新醫改形勢下醫院檔案管理信息化的改進措施

文/濱州醫學院附屬醫院 周晨霆 于長海（通訊作者）

隨著社會已進入信息化的時代，大數據、云計算、5G技術的發展更為社會進步提供各方面的技術支持，在新醫改政策的大環境下，醫院要為群眾提供安全、有效、方便、價廉的醫療衛生服務，醫院檔案作為醫院管理工作中的重要記錄的同時，還為醫學科學研究與發展提供真實詳盡的數據支持。因此，對醫院檔案管理工作的信息化和現代化水平提出更高的要求，在信息網絡技術的支持下，通過發展信息化的檔案管理系統，改變原有紙質操作模式，提升醫院檔案資料信息的利用率，進而提高醫院檔案管理的整體水平。對此，在新醫改政策與信息化技術革新的大環境下，醫院管理人員要對目前醫院檔案管理中存在的問題進行審視與反思，并及時完善和改進，充分運用信息化技術，實現醫院檔案管理的信息共享與利用。

一、醫院檔案管理信息化的特點

（一）具有較高的共享性和利用率。借助計算機技術，對醫院檔案進行數據化處理，將原有紙質檔案轉化為圖片和數據，建立統一的信息化平臺，可以使每個部門甚至個人，同時進行醫院檔案的查閱和使用，實現醫院檔案資料在軟件、硬件、手機、電腦、人員之間的互聯共享，提高醫院檔案管理的科學性。同時，將數字技術運用到醫院檔案的收集、整理、分析等各個環節后，降低了紙質檔案管理和使用過程中產生的折損率，極大地減少檔案的管理和儲存成本，提高醫院檔案資料信息的利用效率，進而實現管理水平的綜合提升，改善人工查閱檔案效率低下的問題。傳統查閱檔案，需要占用大量人工，耗時長、手續煩瑣，如果查檔人員較多，可能需要長時間排隊，醫院檔案信息數據化后，利用便捷的網絡技術，通過電腦，手機等客戶終端，便可輕松申請、查詢，甚至進行數據比較，形成直觀圖表，方便員工利用，提高了使用效率。

（二）提高醫院檔案信息的準確性和持久性。醫院檔案采用信息數據化模式后，更改了檔案儲存方式，為醫院無紙化辦公提供信息支持的平臺，大大降低了辦公過程中物料的損耗和人工成本，避免紙質檔案管理工作中容易出現的漏寫、漏抄或字跡模糊的現象，減少重復查閱檔案的工作量和手工抄錄出現的錯誤，極大地提高了醫院檔案資料的準確性和完整性，保證了信息的真實有效性。醫院傳統紙質檔案保存時長有限，保存要求較高，受環境與空間影響較大，比如在潮濕環境容易出現霉變、蛀蟲等現象；隨著每年檔案資料不斷累加，檔案室就需要不斷跟進擴增，以滿足檔案資料增加和分類存放的需要；頻繁移動和查閱過程中，紙質檔案出現的磨損和丟失現象，會導致檔案資料的缺失，不利于醫院檔案的長久保存,醫院檔案資料轉化為數據信息后，檔案信息可以在網絡中長期保存，并易于復制轉錄，保證了信息準確的穩定性與持久性。

（三）有利于促進醫院檔案體系的改革與創新。醫院檔案管理通過信息化發展，實現醫院檔案工作的高效運轉，較大改善了醫院檔案資料信息的完整性、系統性與真實性。建立信息數據庫，利用云計算大數據技術的處理分析，為醫院制定策略、發展方向提供真實準確的信息支持。同時信息化技術的應用也使得醫院檔案管理人員獲得工作思維上的創新，更新了管理理念和工作方法。新技術對管理人員技術能力和計算機操作能力提出更高的要求，改變原有檔案一成不變的管理模式，督促檔案管理人員不斷學習提高，體現了工作中的個人價值。改善傳統紙質檔案管理中存在的各種弊端和短板，提高檔案的利用效率，實現醫院檔案管理現代化和信息化服務水平的提升，促進醫院檔案管理水平的整體提高。

二、醫院檔案管理中存在的問題

雖然在新醫改的背景下對醫院檔案管理信息化的需求越來越高，但由于目前的管理制度、政策支持和職工素質等因素的制約，醫院檔案信息化的整體水平跟不上時代的步伐，未能達到更深層次的優化，仍然很大程度上停留在傳統紙質管理模式上，主要存在以下幾個原因：

（一）缺乏健全的管理制度。目前，全國醫院檔案信息化建設，沒有統一的標準，醫院的檔案管理體制不明確。每個醫院之間體系方案都不同，甚至同一個醫院不同部門都存在檔案資料自主管理問題，相互之間導致醫院檔案管理缺乏統一的信息交換和使用的標準，這樣會導致資料提取速度低下，同時檔案管理沒有明確流程和規范，會使檔案收集和保存過程中信息錄入的完整性不足，導致實際工作出現較多錯誤，更無法保證日后數據的轉換和對接，不利于部門間的交流與合作，降低了后續醫院檔案信息化工作開展的效率。

（二）缺少足夠的政策支持。醫院檔案管理信息化系統不完善；一方面，是醫院對檔案信息化投入較少，醫療事業的穩定發展離不開臨床一線的努力，所以醫院領導會更多關注臨床工作，而對于醫院檔案信息化建設關注不足，資金和人才投入較少，沒有足夠的硬件設施與專業人才，檔案信息化建設工作難以有效的開展；另一方面，社會上對檔案信息化認識不足，沒有非常完善的軟件系統，只能是醫院通過軟件公司自行開發相應產品，但軟件公司水平參差不齊，產品質量難以保證，常常出現開發的產品還是半成品，軟件公司就因各種情況倒閉，無法進行后續更新和維護，難以滿足檔案信息化的要求。

（三）管理人員水平有待提高。醫院檔案的信息化建設需要具有更高技術水平的管理人員，而目前醫院檔案管理人員沿用原有管理方式，無法滿足檔案信息化管理要求，部分檔案管理人員往往由臨近退休的行政員工兼任，缺乏專業檔案管理素質，對于信息化這種新事物較為排斥，轉變思想的能力較弱，這在很大程度上阻礙著醫院檔案管理水平的提升，而其他檔案人員大部分是兼職或簡單培訓后上崗，沒有專業的檔案學背景，只是熟悉一般性工作，不具備檔案信息化建設所需的復合型專業技能。醫院檔案管理信息化建設離不開人的參與，如果沒有一只專業化、高素質的管理團隊，后期信息化建設難以高質量地完成。

三、醫院檔案管理信息化的創新措施

（一）制定完善的信息化制度。沒有規矩不成方圓，為實現醫院檔案管理信息化建設，制定和實施關于醫院檔案管理的標準法規是首要任務，結合醫院發展的特點，保證收錄的資料信息符合規范要求，對應各科室部門需求，避免無用信息和低質量信息對使用者的干擾，提升醫院檔案管理的綜合水平。醫院檔案管理信息化的重點是維護、更新、利用檔案資料信息。因此通過加強檔案管理制度的行為規范，提高軟件系統和硬件設施的建設與維護效率，避免人為失誤帶來損失，減少信息化檔案系統故障發生率，建立具有高完整性和安全性的醫院檔案信息化數據庫。建立嚴謹的管理檔案信息化目標制度，明確工作人員職責，強化檔案管理工作的安全意識，促進管理人員技術水平的提高，為醫院檔案管理的信息化發展明確前進的方向與目標，樹立工作人員強烈的責任感和使命感。

（二）加大對醫院檔案信息化建設的投入。醫院檔案信息化建設需要足夠的軟件系統和硬件設備的支持，需要相應的資金與場地作為基礎，并需要專門的人員進行整理和維護。這就需要醫院對檔案信息化工作高度重視，加大檔案管理設備和人員的投入，如提供防潮干燥的庫房，建設相應機房，設立獨立數據庫；為改變傳統人工輸入模式，轉為智能掃描錄入資料信息，提高檔案信息的準確性和完整性，需要現代化的掃描儀等。除了硬件上的支持，還應聘請專業信息軟件公司開發符合醫院檔案管理信息化需求的軟件系統，明確各崗位的檔案管理職責，實現檔案管理流程的有序分工，完善檔案管理運轉體系，優化工作流暢性，可以及時準確更新檔案資料信息，確保檔案資料可以在各科室間即時共享，并能為醫院的科研發展和醫療服務提供真實有效的參考數據。醫院檔案很多都是機密性文檔或涉及個人隱私的信息，這就要求醫院對信息化檔案的網絡安全做出切實有效的保障，提出安全措施、建立相關制度，投入資金對安全系統進行升級和對安全防盜軟件的研發，引入數據加密技術和數據恢復技術，保證數據安全更新，針對傳輸過程增加保護措施，有效保障網絡信息環境的安全，從而切實提高檔案管理的安全系數。

（三）建立高素質的檔案管理團隊。隨著醫改工作的不斷推進，醫療事業不斷提高服務理念，作為醫療事業的支持部門，醫院檔案管理的工作人員同樣應樹立以人為本的服務理念，為了發揮出檔案信息化的管理價值，需要具備足夠的檔案管理專業水平和信息化操作技術。因此，在進行醫院檔案管理信息化的過程中，重視專業人才的引進和培養。一方面，招收符合相應需求的高素質醫院檔案人員，擇優選擇具有檔案管理與計算機操作等相關資質的應聘人員，以此來保證醫院檔案在材料收集和檔案整理過程中的規范性，保證信息收集的完整性和系統性；另一方面，現有的檔案管理人員應轉換管理理念，提高專業能力并進行相應信息化工作培訓，加強工作員工使用信息化技術手段的意識和能力，提高利用信息技術的安全意識，避免操作不當引起的涉密風險。通過信息技術與專業知識的系統性培訓，實現業務能力和信息化知識的掌握，努力提高其檔案信息化的管理能力，打造一支專業的高素質管理團隊，為醫院檔案的開發利用提供人員與技術支持。

四、結束語

隨著信息化大數據的發展與5G技術的革新，醫院檔案的信息化管理是大勢所趨。在新醫改形勢下運用信息化建設優勢與特點，改進現有管理方式存在的問題，通過制定完善的醫院檔案信息化管理制度，提高對信息化建設的整體投入，建立一支高素質的檔案管理團隊，多措并舉完成醫院檔案管理信息化的建設工作，實現檔案管理的工作價值，促進醫療事業的健康發展。