試談企業行政后勤管理保障工作的發展

文/王曉暢

企業行政后勤管理保障工作是企業工作的一部分，行政后勤管理保障工作人員主要負責人事檔案管理、宿舍房間管理、辦公用品管理以及檔案、印信、資產、車輛等的管理，有的會涉及辦公秩序及行為、計算機以及各類會議室的管理，還有的會涉及員工出差管理以及訪客記錄等，內容十分駁雜，工作也比較繁重。由此可以看出，企業的行政后勤管理保障工作涉及了企業工作中的方方面面，無論是技術部還是業務部，都會與行政后勤管理部門存在一定的聯系，因而說行政后勤管理部門是連接企業各個部門的血管和通道，可想而知其重要作用。本文從企業行政后勤管理保障工作的現狀開始論述，并提出了一些提高企業行政后勤管理保障工作的措施，以期能夠為企業行政后勤管理保障工作提供良好的建議。

一、我國企業行政后勤管理保障工作的現狀

企業的行政后勤管理部門負責的是企業的大后方，工作職能基本都是圍繞著企業的生產運營展開。行政后勤管理保障工作在企業中扮演著“配合”的角色，正是因為這種“被動”的地位讓企業行政后勤管理保障工作開展過程中出現了一些問題。而且，隨著時代的發展，經濟發展速度越來越快，企業對行政后勤管理保障工作提出的要求不斷更新，這也導致了企業行政后勤管理保障工作實際上并不能滿足企業生產發展的需要。因此，對我國企業行政后勤管理保障工作現狀進行分析有利于我們看到其中的問題并加以解決。

（一）資金消耗量大

行政后勤管理保障工作的主要職責之一是負責企業員工的行政事務，例如辦公用品的購買和節假日員工福利關懷等事宜。這些工作需要耗費資金，但實際上許多資金的出賬是不必要的。例如辦公用品的采購，看似每個企業都是不得不花費的，但是辦公用品的浪費和重復申請等都是對企業資金的一種浪費，因而會造成資金消耗量大的問題。

（二）工作形式被動

縱觀國內企業的行政后勤管理保障工作，大多數都是“配合型”，很少有“主動預見型”，這種沒有計劃性和前瞻性的工作方式就很容易導致“時忙時閑，忙時亂，閑時空”的情況。在企業的生產運營計劃改變的時候，行政后勤部門的工作內容也要做出相應的調整，因為沒有前瞻性，在這個時候行政后勤部門就會顯得十分被動，而且有可能因為工作量忽然增多而出錯。

（三）工作沒有主動性

行政后勤管理部門的許多工作其實都是由公司決定的，例如員工福利的發放，以及企業年會的籌辦等等，工作人員通常只是“聽命行事”，因此并不會有很強的積極性與主動性，這與行政后勤人員通常不受公司重視有關。因為企業會覺得行政后勤工作沒有技術含量，而且不能為企業創造直接的經濟效益，因此認為這項工作可有可無。作為行政后勤管理部門的員工也就很容易對自我工作價值進行過低評價，最終喪失工作的主動性。同時，很少有企業對行政后勤管理保障工作進行績效考核和結果評判，這自然而然讓行政后勤管理保障工作成為了一項“無效可考”的工作，員工的主動性必然有所削弱。

二、企業行政后勤管理保障工作的提升措施

上述分析讓我們看到了目前國內企業行政后勤管理部門存在的一些問題。需要指出的是，就我國企業的行政后勤管理部門來說，近幾年來已經成長得非常迅速，在支援企業發展方面提出問題只是希望行政管理部門能夠優化自身的職能，提高對后勤管理保障工作的認同感與自豪感，通過提高部門的整體素質來為企業發展做出更多的貢獻。

（一）控制成本，提高行政資金利用率

其實，每一個企業都在謀求成本上的控制，因為好的成本控制不僅能夠給企業帶來更多的盈利，也能讓企業把盈余資金投入到科學技術和管理方式的更新上，因此對于企業來說成本控制十分必要。對于行政管理工作來說，控制成本并不是要求行政后勤管理部門壓縮用度，因為行政后勤管理保障工作的成本主要是為了維持基本辦公活動的正常運行。這里說到的控制成本，其實指的是需要行政后勤管理部門能夠嚴格對企業的固定資產和辦公用品等項目進行清查，嚴格規范使用規則和申請條件，這樣才能避免資源浪費，達到控制成本的目的。例如，企業的許多辦公設施都有使用壽命，拿打印機來說，行政后勤管理部門應該定時維修和保養，否則等到打印機徹底壞掉的時候，就只能購置新機，這個時候成本就擴大了，造成企業支出上升，利潤下降。所以，控制成本是指讓行政后勤管理部門把資金花到該花的地方去，而不是浪費資金或者重復使用資金。

（二）職能轉變，變工作“被動”為“主動”

正如前文所說，企業的行政后勤管理部門總是“被動”地為企業的生產經營打“配合戰”，實際上即便是“配合戰”也不一定只能“被動”地打。行政后勤管理部門的工作看似簡單，實際上紛繁復雜，而且工作比較繁重。作為行政后勤管理部門的工作人員，必須要學會“主動”工作。例如在年初進行年度行政后勤管理計劃制定時，在計劃中就要做出財務支出的預算，并且對企業的年度發展有一定的前瞻性，這樣可以在企業需要做活動的時候就已經提前把需要的材料準備好，提升工作效率。這種工作職能的轉變不僅有助于提高行政后勤管理保障工作在企業中的地位，對于企業的發展也能起到一定的作用。例如，行政后勤管理部門在進行季度或者年度工作計劃制定時一定要考慮到企業本年度的活動及規模，這樣就在客觀上進行了二次核算，如果企業的決策不科學或者有疏漏，行政后勤管理部門就能發現。從這個角度來看，行政后勤管理部門在某種程度上也起到了監督的作用。另外就是行政后勤管理部門不能總是等著上級領導分配任務，而是應該主動想到企業高層之前，例如對企業員工的關懷工作，不能只是聽領導的吩咐，而是應該發揮“主人翁”精神，主動提出一些良好的方案。例如，可以定期組織一些員工之間的團建和娛樂活動，這樣不僅能很好地豐富企業員工的業余生活，也可以幫助大家建立一個和諧的關系，有助于維持企業員工之間的良好關系。

（三）調動行政后勤管理保障人員的積極性

行政人員往往有一種怠惰，存在著“我不重要”的錯誤觀念。所以，從企業的角度來說，必須要給行政后勤人員應有的“重視感”。例如在開會的時候，不應該忽視行政后勤管理部門的意見，應該讓他們參與其中。除此之外，企業領導層應意識到，現代企業的發展已經不是某一個部門的優勢發展就能帶動整個企業的發展了，真正的發展應該是各個部門的同步發展。如果對行政后勤管理部門忽視，那么它就會成為企業發展的一個短板，在“木桶原理”的影響之下，企業的總體發展就會受阻。調動行政后勤管理保障人員積極性的方式有很多，例如通過物質獎勵來表彰行政后勤人員的工作，通過精神上的表揚來激勵行政后勤人員，根據行政后勤管理部門的特點為相關的工作人員進行特殊的團建項目，等等。但是需要注意的是，公司也不能忽視對行政后勤管理保障人員的制度約束。制度的存在是為了讓行政后勤管理保障人員能夠更好地了解自己的工作內容和工作意義。建立必要的獎罰機制很重要，因為只有獎罰機制的明確，行政后勤管理人員才會注重自己的工作結果，同時，這也是給企業提供了一個良好的方式去監督和激勵行政后勤管理部門的工作。

（四）嚴格行政后勤管理保障人員的準入標準

很多企業覺得行政后勤管理保障是人人皆可做的工作，因而在招聘人員的時候不會去嚴格把控。實際上，并不是人人都能做好行政后勤管理保障工作，那是因為行政后勤管理保障工作往往涉及服務的配合和綜合協調工作。如果是一個沒有經驗或者素質不達標的人來做這項工作，很有可能會把企業的行政事務變得更加復雜，同事也會怨聲載道。因此，企業需要對行政后勤管理人員進行嚴格的篩查，不僅在學歷上做出明確的要求，在個人能力上也要嚴格把關。除此之外，定期進行培訓也是非常重要的，因為行政人員要做到職能的“主動”轉變，就需要對企業的發展和計劃進行充分的了解，這些都需要企業的幫助和組織培訓。

三、結語

行政后勤管理部門是一個工作內容龐雜、工作需求較多的部門，也是集服務性、綜合性和協調性為一體的部門。這個部門與企業其他部門之間存在密切聯系，它的工作不僅僅只是連通器，更多的是企業的潤滑劑。如果不重視企業的行政后勤管理保障工作，企業員工之間就沒有辦法互相配合，完成企業的生產計劃，也就不用談企業的發展。行政后勤管理部門是企業發展的大后方，也是企業發展的根據地，保證行政后勤管理保障工作的順利進行，能夠促進企業的高速穩定發展。