基于辦公室文書檔案收集與管理途徑的探究

文/新疆阿勒泰地區(qū)布爾津縣退役軍人服務(wù)中心 沙吾列·霍善

辦公室文書檔案保存的資料包括行政管理、黨政管理等相關(guān)資料，對(duì)行政單位的整體信息進(jìn)行收集和管理，實(shí)現(xiàn)對(duì)各項(xiàng)管理工作的全面清晰記錄，部門內(nèi)部成員積極溝通、努力協(xié)調(diào)，才能提升辦公室文書檔案收集與管理的工作效率，以推動(dòng)行政部門的長(zhǎng)期穩(wěn)定發(fā)展。

一、辦公室檔案工作的特點(diǎn)

（一）整體性。文書檔案工作涉及方面眾多，是對(duì)單位的各項(xiàng)行政管理、科技、設(shè)備、賬單、合同等詳細(xì)又整體性的記錄，反映的內(nèi)容要真實(shí)準(zhǔn)確。對(duì)文書檔案的保存方式也有很多，例如紙質(zhì)文件、錄像、照片、音頻、電子文書等等，這要求管理人員要對(duì)各項(xiàng)文書內(nèi)容有整體性的規(guī)劃和管理，使得文書檔案種類繁多但歸類有序。

（二）保密性。由于文書檔案匯集了企業(yè)或單位的重要資料，這些資料存在保密性。例如，一些檔案中存放了公司的重要合同，或者重要儀器的管理名冊(cè)，涉及企業(yè)發(fā)展的機(jī)密等內(nèi)容，則需要保證文件的安全性和保密性。又如，一些醫(yī)院的相關(guān)檔案，種類繁多，需要記錄得全面而清晰，常常涉及患者的隱私，檔案管理工作更加需要保密性。

二、辦公室文書檔案管理工作的意義

（一）有助于各部門工作的順利開展。辦公室文書檔案承擔(dān)著對(duì)公司各項(xiàng)文件、人事管理資料的匯總和歸類的重要職能。如果單位需要人事調(diào)動(dòng)或計(jì)劃安排，檔案管理人員都可以根據(jù)檔案中保存的資料給單位提出較為合理的協(xié)調(diào)意見(jiàn)。有利于單位各部門的通力合作與協(xié)調(diào)發(fā)展，保證工作的有序進(jìn)行，對(duì)提高單位工作的效率發(fā)揮著重要作用。

（二）記錄企業(yè)的發(fā)展歷程。文書檔案對(duì)辦公室的各項(xiàng)發(fā)展資料進(jìn)行分類匯總，對(duì)企業(yè)的發(fā)展歷程起到了總結(jié)的作用。企業(yè)管理者通過(guò)回顧企業(yè)的發(fā)展記錄，可以更加明晰企業(yè)各項(xiàng)指標(biāo)發(fā)展的過(guò)程，有助于企業(yè)管理者分析企業(yè)的發(fā)展趨勢(shì)，對(duì)制定企業(yè)的長(zhǎng)遠(yuǎn)規(guī)劃有十分重要的借鑒意義。同時(shí)企業(yè)工作者在遇到問(wèn)題時(shí)，倘若在之前的管理過(guò)程中遇到過(guò)類似的問(wèn)題，工作者可以查閱相關(guān)檔案，提出更有針對(duì)性的管理意見(jiàn)。

（三）有利于管理者及時(shí)了解企業(yè)運(yùn)行的狀況。因?yàn)槲臅鴻n案管理工作及時(shí)、詳細(xì)、全面地記錄了企業(yè)的發(fā)展過(guò)程，能夠?yàn)槠髽I(yè)管理者了解企業(yè)的實(shí)時(shí)運(yùn)行情況提供具體的數(shù)據(jù)和相關(guān)文件，為企業(yè)的重要計(jì)劃和決定提供重要參考依據(jù)，以確保企業(yè)的決策更加合理，更有針對(duì)性，更符合企業(yè)發(fā)展的需要，在一定程度上提高了企業(yè)的工作效率。

三、當(dāng)前辦公室文書檔案收集與管理的問(wèn)題

（一）對(duì)文書檔案管理工作的重視程度不夠。部分企業(yè)的管理者對(duì)文書檔案管理工作的重視程度不夠，導(dǎo)致檔案沒(méi)有發(fā)揮應(yīng)有的價(jià)值和作用。不少企業(yè)對(duì)辦公室文書檔案管理工作投入的資金和人力資源遠(yuǎn)遠(yuǎn)落后于企業(yè)發(fā)展的需要，導(dǎo)致很多信息沒(méi)有被合理運(yùn)用。在信息技術(shù)高速發(fā)展的今天，企業(yè)之間的競(jìng)爭(zhēng)也是合理利用信息的競(jìng)爭(zhēng)。公司管理層沒(méi)有給予檔案管理工作足夠的重視，底層的工作人員難以將檔案信息的價(jià)值發(fā)揮出來(lái)。很多企業(yè)文書管理工作只是重視單位的紅頭文件，而對(duì)一般的文件缺乏系統(tǒng)管理的意識(shí)，這導(dǎo)致文檔管理的效率很低，質(zhì)量不高。很多文件資料時(shí)間上不連貫，文件缺頁(yè)，給資料的查閱和管理帶來(lái)很大的麻煩。

（二）對(duì)文書檔案管理缺乏整體性的規(guī)劃。電子存檔系統(tǒng)是文書檔案管理的重要手段，該系統(tǒng)能夠促進(jìn)檔案管理規(guī)范準(zhǔn)確，但是缺少對(duì)檔案的歸納和整合，導(dǎo)致信息繁雜而混亂。缺乏合理整合的信息就像各種米混在同一個(gè)米缸中，很全面但是信息難以被準(zhǔn)確找到并合理運(yùn)用。這對(duì)管理工作形成了阻礙，降低了管理的工作效率，也容易在信息管理中發(fā)生錯(cuò)誤或遺漏的現(xiàn)象。

（三）歸檔制度不夠完善。原則上說(shuō)，辦公室文書檔案應(yīng)該及時(shí)收集歸納到單位的檔案室中，但是由于諸多方面的原因?qū)е聶n案不能及時(shí)收集到檔案室。例如，有的企業(yè)能夠創(chuàng)設(shè)的檔案室面積有限，難以騰出足夠的空間來(lái)收集文書資料；有的則是企業(yè)員工面對(duì)較為繁瑣的文書歸檔工作而產(chǎn)生了懈怠的心理，導(dǎo)致工作十分松散，又不具有系統(tǒng)性。這些現(xiàn)象歸根到底是企業(yè)管理文書檔案的制度出現(xiàn)了問(wèn)題，在企業(yè)不斷發(fā)展時(shí)，沒(méi)有為檔案室預(yù)留出足夠的空間；人員的安排方面，分工不夠具體明確。這種缺乏制度保障的管理，一旦在發(fā)生問(wèn)題時(shí)，常常會(huì)相互推諉，重要的資料也有可能遺失或缺漏。

（四）檔案管理人員的業(yè)務(wù)水平參差不齊。管理人員的業(yè)務(wù)水平直接影響到辦公室文書檔案管理的工作效果。不同認(rèn)知水平的工作人員對(duì)管理方式的選擇不同，倘若沒(méi)有選擇較為科學(xué)合理的管理方式，則會(huì)導(dǎo)致本就較為瑣碎的歸檔工作變得更加復(fù)雜，增加工作時(shí)間，還不一定有良好的效果。管理人員的業(yè)務(wù)水平不同還有可能導(dǎo)致不同的管理者采用不同的標(biāo)準(zhǔn)體系管理文檔，這會(huì)導(dǎo)致各式各樣的文書資料變得混亂不堪，失去了歸檔整理的意義，無(wú)法發(fā)揮文書資料應(yīng)有的價(jià)值。

（五）文書檔案收集的資料不全面。企業(yè)在進(jìn)行辦公室文書檔案收集工作時(shí)，常常會(huì)出現(xiàn)文件資料收集不全面的現(xiàn)象。文書檔案本應(yīng)當(dāng)是公司合同、人事調(diào)動(dòng)、設(shè)備儀器等多方面詳細(xì)準(zhǔn)確記錄的載體，能夠體現(xiàn)出企業(yè)各個(gè)部門的詳細(xì)運(yùn)行和發(fā)展情況。但是由于文書收集的不全面導(dǎo)致檔案的歸類零散，不成體系，難以真正提高企業(yè)的工作效率。

四、辦公室文書檔案收集與管理策略

（一）提升辦公室文書檔案管理人員的工作意識(shí)。企業(yè)的高層領(lǐng)導(dǎo)者要加強(qiáng)對(duì)文書檔案歸納整理工作的重視程度，在企業(yè)內(nèi)部加強(qiáng)宣傳，提升員工的工作意識(shí)。通過(guò)積極的宣傳，使得企業(yè)員工對(duì)檔案管理的意義有更加深刻的認(rèn)識(shí)，了解檔案管理的工作性質(zhì)，檔案管理人員的工作更加科學(xué)，非檔案管理人員使用文書資料時(shí)更加規(guī)范，盡量不給相關(guān)工作者添麻煩。適當(dāng)?shù)男麄髯屍髽I(yè)的其他員工了解檔案管理工作的重要性，進(jìn)一步提升檔案管理人員的工作積極性。

（二）建立檔案管理網(wǎng)絡(luò)體系。檔案管理工作需要對(duì)相關(guān)文件及時(shí)記錄、整理，將文書資料納入需要?dú)w檔的范圍內(nèi)，之后還需要定期對(duì)文書資料進(jìn)行核對(duì)，保證檔案內(nèi)容的完整性，將立卷的初始工作與文書處理的結(jié)束工作結(jié)合在一起，為日后開展檔案管理工作打下堅(jiān)實(shí)基礎(chǔ)。在檔案管理人員中建立樹形結(jié)構(gòu)網(wǎng)絡(luò)體系，有層級(jí)的科學(xué)管理，對(duì)每一項(xiàng)檔案管理工作分配到人，精準(zhǔn)分工。同時(shí)加強(qiáng)檔案管理工作者之間的溝通，當(dāng)遇到問(wèn)題時(shí)可以及時(shí)聯(lián)系，人員之間清楚了解互相的工作內(nèi)容，當(dāng)需要協(xié)調(diào)合作時(shí)，可以準(zhǔn)確找到相關(guān)工作負(fù)責(zé)人，事半功倍。

（三）加強(qiáng)檔案管理工作隊(duì)伍的人才建設(shè)。當(dāng)前辦公室文書檔案管理人員的綜合素質(zhì)普遍偏低，企業(yè)應(yīng)加強(qiáng)檔案管理人員的技術(shù)培訓(xùn)。首先，在人才引進(jìn)上，企業(yè)應(yīng)加大投入力度，適當(dāng)提升相關(guān)人員的招聘條件，同時(shí)增加檔案管理工作者的資薪待遇，以吸引更多優(yōu)質(zhì)的專業(yè)性人才。其次，企業(yè)應(yīng)加強(qiáng)在職人員的技術(shù)培訓(xùn)。企業(yè)可以派出部分員工，到檔案管理優(yōu)秀的單位進(jìn)行學(xué)習(xí)，選擇適合本單位檔案管理工作的方法進(jìn)行學(xué)習(xí)。隨著社會(huì)的發(fā)展，對(duì)檔案管理工作者也有了更高的要求，請(qǐng)相關(guān)培訓(xùn)人員對(duì)在職員工定期培訓(xùn)，保證辦公室文書檔案管理人員的技術(shù)水平滿足企業(yè)發(fā)展的需要。最后，企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)者應(yīng)該構(gòu)建辦公室文書檔案管理的考核指標(biāo)，指標(biāo)包含的方面盡可能全面，對(duì)相關(guān)檔案管理工作者進(jìn)行定期和不定期的考核，使得員工不易產(chǎn)生懈怠心理，保持較為良好的工作效率。同時(shí)，將員工的工作用績(jī)點(diǎn)進(jìn)行統(tǒng)計(jì)，將工作效果與員工的薪水相掛鉤，提升員工的工作積極性。

（四）創(chuàng)新辦公室文書檔案收集與管理的工作模式。傳統(tǒng)的文書檔案管理工作方法已經(jīng)不適合當(dāng)前大部分企業(yè)發(fā)展的需要，很多檔案收集工作被動(dòng)，存在很多遺漏的現(xiàn)象。企業(yè)管理人員應(yīng)對(duì)當(dāng)前檔案管理工作體系進(jìn)行改革創(chuàng)新。加強(qiáng)檔案管理人員與各個(gè)部門之間的聯(lián)系，以便及時(shí)收集和整理需要?dú)w檔的文書資料。同時(shí)，對(duì)以往的檔案資料進(jìn)行核查，找到缺失和遺漏的標(biāo)記出來(lái)，盡可能彌補(bǔ)。定期對(duì)檔案管理工作進(jìn)行盤點(diǎn)，找出工作存在的漏洞，實(shí)時(shí)更新工作方案。辦公室文書檔案管理人員應(yīng)將現(xiàn)代信息技術(shù)與檔案管理工作相結(jié)合，利用計(jì)算機(jī)確保信息收集的完整性和準(zhǔn)確性，從而增加檔案管理工作的效率。

五、結(jié)語(yǔ)

由于受到傳統(tǒng)辦公文書檔案管理工作的限制，當(dāng)前的檔案收集與管理工作呈現(xiàn)出許多與企業(yè)發(fā)展不適應(yīng)的地方。例如，企業(yè)對(duì)檔案管理工作的重視程度不高，檔案管理員自身的業(yè)務(wù)水平有待提升，文書檔案的資料不夠全面等等，對(duì)有效開展辦公室文書管理工作造成了一些阻礙。企業(yè)檔案管理領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)該及時(shí)反思工作中出現(xiàn)的問(wèn)題，在思想上、行動(dòng)上、制度上都要加強(qiáng)和完善，確保檔案的收集和管理能夠真正為企業(yè)的發(fā)展發(fā)揮應(yīng)有的價(jià)值。