淺析教務管理系統中高校教務工作的創新及保障性措施

文/ 杜鴻琳

隨著信息技術的發展，教育信息化越來越普及。高校在利用教務管理系統輔助日常教務管理工作過程中，通常具備10 ～12 種不同的功能，其按照不同功能劃分的種類相差無幾，根據所實現的具體功能通常包括學生管理、教學安排、招生、畢業、成績查詢等基本業務功能。在傳統的教務管理系統中，可以將管理模式分為兩類：一類是高校主要的管理部門根據工作需要制定詳細的功能劃分，將所需要的數據進行人工收集并導入管理系統中；另外一類是利用人工收集相關資料，并人工導入系統。但是總體來講都需要利用人工完成前期的數據收集工作，需要人工完成數據的校核，因此工作量十分大，同時數據的可靠性以及有效性難以保證。而對于具有一定資源優勢的高校，其可以利用其校園網絡結合自身教務管理情況，獨自開發專門的管理系統，同時可以對不同管理平臺進行兼容設計，形成信息互通的綜合管理平臺；而條件不允許的高校，只能依靠外購教務管理系統，實現所需要的部分教務管理功能，而其他一系列功能無法與之形成兼容，造成此類高校在開展教務管理工作中具有很大的障礙，比如在不同教學部門教務管理系統之間無法形成有效的信息交互，彼此只能依靠外部溝通軟件（QQ、微信等）進行彼此溝通，造成一定的信息傳遞阻礙。本文通過對目前高校教務管理系統存在的問題進行分析，通過分析結果尋求教務工作的優化創新策略，以期提升教務管理系統應用效果。

一、目前高校教務管理主要問題分析

（一）教務管理系統與管理制度不一致

為了能夠健全教學管理工作，高校需要對管理制度進行不斷調整，促進高校教務管理能夠順利開展，但是相對應的教務管理系統的一些功能沒有得到及時更新，同時由于部分學校不具備自主開發教務管理系統的能力，造成管理系統的開發周期較長，這就導致一段時間內教務管理系統與管理制度存在一定的差異，造成管理混亂。在進行日常教務工作中，需要進行人為調整，往往會造成不必要的失誤。

（二）人員變動導致業務素質不強

在現代高校發展過程中人員變動時有發生，尤其對于一些業務性較強的工作崗位，由于一些客觀原因導致的人員流失，使得高校教務管理工作中產生一定的障礙，由于熟練管理工作人員流失，新的教務管理人員對管理系統無法快速入手，同時學校對于崗位培訓力度不夠，導致管理人員業務素質不強[1]。同時，由于沒有系統化的管理培訓，使得一些管理系統操作人員沒有形成綜合管理技能。加上人員變動以及業務能力的缺失，導致教務管理系統存在銜接漏洞，使得教務管理工作效率下降。由于反復出現人員變動以及業務熟練過程，造成教務管理工作積極性受到影響，久而久之使得高校教務管理出現混亂現象。

（三）教務管理職能有待細化

當前大多數高校應用的教務管理是基于IE 內核開發應用的，從一定程度上起到節約成本、增強系統穩定性的要求，在技術不是十分成熟的時期此類系統具有一定優勢。隨著現代網絡技術不斷發展，此類開發系統已出現各類功能不夠細化的問題。教師、學生在使用不同瀏覽器進入相關功能頁面時，由于系統不兼容常常出現各類不必要的麻煩。另外，教務管理系統集成了高校各類教務信息，系統穩定性無法得到保證將會導致管理帶來各類錯漏現象，給管理人員帶來不便。

（四）教務管理系統自身的不足

高校應用的教務管理系統需要按照不同的權限執行分層操作，而這種權限分配往往是由系統開發部門設定的，學校在開發過程中可以根據需要提供定制化需求，但是在需要進行政策調整時如何開展對應的權限調整做到人機合一，在很大程度上需要重新開發。而對于系統開發部門來說，由于兼容性開發和數據接口、模塊化開發等原因，系統開發成本較高，普通高校承擔不起，而對于具有開發能力的高校來說，開發的系統可以實現自主調節，實現系統內部功能的完善，但對接市場的主流標準系統時，常常出現不兼容現象，造成系統間數據傳輸異常。另外，由于開發部門以及管理部門在系統開發溝通上的不全面，造成系統開發無法滿足現實需要，由于功能的簡化造成系統操作功能的缺失，應加大應用部門以及系統開發部門的需求溝通。

（五）系統數據管理局限

在大數據背景下，高校教務管理系統數據共享、信息互通是將來應用的主要發展方向。隨著現代信息技術的不斷完善，大數據發展使得對數據的深度發掘成為了可能，對教務信息的充分應用可以提升高校管理效率。但是在目前，教務管理系統的數據統計大多是基于人工開展的，而實際應用中，教務管理系統數據是高校重要的數據來源，具有大量的信息數據提供各職能部門使用，在未來的教務管理系統中如果增加基于大數據的分析系統，可以大大地減少管理人員工作量，同時減少大量人為數據的統計，使得數據更加真實有效，為高校教務管理提供真實有效并且高效的數據來源[2]。

二、高校教務管理工作的優化及保障性措施

（一）加強制度學習，優化管理流程

隨著現代高校不斷發展，學校相關的教務管理制度會不斷優化更新，對于教務管理人員而言，需要不斷學習，深入領會制度含義，發掘可優化的管理方式，對于教務管理系統與現行制度存在沖突的功能，需要提出改正意見，并提交管理部門作出詳細改進說明，同時與系統開發人員進行溝通，對修正的功能模塊進行調試，確認系統新功能正常，同時加強與不同權限使用者應用體驗交流，完善教務管理系統[3]。而對于無法快速實現修正的教務管理系統，需要從管理方式著手，作出適當調整。比如在日常管理中采取加強審批流程、細化職責、分級負責等措施，明確具體事務的具體責任人，保證在系統不完善階段，通過人為手段對教務管理系統進行完善。

（二）減少人員變動，完善激勵機制

在高校從事教務管理工作人員存在人員變動大的情況，為此需要高校教務處制定完善的激勵措施，促進員工工作積極性、崗位穩定性以及業績獎懲合理性。在現有機制保障下，很多管理人員缺乏工作激情和動力，導致教務管理工作出現混亂現象。需要教務管理部門制定合理的激勵機制激發管理人員的工作積極性，同時制定合理的培訓機制以及崗位責任制，同時征求崗位人員意見和建議，促進相關崗位人員穩定性，保證高校教務工作順利開展。

（三）完善管理流程，細化職責范圍

在高校教務管理系統中，大多將教務系統分成教學管理系統、考務系統、學生管理系統等主要的二級系統，從而實現各學院的分級管理。教務處實現對各二級管理的統籌，完善教學管理制度、辦公規范、系統維護等相關功能，二級學院對本學院的教務工作按照教務處規劃執行。在現代教務管理系統中，應進一步加強管理流程規范化，實現職責范圍進一步細化，使系統能夠更加全面細致地為教務工作提供幫助。

（四）創新教務管理，共享信息化服務

在高校管理過程中教務管理系統起到十分重要的作用，系統任何一個功能的改變都會對教務工作形成較大的影響。隨著網絡技術的進步，任何一個系統都不僅僅是一個獨立的個體，需要與不同平臺之間實現信息的互通，在實現基本教務管理功能的基礎同時，需要實現人機交互、信息互通、數據存儲等功能。同時應融合主流的辦公系統，開放數據端口形成彼此兼容。從而提升高校教務管理工作效率，提高管理質量。在現行教務管理系統中，可以進行優化，從如下方面實現信息化方面創新。

第一，在實際的教學管理中，針對課程編碼往往需要利用電子表格軟件實現，之后將編碼結果導入到教務管理系統，針對這種導入過程可以在系統中增加相應的功能，使系統自動生成編碼，簡化流程；第二，在各高校下屬院系開展二級管理過程中，各級工作往往需要通過教務處利用輔助通信系統進行通知，而各二級管理工作執行完成之后再利用通信系統告知教務處，如此缺乏系統的同步性。可以在系統中增加類似的發送任務代辦信息到指定的終端，同時接收后發送回執信息，從而提高系統信息的同步性；第三，在高校考試管理系統中，針對課程考試結果評價，可以通過數據交互的形式，將信息發送到對應學生指定的通信地址，同時可以實現與評閱者進行溝通。如此既實現了人機交互，同時實現了教學總結。

（五）數據分批存儲，智能信息提取

在高校教務管理中，在每學年產生的數據具有一定的共性，比如每個學年所開設的課程基本是一致的，對于這類統一數據可以通過屬性劃分，制定存儲形式進行分批處理，在每學年應用時按照屬性進行提取，從而實現教務管理系統存儲數據智能處理。通過對數據進行屬性劃分，既可以簡化管理流程，同時對于數據的提取具有極大的便利性。在進行數據整理的過程中，按照屬性特點對數據進行標記，利用數據管理軟件對數據進行導入，從而可以節省大量的數據整理以及校對的時間，提升了高校教務管理效率。

三、結語

在現代高校教務管理工作中，需要合理地利用教務管理系統并根據時代發展需求適時作出一定的優化和創新工作。在現代信息時代高速發展下，教務管理系統的更新速度十分快，系統開發人員只有結合現在高校的具體需求，同時把握教學改革任務，才能開發符合教務管理的管理系統。高校教務管理工作者應結合本校實際情況并適應不斷變化的教務管理系統，不斷推動高校教育事業的穩定發展。