事業單位流動人員人事檔案管理模式創新

文/海南省人民醫院 林妙影

社會的發展與進步推動事業單位的檔案管理不斷升級與改革。傳統型人事檔案管理的模式已經無法適應當代社會發展變革的要求，人員信息記錄的滯后性無法滿足當代社會時效性的要求，因此，加強事業單位流動人員的檔案管理創新是適應社會發展的必然要求。加強事業單位流動人員的人事檔案管理模式創新能夠有效解決其中存在的問題，為事業單位正確選人用人提供依據，使得職工的優點與長處得到充分發揮，從而間接提高單位的辦事效率，這不僅能夠提升事業單位整體團隊的質量與水平，同時也能夠推動人事檔案管理制度的更新與換代。本文基于事業單位人員高頻率流動的狀態，提出完善創新事業單位檔案管理制度與模式，并應用現代化科技使其問題得到解決。

一、加強事業單位人事檔案管理模式創新的意義

在當代社會背景下，我國大部分事業單位流動人員檔案管理圍繞以工作為中心的管理理念，針對流動職工的人員信息進行特殊化處理，經過電子版記錄保留一定時間，在流動人員無返職的狀況下對其信息進行刪減和處理。此種處理模式對于事業單位流動人員檔案管理工作來說，具有一定的意義和價值。流動職工信息的短暫保留能夠為服務質量提供追責對象，在確保工作內容規范化的狀況下刪除流動人員的職業信息，流動職業人員信息的及時處理極大地減輕了檔案管理人員的工作負擔，從而使管理人員更好地服務于專職人員的信息記錄與更新，有效推動事業單位人事檔案管理的效率與質量。

二、事業單位人員流動狀態下人事檔案管理問題

（一）重建檔案數量較多。重建檔案是事業單位流動人員人事檔案管理過程中常見的問題之一。我國目前職業信息檔案制度以檔隨人走為主，職工人事檔案管理對于人員的信息安全性具有重要意義。當今社會職工跳槽率以及更換工作的頻率快，事業單位從成本和利益兩方面出發，引進更多高素質人才和廉價勞動力，并為其員工設置綠色通道，從而導致人事檔案的修改與重建成為事業單位常見的現象之一。綠色通道的建立使得人才得到高效利用，便于爭奪市場廉價勞動力，但對人事檔案管理工作造成一定的影響。流動人員的檔案重建與修改不僅占用人事檔案管理資源，同時也不利于人事檔案的規范化處理，對于員工個人職業信息以及事業單位人事工作帶來負面影響。

（二）棄檔、分檔現象頻發。事業單位在招聘的過程中，以學歷為基礎，根據人才綜合評估數據決定是否錄取。關于流動人員的人事檔案管理工作，由于其在職時間和在職崗位的變化，其檔案記錄存在一定的難度。檔隨人走的管理模式隨著員工職位變化出現棄檔和分檔的現象。流動人員的人事檔案管理工作尚未形成程序化和規范化的模式，也是造成棄檔和分檔的原因。事業單位流動人員檔案記錄的變化尚未實現智能化和自動化，也是造成檔案管理混亂的原因。大數據系統根據職工的崗位變化自動在線更新員工信息，極大提升流動人員人事檔案管理工作的效率，但在目前事業單位的人事檔案管理工作中，尚未將數據分析的方式應用于檔案管理工作中，人工式和紙質化的記錄，使得檔案管理工作的難度不斷增加。

（三）流動人員檔案存放缺乏秩序。事業單位流動人員入職和離職程序與正式長期職工的檔案記錄存在一定的差別。事業單位流動人員的信息記錄和檔案存放必須按照規定和程序進行，從而確保檔案管理的科學性和合理性。由于流動人員信息不斷更換，從而使得流動人員的檔案需要不斷交換轉接。通過調查研究發現，檔案的交接轉換是造成檔案丟失與混亂的主要原因。由于流動人員檔案記錄無備份，檔案丟失無法重新找回，對于后續檔案管理工作具有一定的影響。除此之外，流動人員檔案管理與存放缺乏秩序與管理團隊素質和重視程度存在關聯。針對這一現象，制定科學合理的檔案轉接交換遞交機制是必不可少的，同時也應當加強工作人員和不同企業之間的溝通交流，推進事業單位流動人員檔案管理存放不斷完善。

（四）人事檔案材料記錄不規范。事業單位流動人員檔案主要包括員工個人基本信息以及履職狀況等。流動人員檔案記錄最重要的是個人身份證明材料，檔案管理工作人員針對流動人員的信息記錄必須明確核實身份信息，同時需要完成個人身份信息的備份工作。由于事業單位流動人員變化幅度較大，人事檔案管理工作對于流動人員的信息記錄和備份重視程度不足，信息記錄不規范，并未對流動人員的身份信息進行核對，從而為后期管理問題埋下隱患。傳統型人事檔案記錄最明顯的特征是原始性，由于缺乏備份，屬于不可再生資源，信息記錄不規范為人事檔案整理工作增加了內容，因此，針對事業單位流動人員的信息記錄，必須要保證其規范性和真實性。

（五）檔案流動管理存在非法之處。事業單位流動人員由于在職時間較短，其檔案管理尚未形成系統化的管理方式，關于流動人員的信息收集匯總與整理工作缺乏系統的法律支持。我國關于流動人員的檔案記錄缺乏法律條例，流動人員檔案的最終所有權、歸屬權尚未作出規定，從而為一些單位販賣流動人員個人信息提供了“方便”。此外，我國法律對流動群體當事人檔案信息的去處尚未作出明確的規定，造成流動人員維護自身信息安全的意識較低，流動群體當事人自我信息保護意識較低也是造成信息泄露的原因之一。針對這一現象，加強立法并推動法律程序的完善能夠提升檔案流動管理的合法性，從而有效降低棄檔和分檔現象。

三、事業單位流動人員人事檔案管理模式創新思考

（一）完善法律法規，依法管檔。事業單位流動人員人事檔案管理模式的創新，從國家層面來講，必須要加強相關部門立法程序建設，完善流動群體信息檔案的法律法規，規定流動人員信息檔案的所有權歸個人所有，事業單位無權處理流動人員個人信息，事業單位流動人員的檔案必須跟隨個人流動。強化檔案管理人員專業素養培訓，制定流動人員特殊化的檔案管理方案，提升檔案管理工作人員對于流動檔案管理的重視程度，通過定期培訓和培養責任心的方式，提升檔案管理團隊的水平，檔案管理工作人員必須遵守法律法規，堅守職業道德，有效落實依法管檔，將法治觀念落實到檔案管理工作過程中。

（二）實施動態化管理，確保后續資料的完善與追蹤。事業單位流動人員管理制度的完善與創新必須以轉崗分流制度為基礎，并依托現代用人制度和代理制度完善細節內容。轉崗分流制度關于職工的信息檔案處理遵循“變量”原則，“變量”原則主要注重員工職業經歷的變化與積累，實現職工信息的動態化追蹤與更新，從而有效豐富完善職工信息的內容。因此，事業單位流動人員的管理制度應當借鑒轉崗分流制度的“變量”原則，通過后續追蹤確保信息的完整性和時效性。動態化管理模式的應用必須依托現代科學技術與信息技術，通過信息聯網的形式及時更新職工崗位變化，有效規范事業單位流動人員檔案管理的科學性和合理性。流動人員信息檔案的動態化管理將個人檔案信息輸入網絡系統，在線自動更新其信息變化，從而提升信息的連續性，保證員工個人信息的完整。

（三）建立流動人員人事檔案信息資源庫，提升管理水平。建立流動人員人事檔案信息資源庫，對于維護流動人員個人信息安全具有重要意義。信息資源庫的建立能夠有效避免員工個人信息的泄露，使得流動人員的檔案管理更加規范與科學，有效推進流動群體的崗位流通。系統化、動態化的流動人員人事檔案信息資源庫能夠有效提升檔案管理的效率，通過應用現代物聯網技術對信息進行分類和整合，按照參考標準對流動人員的信息進行處理。事業單位流動人員人事檔案信息變化較為復雜，信息量較大，依靠傳統型人工記錄與管理的方案，不能滿足其動態化要求，建立流動人員人事檔案信息資源庫能夠以多種形式進行信息儲存，打破傳統型文字記錄的單一方式，以圖片或視頻的檔案記錄方式，能夠促進檔案管理更加直觀立體，有效提升檔案管理的效率和流動人員的檔案利用率。除此之外，實現流動人員的信息檔案智能化處理，能夠有效提升信息共享的程度，員工檔案信息共享能夠為工作招聘提供更加豐富的信息與內容。流動人員檔案信息共享必須在保密原則的基礎上進行，針對違規違法行為應當及時懲戒。

（四）檔案交接以程序為基礎，完善檔案功能。流動人員的檔案交接必須以法律規范為基礎，同時遵循交接程序。流動人員的檔案交接程序主要包括信息檢測，整理借據和排序歸檔以及移交工作。信息檢測主要確保流動人員信息的真實性和合法性。整理借據工作主要包括兩方面內容：首先，必須做好借據注釋。其次，將借據根據借用時間和借用方向進行分類，從而為下一步排序歸檔工作打下基礎。檔案移交必須明確注釋負責人。流動人員檔案功能的完善首先需要對其重新定位。流動人員檔案信息記錄對于個人評價具有重要意義，檔案記錄內容可增加其工作業績以及勞動技能和專業特長等方面的記錄，及時補充與完善職工個人信息，從而有效推動流動人員檔案管理工作的進行。

四、結語

綜上所述，本篇文章圍繞事業單位流動人員檔案管理模式的創新展開探討，主要針對流動人員檔案管理的現實價值和問題以及對策三方面進行闡述。加強事業單位流動人員的檔案信息管理，不僅要遵循法律法規，完善檔案制度，提升檔案管理人員水平，同時也要注重事業單位之間的溝通與交流，從而有效推進流動人員檔案管理的資料收集與整理，有效提升檔案管理效率。