辦公室人員接待媒體應扮演好四種角色

文/中國水產科學研究院長江水產研究所 劉恒順 曹淼

辦公室人員接待媒體記者是一項十分普遍、經常發生，也是必須做好的一項工作，如果能夠做到全流程的統籌安排，就可以同時取得多方面的良好效果：一是能夠為媒體記者在新聞報道過程中提供必要的幫助。二是能夠全面鍛煉自己，以最有效的方式提升本人在單位的知名度。三是能夠以最經濟的宣傳方式為單位樹立良好的社會形象、擴大社會知名度。反之，就可能產生多種負面的危害。既影響記者順利完成采訪計劃，也影響辦公室接待記者的當事人的工作形象，更可能損害單位的整體形象。江蘇省鹽城市人民政府辦公室的單連軍和孟凡順，結合機關單位的實際和實踐曾在《秘書之友》發表《辦公室人員接待媒體應扮演好四種角色》一文，強調四點：一是牢記服務職能，當好配合媒體的接待者。二是嚴守工作程序，當好了解媒體的把關者。三是履行中樞功能，當好溝通媒體的協調者。四是把握應對尺度，當好團結媒體的保障者。筆者基于在長江水產研究所20多年來，接待中央電視臺、湖北電視臺、湖南電視臺、荊州電視臺、新華社湖北分社及《湖北日報》《新京報》《漁業報》《沙市日報》《江漢工人報》等媒體記者的經歷，結合自己的學習心得，筆者認為辦公室人員要接待好媒體，需要注意長期的日積月累和應激性的積極準備相結合。還要扮演好四種角色，為媒體記者、本單位和社會受眾發揮好連接和傳導作用。

一、新聞線索的提供者

凡事預則立，不預則廢。辦公室人員要成為媒體記者的新聞來源同樣需要做好事前準備。而且必須是多方面，多層次的準備。給媒體記者通報一個消息，往往只需要撥打一個電話、發送一封郵件、編輯一條短信，或是打開微信直接說幾句話就可以完成，看似是一件十分簡單的事兒。其實不然！“作詩功夫在詩外”是唐代詩人白居易回答別人關于作詩的竅門給提問者的回復。寫出好詩要有廣博的學識、豐富的生活閱歷、精湛的文學技能來打好基礎。同理，要想自己成為媒體記者的一個合格幫手，成為他們新聞線索的提供者，辦公室人員就應該把功夫下在“詩外”。

（一）要密切關注單位動態，敏感地感知新聞。辦公室是本單位的一個行政樞紐，只要稍稍延展一下觀察時長，單位里每個人、每件事的活動情況，甚至活動軌跡都會匯聚到辦公室。或是因為開具出差介紹信、或是因為成果報獎、或是因為辦理出國請示、或是因為水電故障報修、或是因為外部客人來訪，等等諸多日常工作都要辦公室參與，因此，辦公室有最天然的位置優勢來接觸整個單位的情況。辦公室人員要用心感知日常的、瑣細工作的“新聞性”，要有心把日常瑣碎的工作和為媒體記者提供新聞線索有機地聯系起來。這就要求辦公室人員始終保持“好奇性”，對一般人沒有感覺或是習以為常的事兒自己要有新聞敏感度。一旦自己覺得可能是新聞點，就應該有打破砂鍋問到底的精神，盡可能多地去向當事人以及當事人引出的當事人了解情況，做好全面、深入的了解和理解。如果確有新聞性，而且自己覺得作為新聞已經成熟，要做給媒體記者提供線索的相關準備。如果自己判斷作為新聞尚不成熟，則可以列為自己跟蹤的對象。

（二）要廣泛結交媒體朋友，了解不同媒體關注的重點。報紙、廣播、電視、雜志曾經是占據主流地位、擁有廣泛受眾的媒體，隨著時代的發展，各種網站、各種平臺、各種APP層出不窮。獲取信息只能看電視報紙雜志或收聽廣播的時代已經過去，現只要上網便速知各種信息。同時，受眾被動接受框定的信息也已經成為過去。現大眾是自主掌握各類信息，自己想看什么，什么時間看，采用什么方式看，均可自由選擇。要廣泛結交媒體朋友，了解不同媒體關注的重點，傳播的特點，結合本單位新聞素材對于時效性、權威性、長久性、專業性、篇幅長短性等不同特點和要求，分別向不同的媒體記者提供新聞線索。比如，2005年中華鱘進京馴養展示直播活動由中央電視臺主持。CCTV-1于2005年4月2日現場直播中華鱘從長江水產研究所荊州養殖基地起運階段和進入北京海洋館階段工作。CCTV-4“今日關注”欄目，于2005年4月3日21點直播時段，以中華鱘為切入點，以人與自然和諧發展主題，做現場訪談節目。中央電視臺不僅是中國國家權威媒體，也是世界知名媒體，無論是在CCTV-1直播中華鱘進京的出鏡記者叢威娜，還是在CCTV-4做訪談的主持人王世林都是觀眾十分喜愛的。所以影響深遠。2019年在武漢舉辦的第七屆世界軍人運動會吉祥物“兵兵”，設計靈感來源于中華鱘，可見中華鱘多么深入人心。毋庸置疑，中央電視臺為中華鱘的深入人心發揮了巨大的作用。

二、新聞事件的解讀者

發生在單位里的新聞，正是因為帶有濃烈的單位色彩和濃厚的專業色彩。因為熟悉，容易被本單位的人理解。也因為熟悉，極其容易被本單位的人忽視。因此辦公室人員除了筆者在“新聞線索的提供者”那一節里所述的要有一雙慧眼識別新聞外，還要有一張利嘴解讀新聞。要能夠去掉單位和專業色彩，把單位新聞、專業新聞變成“外人”容易理解和接受的解讀。這里的“外人”，排在首位的是不在自己單位生活和工作的媒體記者，其次才是社會公眾。通常記者“進入”單位采訪有“間接”和“直接”兩種方式。間接進入單位采訪，往往是借助電話、QQ、微信、郵箱等遠程交流工具初步了解新聞的概貌，判斷是否有符合自己媒體特點的新聞價值，從而決定繼續采訪，或是放棄采訪。直接進入單位采訪，就是媒體記者親臨單位進行面對面的交流。無論是間接進入單位采訪，還是直接進入單位采訪，記者一般都會首先聚焦辦公室，從辦公室尋求幫助或指引。

很顯然，如果辦公室人員能夠把發生在單位里的新聞事件向媒體記者解讀清楚，媒體記者就可以更加清晰、準確、生動、快速地把單位新聞事件向社會公眾表述清楚。社會公眾才可以較快地認識到新聞事件將會如何關聯自己的學習、工作和生活。只有如此，辦公室人員才算為記者提供了有效的服務。反之，就沒有為記者提供有效的服務。

三、新聞通稿的發出者

常言道：隔行如隔山。不同行業、同一行業的不同單位存在著各自的特點，也許用千差萬別來描述行業和單位的不同特點不一定十分恰當，然而置于日新月異的大環境下，對于時效要求高、工作節奏快的媒體記者而言深入了解一個行業，了解這個行業的各個分支是一件十分困難的事情。眾所周知，要寫出一篇精彩的新聞稿，往往需要圍繞新聞事件縱向、橫向了解很多很多。面對同一個新聞事件，參與采訪的媒體記者就越多，尤其是越有新聞價值的新聞事件吸引記者的能力就越強，記者隊伍的組成就越加復雜，年齡大的、年紀輕的，造詣深的、歷練淺的，脾氣好的、脾氣怪的等等，他們的關注點一定是各有不同的。很顯然，作為直接與媒體記者對接的辦公室工作人員需要應對比較復雜的局面。因此，新聞通稿顯得十分重要。在面對面接待媒體記者之前，辦公室人員必須做好記者的來意調查、請示主管領導、采訪相關專家、搜集關聯資料、集中多方意見，完成組織撰寫新聞通稿的工作。新聞通稿由辦公室人員直接與媒體記者接觸時分發給他們。辦公室人員在接觸任何媒體記者時，所有的回答都應該做到萬變不離其宗，核心觀點都應該包含于新聞通稿之中。

四、標題句的推薦者

媒體記者參與了單位的新聞采訪，無論是應邀參加，還是自己獲得信息參加，一般來講都會撰寫新聞刊發或錄制新聞播發。不同媒體、不同記者同樣會追求自己新聞的獨特性，選擇不同的角度呈現新聞事件的不同側面，最突出的差異性表現往往體現在新聞標題上。由于標題是統領全篇的“點睛”之筆，作用十分重要。在實際新聞傳輸過程中，標題往往是吸引讀者眼球、決定是否通篇閱讀之所在。也是吸引聽眾的關鍵信息之所在。所以能夠作為標題的語句，被大家稱為標題句，也有人干脆把標題句叫著“金句”。

為什么要扮演好標題句推薦者這個角色？因為記者獲得新聞信息是很大的，無論是通過采訪會議、采訪新聞當事人，還是采訪新聞現場，都會獲得大量相關信息。記者通常不可能把所有信息都應用于一篇新聞中，往往是不同的記者因為修養、經歷、觀點等不同而選取從不同視角撰寫新聞。能夠引起記者共鳴或是讓記者印象深刻的表述就極有可能成為記者撰稿的視角，能夠與“共鳴”和“印象深刻”相匹配的標題句常常是記者決定視角的最后選擇。根據我國對新聞記者的相關職業要求，記者只能是記錄者、反映者、旁觀者、呼吁者，不能干預、不能超越、不能操縱，記者在選取報道視角上也是有壓力的。據了解，記者通常有三種選擇標題句的方法：第一種方法是，會從他現場獲取的一大串表達里選取一句話作為標題。第二種方法是，記者會在給出的新聞通稿或文章里的一個段落標題作為他的標題句。第三種方法是，辦公室人員為他推薦的標題句。

由于新聞的時效性要求，記者有時迫于時間壓力，很難自己總結、提煉出讓自己和媒體領導滿意的標題句來，如果辦公室人員做好了充分準備，為記者推薦了好幾個標題句，記者就極可能采用推薦的標題句作為自己的新聞標題。這樣宣傳的效果就會更加符合新聞事實，也更加符合單位的宣傳方向。

在提煉標題句時要努力做到三點：第一點，標題句要切中要害，言簡意賅地抓住新聞事件的中心。第二點，標題句要盡量押韻，讀起來要朗朗上口。第三點，標題句要易于誦記。

五、結語

綜上所述，辦公室人員在接待媒體時要積極、主動、全面考慮問題，盡可能幫助媒體記者，在兼顧記者多種需要的時候，要聚焦記者和本單位對于新聞生產和傳播的核心需要，跟記者和媒體換位思考，把辦公室人員的工作往前、往深再走一點點，通過自身的努力使得新聞事實為各方理解和接受，促進形成三好效果：記者寫得好，單位宣傳得好，大眾接受得好。