新時期事業單位人事檔案信息化管理分析

文/菏澤市人力資源和社會保障局 張曉燕

21世紀信息化已經得到了空前的發展，科技水平也得到了飛速提升。傳統的人事檔案信息管理方式都是通過紙質保存，一旦發生改變就要作廢紙質檔案重新打印，浪費時間、浪費紙張，工作效率大幅度下降。因此傳統的管理模式已經完全不符合現如今事業單位的發展，很多企業已經開始對現如今的工作進行變革，原有的人事檔案管理模式已經逐漸被拋棄，取代它的是信息化管理。這對于企業來說是一種新機遇，如果不及時做出改變就只能被時代拋棄。

一、事業單位人事檔案信息化管理的意義

我國人事管理制度的重要特色之一就是采取了人事檔案這一措施。檔案分為很多種，人事檔案只是其中一個重要的方面，有它本身獨特的作用。人事檔案主要收錄員工的履歷、考核、政治面貌、獎勵和處分、工資等方面，員工的個人信息都會包括在里面，因此保密工作一定要做好，錯誤率也應該盡可能降低，這是對員工的一種安全保障，人事檔案也可以作為選拔人才的重要依據。人事檔案對于企業有很重要的意義，可以減少人員不合理分配的現象。人事檔案管理如果與信息化相結合，可以更加方便快捷，方便更改和調動，大幅度提高管理效率。現代化的設備可以將紙質檔案轉化為圖片或者電子版，可以隨時隨地打印和復印，快捷方便，同時可以有效保障員工個人信息的安全性，對于員工而言可以更放心，同時更全身心投入到自己的工作崗位中。

二、現代事業單位人事檔案信息化管理存在的問題

（一）管理模式和手段單一落后。在傳統的人事檔案管理模式下，人事檔案管理的主要工作就是對于檔案的收集和保存，通常是通過紙質保存，在查找時一旦分類模糊就要花費很多時間去查找，浪費人力物力的同時工作效率也十分低下。我國信息化社會發展日益迅速，如果只依靠人的力量管理檔案將不符合時代發展要求、不符合事業單位與時俱進的發展理念。管理模式如果能有大幅度的變革，對于事業單位和員工而言都起到了很大的作用。

（二）沒有完善的基礎設施。檔案整理如果固守著傳統的管理模式，很容易出現紕漏。人事檔案對于員工而言十分重要，它關系著員工的職位分配和調動，因此如果一旦出現紕漏，對于企業和員工個人而言都是很大的損失。很多老的事業單位還固守著傳統的檔案管理模式和設備，浪費資源浪費時間，很多時候檔案的安全性也不能得到保障，并且檔案柜的防潮、防水、防蟲工作也沒有做好，出現了很多的問題。

（三）管理人員思想重視程度不夠。人事檔案信息管理很多時候不會受到事業單位高層的重視。事業單位最重視的是經濟效益，所謂“無利不起早”，人事檔案的管理不能直接給單位帶來收益，因此他們的管理信息化改革通常會被推遲到所有改革之后，甚至因為不舍得資金的投入，人事檔案管理的改革會被忽略。人事檔案是對員工的檔案進行收集和保存，看似工作內容簡單，實際上如果固守傳統的管理模式，一旦有變動就要牽動很多紙質檔案的廢棄，工作效率會極其低下，事業單位管理高層一定要對此加以重視，加大資金投入和設備更新，才能給事業單位帶來更多的經濟效益。

三、新時期事業單位人事檔案信息化管理優化策略

（一）加強相關工作人員的培訓力度。人事檔案信息管理信息化要求員工破除自己的傳統觀念，提高自己的專業素質，更新自己的工作理念，否則只會被事業單位淘汰，被社會淘汰。事業單位的管理者也一樣，在更新設備和管理模式之后，要及時展開培訓班，補充工作人員的專業知識，提高專業素質，包括自己負責的模塊的學習，還要包括對電腦的學習。信息技術對于人事檔案管理有很大的作用，但是再先進的科學技術，沒有專業的人才去管理和使用，它們也將成為破銅爛鐵。人事檔案管理工作人員擔負著更新和保存檔案的責任，因此必須要具備更高的思想覺悟，同時要提高自己的業務能力，具備良好的政治責任感和靈敏的觀察力、鑒別力。同時事業單位也要引進更高素質的人才，使人事檔案管理工作人員中產生適當的競爭力，促進事業單位的發展。

（二）采取多元化管理模式和手段。傳統的管理模式和手段通常都是局限于紙質材料的保存，由上文分析可知，紙質材料存在很多問題，不僅不易保存、占用空間，并且在調動和查找方面費時費力，工作效率也極其低下，必須要及時更新。人事檔案管理信息化最重要的一點就是將紙質材料信息化。事業單位的人才信息資源庫就是要合理利用各種資源，最大限度發揮這些資源的利用率，紙質材料的信息化可以有效延長人事檔案保存的壽命，并且在查找和更新方面也十分方便快捷，可以減少紙質和打印的費用，省時省力，符合我國節約資源保護環境的發展理念。事業單位在進行管理時要充分發揮計算機的作用，首先要建立目錄，方便以后的信息查詢，同時要及時更新員工的信息，保證檔案的時效性、全面性、準確性。管理者也可以將員工所獲得的證書通過掃描儀掃描成電子版然后進行保存，在今后的信息調動方面可以節省空間、減少磨損，對于員工也是很強的一道保障。更新管理模式和手段已經刻不容緩，企業必須要充分重視。

（三）加大資金投入完善基礎設施。國家對于檔案管理提出了九防，防火、防潮、防高溫、防塵、防霉菌、防蟲、防鼠、防光防盜，現代化的檔案管理模式采取了信息化智能管理模式，符合九防的標準，做到了以科技為基礎，依靠先進的設備進行檔案信息的管理，更新了儲存技術、計算機技術、通信和信息化處理技術，將空氣消毒、視頻監控、漏水警報、紅外線警報等方面設置的更加系統化、信息化，可以給事業單位一個更加安全、方便、舒適的檔案儲存和收集機構，提高工作效率、保障安全性、減少出錯率。隨著我國經濟的不斷發展，科學技術的引進和開發也有了更高的臺階，很多事業單位開始引進大量的新設備，基礎設施的完善可以說是一勞永逸，帶來更多的經濟效益。人事檔案管理也需要更新設備，可以提高工作效率，雖然不能創造直接利益，但是可以創造更多的間接效益，對于事業單位和員工而言都是很好的解決措施。

（四）重視人事檔案信息的安全性。員工檔案涉及很多的個人信息，因此，很多員工對于自身檔案的安全性也會更有很多顧慮，信息網絡的安全性成了很多事業單位和員工關心的話題。網絡存在很大的變動，如果不能保障安全，那么很多員工都不會放心將自己的檔案信息上交給事業單位，因此信息網絡環境的安全性成了人事檔案管理信息化的重要前提。首先，事業單位必須要通過各種有效措施來保障信息的安全性，將安全防范放在信息化管理的重要位置。這就要求企業引進更多的技術人才來建立檔案信息化管理的安全機構，明確安全保障工作的責任人，以此來保障網絡安全，做好安全防范工作。其次，事業單位要做到與時俱進，注重人事檔案管理的數字化，建立數據庫，在防攻擊、防病毒、放漏洞方面做好充足的技術保障。只有企業保障信息安全，才能獲得員工的信任，員工的顧慮消失也就能更全身心投入工作中，為企業創造更多經濟效益。

（五）注重檔案數據庫和檔案管理的同步性。在規模較大的事業單位，很多人事檔案的數據都是過八萬級別的，因此在進行檔案更新和管理方面會有很大的工作量。檔案數據庫一定要做到準確錄入數據和刪除數據，同時要做到數據庫的動態更新，保證時效性和準確性。很多員工都會有自己的學習考證計劃，一旦有涉及檔案的信息變化，管理者就一定要及時更新和改正，做好數據庫和檔案管理的同步性，是對事業單位、對其他員工負責，必須要予以充分的重視。

（六）注重由檔案管理者向信息開發者之間的轉變。事業單位要實現檔案管理的信息化不僅要重視設備的更新和技術的引進，更重要的是轉變和提高人事檔案管理者的思想觀念和綜合素質。信息化管理已經是人事檔案管理模式的轉變趨勢，因此事業單位的管理者必須要給予充分的重視。檔案管理工作者的素質甚至在某種程度上決定著人事檔案管理系統的興衰。新時期的人事檔案管理者不僅要注重信息的保存，實際上還要加上很多方面的工作，才能組成人事檔案管理系統。管理者除了要有掌握基礎設施的能力之外，還要有強烈的責任心，每個人都有自己負責的板塊和區域，做好分內工作的同時也要開動腦筋，及時更新自己的管理理念，從而提高工作效率，減少錯誤率。另外，工作者一定要注重信息的開發，及時更新檔案信息庫，為企業提供更多的用人參考。同時人事檔案管理者一定要注重自己觀念的轉變，及時上報更新自己的管理設備和管理系統，為事業單位和員工提供更高效、更快捷、更方便的服務。

四、小結

綜上所述，21世紀很多事業單位都在爭分奪秒地進行改革，改革帶來的是傳統方法的更新換代，這對于人事檔案管理者是很大的挑戰，如果管理者還固守著傳統的管理模式和手段，這將會帶來巨大的工作量，工作效率會大幅度下降，因此人事檔案信息管理的改革也刻不容緩。人事檔案管理如果可以結合信息化技術，就可以提高工作效率、減少錯誤率，對于事業單位而言是一次很大的飛躍。現如今的企業管理還存在很多問題，例如資金設備投入不足，很多企業高層不注重人事檔案的改革等問題，這些企業將會面臨被淘汰的風險。因此，人事檔案信息化管理已經是大勢所趨，必須要做到與時俱進才能得到更長遠的發展。