大數據背景下車輛檔案管理的新思考

文/大同市公安局交通警察支隊 郭偉劍

一、違章類的車輛電子檔案

車輛違章是對于駕駛員考核的重要標準之一。交警部門對駕駛員的考核可以通過車輛及駕駛員的相關違章情況建立檔案。讓駕駛員對于違章有一定的恐懼和擔憂，進而改善違規行為，規范交通秩序。對于違章類型的記錄也需要做出一定的細分操作。事故的分類為大型、中型、小型。針對違章程度的不同設立不同目標欄，除了違章程度也可以根據違章內容分類。將駕駛員的違章情況詳細清楚記錄在案，對駕駛員進行一定敦促。通過制度和管理規范駕駛員的行為，能避免大型交通事故，提高交通運行的安全性。記錄違章類檔案還需要注意將違章詳情、違章發生的日期地點、原因和處理結果予以說明。在搜索和整理檔案時，能夠對于司機的違章記錄和業績考核一目了然。車輛管理的責任要落實到具體的管理人員身上。這些相關人員要履行好自己的職責，將統計的數據整合分析，適時整理成為報告形式公開。同時要明確駕駛員具體的違章情況，對駕駛員的駕駛能力和水平實施相關的獎懲制度。激勵后進鼓勵先進。通過大數據的分析得到駕駛員在一定時間維度內的違章情況，了解駕駛員的心理狀況。給員工關懷，改善其工作狀態和工作態度。要注意對于違章類的檔案記錄主要目的不在于懲罰和批評違規駕駛，而是對駕駛員實施一定的鞭策。提高駕駛水平和工作能力，最終保障駕駛的安全性，也可減少車輛的維修成本。

近年來，車輛的檔案管理水平有了很大的提升，但是依然存在不少缺陷。應該加強管理，嚴格規范信息收集整理的工作流程，嚴肅處理查封各種形式的非法留存、非法檔案管理等行為，實現檔案管理的規范和透明。

二、車管所管理車輛電子檔案

主要偏重于車管所為中心的車輛文件類檔案管理。主要內容是車輛的綜合性能檢測、技術等級評價內容、車輛變更記錄、車輛安全管理規章制度、車輛安全管理檢查工作，車輛安全生產教育宣傳、上下級文件等。

建立文件的主要目的是對車輛的運行和管理工作起到一定的指導作用。車管所能夠在政策之下對現行車輛的管理進行一定的傾斜和管理能力的提升。同時，這些文件可以用作研究，用大數據建立相關的文件檔案有利于形成相關的知識數據庫。通過Excel的篩選功能，查找關鍵詞能夠迅速調出文件。查找文件的便捷性是運用大數據管理車輛文件類電子檔案的關鍵目的。相比較于以往的文件儲存管理方式，在這種模式之下對于管理數據有著更大的效率。不用再逐個文件翻找，而是在電腦中錄入關鍵詞便可得到相關信息，提升了管理效率。

在提升管理水平的同時，車管所的車輛檔案管理最重要的目的在于開發和利用檔案信息資源，創新檔案的管理模式。最終要服務于經濟建設。對運營車輛進行檔案管理是推動交通管理行業現代化的必經之路。利用Excel表格建立數據庫，建立公正公開的檔案管理平臺，通過網絡技術，檔案管理人員在網絡上積極收集信息組織數據，上下級網絡實現互聯互通，增強上下級部門管理的工作效率。除了便利管理人員管理和上下級聯通之外，駕駛員也可以登陸網站查詢與自己相關的檔案。對駕駛行為有一定了解，尤其是自己的違章行為進行改正。

目前車管所管理中，明顯存在檔案數據庫建設不完善、信息收集不完整的現象。應該向著檔案信息數字化、車輛檔案服務網絡化、車輛檔案信息管理法制化的方向推動檔案管理發展。在各個部門的相互配合之下，實現檔案管理的優化，展示大數據覆蓋面廣、效率高、內容豐富的特點。

公開的網絡檔案管理平臺在文件的管理上可以面向公眾開放。廣大駕駛員可以在平臺上學習到相關的駕駛政策和駕駛知識。提高駕駛水平，提高駕駛的安全性和穩定性。

三、使用類的車輛電子檔案

對于車輛的檔案管理，需要借助一定的軟件才能完成數據內容的分析，提高工作效率。一般而言，簡易的可借助Excel表格工具，復雜的要借助專門的軟件進行分析。

車輛的使用功能是車輛對人們最重要的功能意義。針對一定范圍內車輛的使用情況建立檔案有利于規范車輛的使用。提高車輛的使用效率和使用安全性。現在各單位對于車輛使用的管理方式主要以人工記錄為主。通過記錄簿將車輛的使用情況記錄在冊。建立時間軸，在時間軸的基礎上記錄每天出車的情況。對于特殊情況加以備注和附錄說明，但是這樣的檔案使用效率低，難以對具體的使用時間點和使用情況進行快速的查詢。也難以整合數據，將車輛的使用頻率，月均差、出車時間計算出來，對車輛使用管理和考核效率低下。

如果利用大數據，將手寫記錄改為利用Excel表格整合數據進行統計，及時錄入各種數據，如車輛的基本信息、出入時間、加油頻率、投保信息、貸款情況等等。以更長的時間軸為基礎建立數據庫，這樣以年、月、日為單位的車輛使用情況都可以清晰記錄，同時也可以運用計算機的功能建立函數模型，計算相關均數，明確掌握駕駛員工作狀態和駕駛時的工作效率。利用表格收集數據，利用計算系統統計數據，一定時間內車輛的使用頻率、月均差、出車時間計算速度能夠得到極大的提升。對于車輛使用的管理和考核效率也會得到相應的提升。

在對任何數據進行分析時，都很難從短時期的數據中得到針對某一問題的相關結論和說明。當以更長的時間跨度如周、月、年為單位進行電子數據匯總時，能夠實現對車輛和駕駛員的直接考核。例如在用油量的數據上，日積月累的數據能夠將各自的時間路程生成比對表，直觀給出駕駛員業務能力的評價結果，進而增加員工的自律性和工作積極性。

同時在使用類檔案中可以通過表格排查時間沖突，安排更合理路線的出車目的地。提高車輛的使用率，優化車輛的使用過程。

除此之外，還可以建立人員檔案、駕駛員技術檔案、行車證、司機的駕駛特點違章記錄等，都使用Excel表格記錄在案。通過大數據能夠得到對駕駛員的評估，也能夠細化出車過程。對于駕駛員的個人信息掌握合理分配任務，有利于讓駕駛員受到人文關懷，提高工作熱情和對單位的歸屬感。

在Excel表格記錄之余，可以建立共享檔案數據庫，在系統內部形成有效的聯動作用。形成“車檔合一”的機制體制。充分發揮車輛檔案在運營期間的作用。在線上檔案庫可以明確各個車輛的使用情況，方便管理，也可以提高調用效率。

四、健康類的車輛電子檔案

健康類檔案主要指對于車輛定期管理和事故維修的管理。對車輛健康情況的掌握是保證車輛最大化正常運行的關鍵。過去對于車輛的健康管理常常基于保養和維修的發票憑證，其余皆無書面標準。因此在后期對于車輛健康的管理缺少相關的數據統計，難以有效查找信息，無論是對于費用報銷還是車輛的狀態掌控，都有很多不方便之處。

在Excel中建立健康檔案，可以掌握汽車的維修信息，也可以實現較長時間內的數據整合。提高駕駛員使用車輛的安全性，對于車輛運行和行駛中有可能出現的安全問題，防患于未然。

這里需要提到的是，對于車輛健康檔案的建立，需要包括車輛的車牌號、送修日期、送修里程、維修地點、維修方信息等數據，一一記錄在案。維修出現問題時便于相關人員對維修企業追責。除此之外，對于故障的描述，維修項目的紀錄，更換的配件名稱數量以及維修保養金額都需要進行詳細的記錄。將這些數據有條不紊地歸納在Excel表格之中，有利于后期的報銷程序，事業單位的賬目管理。同時在維護車輛的健康方面有利于直接比對每一臺車輛具體時間內的健康問題，為后續的使用提供更多的便利。哪怕維修出現后續的問題和故障，也能夠通過記錄在案的維修信息及時翻修或者對維修公司追責。歸根結底，是通過大數據的檔案對車輛的健康建立了更完善的保障機制。

采集真實可靠的數據，進行一車一檔案的使用健康情況管理，有效實現了維修數據的聯結。除了更直觀掌握車輛的健康情況之外，也能夠對駕駛員的維修經驗進行評估分析。了解維修市場價值變化和車輛維修狀況，能避免以維修為由從中貪污牟利的情況出現。

對于車輛的健康情況掌握依然可以通過打造網絡平臺實現。駕駛者要在每次檢修之后，在平臺上更新車輛的實時健康狀態，營造良好的車輛檔案管理環境，提高駕駛者對車輛的管理和養護，提高自律意識和責任意識。維持車輛的健康狀態不僅僅是對駕駛員自身的安全負責，同時也是對他人生命安全的一種責任。因此作為駕駛者，及時查看自己車輛的運營狀態，將狀態錄入檔案十分重要。與此同時，平臺除了收集信息之外，也可以發布相關的安全知識信息，建立有關知識庫，為駕駛者提供參考。

五、結語

在大數據時代，通過大數據技術進行管理，提高工作和管理效率，同時增強對駕駛的保障。借助大數據建立使用類、健康類、違章類和文件類車輛檔案，同時加以一定創新化的思想，是提升車輛檔案管理水平的重中之重。大數據能夠使信息可視化，用信息化技術管理信息、分析信息，最后得到更科學的結論去指導工作的運行，才是實現檔案管理可持續化，以及在管理模式理念創新中與時俱進的必經之路。