高職院校檔案管理工作的現(xiàn)狀及措施關(guān)鍵思路分析

趙華忠

摘 要： 高校檔案管理工作作為高校教育教學(xué)管理體系中的重要節(jié)點(diǎn)，其關(guān)乎到學(xué)校管理工作質(zhì)量的高低，關(guān)乎到實(shí)際教育教學(xué)環(huán)境的優(yōu)化，因此必須要引起高度重視。本文從這個(gè)角度入手，首先對(duì)于高職院校檔案管理工作的價(jià)值進(jìn)行分析，接著歸結(jié)當(dāng)前高職院校檔案管理工作的現(xiàn)狀，在此基礎(chǔ)上提出改善措施。

關(guān)鍵詞： 高職院校;檔案管理工作;關(guān)鍵思路

【中圖分類號(hào)】G717.24 【文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼】A 【DOI】10.12215/j.issn.1674-3733.2020.36.279

新形勢(shì)下的高職院校，需要以精細(xì)化管理的視角去審視各個(gè)細(xì)節(jié)，其中就包括高職院校的檔案管理工作。由此正確看待高職院校檔案管理工作的開(kāi)展，確保實(shí)際的檔案管理工作朝著更加可持續(xù)的方向發(fā)展，是很有必要的。

1 高職院校檔案管理工作的價(jià)值分析

高職院校的檔案，是學(xué)校辦學(xué)歷史積累的痕跡，是辦學(xué)特色形成的歷程記載，其可以很好的反饋出整個(gè)高職院校不斷發(fā)展的信息，有關(guān)于教育教學(xué)方面的，有關(guān)于教育管理方面的，有關(guān)于職業(yè)教育改革方面的，這些都將成為學(xué)校歷史的重要依據(jù)，因此有著歷史價(jià)值和文化價(jià)值。從微觀角度來(lái)講述，高職院校檔案管理工作的作用集中體現(xiàn)在：可以對(duì)于高職院校人才培養(yǎng)水準(zhǔn)進(jìn)行評(píng)估，可以成為學(xué)校歷史編撰的重要信息支撐，可以成為學(xué)校歷史發(fā)展的重要文物，可以使得科研工作有著更加夯實(shí)的信息資源，可以提供學(xué)歷證明等材料，并且與教師職務(wù)晉升之間，與實(shí)際教師職稱評(píng)定之間存在關(guān)聯(lián)。

2 高職院校檔案管理工作的現(xiàn)狀分析

對(duì)于當(dāng)前高職院校檔案管理工作的基本情況進(jìn)行調(diào)查，發(fā)現(xiàn)的確存在很多需要完善的地方，如果這些問(wèn)題長(zhǎng)期難以改善，就會(huì)使得檔案的效能難以發(fā)揮出來(lái)，這對(duì)于高職院校的可持續(xù)發(fā)展而言，是很不利的。詳細(xì)來(lái)講述，其集中體現(xiàn)在：

2.1 部分領(lǐng)導(dǎo)對(duì)于檔案管理的重要性認(rèn)識(shí)不足

部分領(lǐng)導(dǎo)認(rèn)為檔案管理工作不是很重要，因此也不會(huì)在此方面進(jìn)行投入，無(wú)論是會(huì)議上的強(qiáng)調(diào)，還是實(shí)際資本資源的投入，都處于比較小的狀態(tài)，甚至可以將其理解為被邊緣化的工作內(nèi)容。也就是說(shuō)他們難以認(rèn)清楚檔案管理工作對(duì)于高職院校長(zhǎng)期發(fā)展的影響，在這樣錯(cuò)誤的認(rèn)知下，實(shí)際檔案管理工作自然處于相對(duì)隨意化的狀態(tài)。

2.2 檔案管理人員素質(zhì)有待提升

在了解當(dāng)前檔案管理人員專業(yè)素質(zhì)的時(shí)候發(fā)現(xiàn)，很多都不是專業(yè)的檔案管理人才，大多數(shù)都是其他專業(yè)轉(zhuǎn)入的，有的甚至是領(lǐng)導(dǎo)隨意指派的，其對(duì)于檔案管理工作的內(nèi)容不是很了解，就盲目的參與進(jìn)去。部分在職檔案管理人員還是兼職的狀態(tài)，在這樣的檔案管理人力資源架構(gòu)中，實(shí)際檔案管理工作自然處于低質(zhì)量的狀態(tài)。

2.3 檔案管理硬件環(huán)境不理想

對(duì)于檔案管理工作沒(méi)有基本的要求，對(duì)應(yīng)檔案管理的環(huán)境也比較差，沒(méi)有對(duì)于防火防盜，防光防潮濕提出對(duì)應(yīng)的要求;再者實(shí)際的檔案保管設(shè)備也不是很齊全，沒(méi)有專業(yè)的除濕機(jī)，也沒(méi)有對(duì)應(yīng)的消毒機(jī)，因此很多檔案都存儲(chǔ)在可能出現(xiàn)損毀風(fēng)險(xiǎn)的環(huán)境中。

2.4 檔案管理的方式比較傳統(tǒng)

在實(shí)際調(diào)研中發(fā)現(xiàn)很多高職院校的檔案管理還是以人工的方式來(lái)進(jìn)行的，對(duì)應(yīng)的程序主要有檔案資料的收集，檔案資料的整理，檔案資料的立卷，檔案資料的歸檔。其中大多數(shù)的工作都需要以人工的方式來(lái)進(jìn)行，繼而使得實(shí)際工作量處于很大的狀態(tài)，實(shí)際工作效率也比較低，此次過(guò)程中很容易出現(xiàn)對(duì)應(yīng)的偏差，繼而使得實(shí)際檔案的價(jià)值難以保證。

3 高職院校檔案管理工作問(wèn)題的改善策略

3.1 積極開(kāi)展宣傳工作，提高檔案管理認(rèn)知

學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)需要積極主動(dòng)的去了解檔案管理工作，正確認(rèn)識(shí)檔案管理工作與高職院校長(zhǎng)期發(fā)展之間的關(guān)系，并且將其作為實(shí)際管理工作中的重要內(nèi)容，在各種會(huì)議上來(lái)強(qiáng)調(diào)，并且給予此環(huán)節(jié)工作分配對(duì)應(yīng)的資源，這樣可以形成良好的教育宣傳格局;積極組織開(kāi)展更加廣范圍的教育宣傳工作，使得全體的教職工都能夠認(rèn)識(shí)到實(shí)際檔案管理工作的價(jià)值，繼而積極主動(dòng)的參與進(jìn)去，確保實(shí)際的檔案管理的工作環(huán)境得以改善[1]。

3.2 關(guān)注檔案管理人員的培訓(xùn)，提升其專業(yè)素質(zhì)

關(guān)注當(dāng)前管理人員的培訓(xùn)和教育，結(jié)合新形勢(shì)對(duì)于高職院校檔案管理工作的訴求，積極思考應(yīng)該培養(yǎng)出怎樣的檔案管理人才，在此基礎(chǔ)上樹(shù)立正確的檔案管理人員培養(yǎng)目標(biāo)。接著，積極將檔案管理學(xué)，情報(bào)學(xué)，信息技術(shù)，檔案管理理論等融入到實(shí)際的檔案管理人員培訓(xùn)教育體系中去，并且積極將平時(shí)檔案管理工作中存在的問(wèn)題進(jìn)行反饋，也將其滲透到教育教學(xué)中去，確保實(shí)際的培訓(xùn)教育活動(dòng)朝著日常化的方向發(fā)展。在實(shí)際教育師資方面，積極鼓勵(lì)權(quán)威的檔案管理專業(yè)方面的專家，檔案管理工作者參與其中，使得高職院校檔案管理人員可以更加全面的了解檔案管理工作，然后積極去交流和分享對(duì)應(yīng)的經(jīng)驗(yàn)，確保在此方面的專業(yè)素養(yǎng)朝著更加理想的方向發(fā)展和進(jìn)步[2]。

3.3 結(jié)合實(shí)際情況，建立完善的檔案管理制度

針對(duì)于實(shí)際高職院校檔案管理制度的完善，需要積極做好如下工作：圍繞著檔案管理質(zhì)量，建立對(duì)應(yīng)的高職院校檔案管理工作評(píng)價(jià)機(jī)制，積極將崗位工作與責(zé)任關(guān)聯(lián)起來(lái)，建立崗位責(zé)任機(jī)制，由此使得實(shí)際的檔案管理人員可以以更加積極主動(dòng)的心態(tài)參與進(jìn)去;在對(duì)應(yīng)的制度得以建立之后，還需要確保各個(gè)部門能夠有效的落實(shí)下去，確保實(shí)際的檔案管理工作朝著更加規(guī)范化的方向發(fā)展和進(jìn)步[3]。

3.4 積極將信息技術(shù)使用到檔案管理工作中去

檔案管理的方式也需要進(jìn)行調(diào)整和改善，此時(shí)就需要將信息技術(shù)使用其中，積極去學(xué)習(xí)高校的經(jīng)驗(yàn)，去了解企業(yè)檔案建立的流程，然后形成對(duì)應(yīng)的高職院校檔案管理信息系統(tǒng)，確保在職的檔案管理人員可以掌握信息系統(tǒng)的使用技巧，然后巧妙的將信息技術(shù)運(yùn)用到日常的檔案管理工作中去[4]。

4 結(jié)語(yǔ)

高職院校檔案管理工作的意義，是不容忽視的。高職院校應(yīng)該積極在此方面進(jìn)行投入，正確看待其對(duì)于高職院校發(fā)展的影響，由此建立完善的檔案管理機(jī)制，培養(yǎng)更加專業(yè)化的檔案管理人員，繼而確保實(shí)際的檔案管理工作朝著高質(zhì)量的方向發(fā)展。

參考文獻(xiàn)

[1] 魯慧娟.信息時(shí)代高職院校檔案管理工作的創(chuàng)新途徑[J].蘭臺(tái)內(nèi)外，2019（11）：21-22.

[2] 陳怡霖.高職院校基建檔案規(guī)范化管理探索[J].產(chǎn)業(yè)與科技論壇，2019，18（07）：244-245.

[3] 張仕常.信息時(shí)代高職院校檔案管理提升的新途徑[J].中國(guó)新通信，2019，21（15）：126-127.

[4] 張仕常.加強(qiáng)高職院校檔案管理隊(duì)伍建設(shè)的幾點(diǎn)思考[J].中國(guó)多媒體與網(wǎng)絡(luò)教學(xué)學(xué)報(bào)（中旬刊），2019（09）：94-95.