加強醫院人事檔案管理 促人力資源可持續發展

文/淄博市第一醫院 肖雪嬌

在知識經濟時代發展中，人才發展的重要性有效顯現，不同領域的競爭均能視為是人才競爭。在當前社會競爭日趨激烈的環境中，做好人力資源高效化管理受到社會各界高度重視。在人力資源管理中，人事檔案管理能集中反映出個人各項信息，比如個人業務能力、工作經歷等，是企業選用人才的重點參考依據，所以全面強化人事檔案管理具有重要意義。

一、加強醫院人事檔案管理的重要作用概述

醫院人事檔案能對醫院工作人員自身業務能力、個人發展經歷、不同發展歷程進行精確化記錄，在當前人力資源管理過程中，可以基于醫院醫務人員個人發展檔案來掌握其個人發展經歷，獲知其專業能力。還能通過檔案信息分析員工個人發展潛力，有助于醫院在長期建設中發掘更多人才，為醫院人才選拔提供參考信息。通過對人事檔案中包含的多項信息進行分析閱讀，能全面掌握員工自身專業特長，依照個人能力以及發展特點做好崗位配置，全面遵循因人設崗基本原則。這樣才能更好地實現人才高效化利用，促使員工在各個崗位中能全面發揮個人才能，保障人力資源高效化配置，提高現代化醫院綜合醫療救助水平。在人事檔案管理中，整理多項信息資料，便于醫院管理人員對內部人力資源建設情況合理劃分，判定現有人力資源能否有效適應現代化醫院發展基本要求。對醫院現階段人才隊伍建設現狀進行分析，制定科學化的人才培養計劃，加速醫院人才隊伍建設。

二、醫院人事檔案傳統管理存在的問題

（一）材料缺失。目前人事部門管理重點就是保護人事檔案的完整性，但是從目前部分醫院人事管理工作現狀得知，檔案管理資料缺失在人事工作中較為常見，導致人員在調動以及流動中，頻繁向原單位催要資料以及查找資料。在新時期醫院人事工作開展過程中，常見的缺失材料主要有職稱評聘材料、學歷學位材料、工資變動材料等。目前在社會多領域全面實施合同制管理以后，部分醫院在人事檔案管理中未能將首簽字、續簽合同錄入檔案管理范疇中。

（二）材料錯裝。在醫院人事檔案管理中材料錯裝問題較為常見，首先是一本檔案材料裝設位置存有錯誤，其次是將他人材料錯誤裝置，材料資料收入混亂無序。對于檔案內部材料錯裝問題，主要是由于裝入時間錯位影響，發現問題之后要注重對裝入順序進行控制，做好檔案資料檢查驗收。

（三）亂孔與文字損壞。由于部分資料產生時間較早，檔案內部紙張大小經過多次調控，有部分材料實際裝孔次數較多。加上打孔操作之前預留的間距值不合理，裝孔操作將會對管理存儲的文字材料產生損壞。加上較多材料紙張與檔案管理要求相互不統一，在材料紙張裁剪過程中會由于文字內容剪裁，導致材料完整性受到較大影響。

三、人事檔案管理問題產生的重要原因

近年來，各領域發展較快，醫療制度不斷完善，醫療技術日益進步，醫院傳統的人事管理開始轉為以人為本的管理，人力資源在現代化醫院發展的重要性日益顯現。醫院人事檔案是醫院人才選拔、培養、聘用的重要記錄，在現代化醫院發展中占據重要位置。在當前信息化、網絡化發展時代，傳統醫院人事檔案管理中存有的各項問題日益顯現。問題產生原因主要是以下幾點：首先是當前醫院注重發展醫療事務，對人事檔案管理欠重視。對于人事檔案管理存在應付心態，在后續管理中缺乏良好的工作態度，材料整理不規范以及歸檔不及時，會導致材料出現錯裝、缺失、損壞等問題。有部分檔案管理人員從人事管理部門調任，專業化的管理人員配置不足，人員流動性較大。部分人員尚未適應工作崗位便又調任。有較多檔案管理人員信息化管理理念不足，未經過專業化培訓，缺乏創新管理理念。在人事檔案管理活動實踐過程中，還是停留在人工手工操作階段，未能應用專業化的檔案管理應用軟件。在手工層面上實施信息編輯、信息查找、數據檢索任務，對檔案管理效率具有較大影響，難以提高操作成效。因此要注重整合上述問題原因，擬定針對性發展措施。

四、加強人事檔案管理，促進人力資源可持續發展

（一）積極轉變人事檔案管理理念，強化人事檔案基礎設施建設。目前部分醫院針對人事檔案管理工作重視度不足，導致人事檔案不同程度缺失，管理人員素質較低，人事信息更新傳遞不及時等。現階段醫院要注重全面轉變傳統化的人事檔案管理理念，提高管理工作的重視度。相關管理部門要注重做好人事檔案管理宣傳工作，整合各項影音資源，通過多媒體手段、宣傳公告、醫院院報等方式對人事檔案管理相關知識全面宣傳，有助于轉變醫院各個科室對人事檔案管理工作的認知與理解。管理部門要注重全面強化人事檔案基礎設施建設，確保人事檔案管理工作高效化開展。注重建立獨立性較高的檔案室，配置完善的檔案設備，做好紙質檔案以及電子檔案管理，配置更多專業化的電子管理設備，能有效規避紙質檔案易破損、易腐爛、易潮濕等問題。在檔案管理室要設定專業化的工作間，配置完善各類硬件設備。建立經驗豐富、高素質的檔案管理隊伍，從實踐活動中提高人事檔案管理成效。還要注重提高檔案管理人員專業技能，組建完善的建設隊伍。在各項工作實踐中，幫助檔案管理人員建立正確的人生觀、價值觀、世界觀，堅定理想信念，穩定心態，全面投入檔案管理活動中。

（二）科學化分析檔案信息，全面構建醫院人才儲備庫。人事檔案能為人力資源管理工作補充更多充足的人員信息，為人員崗位晉升等提供充足的信息。通過人事檔案管理能獲取更多檔案信息，對各項信息合理劃分利用，建立完善的人才資源儲備庫。為管理層選拔、人員任用、人才培育提供充足的數據信息服務。還要注重優化人力資源管理制度以及人事檔案管理制度建設，強化綜合型人才培育。在醫院人才儲備中，人事檔案能補充較多信息，實現醫院人力資源科學化規劃，做好人力資源科學管理有助于掌握醫院人員基本流動現狀，做好動態化分析，實現崗位科學化配置。這樣能保障醫院各部門發展更為協調，設定專業化的崗位考核與招聘計劃，對人力資源進行配置，實現醫院各部門穩定發展，推動醫院整體可持續發展。

（三）擬定員工發展培訓計劃，實現人力資源儲備。現階段醫院多數人事管理工作由醫院內部文職管理人員擔任，有部分檔案管理人員自身尚未掌握充足的檔案管理知識，檔案綜合管理能力不足，要求相關管理人員制定完善的檔案管理人員培訓計劃。檔案管理人員自身專業知識以及綜合素質是檔案工作的重要組成內容，人力資源管理部門要注重對檔案信息展開綜合性分類規劃與總結概括。掌握人才自身工作能力、工作規律以及工作特征，基于員工自身發展主體，選取多樣化的人才培養規劃。通過對員工個人專業能力展開分析，有助于擬定綜合性、多樣化的人才培養計劃，對人才專業能力進行有效識別，對更多人才進行培養。還要積極拓展人才檔案管理職能，針對不同人才自身特征制定個性化培育措施，擬定針對性的培育發展規劃。通過多樣化的教育培訓方式激發人才學習的主動性與積極性，定期組織人才參與到專業化的思想政治教育學習中。對各項制度內容進行學習，實現人力資源的有效儲備，推動檔案管理工作全面開展。

（四）引入高科技信息化系統，建立人事檔案信息化管理系統。近年來，我國社會主義市場經濟快速發展，醫院發展中綜合競爭力不斷擴大，要注重實現傳統經營發展模式的全面創新與變革，促使更多醫院工作人員認識到檔案管理工作的重要作用。醫院人事檔案管理中要注重對醫院發展現狀進行分析，掌握醫院檔案工作開展的優勢，通過信息化技術建立完善的檔案管理系統，人事檔案信息管理系統構建中要全面整合醫院人事檔案信息資源，實現電子化發展，提高檔案管理人員的工作效率。在信息系統應用構建中，要注重做好技術人員專業化培訓與指導，促使更多人員高效應用信息化系統，提高技術人員計算機應用能力、操作能力，能實現人事檔案全面變更與信息查詢，做好各項電子化信息反饋，能有效降低檔案管理成本，還能便于人員查詢以及信息整理。提高人事檔案信息便捷性、及時性、完善性，保障醫院人力資源可持續發展。傳統的人事檔案管理內容較為單一，未能注重較多重點材料的收取，此類管理方式難以全面掌握醫院醫務人員真實發展現狀。在后續人事檔案管理中，要注重做好動態化管理。要整合人事檔案管理內容，注重及時做好多項資源收取，保障人才戰略全面實施，有助于強化醫院人事檔案綜合管理成效，實現醫院可持續發展。

五、結語

綜上所述，當前醫院面對的行業發展競爭壓力較大，醫院在激烈的競爭環境中要想實現全面發展，必須做好人事檔案管理，做好人才選拔、專業化人才培訓、人才調用等。實現人力資源管理制度全面創新，采取高效化的人事管理模式，實現人事檔案管理全面創新。在人性化、高效化、信息化檔案管理中，全面推動醫院人力資源可持續發展。