信息化背景下檔案管理工作者應具備的素質和能力

左力

摘 要： 隨著網絡信息技術的不斷發展，我們迎來了信息化時代，這一時代的到來給各行各業的生產生活帶來了巨大的便利，但是凡事總有兩面性，信息化時代也帶來了很多風險，比如對于檔案管理工作者來說，一方面在信息化時代，檔案管理人員在計算機的幫助下工作效率大大提高了，而且再也不用面對管理不方便的紙質檔案，另一方面檔案管理部門內部的檔案信息化的建設也給檔案工作者帶來了工作上的不便，而且還要面臨著信息安全方面的問題。在信息化時代背景下，檔案管理者需要具備的技能越來越多，同時也需要更高的素質來面對工作中可能出現的問題。本文將對信息化背景下，檔案管理工作者需要具備的素質與能力進行分析。

關鍵詞： 信息化背景;檔案管理工作者;素質;能力;提升

【中圖分類號】G717 【文獻標識碼】A 【DOI】10.12215/j.issn.1674-3733.2020.36.280

引言：同傳統的檔案管理工作相比，信息化時代下的檔案管理工作形式與內容都出現了很大的變化，而隨著時代的發展，檔案管理工作也變得越來越復雜和重要，因此為了適應新時期信息化背景下的檔案管理工作，相關檔案管理工作人員就必須要與時俱進，不斷學習并掌握新技能，以便能夠滿足自身的工作需要，相關檔案管理工作人員在提升自身素質與能力的時候，不僅要提高自身的管理專業技能，還要加強對網絡計算機技術的掌握與駕馭，同時要樹立正確的職業觀與道德觀，堅持愛崗敬業，不斷進行創新以提高工作效率。

1 檔案管理工作概述

無論是企業、還是政府部門，亦或者是學校，都應該做好檔案管理工作，做好檔案管理工作，有利于更好的對過去的工作進行分析，從而為今后的工作打下一個良好的基礎，檔案管理工作涉及的工作內容與工作環節十分的繁雜，包括檔案收集工作、檔案整理工作、檔案匯總工作與檔案分析與分類工作，每一項工作、每一個工作環節都至關重要，每一個工作失誤都可能會影響今后工作決策的準確性，因此企事業單位一定要將檔案管理工作重視起來，不斷完善檔案管理相關的制度，為檔案管理工作的順利進行提供制度保障，再者還應該加強網絡信息技術的應用和相關人才的引入，做好人員招聘與人員培訓工作，此外，還應該做好人員管理工作，當然為了能夠滿足單位需求，相關檔案管理工作人員也應該努力提升自身的素質與能力[1]。

2 信息化背景下檔案管理工作者應該具備的素質和能力

2.1 愛崗敬業的精神

檔案管理工作是一種需要耐心與細心的工作，否則很容易出現工作失誤，尤其是在網絡信息化的時代背景下，如果檔案管理工作者缺乏耐心與愛崗敬業的精神，更容易導致出錯，所以在網絡信息化背景下，要想做好檔案管理工作，相關檔案管理工作者必須具備愛崗敬業的精神，認真對待每一項工作任務和每一個 工作環節，耐心的面對各種資料，避免因為工作態度不認真導致的工作失誤。工作人員要想真正樹立愛崗敬業的精神，光有來自自身的責任感還不夠，還應該具有遠大的職業理想，遠大的職業理想看可以激發工作人員的工作熱情，提高工作人員的職業幸福感，反之缺乏遠大的職業理想很容易因為缺乏壓力而陷入“混吃等死”的職業誤區，增加工作失誤的可能性[2]。

2.2 過硬的專業技能與扎實的專業知識

檔案管理工作者在工作的過程中大多會因為職場的煉化具備更硬的專業技能，不過當前社會發展的比較快，檔案管理工作的變化也比較快，所以檔案工作者如果單純依靠之前的工作經驗可能無法適應今后的工作需要，所以檔案管理工作者應該不斷學習專業技能，可以通過聽網課、參加員工培訓的方式來獲得工作技能上的精進，同時要注意經常回顧專業知識，即便是自己日常工作中用不到的專業知識也要經常進行回顧，因為這樣有利于檔案管理工作者在面對工作難題的時候綜合運用所有專業知識來進行創新，從而提高工作效率與學習新技能的理解能力。

2.3 熟練掌握計算機

隨著網絡信息化技術的不斷發展，當前我國的檔案管理工作已經漸漸實現了信息化與現代化，計算機技能已經成了當代檔案管理人員必須要掌握的一項技能，很多經驗豐富的檔案管理工作人員出現工作失誤就是因為計算機掌握的不夠熟練，對計算機技術掌握的不夠熟練還會嚴重影響檔案管理工作者的工作效率，所以相關檔案管理工作人員一定要加強對計算機技術的學習，以能夠熟練運用計算機來進行信息收集、處理與分析為目標，當前網絡上有各種計算機技術提升的網課，管理人員可以參加這樣的網課來提升自身的計算機技能[3]。

2.4 溝通能力與團結協作解決問題的能力

信息化背景下，很多檔案管理工作者都面臨著同樣的問題，比如計算機操作上的問題等，如果所有人都各學各的，問題的解決效率會很低下，所以檔案管理工作者在新時期還應該提升自己的溝通能力與共同解決問題的能力，在面對工作中的難題的時候，工作人員可以加強溝通，試著共同解決問題。另外，檔案管理工作者還應該加強同不同環節的工作人員以及其他部門工作者之間的溝通，只有這樣才能更好的提高工作效率。

2.5 現代化管理技能

信息化背景下，檔案管理工作的模式也有所變化，當前對于信息與人員的管理基本上都實現了信息化，紙質檔案漸漸可能會被淘汰，所以對于檔案的管理將由紙質管理變為信息化管理，在這樣的背景下，相關檔案管理人員必須要擁有現代化的管理技能，因此，有關工作人員在學習的過程中，可以閱讀一些現代化管理技能提升的書籍，還可以參加一些針對 這方面的培訓[4]。

結束語：綜上所述，在網絡信息技術不斷發展的前提下，我們迎來了信息化時代，在這樣的時代背景下，傳統的檔案管理工作模式與人員掌握的技能已經無法滿足當前檔案管理工作的需要，所以相關檔案管理工作者必須結合自身的工作經驗與當前面臨的檔案管理難題來不斷學習，提升自身的管理素質、學習一些現代管理工作必須掌握的技能，同時加強和同事之間的交流與溝通，不斷提高檔案管理的質量與效率。

參考文獻

[1] 朱娜.淺議信息化時代下檔案管理人員應具備素質[J].科學與財富，2018，（22）：136-136.

[2] 程啟祥.探析檔案管理信息化背景下檔案管理員應具備的素質[J].精品，2020，（1）：252-252.

[3] 李莉.檔案管理信息化背景下檔案管理人員應具備的素質[J].城建檔案，2018（3）： 95-96.

[4] 劉穎.淺談信息化時代下檔案管理人員應具備哪些素質[J].赤子，2018，（5）：164-164.