基于精細化管理視角下的高校辦公室管理探究

文/南京工業職業技術學院（本科） 方彬

高校辦公室承載著學校各部門、各院系方方面面的事務，管理水平的高低，直接或間接影響著高校教學、科研、育人等活動成效，一定程度上影響著高等教育事業的發展質量。精細化管理作為一種科學的管理理念及文化，以常規管理為基礎，并將之引入更深的管理模式當中，在高校辦公室管理中的運用，是做好各項服務的關鍵支持，進而呈現出高效能的良好工作狀態，相關的課題研究備受關注。

一、精細化管理概述

精細化管理作為一種文化、一種理念，是社會分工細化的產物，更是現代管理的必然選擇，將常規管理引向深入的管理模式，以最大限度地減少資源成本投入，并實現更高質量的服務輸出。從本質意義上講，精細化管理是對戰略和目標分解細化并落實的過程，從而使之有效貫徹到各個工作環境，對提升整體執行能力作用顯著。時至今日，自科學管理之父泰勒提出精細化管理思想以來，其內涵建設愈加豐富，成為現代管理科學的重要構成，為實現企業全面、協調和可持續發展目標奠定了基礎。精細化作為一種精益求精的文化追求，講求專注地做好每一件事情，重細節、重過程、重基礎、重落實、重質量，亦是永無止境地追求過程。綜合來講，精細化管理就是把復雜的事情簡單化、簡單的事情流程化、流程的事情定量化、定量的事情信息化，通過環環相扣的細節操作，實現管理工作的全覆蓋。面對我國高速發展的高等教育事業，辦公室作為重要的服務支持部門，面臨著更加嚴峻的管理工作，對精細化管理的植入與運用，是實現工作價值最大化的關鍵。

二、高校辦公室管理現狀

高校辦公室作為學校管理工作的中樞部門，占據著承上啟下、協調左右的重要位置，擔負著保證學校各項工作高效運轉的重任，對推進高等教育發展作用顯著。然而隨著高等教育普及化、大眾化，高校辦學規模持續擴張，辦公室的工作牽涉面越來越廣，事務性工作構成相當龐雜，相應的工作節奏不斷加快，受多重因素影響，導致高校辦公室的工作效能不能充分發揮出來，管理實踐中出現了種種問題。目前來講，高校辦公室職能定位與社會需求仍存在一定的脫節現象，定位缺項，內部競爭氛圍不足，無法有效調動員工的工作積極性、主動性，繼而影響了服務輸出質量。同時“簡政重學”的呼聲下，高校辦公室崗位編制收緊，相較于愈加龐雜的工作內容，應付突發事務的能力薄弱，導致員工只能粗略分工，責任落實不到位，且崗位交叉問題嚴重，時常出現相互推諉的現象。另外，高校辦公室管理的人力資源配備結構不平衡，出現了很多青黃不接的問題，新進員工的經驗積累不足，無法適應崗位工作要求。

三、基于精細化視角下的高校辦公室管理策略

基于精細化視角下的高校辦公室管理，是實現高質量服務輸出的有效路徑，對上述問題的解決有著重要價值。作者基于以上總結，結合實際情況，從不同維度入手，針對性地提出高校辦公室精細化管理策略，以供參考和借鑒。

（一）打造特色文化。思想觀念是行為實踐的基礎，并融于高校辦公室管理文化體系當中，起到了潛移默化的影響作用。精細化管理作為一個精益求精的過程，傳導了新的理念和文化，同時作為一種方法，為高校辦公室管理發展提供了有效路徑。為此，基于精細化管理視角下的高校辦公室管理，應當重構內部文化體系，統一領導及廣大教職工的思想認識，轉變工作思維，將精細化作為重要的行為準則和價值取向，打造特色辦公文化，提高工作效能。例如，河南工程學院以崗位職責為切入點，建立并實施了“四個一”的工作思路，以校長辦公室為引領，發揮了重要的示范作用。具體來講，一個工作理念，要求努力成為忠實于理想信念、工作本身和業績效率的教育工作者；一個工作準則，即以“以人為本”為理念先導，大力推行精細化管理，實現服務優質化；一系列工作要求，依托扁平化的管理工作模式，以嚴謹負責的工作態度，恪守工作紀律；一種工作形象，包括熱情周到的服務形象、高效廉潔的辦事形象、合作奉獻的團隊形象和干凈整潔的環境形象。

（二）健全規章制度。古語有訓，不以規矩不能成方圓。任何時期的管理工作高效展開，都離不開健全規章制度的保障作用，是實現高校辦公室精細化管理的關鍵一環。在具體的踐行過程中，要形成完善的管理責任制，從小事做起，從細微處入手，打造人人管理、處處管理、事事管理的全新生態。具體而言，管理人員從精細化的視角切入，審慎當前階段的高校辦公室工作實際，找出其中薄弱環節，制定相應的標準化操作流程，形成制度化體系，并加強對落實情況的檢驗，永無止境地追求完善。在這樣的環境約束下，對高校辦公室工作進行層層分解和細化，建立明確的崗位責任制度，對其享有的權利和承擔的責任進行詳細說明，避免相互推諉，有效規避個別違規操作導致的辦公室管理失衡現象，全面提升工作效果。同時，科學導入市場競爭機制，構建一個可行的績效考核體系，并與員工薪酬、晉升、評優等切身利益相關聯，采取定性評價與定量考核、內外部協同參與的運行模式，客觀反映員工行為，激勵他們最大工作效能的釋放。

（三）優化辦公程序。高校辦公室管理以促進教育事業發展為核心，多個部門互動參與，形成了一種既獨立而又緊密聯系的共生態勢?；诰毣芾硪暯窍碌母咝＾k公室管理改造，應重視內部聯結，強調各科室和部門之間的協調合作，優化辦公程序，進而提高工作效率和質量。在具體的踐行過程中，高校辦公室要深刻領會領導層的決策意圖，結合內部管理制度，及時對相關任務進行分解，并落實到各部門或科室，全面參與執行動態監管，及時發現其中存在的問題，有的放矢地進行引導優化，充分發揮自身上傳下達的作用，避免各部門和科室因工作重心差異而造成的意見或行為分歧，提高內部凝聚力。同時，有效運用精細化管理辦法，對高校辦公程序化繁為簡，重構操作流程，為輔助領導層決策的高效落實，緊密圍繞決策制定的各環節，從調研、實施、綜合評價、信息反饋等多方面入手，細化權責分配。另外，逐步優化辦公室人文環境，最大限度地整合辦公室資源，形成“門常開、人常在”的良好工作狀態，增強師生服務體驗。

（四）加強動態監管?；谏鲜霏h節的部署與支持，對高校辦公室的動態監管，是實現精細化管理效能釋放的必備基礎。教職工作為高校辦公室精細化管理的主體，其在整個過程中的動態參與至關重要，要以活動為載體，以綜合評價、績效考核為杠桿，有效釋放他們的主觀能動性，并主動收集師生反饋意見，進行必要的數據統計分析之后，及時反饋給上級領導，更好地支持后續工作的整體部署。從另一個角度來講，動態監管工作的實施，亦起到一定的激勵和約束功能，反映了管理層對辦公室人員工作態度和執行效力的期望，為工作指明了前進方向。對此，高校可成立專門的紀律作風專項整頓工作領導小組，實現辦公室監管的常態化、動態化，及時發現其中存在的問題，并反饋給相關責任部門，引導和促進其管理升級，最終實現更高質量的服務輸出。同時，宏觀信息化時代背景下，現代科技的應用為高校辦公室精細化管理落實創造了利好環境，通過聯網管理，抓牢、抓細、抓嚴辦公室工作建設。

（五）提升人員素質。某種維度上講，高校辦公室管理的核心主題是人的管理，從業人員的綜合素質素養水平表現，直接影響了該項工作展開成效。尤其是面對愈加復雜的辦公室管理任務，對相關崗位員工的專業化建設勢在必行。精細化管理視角下，高校對辦公室崗位職責進行了明確，并細化了對職工的要求，依托相關考核結果反饋，優化工作隊伍結構，包括年齡結構、知識結構、職稱結構和學歷結構等，聚焦優質化服務，提升整體工作隊伍水平。對于普通辦公室職員而言，除了具備必要的理論知識儲備之外，還需積累豐富的實踐工作經驗，緊跟時代發展潮流，掌握一定的辦公自動化操作技能。為此，結合其實際工作表現，充分發揮高校育人主陣地作用，組織開展多樣化的崗位培訓活動，不斷充實他們的學識涵養，共享行業經驗，提升辦公人員的執行力水平。而對于辦公室管理層而言，需要時刻保持高度的工作責任意識，樹立高瞻遠矚的全局觀，善于彼此間溝通交互，充分利用精細化管理理論，釋放自我價值。

四、結語

總而言之，基于精細化管理視角下的高校辦公室管理發展勢在必行。其本身作為一項相對復雜的系統化工程，在實際組織過程中，應高度重視精細化管理文化的植入，依托健全的規章制度約束，細分崗位職責，優化辦公程序，促進各部門、科室之間的互動合作，并結合動態監管結果反饋，采取更多有效管理的優化措施，實現更高質量的服務輸出。