文書檔案，既擁有不同的歸檔立卷程序，又擁有不同的整理方式。在文書檔案中，由于檔案載體之間存在很大差異，因此有著非常細致的分類，在整理過程中必須嚴格按照相關規定進行[3]。在所有文書檔案完成歸檔立卷工作以后，其后續利用也必須遵守相關規章制度，所有政府部門工作人員要想查閱檔案內的信息，必須持有相關部門的審批許可；如果借閱文書檔案，相關管理工作人員必須做好來訪者登記工作，將具體責任落實到每個人的身上，以便于在后續工作中對文書檔案進行管理。

（二）政府應投資對文書檔案進行全過程管理

文書檔案管理負責部門必須按照相關要求，以及現階段文書檔案管理工作的實際情況，制定相關投資行動、工作細則、分類細則等方面的工作方向，明確文書檔案的歸檔立卷要求，并隨時對文書檔案管理工作進行監督和抽查，促使相關工作人員意識到文書檔案管理的重要性。

在實際的文書檔案管理工作過程中，不僅要對投資方向進行掌控，還要隨時對文書檔案的資料收集、信息形成、歸檔立卷情況，保證文書檔案相關信息和資料的有效積累，針對不同類型、不同階段的文書檔案收集工作中存在的重點、難點進行科學有效的指導活動。在監督文書檔案管理工作時，及時發現工作過程中存在的一系列問題并指出和更正，將查漏補缺作為一種工作習慣，防止更大的漏洞在工作中出現[4]。負責文書檔案管理的相關人員，必須定期組織和參加文書檔案管理的相關會議和工作交流活動，保證一切工作進展順利。

與此同時，各地、各級別的政府要做好相關投資的驗收工作，將文書檔案管理相關工作進行整體考核，并不斷檢查管理工作過程中有無遺漏，如果相關工作人員的工作態度出現問題，應及時采取措施，必要時進行人員調整。

（三）落實政府文書檔案管理考核機制

政府部門必須明確文書檔案管理的目標，并規定文書檔案管理的信息、資料最終歸檔立卷的時間。不斷引導文書檔案管理工作走上正軌，確保整個政府的文書檔案管理工作的規范性，無論是政府文書檔案管理工作的建設者，還是專門在政府內進行文書檔案管理的工作人員，其工作必須隨時進行考核，并采取優勝劣汰的考核機制，切實保證政府文書檔案管理工作穩步前進，促進政府各部門工作的高效率開展。

政府部門必須明確文書檔案管理的職責，并將責任落實到政府內所有工作人員，將政府文書檔案的收集、整理、編制、移交等工作進行有機整合，加大工作管理力度，做到不同工作崗位各司其職，工作進展井然有序，如果在工作中出現混亂情況，及時解決并作為工作經驗吸取教訓。

政府部門必須創建一個完善的文書檔案管理考核體系，將文書檔案管理相關工作與年度考核相銜接，嚴格進行每周一次小檢查，每個月一次匯報，每個季度一次大督查，在年末進行工作總結[5]。所有文書檔案管理工作人員都要包括在內，以此確保文書檔案管理相關工作及時、高效完成。

（四）加強文書檔案管理人員的綜合素質培養

在政府文書檔案管理工作的開展過程中，相關工作人員的綜合素質，直接影響到文書檔案管理工作的效果。政府必須定期組織文書檔案管理相關培訓活動，要求政府內所有文書檔案管理工作人員必須參加，讓所有工作人員都掌握文書檔案收集、整理和歸檔立卷的相關知識和技巧，從而提升工作人員的綜合素質。不僅如此，政府還要在日常工作中，引導相關工作人員開展自學活動。

政府部門要做到文書檔案管理工作的科學分配，保證所有相關工作人員的工作時間比較充裕，從而提升文書檔案管理工作的效率。不僅如此，政府部門還應當重視對相關工作人員職業道德的培養，逐步提升工作人員的檔案意識，意識到文書檔案管理工作對于政府工作的重要性，并深刻理解自身工作崗位必需的職業道德，在將來的文書檔案管理工作開展過程中，將職業道德貫穿始終，確保政府文書檔案不被外泄，保證國家機關在安全的環境中運轉。

四、結語

政府文書檔案管理是政府各部門工作的一項重要內容，而且該工作的地位是不可替代的。文書檔案管理工作不僅要收集信息和資料、歸檔立卷和后續查閱，更要注重保密性，為我國政府部門的工作保駕護航。雖然目前我國政府的文書檔案管理工作還存在一系列問題，但是人們在工作實踐之中，正在不斷完善文書檔案管理相關工作的規章制度，不斷提升相關工作人員的綜合素質，推動政府進行高效率工作，真正成為為人民服務的政府。