高校檔案數字化管理的現狀與對策

文/安徽農業大學檔案館 邱艷

高校檔案是高校在人才培養、教育教學、科學研究、社會服務、對外交流與合作、綜合管理等方面形成的歷史記錄，在高校建設與發展中占有舉足輕重的地位。在國家現代化治理體系與能力建設新時代，全面促進高校檔案工作的治理體系和治理能力現代化，一定程度上能夠反映高校治理體系和治理能力水平。高校的發展已從過去的側重于規模、數量等外在的發展向注重質量的內涵式發展轉變，高校理應轉變傳統的檔案管理理念，在信息化、數字化和網絡化發展過程中，加強檔案數字化管理工作，提升檔案的科學化、現代化水平，服務于高校治理體系和治理能力現代化。

一、高校檔案數字化管理的重要性

高校通過檔案管理數字化建設，能夠在數字媒介中存儲文字、圖紙和聲像等信息資料，在網絡技術與應用終端支持下，保證高校檔案信息資源得到高效利用與共享，將更加便捷的檔案信息服務提供給廣大用戶。高校檔案數字化屬于動態發展過程，借助信息技術對檔案資源進行獲取、處理、傳輸和應用，保證檔案管理效益最大化提升，有利于共享檔案資源。對此，高校要注重檔案信息資源的數字化轉變，充分考慮檔案實體保管與利用的要求，實現檔案信息數字化存儲，使高校檔案管理的數字化、規范化和網絡化水平得以提升。此外，傳統檔案管理模式已經無法適應高校的發展，人工管理檔案的模式已經疲于應付日益增多的檔案，這迫切要求高校加快檔案數字化建設步伐，這是提高檔案管理、查詢與利用等工作效率的必經途徑。

二、高校檔案數字化管理現狀

（一）復合型檔案管理人才缺乏。高校檔案管理數字化建設是一項科技含量極高的工程，但很多檔案管理人員不具備相應的專業技術，極大阻礙了高校檔案管理數字化進程。在高校檔案數字化建設過程中，對人才的要求越來越高，不僅要熟悉檔案業務，更應該掌握自動化和網絡化技術。然而現階段高校缺乏足夠的復合型人才，普遍現象是科班出身的專業人才很少，外行管檔案的很多；檔案工作人員新手較多，年齡偏大者較多，甚至有些檔案工作人員系兼職。由于檔案管理人員整體素質有待提升，很難適應高校檔案數字化發展腳步，因而無法保證數字化檔案管理工作的順利開展，不利于發揮檔案在高校建設與發展中的作用。

（二）數字資源共享程度不高。中國高校信息化迎來高速發展的契機，智慧校園、數字校園建設方興未艾。高校內部各管理部門紛紛采購各類系統軟件，建設起政務系統、教務系統、學生管理系統、財務系統、國有資產管理系統、檔案系統等各種數據庫。各類數據庫系統標準不一，相互不兼容，系統與平臺間存在數據壁壘，導致數據傳輸渠道不暢，信息之間難以互聯互通。檔案系統不能在線接收其他應用系統的數字信息，同樣，檔案數字信息不能為其他系統共享。這樣信息交流范圍與程度將受到限制，阻礙了高校檔案數字化建設順利進行。

（三）網絡安全性保障不足。高校打造數字化檔案管理平臺，能夠為檔案信息保存與傳輸創造有利條件。不過在高校檔案數字化管理過程中，網絡攻擊、網站篡改、信息竊取等仍然不斷威脅著學校網絡與信息安全，從而引起檔案信息可能出現泄漏的問題。高校檔案有著一定的保密性特點，而通過現代技術管理檔案，難免出現人為非法篡改數據信息的情況，這樣不能維護檔案的真實性與可靠性。因此在無法徹底解決安全隱患前，大部分高校很少投入資金與精力，不愿意進行檔案管理數字化建設，認為網絡安全問題將影響檔案的完整性與保密性，這樣一來，無法保證檔案管理工作效率與質量的提升。

（四）思想不重視，投入不到位。在高校檔案數字化建設過程中，需要持續增加資金投入，所需設備設施價格不菲，這對高校來說是一個不小的難題。很多高校領導對檔案的價值認識不到位，導致檔案管理工作長期處于邊緣化，無法發揮出珍貴檔案資料的應有作用。此外，由于高校的工作重心長時間放在教學與科研等方面，很多重要的檔案被閑置分散在不同的部門，檔案管理人員缺乏足夠重視，且少了必要的現代化設備，導致檔案數字化管理工作無從談起。

三、高校檔案數字化管理的對策

（一）加強檔案宣傳，提高重視與支持。為提高高校領導對檔案管理工作的關注度，在檔案數字化工作方面增加資金投入，應做到如下幾點：首先，檔案部門要做好檔案宣傳工作，增強各級領導的檔案意識，確保在檔案數字化工作重要性上有正確認識。高校要做到檔案工作發展與教學、科研等工作發展同步推進，統籌協調，與高校發展總體規劃結合起來。其次，檔案部門要主動作為，積極開發利用檔案信息資源，為學校中心工作服務，發揮檔案的經濟價值和社會價值，為檔案工作爭取更多財力、物力與人力的支持，為檔案管理數字化建設提供堅強有力的保障，推動檔案數字化建設順利進行。

（二）明確數字化檔案管理標準與制度。提升高校檔案管理工作的科學化與規范化水平，應該制定檔案數字化管理標準，為推動數字化檔案的規范化和標準化發展奠定良好基礎。高校要結合實際情況與檔案管理特點，不斷對檔案數字化管理流程進行優化，將各工作崗位制度明確下來，對檔案數字化工作中的標準與工序交接程序進行細化。要將檔案管理職責落實到個人，保證分工明確，責任到人，并結合紙質檔案類型、介質種類以及年代等情況，在工作流程、工作崗位和技術指標等方面作出適當調整與設置，由專人進行指導和開展質量檢查工作。對所有工序交接環節來說，應該將交接登記工作做到位，包括檔案出庫領用、預處理、數字化處理、質量檢查、裝卷歸還和數字檔案信息備份移交等，均應該做好交接登記手續。只有讓工作制度與管理辦法更加嚴格，將相應措施做到位，這樣檔案原件才更加安全，高校數字化檔案質量才能提升。

（三）重視數字化檔案安全管理。為了數字化檔案更加安全，必須選擇定期備份、信息加密以及訪問控制等技術措施。在數字化檔案備份的過程中，要在不同存儲介質中備份至少兩份完全相同的文件。高校在應用數字化檔案管理系統過程中，應該結合相關技術標準開展建設工作，同時配置由國家有關部門認證的防火墻與殺毒軟件。由于數字化檔案密級不一樣，要在不同的網絡中使用，針對保密要求高的數字化檔案，要在與外網隔斷的專網內使用，各份數字化檔案應結合保密級別設置不同密級標識，并做好技術認證與授權訪問工作，并在數字化檔案信息下載中加強控制。若是數字化檔案安全開放，應該與校園網連接，讓高校檔案信息資源開發與利用獲得良好條件。在使用檔案數字化過程中，應該打造實名注冊制度，應用查詢管理系統，保證高校檔案管理工作有據可查，能夠追根溯源。

（四）實現檔案資源共建共享。當前高校信息化建設取得一定成果，開放的辦公自動化系統能夠在網絡中發布教學管理通知、文件以及規章制度等，確保高校師生能夠借助網絡查詢的方式掌握相關教學信息，轉變以往依賴于電話通知、張貼布告以及收發文件等傳統管理模式。高校應該統籌全校信息化建設，將各個部門的信息化工程納入一盤棋，打破檔案管理系統與辦公自動化系統、教學管理系統等各類系統的數據壁壘，實現各類數據信息在線電子歸檔。此外，高校檔案部門要加快館藏檔案數字化掃描工作，提供電子檔案全文存儲和檢索服務，實現電子檔案信息在線共享。在數字化技術的支持下，高校檔案才能真正實現共享，便于全校師生利用，避免出現檔案閑置的情況，為高校教育教學活動的順利開展打牢基礎。

（五）加強檔案管理人才建設。在高校檔案數字化管理過程中，人員素質與能力將是重要影響因素。檔案管理人員應該提高綜合能力，才能為高校檔案數字化建設奠定良好基礎，因此需要盡快掌握現代化數字技術，能夠利用計算機開展檔案數字現代化管理與應用工作。針對這種情況，一方面，高校要運用多種方式做好在職檔案管理人員繼續教育工作，加強檔案信息化知識的培訓，讓其知識結構與業務水平能夠滿足高校檔案數字化建設與發展需要；另一方面，要吸收更多優秀的計算機科學與技術、網絡工程、數字媒體技術等專業的學子加入檔案隊伍，充實檔案數字化管理工作人才庫，充分發揮各自專業優勢，聚成合力，為高校檔案工作提供可靠的人才保障，保證高校檔案管理數字化建設穩步、順利推進。當然，檔案管理人員要意識到學習的重要性，要跟上新時期檔案管理工作發展步伐，主動掌握數字化操作技術，才能更好地勝任崗位工作，保證高校檔案數字化管理水平實現提升。

四、結語

總之，高校檔案管理工作正逐步實現數字化，但由于很多高校起步較晚，滯后于當前教育信息化的整體趨勢。由于檔案具備較大的參考價值，能夠為高校教育、管理及科研等活動的開展提供可靠依據，因此，加強高校檔案管理工作顯得尤為關鍵。針對高校的實際情況，應該加快檔案數字化管理工作，切實增強檔案管理工作人員創新意識，讓他們掌握更多專業技能，提高網絡安全意識。這樣才能為數字化檔案管理平臺建設創造有利條件，助力教育服務供給模式升級和教育治理水平提升。