淺析學校綜合檔案室建設

文/大同師范高等專科學校 趙永健

對于一個學校來說，歷年來檔案工作都得不到充分的重視，以至于重要材料流失，學校日常工作過程中產生的重要的、對學校工作有價值的材料不能很好地得到保存，很難服務于學校工作，更不能有助于學校的發展，著實是一個巨大的損失。

要真正重視起這項工作，需要從多方面抓起：首先，要明確一位副校長分管檔案工作，應建立綜合檔案室和檔案專柜。其次，配備政治素質好、業務能力強、熱愛檔案工作的專（兼）職人員，并保持相對穩定。最后，要將檔案工作納入學校工作的議事日程，納入分管領導和檔案員工作職責，納入教職工日常工作職責范圍和考核獎懲制度中。如何更好地開展檔案工作，要從以下幾個方面認真、努力開展。

一、檔案管理人員需了解和完成的工作內容

（一）檔案類型及歸檔要求。文書檔案是指學校黨、政、工、團（隊）在實際工作中形成的文件材料；教學檔案是指學校及教師個人在全部教學活動中形成的文件材料；教育檔案是指學校對學生進行教育管理形成的文件材料；會計檔案是指學校的財務工作中形成的賬、表、憑證等材料；后勤檔案是指學校的基礎建設、生產、科研等方面形成的材料。那么對于以上文件材料，凡學校工作中形成的具有保存價值的，均由各部門進行收集、整理、立卷，按時移交學校綜合檔案室歸檔，任何部門和個人不得擅自處理或占為己有。

（二）檔案歸檔時間。文書、會計檔案材料每年4月份進行立卷歸檔；教學、教育檔案材料每學年結束后立卷歸檔；后勤檔案和設備、儀器檔案材料均在工作結束后和設備、儀器安裝試用后立卷歸檔；文書檔案次年6月前歸檔。

（三）檔案保管期限。學校檔案分為永久、長期、短期三個保管期限。

（四）卷內文件應齊全完整。收文應有正文、附件、辦理結果；發文應有定稿、印本、附件；來往文書應有請示、批復；處分材料應有綜合、旁證、個人交待和處理結果。

（五）卷內文件排列及要求。卷內文件排列要正文在前，附件在后；印本在前、底稿在后；批復在前，請求在后。各類案卷均要填寫卷內目錄。卷內文件要編寫張次號。歸檔的文件材料字跡清楚，紙質優良、簽署完備。不準用鉛筆、圓珠筆和復寫紙書寫，拆除卷內金屬物。

（六）案卷裝訂要整齊美觀。標題一般應有作者、問題、名稱，能反映卷內文件內容，政治上無誤，文辭上簡明確切。封面要用毛筆正楷字填寫，字跡要整潔。

（七）歸檔后要求。文件材料歸檔后，檔案人員應本著便于保管、方便利用的原則對案卷進行必要的加工整理、編目、登記和統計，做到排列有序，并按年代和保管期限編號。

二、做好綜合檔案室建設

（一）檔案室的要求。為了確保檔案的長久安全存放，要事先考慮周全各項指標。首先各館室的最小面積應能容納目前的資料存放，還必須考慮一定的發展空間；地面承重最大容量為1240公斤/平方米，不得小于800公斤/平方米，采用密集架時應不大于1200公斤/平方米。密集架每組分為六層擱板，每層擱板承重為80公斤，柜體自重為80公斤。每組柜體存放檔案盒的多少根據檔案盒子尺寸來計算； 一般檔案室門高2米，寬1米，特殊檔案室的門可加高、加寬；門窗必須加防塵橡膠條密封，窗戶建議采用防盜窗，門采用防火、防盜門；給水管、排水管、雨水管不宜穿越檔案室（庫），消防栓不應設在檔案室（庫）內，應設在明顯而又易于取用的走廊內或樓梯間附近；空調安裝位置應避免空調出風直接吹向文件資料；館室內應避免真菌、霉菌等微生物的繁殖，防止嚙齒類動物（如老鼠等）的存在；管道通過墻壁或樓、地面處均應用不燃材料填塞密實，其他墻身孔洞也應采取防護措施，底層地面應采用堅實地坪。

（二）關于檔案室的采光、通風要求。應該采用自然光照射，但在條件不允許的情況下，應以人造光來照明。查閱檔案及其他技術用戶應防日光直射，并均應消除紫外線對檔案、資料的危害。檔案庫和查閱檔案等用房采用人工照明時，應選用防爆燈，防止用電時間過長發生失火。當采用熒光燈時，應有過濾紫外線和安全防火措施。檔案室通風也應采用自然風，如果采用不方便的情況下，可以使用空調進行通風。

（三）檔案室溫濕度要求。不論氣候條件如何，有條件的情況下均應設置長年的溫控裝置。溫濕度范圍為14℃～24℃，相對濕度為45%RH，不大于60%RH。對于干燥的地區可采用加濕機，定期用濕拖把拖地，保證環境濕度。濕度過大的地區，如南方地區可采用抽濕機。檔案庫不宜采用以水、汽為熱媒的采暖系統。確需采用時，應采取有效措施，嚴防漏水、漏氣，且采暖系統不應過熱。

（四）檔案室潔凈度要求。地面、墻面、頂棚面采用不起塵的材料。開向室外的門窗宜設置紗門、紗窗，外窗應具有較好的防塵功能。定期打掃室內衛生，清洗防塵網。

（五）檔案室電源要求。如果電壓穩定性不能滿足要求，應采用調壓或穩壓設備滿足電壓波動范圍要求。計算機機房或數據機房要求交流電不間斷或無瞬變的通信負荷，應采用UPS供電系統或逆變器供電系統。蓄電池一般設計兩組并聯，UPS蓄電池一般只設計一組，UPS設計需要設計冗余備份，可以采用串聯或并聯方式。采用逆變器/UPS時，主要逆變器按最大功率確定，有條件最好配備一臺備用機。

三、做好制度建設

（一）檔案收集與整理制度。檔案的收集必須建立必要的機制，對收集的范圍、對象、時限等有明確的要求，之后對于歸檔的材料進行基本的分類、組合和編目，使其系統化、科學化，有利于檔案的保管和使用，其中檔案資料分類規則也必然不斷發展，各單位應該尊重這一現實，積極探索，同時又必須及時與上一級檔案管理部門聯系，爭取指導，服從整體調控，不各行其是。學校檔案的整理要按照教育、教學、科研、人事、行政、財務和經營管理活動過程中所形成的檔案資料自身規律，按照學校檔案的來源、時間、內容和性質等條件，保持其歷史聯系，保持其整體的系統性。

（二）檔案利用與服務制度。檔案工作人員要熟悉檔案，了解需求，積極主動地做好檔案的提供利用工作。檔案室應根據工作編制大事記、組織沿革、基本情況、數字匯集、專題概要及綜合檔案室簡介等有效的檢索工作和參考資料，為提供利用檔案創造條件。外單位人員查閱本校檔案必須持組織介紹信。嚴守檔案材料機密，不準隨便轉借檔案。未經許可不得擅自摘錄和復制。愛護檔案，不得拆卷、涂改、撕毀、圈點、劃道、折疊等。經批準摘錄的材料，要經檔案室工作人員審查。證明性材料，必須校對無誤后蓋章。外借檔案必須經主管領導同意，并向檔案人員辦理借閱登記手續。借出時間，一般不得超過7天，超過時間另行辦理手續。

（三）檔案安全保密制度。為建立健全檔案安全管理工作機制，預防重大自然災害和突發性事故的發生，做好應對災害引起危害的應急處置措施準備，加強檔案的安全保障和救災能力，結合檔案工作的實際情況，以“事前預防、事中控制、事后改進”的基本思路，必須制定詳細的安全應急管理制度。同時檔案是大到國家小到一個工作單位的寶貴財富，檔案部門和工作人員，必須遵守保密制度，履行保密手續，嚴格遵守保密十條原則，確保檔案的安全。

（四）檔案鑒定與銷毀制度。學校綜合檔案室應按上級教育行政部門和檔案管理部門有關檔案鑒定的規定，認真做好檔案的鑒定工作。對超過保管期限，失去保存價值的檔案，可提出銷毀意見，并填寫銷毀清冊，報本單位領導和上一級檔案管理部門審批后方可銷毀，銷毀時應指定二人監銷，并在銷毀清冊上簽字，防止失密。

四、與時俱進做好檔案數字化和網絡檔案建設

建立綜合的檔案目錄數據庫，對于傳統的紙質檔案要對其進行數字化處理，跟上電子化檔案的時代腳步；建立強大的檔案信息管理系統，保證該軟件系統可以與互聯網聯通，以實現資源共享。同時，建立檔案信息系統，并與辦公系統融合，可以通過網絡，將內部形成的文件信息進行網上處理、歸檔，提高校內工作及電子歸檔效率。