城市建設(shè)檔案管理現(xiàn)狀與規(guī)范化措施

文/福建省邵武市城市建設(shè)檔案館 葉惠

在我國當(dāng)前社會(huì)經(jīng)濟(jì)發(fā)展進(jìn)程中，隨著城市化進(jìn)程的不斷加快，城建檔案已經(jīng)成為城市發(fā)展和變遷的證據(jù)，對(duì)未來城市建設(shè)有著參考作用。要求管理部門加強(qiáng)對(duì)城建檔案管理工作的重視，從實(shí)際管理工作出發(fā)，提升檔案在收集歸納、存儲(chǔ)、利用方面的標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化水平，發(fā)揮信息技術(shù)與大數(shù)據(jù)技術(shù)的優(yōu)勢(shì)，提高城建檔案管理效率。

一、城市建設(shè)檔案包含的內(nèi)容

根據(jù)《城市建設(shè)檔案管理規(guī)定》的內(nèi)容，城市建設(shè)檔案是指在城市規(guī)劃、城市建設(shè)以及城市管理活動(dòng)中形成的對(duì)國家與社會(huì)具有保存價(jià)值的文件材料。城建檔案來源廣、種類多，且有持續(xù)性和發(fā)展性的特點(diǎn)，現(xiàn)代化城市建設(shè)檔案管理工作中，城建檔案已成為記錄城市發(fā)展歷程的專用檔案，人們應(yīng)迎合時(shí)代發(fā)展潮流，充分利用信息技術(shù)和大數(shù)據(jù)技術(shù)規(guī)范管理檔案，使檔案發(fā)揮出更大價(jià)值。城建檔案主要包含城市規(guī)劃、城市建設(shè)管理、城市勘測、市政工程、交通運(yùn)輸、公共設(shè)施、工業(yè)建筑、民用建筑、環(huán)境保護(hù)、人防工程、名勝古跡園林綠化以及地下管線布設(shè)等方面內(nèi)容。

二、加強(qiáng)對(duì)城市建設(shè)檔案規(guī)范化管理的必要性

探究城建檔案規(guī)范化管理的必要性，主要體現(xiàn)為以下幾點(diǎn)：1.城建檔案規(guī)范化管理有利于個(gè)人和企業(yè)查詢相關(guān)信息。檔案是一種服務(wù)窗口，其價(jià)值主要體現(xiàn)在為個(gè)人和企業(yè)提供資源。城建檔案規(guī)范化管理能夠?qū)@些歷史資料分類管理，使其保存完好，在檔案借閱過程中根據(jù)一定的標(biāo)準(zhǔn)執(zhí)行檔案借閱流程，以便個(gè)人和企業(yè)查找資料。2.有利于提高城建檔案管理水平。無論是哪個(gè)行業(yè)，規(guī)范化管理都能夠保證工作順利進(jìn)行，在提高工作效率的同時(shí)提升工作水平。由于城建檔案類別較多，加強(qiáng)對(duì)城建檔案的規(guī)范化管理是城市發(fā)展進(jìn)程的重要工作內(nèi)容，對(duì)提升檔案管理水平意義重大。3.有利于為城市發(fā)展建設(shè)提供信息參考依據(jù)。城市建設(shè)檔案是一個(gè)城市發(fā)展的見證，從側(cè)面可以反映出這個(gè)城市的歷史風(fēng)貌，展現(xiàn)發(fā)展脈絡(luò)。所以保證檔案內(nèi)容的完善和準(zhǔn)確至關(guān)重要，在城市長遠(yuǎn)規(guī)劃中應(yīng)以城建檔案作為參考依據(jù)，在檔案信息中提取并歸納一些有用的資源，供管理者和決策者進(jìn)行參考和分析。4.有利于保證城建檔案的可靠性。無論是借閱檔案還是查詢檔案，檔案在使用的過程中有可能出現(xiàn)折舊或磨損，有的紙質(zhì)檔案年代久遠(yuǎn)，檔案在借閱的同時(shí)也會(huì)出現(xiàn)消耗。因此，有必要加強(qiáng)對(duì)城建檔案的規(guī)范化管理，通過規(guī)范流程保護(hù)資料，嚴(yán)禁密級(jí)檔案信息內(nèi)容泄密，保證檔案的安全性。

三、城市建設(shè)檔案管理現(xiàn)狀分析

（一）檔案管理任務(wù)重，人員安排不足。城市建設(shè)檔案內(nèi)容繁雜，涉及面廣，檔案管理任務(wù)重，但從事城建檔案管理的人員較少。工程項(xiàng)目從施工到竣工的全過程需要城建檔案管理部門參與其中，但城市建設(shè)工程的工期不長，所需檔案數(shù)量大且種類雜，參與單位比較多，檔案管理信息化水平不足，不同人員的檔案管理能力差異明顯，導(dǎo)致工程項(xiàng)目驗(yàn)收遲緩，費(fèi)時(shí)費(fèi)力。各方人員沒有正確意識(shí)到城建檔案管理工作的重要性，只重視城市建設(shè)的進(jìn)度，忽視檔案管理工作，導(dǎo)致檔案資料體系建設(shè)受到阻礙。

（二）城市建設(shè)檔案管理的信息化程度不足。很多城市重視發(fā)展建設(shè)，卻忽視了城建檔案的信息化建設(shè)，在硬件方面投入較少。信息化背景下的城建檔案管理要求信息資源實(shí)時(shí)共享和信息高速傳遞，但目前檔案管理缺乏相應(yīng)的硬件配套設(shè)施，部分地區(qū)依然是依靠人力收集檔案。此外，檔案管理者缺乏全面的專業(yè)知識(shí)積累，自身素質(zhì)不足，無法達(dá)到城建檔案的規(guī)范化管理工作需求。由于城市管理者缺乏對(duì)城建檔案管理工作的認(rèn)識(shí)，對(duì)該項(xiàng)工作沒有展開系統(tǒng)化管理，導(dǎo)致檔案管理時(shí)無法對(duì)城市建設(shè)中產(chǎn)生的問題及時(shí)處理。

（三）相關(guān)法律法規(guī)不夠完善。與城建檔案管理有關(guān)的法律法規(guī)不夠完善。隨著社會(huì)的發(fā)展和進(jìn)步，近年來，我國城市建設(shè)的步伐逐漸加快，城市建設(shè)規(guī)模也在擴(kuò)大，這就導(dǎo)致城市建設(shè)產(chǎn)生的信息資源在短期時(shí)間內(nèi)增加，城建檔案管理工作量和工作難度也在加大?，F(xiàn)存的城建檔案管理法律法規(guī)已無法滿足需求，法律法規(guī)建設(shè)不完善，管理人員在工作中缺乏參考依據(jù)，使檔案無法達(dá)到規(guī)范化管理程度。

四、城市建設(shè)檔案管理的規(guī)范化措施

（一）規(guī)范檔案資源收集與處理。首先，實(shí)現(xiàn)城建檔案收集的規(guī)范化。明確資源收集對(duì)象和結(jié)構(gòu)層次，科學(xué)制定工作目標(biāo)，按照一定階段去達(dá)成目標(biāo)。根據(jù)城建檔案的分類情況，對(duì)缺少的內(nèi)容及時(shí)補(bǔ)充。分析檔案分布情況，保證檔案收集的完整性。其次，采取多樣化城建檔案收集方法。依靠信息化平臺(tái)展開檔案收集工作，重視特種載體的城建檔案資源的分類，提高管理效率，為今后檔案資源的使用提供保障。再次，實(shí)現(xiàn)城建檔案處理的規(guī)范化。對(duì)城建檔案內(nèi)容科學(xué)分類，保證檔案數(shù)量和質(zhì)量，對(duì)檔案收集和處理流程加以規(guī)范，采用多種方法提升檔案管理效率。加大城建檔案管理的監(jiān)督力度，采用平推檢查和互檢相結(jié)合的方法，提升城建檔案監(jiān)督和交流效果。加強(qiáng)對(duì)檔案管理人員的個(gè)人素質(zhì)和工作能力培養(yǎng)，提升其道德修養(yǎng)，讓檔案管理人員深刻意識(shí)到這項(xiàng)工作的重要性，創(chuàng)建新的服務(wù)形式，增加城建檔案查詢方式，在今后的工作中為社會(huì)大眾提供優(yōu)質(zhì)化服務(wù)。最后，將檔案資源進(jìn)行統(tǒng)一管理與備份。大數(shù)據(jù)時(shí)代，將海量數(shù)據(jù)統(tǒng)一進(jìn)行收集和存儲(chǔ)，這些數(shù)據(jù)可以在云端儲(chǔ)存管理。當(dāng)前國內(nèi)已經(jīng)對(duì)大數(shù)據(jù)產(chǎn)業(yè)園展開規(guī)模化建設(shè)，產(chǎn)業(yè)園為數(shù)據(jù)處理提供了幫助，人們對(duì)數(shù)據(jù)的安全保障尤為在意，通過數(shù)據(jù)備份可以防止檔案丟失。將檔案備份與計(jì)算機(jī)信息技術(shù)相結(jié)合，加強(qiáng)對(duì)大數(shù)據(jù)產(chǎn)業(yè)園的開發(fā)，在產(chǎn)業(yè)園內(nèi)建立數(shù)據(jù)備份中心，并實(shí)現(xiàn)備份中心的全國聯(lián)網(wǎng)，全方位保障數(shù)據(jù)安全。

（二）注重城建檔案管理工作的信息化建設(shè)。大數(shù)據(jù)時(shí)代背景下，城建檔案管理思路已經(jīng)發(fā)生了變化。傳統(tǒng)的城建檔案管理主要由精準(zhǔn)化小數(shù)據(jù)構(gòu)成，為了提高數(shù)據(jù)的多樣性，保證數(shù)據(jù)完整，檔案管理人員必須對(duì)現(xiàn)有的工作方式做出改變。從思路轉(zhuǎn)變出發(fā)，正確認(rèn)識(shí)城建檔案數(shù)據(jù)的核心價(jià)值，即提高數(shù)據(jù)資源的利用效率，深入發(fā)掘數(shù)據(jù)潛在價(jià)值，發(fā)揮檔案數(shù)據(jù)庫的真實(shí)作用。為了實(shí)現(xiàn)城建檔案管理工作的信息化建設(shè)，可以按照以下幾點(diǎn)進(jìn)行改進(jìn)：1.加強(qiáng)對(duì)檔案數(shù)據(jù)庫的開發(fā)。由于大數(shù)據(jù)技術(shù)涉及多方面，城建檔案管理應(yīng)引入大數(shù)據(jù)技術(shù)，相關(guān)管理部門應(yīng)加強(qiáng)合作，與技術(shù)研發(fā)單位協(xié)同展開數(shù)據(jù)庫的開發(fā)，共同建立數(shù)據(jù)分析和資源開發(fā)工具。對(duì)現(xiàn)有的城建檔案資料展開分析，整合有利用價(jià)值的資源，做好檔案分類管理工作，落實(shí)城建檔案數(shù)據(jù)庫研發(fā)成果，及時(shí)向公眾公開發(fā)布數(shù)據(jù)庫的使用規(guī)范，為各城市的城建檔案規(guī)范化管理工作和檔案數(shù)據(jù)庫的高效利用提供便利條件。2.完善資源建設(shè)，創(chuàng)建信息平臺(tái)。推進(jìn)城建檔案數(shù)字化建設(shè)，將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化為數(shù)字檔案，創(chuàng)建城建檔案管理系統(tǒng)，讓紙質(zhì)檔案以數(shù)字化的形式存儲(chǔ)在系統(tǒng)中，對(duì)城市建設(shè)中重大項(xiàng)目檔案進(jìn)行專項(xiàng)驗(yàn)收，保證該項(xiàng)目檔案及時(shí)收集歸檔和規(guī)范整理。重視對(duì)城建檔案資源的開發(fā)利用，明確檔案內(nèi)容的價(jià)值不僅存在于歷史記錄中，這些珍貴的資源也會(huì)為城市未來發(fā)展提供數(shù)據(jù)參考，也能為人民群眾提供信息服務(wù)。所以，檔案管理部門應(yīng)重視對(duì)檔案資源的利用，樹立服務(wù)意識(shí)，向大眾開展優(yōu)質(zhì)化檔案服務(wù)，在提升城市建設(shè)檔案開發(fā)水平的同時(shí)，深入挖掘出更多有價(jià)值和意義的資源信息。3.逐步增加城建檔案的硬件投入，加快軟件與系統(tǒng)開發(fā)步伐。結(jié)合信息化時(shí)代的發(fā)展需求，應(yīng)用最先進(jìn)的設(shè)施完善檔案管理平臺(tái)，縮小檔案整理周期，保證城建檔案管理的及時(shí)性。加快軟件開發(fā)速度，對(duì)縱向城建檔案和橫向城建檔案進(jìn)行分類管理，滿足一定區(qū)域內(nèi)城建檔案管理的信息化，兼顧大范圍區(qū)域內(nèi)信息化的過渡。

（三）完善制度建設(shè)，制定流程規(guī)范。從制度方面入手，通過制定科學(xué)的流程規(guī)范，實(shí)現(xiàn)對(duì)城建檔案的規(guī)范化管理。對(duì)此，以下建議可供參考：1.加大對(duì)城建檔案管理的宣傳力度。呼吁各部門和人民群眾意識(shí)到城建檔案的重要性，為社會(huì)營造良好的檔案資源管理環(huán)境，也讓管理人員明確這項(xiàng)工作的嚴(yán)肅性。組織檔案管理人員學(xué)習(xí)《中華人民共和國檔案法》《城市建設(shè)檔案管理規(guī)定》等法律條例，將檔案規(guī)范化管理工作作為年度重點(diǎn)工作任務(wù)，定期進(jìn)行檢查，做好工作整改。2.建立更加科學(xué)的城建檔案管理制度體系。隨著時(shí)代的發(fā)展與變化，有必要?jiǎng)?chuàng)建新的城建檔案管理模式，而相配套的城建檔案管理制度也會(huì)不斷變化，要求工作人員定期更新制度內(nèi)容，做好補(bǔ)充工作。根據(jù)本單位當(dāng)前城建檔案管理現(xiàn)狀，強(qiáng)化制度管理體系建設(shè)，推動(dòng)城建檔案管理工作邁向規(guī)范化的道路。3.從細(xì)節(jié)入手，嚴(yán)格執(zhí)行流程規(guī)范。尋找當(dāng)前城建檔案管理工作中可能存在的漏洞，對(duì)每一項(xiàng)管理步驟都提出規(guī)范化要求，明確標(biāo)注城市建設(shè)檔案的正確歸檔時(shí)間、移交時(shí)間、保管期限以及業(yè)務(wù)類別等信息，對(duì)城建檔案立卷和保存情況展開規(guī)范化管理，按照城建檔案管理制度開展各項(xiàng)工作。

五、結(jié)語

總而言之，隨著社會(huì)經(jīng)濟(jì)的快速發(fā)展和城市建設(shè)步伐的加快，城建檔案數(shù)量大幅度增加，我們要了解影響城建檔案規(guī)范化管理的原因，積極面對(duì)問題，強(qiáng)化思想上的認(rèn)識(shí)，以樂觀向上的工作態(tài)度正視困難，從而完善城建檔案管理工作，為城建發(fā)展提供優(yōu)質(zhì)化服務(wù)。本文通過探討檔案資源收集與處理、城建檔案管理工作的信息化建設(shè)、完善制度建設(shè)和制定流程規(guī)范等希望使當(dāng)前存在的一些問題能得到解決。