食品抽樣文書“無紙化”的思考

解恒杰 徐大瑋 劉佩 徐立清 姜大勇 張洪瀟 穆文婕

摘 要：食品安全抽檢是加強食品監(jiān)管的重要手段，食品抽樣是其基礎(chǔ)和前提，文書填寫是抽樣工作的重要一環(huán)，本文從文書現(xiàn)狀入手，剖析問題，提出解決方法，“無紙化”抽樣的設(shè)計，可大幅度提高抽樣效率，大大節(jié)約紙張墨盒資源，為促進食品抽樣工作發(fā)展提供參考。

關(guān)鍵詞：食品抽樣;無紙化;效率

食品安全關(guān)系國計民生，食品安全抽樣檢驗是防控食品安全風險、實現(xiàn)科學監(jiān)管的重要手段。其中抽樣環(huán)節(jié)的工作質(zhì)量和效率直接決定檢驗的進度，影響檢驗結(jié)果的科學性和有效性。科學高效地進行食品抽樣工作能夠更準確的獲取食品檢驗數(shù)據(jù)，提高檢驗數(shù)據(jù)的及時性和真實性，更好的為食品安全監(jiān)管工作服務(wù)。《食品安全抽樣檢驗管理辦法》嚴格要求了食品抽樣工作程序，《食品安全監(jiān)督抽檢和風險監(jiān)測工作規(guī)范》詳細說明了食品抽樣工作規(guī)范。食品抽樣過程中，文書填寫占據(jù)50%以上的工作時間，已成為嚴重制約抽樣效率提高的瓶頸，同時也造成紙張墨盒等資源的浪費，本文以食品安全國家監(jiān)督抽檢抽樣為例，分析食品抽樣工作中文書使用現(xiàn)狀和存在問題，提出改進方法，以期為更高效、更環(huán)保的完成食品安全抽樣工作提供參考。

1 食品安全抽樣文書現(xiàn)狀

食品安全抽樣過程中，用到的文書主要有：任務(wù)委托書、告知書、封條、抽樣單、工作質(zhì)量及工作紀律反饋單等。這些文書的主要作用可分為：證明身份、確認樣品、記載信息、反饋質(zhì)量。

1.1 證明身份的文書

《食品安全抽樣檢驗管理辦法》明確，抽樣人員向被抽樣食品生產(chǎn)經(jīng)營者出示抽樣檢驗告知書及有效身份證明文件。由承檢機構(gòu)執(zhí)行抽樣任務(wù)的，還應(yīng)當出示任務(wù)委托書[1]。任務(wù)委托書、告知書和有效身份證明文件共同證明抽樣人員的身份，書面告知被抽樣者抽樣性質(zhì)、其享有的權(quán)利和義務(wù)等。

1.2 確認樣品的文書

抽樣人員和被抽樣單位負責人在封條上簽字蓋章后，抽樣人員應(yīng)在現(xiàn)場以妥善的方式使用該封條進行封樣，以防止樣品被擅自拆封、動用及調(diào)換[2]。封條的主要作用就是固定實物證據(jù)，雙方共同確認該樣品來自該單位。當被抽樣單位或生產(chǎn)企業(yè)對樣品檢驗結(jié)果有異議時，啟用備份樣品復(fù)檢，封條能有效證明所封備份樣品是抽樣現(xiàn)場采集到的那份樣品。封條信息相對簡單，除雙方簽字蓋章外，僅填寫抽樣單編號和抽樣日期。

1.3 記載憑證的文書

現(xiàn)行抽樣單內(nèi)容詳實，分為手填復(fù)寫和錄入信息后現(xiàn)場打印兩種，其主要的作用是記載被抽樣單位情況和樣品信息，抽樣單填寫完畢后，被抽樣單位應(yīng)當在抽樣單上簽字或蓋章確認[2]。抽樣單需要填寫的內(nèi)容有44項，抽樣人員絕大部分時間和精力耗費在填寫、核對、打印抽樣單上，嚴重制約了抽樣效率。雖然鼓勵應(yīng)用先進的信息化技術(shù)填寫并交付相關(guān)抽樣文書[2]，但目前尚沒有機構(gòu)嘗試使用非現(xiàn)場打印的文書。

1.4 反饋質(zhì)量的文書

工作質(zhì)量及工作紀律反饋單是被抽樣單位向組織抽樣檢驗的市場監(jiān)管部門反饋抽樣質(zhì)量的文書，需要被抽樣單位郵寄到指定的地址。絕大部分被抽樣單位沒有反饋該文書，可能是基于郵寄成本的考慮。

2 食品安全抽樣文書存在的問題

2.1 紙質(zhì)文書，甄別困難

抽樣人員向被抽樣單位出示任務(wù)委托書、告知書和有效身份證明文件時，經(jīng)常被質(zhì)疑無法甄別真?zhèn)巍Ｈ蝿?wù)委托書僅為復(fù)印件更讓被抽樣單位心存疑慮，增大了抽樣人員的解釋難度。在信息化社會，被抽樣單位可通過官方網(wǎng)站或公眾號等官方渠道查詢信息。現(xiàn)行的紙質(zhì)文書一直沿用單一的紙質(zhì)途徑，被抽樣單位無法獲得電子渠道的官方認可，無法印證抽樣人員所持文書的真實性。

2.2 紙質(zhì)文書，浪費嚴重

以一家超市抽樣10批次為例，除展示給被抽樣單位的任務(wù)委托書和身份證明文件重復(fù)使用外，需要交付給被抽樣單位的文書還有：告知書（每家被抽樣單位一份，3頁）、抽樣單（每批次樣品5頁，合計50頁）、封條（每批次樣品至少0.5頁，合計5頁）、工作質(zhì)量及工作紀律反饋單（1頁），耗費紙張至少59頁。其中抽樣單一般需要現(xiàn)場打印，消耗便攜式打印機墨盒0.5個。抽樣活動消耗的大量紙張和墨盒，已經(jīng)成為被抽樣單位詬病資源浪費的話題，與社會大力倡導(dǎo)的綠色環(huán)保的發(fā)展理念極不相符。除個別樣品檢驗不合格，被抽樣單位提出除復(fù)檢申請會用抽樣單外，大部分文書被丟棄或作廢紙使用。

2.3 紙質(zhì)文書，保存難

紙質(zhì)文書存在難保存、易丟失的問題。大型超市或生產(chǎn)企業(yè)一般有專人負責保管抽樣單等文書，而批發(fā)市場、農(nóng)貿(mào)市場、小食雜店等經(jīng)營者根本不重視抽樣文書，更不會妥善保管。一旦樣品檢驗不合格，被抽樣單位或生產(chǎn)企業(yè)對檢驗結(jié)果有異議時，需提供食品安全抽樣檢驗抽樣單時[3]，往往無法及時找到，影響樣品復(fù)檢。被抽樣單位會對抽樣工作產(chǎn)生情緒，很可能抵觸下一次抽樣。

2.4 紙質(zhì)文書，抽樣效率低

每批次樣品的抽樣單需填寫44項內(nèi)容，抽取10批次樣品，填寫、核對、打印抽樣單用時約需2 h，是制約抽樣效率提高的主要瓶頸。抽樣單上載明的主要是抽樣單位情況和樣品信息，這些內(nèi)容均有出處和來源，對于這類信息，作者認為可以不需要被抽樣單位現(xiàn)場確認，抽樣人員沒有必要現(xiàn)場花費2 h把原有的信息重新抄寫到格式化的抽樣單上。抽樣單的填寫從信息化程度不高的改革開放初期演化而來，當時為了詳細記錄并傳遞樣品信息和被抽樣單位情況，不得不將所有的內(nèi)容抄寫到抽樣單上;現(xiàn)今信息化時代，完全可以利用拍照等手段更加準確、詳細的記錄信息。

2.5 紙質(zhì)文書，搶位難

為了更有效的使用抽檢資金，減少重復(fù)抽樣，食品抽檢系統(tǒng)對樣品做了限制，如每家生產(chǎn)企業(yè)的每類產(chǎn)品，同一季度內(nèi)同一類型樣品的抽檢，不超過3批次，否則樣品信息將無法提交到抽檢系統(tǒng)。于是抽樣人員抽樣時慌忙搶位，但抽樣單錄入非常耗時，經(jīng)常會出現(xiàn)購買時校核通過，錄完信息無法提交的問題，白白耗費了抽樣人員大量精力。同時，抽樣人員還要向被抽樣單位提出退貨的請求，違反經(jīng)營行業(yè)“食品不退貨”的規(guī)則，有損抽樣工作的嚴肅性。

2.6 紙質(zhì)文書，信息確認流于形式

抽樣單填寫完畢后，被抽樣單位應(yīng)當在抽樣單上簽字或蓋章確認[2]。由于每張抽樣單需要填寫的信息有44項之多，被抽樣單位事實上根本無暇逐一確認，只是按照要求簽字或蓋章。這成為被抽樣單位后期否認抽樣單所載內(nèi)容的理由，聲稱“簽字但沒確認”。

2.7 紙質(zhì)文書，更改難

抽樣單如需要更改信息應(yīng)當由被抽樣單位簽字或蓋章確認[2]。國家級食品抽樣一般異地進行，抽樣人員返回實驗室后，發(fā)現(xiàn)抽樣單信息有誤，不得不重復(fù)前往更改抽樣單，造成人力、財力的浪費。

2.8 紙質(zhì)文書，信息統(tǒng)計難

對于合格樣品，被抽樣單位需要的不是紙質(zhì)抽樣單本身，而是抽樣單所載明的信息，其可用于統(tǒng)計抽樣情況、銷售情況等。現(xiàn)行的紙質(zhì)抽樣單，被抽樣單位根本無法直接引用，還需要再次將抽樣單上的信息錄入到自己的經(jīng)營系統(tǒng)中。

2.9 紙質(zhì)文書，抽樣質(zhì)量反饋難

被抽樣單位反饋抽樣質(zhì)量時，需要另付郵費。絕大部分被抽樣單位不反饋該文書，組織抽樣檢驗的市場監(jiān)管部門也就無法獲得來自抽樣一線的真實聲音。

2.10 紙質(zhì)文書，獲取檢驗結(jié)果難

樣品被抽取后，被抽樣單位很關(guān)心檢驗結(jié)果。紙質(zhì)文書無法使被抽樣單位高效獲取檢驗結(jié)果，抽樣單位需要不定時到指定網(wǎng)站查詢，以樣品名稱、生產(chǎn)企業(yè)、商品條碼等關(guān)鍵字搜出一系列抽檢信息，點開二級菜單與抽樣單載明信息對比查看是否為同一樣品，獲得所抽樣品的檢驗結(jié)果可謂繁雜。

3 食品安全抽樣文書無紙化具體設(shè)計

利用公眾廣泛使用的APP（如微信、支付寶等）建立統(tǒng)一的官方公眾號，便于公眾的便捷使用。以被抽樣單位負責人提供的手機號為橋梁，使用該手機號登陸公眾號，即可查詢到相關(guān)文書，并將抽樣、檢驗結(jié)果串聯(lián)起來，形成動態(tài)信息網(wǎng)，便于被抽樣單位及時掌握樣品檢驗結(jié)果。抽樣檢驗結(jié)果僅與樣品相關(guān)，與抽樣單填寫無關(guān)，不在抽樣現(xiàn)場填寫打印抽樣單，不需要被抽樣單位確認用于鎖定樣品的少量關(guān)鍵信息，可大大提高抽樣效率。

3.1 推送身份證明電子文書

抽樣人員到達被抽樣單位后，依據(jù)組織抽樣檢驗的市場監(jiān)管部門的賦權(quán)，向被抽樣單位負責人推送電子版任務(wù)委托書、告知書，出示電子版有效身份證明文件。上述三份文書均印有二維碼，被抽樣單位可通過掃碼到官方公眾號核驗抽樣人員身份、抽樣任務(wù)的真實性。對于文書上的被抽樣單位信息，首次抽樣的，抽樣人員可掃描營業(yè)執(zhí)照二維碼獲取，補充負責人手機號等，并生成“抬頭”二維碼推送給該負責人保存;非首次抽樣，抽樣人員掃描該“抬頭”二維碼即可。當然，負責人也可自行填寫該“抬頭”，實現(xiàn)被抽樣單位信息的秒錄。

3.2 確認樣品文書現(xiàn)場填寫打印

將食品抽樣單信息中有“五大字段（被抽樣單位社會信用代碼號、樣品名稱、樣品生產(chǎn)許可證號、生產(chǎn)日期、抽樣日期）”之稱的關(guān)鍵信息、抽樣單編號及編號條碼設(shè)計到封條上，實現(xiàn)一次簽字鎖定一個樣品。校核樣品符合抽樣規(guī)則后，可立即將“五大字段”信息提交到抽樣臨時庫，實現(xiàn)搶位。一家被抽樣單位樣品選取后，負責人在官方公眾號查看并簽字確認該樣品信息，打印、加貼封條，完成現(xiàn)場抽樣。由于每個樣品僅打印“五大字段”，除去內(nèi)容相同的社會信用代碼號和抽樣日期，僅有3條信息需要確認，“簽字但沒確認”的現(xiàn)象將得到徹底改觀。打印輸出的信息少，可對封條版面進行重新設(shè)計，使用微型打印機和小型標簽紙代替原來的A4紙，實現(xiàn)便攜式抽樣。同時，接樣人員、樣品保管人員掃描封條上的編號條碼即可查看樣品信息及現(xiàn)場照片，更有利于樣品的科學儲存。

3.3 記載憑證的文書及時填寫

提交到臨時庫的“五大字段”搶位成功后，并不能永久占位，抽樣人員需在24 h內(nèi)依據(jù)樣品照片補錄完整抽樣單，并推送給被抽樣單位負責人。其可在7個工作日內(nèi)確認樣品信息，逾期將自動確認。信息確認后發(fā)現(xiàn)的個別錯誤信息，可通過同樣途徑更改并確認，實現(xiàn)修改的痕跡化、合法化，解決抽樣單修改的難題。

3.4 反饋質(zhì)量的文書一鍵提交

抽樣結(jié)束后，被抽樣單位負責人可通過官方公眾號推送的評價通道對抽樣人員“五星好評”，也可方便快捷的提出意見和建議。有助于組織抽樣檢驗的市場監(jiān)管部門對抽樣人員進行考評和收集一線聲音，也開辟了被抽樣單位對抽樣過程提出異議的新

途徑。

3.5 信息統(tǒng)計預(yù)留接口

抽樣單信息預(yù)留導(dǎo)出表格接口，被抽樣單位可按一定條件篩選樣品后導(dǎo)出相關(guān)信息，方便被抽樣單位直接引用和統(tǒng)計。

3.6 檢驗結(jié)果及時獲知

所抽樣品檢驗結(jié)果公布后，官方公眾號向被抽樣單位負責人推送檢驗結(jié)果。被抽樣單位也可通過抽樣單關(guān)聯(lián)，獲取到樣品的檢驗結(jié)果，便于被抽樣單位及時了解樣品情況，并及時做出相應(yīng)反應(yīng)。

4 結(jié)論

此項設(shè)計大幅度提高了抽樣效率，大大節(jié)約了紙張墨盒資源，實現(xiàn)了綠色辦公。“無紙化”抽樣一并解決了紙質(zhì)文書甄別難、保存難、修改難、統(tǒng)計難等一系統(tǒng)難題。

參考文獻

[1]國家市場監(jiān)督管理總局.國家市場監(jiān)督管理總局令 第15號 食品安全抽樣檢驗管理辦法[EB/OL].（2019-08-08）[2020-09-01]. http：//www.gov.cn/gongbao/content/2019/content_5453439.htm.

[2]食品藥品監(jiān)管總局辦公廳. 食藥監(jiān)辦食監(jiān)三〔2015〕35號關(guān)于印發(fā)食品安全監(jiān)督抽檢和風險監(jiān)測工作規(guī)范的通知[EB/OL].（2015-03-03）[2020-09-05]. http：//www.eshian.com/laws/45364.html.

[3]市場監(jiān)管總局辦公廳，關(guān)于進一步規(guī)范食品安全監(jiān)督抽檢復(fù)檢和異議工作的通知（市監(jiān)食檢〔2018〕48號）[EB/OL].（2018-08-23）[2020-09-05]. http：//www.eshian.com/laws/41851.html.

作者簡介：解恒杰（1982—），男，山東巨野人，本科，高級工程師。研究方向：食品藥品抽樣、質(zhì)量檢驗檢測。

通信作者：徐大瑋（1981—），男，山東文登人，碩士，高級工程師。研究方向：食品藥品檢驗檢測。