檔案信息化管理的優勢及安全問題探究

文/龍巖市永定區委總值班室 闕仕華

在社會發展進步的過程中，單位檔案管理工作的重要性和價值日益凸顯，在信息技術創新應用的背景下，檔案管理逐漸朝著數字化和信息化管理的方向發展。與傳統的檔案管理模式相比，信息化管理在安全和保密方面具有較大的優勢，能夠有效地提高檔案管理的質量，為相關業務活動提供基礎保障。

一、檔案信息化管理的優勢

（一）有利于充分挖掘檔案數據價值。檔案信息化管理的方法是在信息化管理平臺的支持下，依靠計算機數據庫以及相關軟件對檔案數據進行儲存，這種方式有效地簡化了檔案管理的流程和工序，只需要通過計算機軟件用戶端的界面引導即可完成相應的管理工作。同時在查詢和使用的過程中，管理人員通過輸入關鍵字檢索就能夠快速地得到某一年限、某一技術或者某一人員的具體信息，能夠為相關業務活動或者技術研發、人員崗位調動等工作提供依據。因此檔案信息化管理能夠改善數據信息的利用方式和效率，對數據發揮實際作用具有積極意義，促使檔案數據的價值得到充分體現。

（二）符合當前可持續發展的理念。傳統的檔案管理一般采用紙質文件作為載體，需要大量紙張。而時間過于久遠的檔案失去利用價值后往往都需要作廢丟棄，造成了極大的資源浪費。如此一來，就對制作紙張的樹木資源的需求越來越大，不利于生態保護。而檔案信息化管理是無紙化辦公的一種形式，能夠最大限度地減少紙張的使用，同時也不需要對紙張進行維護和修復，實現了檔案數據的長期保存，即使需要對檔案數據進行更改和作廢，只需要利用軟件將其在數據庫中刪除即可，不會產生廢棄垃圾等，符合可持續發展理念的要求。

（三）便于檔案數據的傳輸和共享。檔案信息化管理通過將檔案數據錄入到計算機的專門數據庫中進行儲存，在應用時可以進行檢索查詢，可以快速獲取相關數據。由于網絡的互聯性以及檔案數據的電子化，可以實現更加便捷的數據傳輸和共享，為單位相關的業務活動和各項建設發展活動提供支持。在傳統的檔案管理中對數據調用通常都要經過報備和層層審批，并且數據的傳輸主要依靠郵遞或者傳真等方式，需要較長的時間才能夠完成檔案共享。而檔案信息化管理則能夠發揮其互聯互通的優勢，通過網絡數據連接即可實現檔案傳輸，在最短時間內得到相應的檔案數據，從而協助相關活動有序、科學地開展。

二、檔案信息化管理的影響因素

（一）網絡安全因素。檔案信息化管理雖然具有較為明顯的優勢，但是也存在比較嚴重的安全問題，而網絡安全則是檔案信息化管理安全問題的主要影響因素。由于網絡信息技術本身具有開放性，在實現高效率數據共享的同時也具有一定的先天缺陷。隨著近年來網絡信息技術不斷更新發展，互聯網的應用用戶大量增加，個別不法分子和居心不良者利用互聯網的漏洞攻擊單位檔案信息管理平臺，或者在檔案數據傳輸過程中竊取和篡改檔案數據以牟取利益，甚至散布計算機病毒而控制檔案管理設備盜取機密文件和數據，造成了單位極大的利益損失。因此網絡安全是檔案信息化管理要重點關注的內容，要確保檔案數據存儲安全和傳輸安全。

（二）人為不當操作。雖然檔案信息化管理主要是依靠計算機的軟件和硬件設施，但是其在初期需要管理人員進行手動錄入或者自動掃描錄入等，也就是說檔案信息化管理仍然離不開人為控制和管理。所以也就無法避免地出現人為操作不當而導致檔案數據存在安全問題的情況。在檔案信息化管理的過程中，相關管理人員的綜合素養至關重要，其具備的計算機操作能力以及檔案信息化管理系統的應用直接決定檔案數據儲存的真實性和準確性。比如個別管理人員在錄入檔案數據時由于個人疏忽而導致數據缺失、不完整，就會嚴重影響檔案數據的應用效果。此外管理人員在共享和傳輸檔案數據時如沒有采取加密措施，就會導致數據泄露，產生嚴重的安全問題。

三、檔案信息化管理存在的安全問題

（一）檔案管理人員安全意識薄弱。在當前檔案信息化管理中，部分人員存在安全意識不足的問題，直接影響檔案信息化管理的安全系數，主要是由于其專業能力缺乏，沒有重視信息化安全管理的重要性，在應用檔案信息化管理系統時就出現不嚴謹、失誤操作過多，導致檔案信息化管理出現檔案數據丟失和不完整等現象。其次，部分管理人員針對檔案信息系統的保密措施缺乏重視，對系統平臺的賬戶、密碼等保管不善，很容易發生密碼泄露或者安全等級不高的情況，一旦不法分子入侵檔案信息系統，就會發生數據被竊取等狀況，威脅機密檔案的安全。

（二）檔案數據儲存缺乏安全性。雖然檔案信息化管理模式能夠有效地提高檔案數據管理的效率，但是相比于傳統的紙質檔案管理，安全性還有待加強。傳統的紙質文件檔案管理是將實物檔案存在檔案室中，如無領導或者單位蓋章，則不會直接接觸到檔案內容，具有較高的安全性。而檔案信息化管理由于網絡具有開放性的特點，并且檔案數據一般儲存在硬盤或者云端服務器中，網絡黑客可以通過木馬病毒等控制單位計算機，從而拷貝檔案數據內容，或者通過網絡攻擊，滲入云端服務器中竊取、修改檔案數據，這會對檔案信息化管理的安全性造成極大的威脅。

（三）檔案資源在傳輸和共享中存在安全隱患。檔案信息化管理借助網絡以及計算機系統可實現便利的傳輸和共享，不過在這一過程中存在比較顯著的安全隱患和問題。因為互聯網具有一定的開放性，檔案資源在傳輸的過程中極容易被不法分子截取，甚至可能出現偽造和損壞的現象，對檔案資源的應用產生重大影響，不利于檔案信息化管理工作的實施，對檔案信息資源也產生較大的威脅。

（四）檔案信息化管理安全制度不完善。當前在檔案信息化管理中存在安全制度不完善的問題，導致了管理人員的權責不一致，出現檔案資源安全問題、互相推諉等情況。同時還存在檔案資源的錄入管理以及更改缺乏規范的流程、對信息化管理的工序執行不嚴謹以及對信息化管理系統維護不到位等問題，嚴重地影響了檔案資源的安全性和保密性，因此為了提高檔案信息化管理水平，必須要健全相應的安全管理制度和體系。

四、檔案信息化管理安全問題的解決對策

（一）增強檔案管理人員的安全管理觀念。首先，檔案信息化管理人員在上崗前必須要接受相關教育和培訓，學習檔案信息保密法規和制度，樹立正確的檔案信息安全管理意識。要在實際工作中主動提高檔案信息的錄入安全、儲存安全、傳輸安全以及應用安全。同時還要加強管理人員的計算機技術水平，能夠熟練依據檔案信息化系統平臺界面進行規范化操作，避免出現人為操作不當而引發安全問題。管理人員還要掌握一定的信息加密技能，比如要保障檔案信息系統的賬戶密碼安全等級較高，在傳輸檔案數據時要采用多種加密打包方式，防止在數據傳輸時出現被竊取的狀況。最后要加強宣傳，在全體員工中普及檔案信息安全知識、滲透安全保密法規，提高全員的檔案信息保密意識，從而加強檔案數據在應用環節中的安全性。

（二）加強技術應用，提升檔案安全性。針對檔案信息化管理存在的儲存安全問題，要采用加密技術來對檔案數據進行保護。根據檔案信息化管理的實際情況以及當前主流的信息數據加密技術，可以選擇兩種方法：其一是選擇對稱類的加密技術，即在對檔案文件進行加密的過程中使用相同的加密和解密密鑰，這種加密技術應用較為廣泛，在大部分事業單位以及企業中都有較為顯著的應用效果，可以使檔案數據安全和保密等級得到提高。其二是采用非對稱加密方式，這種加密技術在加密時需要運用不同的密鑰，對加密的密鑰可以適當公開，而解密密鑰則必須由專人管理，保障其機密性。通過加密技術的應用可以實現檔案數據的安全儲存，能夠最大限度地防止檔案資源被不法分子竊取和篡改，還能夠進一步提高檔案資源的合法性和真實性。

（三）優化管理技術，加強傳輸管理。針對檔案資源的傳輸安全問題則要重視監控技術以及權限控制，在優化管理的過程中要對檔案信息平臺訪問的用戶進行身份認證，避免非法用戶傳輸檔案數據。同時還要設置用戶層次，根據用戶等級提供不同保密等級的檔案資源服務，從而保障檔案數據的機密性。要優化監控技術，根據實際信息化管理現狀，加強對計算機防火墻的建設，制定相應的檔案傳輸協議，加密傳輸通道，提高檔案資源傳輸的安全性。

（四）健全安全管理制度。首先，要建立明確的安全管理責任制，將檔案資源的安全管理進行合理分工并落實到具體人員，盡量減少出現檔案資源丟失和損壞的情況。其次，要規范檔案信息化管理流程和工序，實現統一的管理內容和標準，把握各個管理環節的安全性。再次，要制定檔案資源管理規定，約束管理人員的不當行為。最后，要制定科學的維護制度，以安全性為核心，對計算機以及軟件進行維護和更新，最大限度保障檔案資源的安全性和保密性。

五、結束語

綜上所述，提高檔案信息化管理的安全性能夠實現單位的平穩、健康發展。所以管理人員要深刻認識到檔案信息化管理的優勢，針對其存在的安全問題，采取有效措施，進而全面保障檔案信息化管理的安全性，發揮檔案資源的實際功能和作用，推動檔案管理事業發展進步。