基于AI技術的醫院人事檔案管理模式初探

文/河北省榮軍醫院 劉英霞

醫院傳統的人事檔案管理模式存在檔案數量大、管理效率低以及檔案資源無法實現即時共享等問題。基于此，隨著信息時代的到來，將先進的AI技術與醫院人事檔案管理模式有效地結合在一起，不僅能夠順應時代發展的要求，同時還能提高人事檔案管理的效率，為優化醫院的現代化服務奠定堅實的技術基礎。

一、AI技術的基本概述

AI技術又被稱為人工智能技術，是基于信息時代背景下，依托互聯網而發展的一種綜合處理技術，主要用于研究并模擬人的智能，從而衍生出一系列技術科學。在實踐中通過對人類的行為和思維方式進行研究和模擬，能夠辨別復雜的數據、信息和知識，替代人類做重復且瑣碎的工作。隨著科學技術的不斷發展，AI技術與各行各業的結合越來越密切，不僅為基礎性服務拓展了應用范圍，同時在能源資源、交通管理以及醫療健康等領域也得到了很好的利用，為當前社會的發展提供了堅實可靠的技術基礎。

二、在醫院人事檔案管理中采取AI技術的意義

（一）是順應時代發展的必然結果。2017年國務院印發的《新一代人工智能發展規劃》中明確提出，到2020年，人工智能總體技術和應用需要與世界先進水平保持同步，并成為改善民生條件的新途徑，使我國躋身為創新型國家的行列。基于此，將AI技術等信息化技術科學應用到醫院人事檔案管理工作中，不僅符合醫院現代化管理的新方向，同時也順應了時代進步的新要求。因為醫院人事檔案管理是醫院現代化管理中的重要組成部分，將新技術、新科技應用到其中，在提高管理效率的同時，優化醫院的服務水準，有利于為病患提供更為優質的服務，從而促進社會的進步。

（二）是提高管理效率、節約人工成本的需求。在醫院人事檔案管理的過程中，利用AI技術能夠解決人事檔案管理流程當中技術層面低下、效能下降等問題，進而有效節約人工成本。因為通過AI技術的應用，能夠代替以往人工識別等一些低技術含量、常規性以及重復性的工作，不僅能夠提高傳統人事檔案的附加信息處理效率，還能有效地解放人力智力。除此之外，將自動識別技術以及虛擬定位技術等應用到管理過程中，還能在信息審核以及借閱、復印等流程上節約人工成本，防止檔案被破壞或丟失，以此來全面提高醫院現代化人事檔案管理的效率。

（三）是突破管理瓶頸、提高服務質量的需要。從當前信息化技術應用到有關領域中的效果來看，不僅能夠提高行業發展進程，同時也能夠使第三服務行業的服務質量大大升級。基于此，將AI等先進的科學技術應用到醫院人事檔案管理的領域當中，能夠改善以往檔案信息存儲利用的空間局限性，使檔案管理服務質量得到進一步的優化升級。除此之外，AI技術的應用還能推進檔案管理技術以及相關系統的開發效率，使智能化、自動化成為日后信息檔案管理的主要發展方向。而且，AI技術還能改變檔案管理人員的角色和身份，使其能夠將智慧全面應用到新技術的定位和開發當中。一方面，提高資源管理效率；另一方面，能夠突破以往的人工管理瓶頸，推動醫院現代化服務的優化和升級。

三、基于AI技術的醫院人事檔案管理優化策略

（一）完善初始化功能，生成電子檔案。將AI智能技術應用到醫院的人事檔案管理當中，可以通過機器對信息完成掃描，實現檔案信息的電子化轉移，從而建立基礎的人事檔案數據庫。而且對于新入職的員工，可以通過建立職工ID的方式作為人力資源信息系統管理的唯一身份標識，并且要求該ID與人事檔案編號同步，以便于工作人員查找。而且在核查人事檔案的過程中，還要增加錄入者的信息識別內容，將其籍貫、身份證號碼以及學歷、學位等信息完成初始化掃描，從而建立相對應的電子檔案目錄，以便于后續的分類和整理，提高其初始化功能的應用效率。

（二）優化信息檔案資源庫的拓展性功能。在基礎性人事檔案模塊建成的基礎上，要求工作人員依照醫院當前的管理功能以及資源戰略目標，開發人事檔案管理的其他拓展性功能。其中包括考勤請假管理、在職教育管理、年度考核管理、工資績效管理、人事流動管理以及崗位聘任管理等模塊，并依照模塊資源分類，保證各類數據的有效傳輸，不斷拓展傳輸的效率以及載體形式，以便于信息實現全方位、高效率的查找和采集，從而提高人事檔案管理信息的完整性和有效性。

（三）促進前后臺的互動以提高資源的利用效率。醫院的人事檔案信息管理內容并不是一成不變的，而且隨著醫院規模的逐漸擴大，人事檔案管理的內容也變得更為細致且復雜。基于此，要求在實際進行管理的過程中，通過AI技術的有效應用，能夠實現各部門的相互互動，并促進信息的即時共享。在實踐中可以將管理的部分職能轉化為具體的信息化流程。如材料借閱、申請證明開具、外出請假申請等內容，都可以通過個人端口進行申請和匯報，以此來實現數據信息采集的便捷性，提高部門之間的數據共享。除此之外，為了能夠加強各部門之間的信息聯動，還需要將數據互通以及部門合作等流程推舉到線上來進行，打破各部門之間存在的“信息孤島”現象，以此來提高各類數據資源的共享效率。

（四）實現智能化檢索和在線數據分析的功能。將AI智能技術應用到醫院人事檔案管理的全流程，能夠幫助工作人員通過關鍵字的查詢，實現搜索單個信息或全院信息的工作，以此為數據統計及數據下載提供支持。除此之外，通過定期導出相關數據和相關報表等環節，還能夠減少條件設置的重復性工作。而且通過對現在醫院已有人力資源信息結構的對比分析，可以為相關部門提供人員分布情況以及學歷層次等信息，以此便于管理者對各個部門之間的人才結構進行有序調配和優化。除此之外，根據工作的實際需要，一旦出現人員超編的情況，系統能夠自動發出預警提示，以此來幫助人力資源管理部門提高人事檔案管理效率，實現智能化管理。

（五）設置安全防護功能管理模塊。在系統建設以及編制的過程中，為了防止病毒入侵對檔案的利用帶來威脅，需要技術人員安裝智能入侵檢測和防火墻系統，有效并自動地識別訪問控制來源，從而形成對病毒的自主化攔截。在實際應用的過程中，一旦有訪問者登入系統，就需要對其ID和身份信息進行識別，以對權限問題進行有效的保護，防止外部人員跨權限進行直接訪問。除此之外，在對大數據進行存儲、查詢和利用的時候，也需要保證檔案資源安全使用，拒絕外部來源的入侵，防止對檔案信息進行隨意修改或刪除。除此之外，各類操作都需要在自動化監控的條件下進行，一旦發現問題能夠及時進行追蹤查詢，從而落實有關責任。

四、結語

將AI技術應用到醫院人事檔案管理的過程中，優勢如下：一方面，能夠提高檔案管理的質量；另一方面，能夠為檔案資源的即時共享提供堅實可靠的依據。因此，在實際進行管理的過程中，應該完善AI系統的初始化功能，生成電子檔案；同時也應該促進系統前后臺的互動，以提高檔案資源的利用效率；最重要的是，要設置安全防護功能，提高整個檔案管理系統的安全性和有效性，從而為提供更科學且先進的服務奠定堅實的技術基礎。