婦幼保健院干部人事檔案管理隊伍建設問題及對策

文/高密市婦幼保健院 李娜

婦幼保健醫(yī)院通常為女性和兒童提供保健服務，其主營業(yè)務為婦科病普查，產(chǎn)前產(chǎn)后的一系列護理、兒童體檢、保健等工作。一般由衛(wèi)生行政部門批準，是集醫(yī)療、預防、科研、康復于一體的現(xiàn)代化綜合型醫(yī)療機構。由于大部分患者為婦女和兒童，且病癥類型具備一定的特殊性，婦幼保健院的醫(yī)護人員需要提供更加細致的服務。基于此，做好干部人事檔案管理隊伍建設工作，能夠提升該單位的綜合形象。

一、建設高效的干部人事檔案管理隊伍的重要性

在中國特色社會主義制度下，我國大多數(shù)醫(yī)院為非營利性公立醫(yī)院，其中包含很多婦幼保健醫(yī)院。相關領導在進行日常管理時，工作人員的人事檔案能夠為其提供相對準確的參照，特別是在干部人事任免時，通過檔案審查，可以了解候選人員的“三齡兩歷一身份”（即年齡、工齡、黨齡、學歷、工作經(jīng)歷、干部身份），在很大程度上影響最終決定。婦幼保健醫(yī)院由于其特殊性，收治的患者普遍為婦女和兒童，作為社會上相對弱勢的群體，在為其提供醫(yī)療保健服務時，醫(yī)護人員應該具備更加良好的耐性，用專業(yè)的醫(yī)療水平和高尚的道德品質(zhì)帶給患者良好的體驗。治療身體疾病的同時，也能幫助其舒緩緊張的心情。基于此，婦幼保健醫(yī)院建設高效的干部人事檔案管理隊伍，將每一名醫(yī)務人員的過往經(jīng)歷詳細記錄、安全保管，當上級領導或具備資格的部門進行審查時，管理人員能提供真實、完整的干部人事檔案信息，無論是對于干部個人前途發(fā)展、醫(yī)院整體運轉(zhuǎn)，還是建立完善的干部人事檔案管理體系，均具有不可忽視的重要意義。

二、當前干部人事檔案管理隊伍建設存在的問題

當前婦幼保健院干部人事檔案管理隊伍建設存在如下問題：

（一）檔案日常管理制度存在漏洞，部分管理人員沒有落實相關政策，致使檔案管理工作水平長期停滯不前。婦幼保健醫(yī)院出現(xiàn)人員變動時（如引進剛畢業(yè)的醫(yī)生、護士等），沒有把好第一道檔案“入口關”，經(jīng)常出現(xiàn)審核不夠仔細甚至相關信息錄入錯誤的情況。根據(jù)新聞媒體報道，極個別婦幼保健醫(yī)院甚至弄錯了某護士檔案上的性別，給當事人的生活、工作帶來諸多不便。

（二）根據(jù)國家相關規(guī)定，公立婦幼保健醫(yī)院進行干部人事任免時，需要重點審查“三齡兩歷一身份”，根據(jù)備選人員的實際情況做出最終決定。然而現(xiàn)實情況是，一些陳年檔案由于政策宣傳不到位，相關記錄較為模糊，且由于當年負責錄入的人員已經(jīng)無法聯(lián)系，因而無法保證檔案的準確性，給人事安排工作帶來一定的困難。此外，對于一些黨員干部，檔案與身份證、戶口本同樣重要，如果出現(xiàn)錄入錯誤，會嚴重影響相關人員的職稱、職級評定。

（三）一些婦幼保健醫(yī)院干部人事檔案信息化建設流于形式，沒有充分認識到信息化管理系統(tǒng)對提升檔案管理效率的重要性，因此相應的建設幾乎停滯不前。此外，部分醫(yī)院在進行干部人事檔案錄入、管理時，相關人員的職業(yè)素質(zhì)水平較低，發(fā)現(xiàn)錯誤信息時，非但沒有與相關部門及時溝通，使問題盡快得到的解決，反而互相推諉、扯皮，對當事人的正常工作、生活造成嚴重干擾。基于此，婦幼保健醫(yī)院必須建立一支高水平的干部人事檔案管理隊伍，保證單位內(nèi)部全部檔案信息真實有效，在需要的時候公開、透明，能夠真正發(fā)揮作用。

三、提高干部人事檔案管理隊伍建設水平的對策

（一）建立完善的干部人事檔案管理制度。成功建設一支高水平干部人事檔案管理隊伍的前提是必須擁有完善的干部人事檔案管理制度，采用較高標準對相關人員進行約束的同時，使其能夠在工作過程中明晰并深化該制度存在的正確意義，逐漸達到預期目標。首先，守好“入口關”，即婦幼保健院發(fā)生人員變動時（流入/流出均需要重視），檔案管理人員應該在領導同志簽字確認的情況下，對相關人員的全部信息進行核查、記錄、修改。經(jīng)過檢驗之后，還需交由當事人審查，三方確定無誤，才能完成檔案的轉(zhuǎn)入/轉(zhuǎn)出。其次，在干部人事檔案的日常管理過程中，管理人員務必盡職盡責，保護檔案的安全性。檔案作為重要的信息，一旦出現(xiàn)問題會給相關人員造成嚴重的損失，因此必須注意對檔案的管理質(zhì)量。再次，對一些存在問題的檔案，管理人員應該盡量弄清真實情況，保證檔案信息的真實性，否則會降低檔案的“權威性”。最后，為了從根源上保證檔案安全，避免受到任何形式的損害（如惡意篡改、盜竊等非法行為），每當出現(xiàn)檔案“離開”檔案室的情況，管理人員應該通過現(xiàn)代化技術，留下充足的“證據(jù)”（比如有領導同志需要查看檔案時，可以對檔案袋表面的封存措施進行拍照，與最近一次檔案入庫時的照片進行對比，從而證明該檔案在保管期間沒有被“動過手腳”）。

（二）提高干部人事檔案管理人員的認知水平和業(yè)務能力。在形成嚴格且標準的管理制度后，婦幼保健醫(yī)院還應該提高管理人員的認知水平和業(yè)務能力。對于管理人員來說，檔案保管是職責、是使命，任何人不得在不符合規(guī)定的情況下接觸檔案；同時，還應該做到對檔案的存放位置了然于心，當有需要時能夠在最短時間內(nèi)迅速找到（傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案和電子檔案均是如此）。在熱播歷史大劇《歷史轉(zhuǎn)折中的鄧小平》中，當小平同志到大慶油田視察時，大慶的一位女職工從事倉庫保管工作，對其中超過4萬件物品的位置爛熟于心，甚至可以做到在黑布蒙眼的情況下，準確找到目標物品。電視劇雖然有夸大的成分，但是對干部人事檔案管理人員進行培訓時，應該以此作為標準，采用思維、能力雙管齊下的方式，深化意識、提高技術，從而打造出一支業(yè)務能力出眾、具備高度思想認知水平的干部人事檔案管理隊伍。

（三）加大干部人事檔案管理隊伍建設投入力度。為了在較長時間內(nèi)保持干部人事檔案管理工作的高水平，婦幼保健醫(yī)院應該加大隊伍建設投入力度。首先，劃撥一定數(shù)目的資金，將之分為三部分：第一部分用于檔案管理設備的更新。雖然很多婦幼保健醫(yī)院早已實現(xiàn)了檔案電子化管理，但歷史已經(jīng)進入21世紀的第三個“十年”，很多傳統(tǒng)的計算機設備性能嚴重落后，無法負載市場流行的新型智能化管理系統(tǒng)。如果勉強使用老化的設備，一旦出現(xiàn)硬盤損壞、系統(tǒng)崩潰等情況，造成電子信息丟失，將會在一定程度上影響單位的正常運轉(zhuǎn)。第二部分應用于提升管理人員的福利待遇，使其能夠在工作時堅守原則和底線，經(jīng)受住不良行為的誘惑。第三部分可以作為獎勵基金，對于工作成績出色的檔案管理人員（比如周期內(nèi)沒有出現(xiàn)任何差錯、在檔案審查時及時發(fā)現(xiàn)錯誤、幫助單位同事解決問題等）予以重獎，進一步提升其積極性。其次，充分運用現(xiàn)代企業(yè)經(jīng)營管理思維，在思想根源上重視干部人事檔案管理工作，除了內(nèi)部挖潛之外，還應該面向社會招收專業(yè)的檔案管理人才（具備醫(yī)護、管理雙學位最佳）。最后，在婦幼保健院的日常工作中，加大宣傳力度，使全體工作人員自覺配合干部人事檔案管理工作，最終在單位內(nèi)部形成一股良好的風氣。

（四）增強全體人員責任意識，優(yōu)化檔案調(diào)研流程。干部人事檔案，對婦幼保健醫(yī)院內(nèi)的所有人員均十分重要，出現(xiàn)問題時，會在整體范圍內(nèi)造成影響。基于此，增強全體人員責任意識的同時，還應該優(yōu)化檔案調(diào)研工作流程。第一，如上文提到，廣泛開展宣傳工作，不僅提高職工認知水平，還需要重點強調(diào)責任問題。檔案不是一天兩天即可形成，也并非特定的人即可完成。比如一名婦科醫(yī)生，進入醫(yī)院工作10年，期間參與完成過多少臺重要手術（危險程度較高）、犯過多少錯誤、何時入黨、道德水平如何、日常工作態(tài)度是否良好等，均需要如實記錄。負責人員必須實事求是，不能摻雜任何個人情緒，從而使干部人事檔案能夠真實反映職工生平。第二，不同部門之間需要進行檔案調(diào)動、研究時，既要保證實效性，也要保證安全性。比如某醫(yī)生從A科室調(diào)到B科室，此調(diào)動經(jīng)由醫(yī)院領導部門綜合考慮后，為單位整體建設、發(fā)展而作出決定，因此進行檔案調(diào)整時，應該盡量簡化流程，且任何人不得擅自阻攔。當婦幼保健醫(yī)院在整體上提高對檔案管理工作的認識之后，高效率的管理團隊必將建設成功。

四、結語

婦幼保健院與其他醫(yī)院有所區(qū)別，為了將“最合適的人提拔到最合適的崗位”，必須對干部人事檔案管理工作予以重視。在現(xiàn)代管理理念下，建設一支思想水平較高、工作能力較強、責任意識深刻的干部人事檔案管理隊伍，能夠幫助婦幼保健院的領導更好地進行人事方面的安排，從而為廣大婦女和兒童患者提供更加人性化的醫(yī)療保健服務。