現代電子信息技術在醫院檔案管理中的運用

文/河北省人民醫院 王永鋒

科學技術的發展使得計算機信息技術被廣泛應用于社會各個領域中，這改變了人們的生活方式，也給人們的學習、生活和工作帶來了便利。隨著醫院檔案信息化的發展，電子檔案逐步取代了傳統的紙制檔案，醫院檔案管理逐步進入了信息化的管理階段。在醫院的日常醫療服務過程中，會產生大量數據信息資料，將這些信息數據用現代電子計算機技術進行管理，可以有效避免傳統檔案管理存在的問題，提高檔案管理的工作效率，使得檔案管理工作實現質的飛躍。但目前我國電子信息技術還不夠成熟，使得醫院檔案的電子信息管理還存在一定的問題和不足。因此，要完善創新和優化醫院電子信息檔案管理模式，充分發揮信息技術的優勢，加強現代電子信息技術在醫院檔案管理中的應用，使醫院檔案管理的效果得到有效增強。

一、在信息化背景下的醫院檔案管理綜述

醫院檔案是醫院管理服務的基礎性信息資料，它能夠為醫院完整管理體系的構建以及醫院領導的決策提供重要的信息資源，使醫院能夠更好地開展醫療服務和日常科研教學活動。醫院檔案是指在醫院進行醫療、科研、教學等活動過程中形成的原始記錄資料，包括病歷檔案、科研檔案、人事檔案、設備檔案、財務檔案等，具有真實性、準確性、集成性、完整性、信息對象專屬性、載體形式多樣性和來源廣域性的重要特點。隨著信息技術在醫院檔案管理中的推廣和應用，醫院檔案管理發生了巨大的改變。電子檔案逐步取代了傳統的紙制檔案，醫院檔案管理逐步進入了信息化階段。信息技術在醫院檔案管理中的應用也使醫院檔案管理呈現出了新的特點。

（一）信息技術使檔案信息化管理進一步加強，對檔案的管理、查詢、檢索等更為方便和快捷。信息技術的應用讓醫院檔案工作中的信息資料的采集、管理和利用更為快速和便捷，基于信息技術的檔案信息化管理應用系統建設，使檔案信息資源更為豐富，醫院的病案、文字等能夠實現快速整理和查閱，并通過互聯網實現了資源共享。醫院內部人員可以通過構建的檔案搜索引擎及時查閱相關信息，并將更新的資料及時傳入檔案信息系統中。運用電子信息技術及網絡技術對醫院檔案進行管理，有效減少了傳統檔案管理模式中人工采集整理資料的步驟，有效提高了醫院檔案管理的效率和質量。

（二）檔案數字化管理豐富了醫院檔案信息的存儲載體和信息資源，使檔案管理中的各項作息資料搜集更加全面。隨著信息科學技術的發展，電子化檔案逐步取代了紙質檔案，電子信息技術將檔案資料的搜集、傳輸及運用構建成一個連接整體，使檔案信息資料更加全面、準確，也更具時效性，有效減少了檔案管理的環節步驟，節約了管理時間和成本。

（三）電子信息技術擴展了檔案的服務范圍，使檔案記錄載體更加多樣化。計算機信息技術應用于醫院檔案管理中，使檔案的服務范圍得到進一步擴大和提高，信息資料也更加全面。利用互聯網技術搭建的檔案管理網絡平臺，使檔案信息資源實現了有效的共享，增加了信息量的同時，也使信息資料記錄載體和形式更加多樣化。不再局限于單一的文字記錄，加入了圖像、音頻、視頻等多媒體新型記錄，使醫院檔案信息內容更加豐富，形式更加靈活和多樣化。讓醫務人員在對檔案信息進行查詢時能夠明晰檔案資料的情況，獲取到更為完整、更加完善和全面的檔案資料。在檔案管理中廣泛應用現代化電子信息網絡技術和自動化技術以及大數據技術，更能適應檔案管理工作發展的新要求，使醫院檔案管理措施更加優化，也使檔案能夠為更多醫務人員服務，檔案的利用率得到了大大提升，有效促進了醫院的發展。但是在采用電子信息技術對檔案信息進行管理時，需要注重采取有效措施，提高信息的安全性與保密性。

二、運用現代電子信息技術管理醫院檔案的重要意義

隨著醫院的發展，每天都會產生大量的信息資料，需要利用信息技術來進行歸檔和處理。電子檔案涵蓋內容廣泛，是醫療事業發展的重要平臺。在醫院檔案管理中，運用計算機技術及大數據信息技術等現代電子信息技術具有重要意義。

首先，現代信息技術可以讓醫院檔案管理信息化水平得到有效提升，使患者、設備、科研、教學類信息得到有效管理。檔案信息覆蓋了醫院醫療工作的各個方面，涉及多個種類的內容，范圍廣、數量多，管理起來有一定的難度。傳統的檔案管理模式已經不能適應當前醫院的發展需要，而運用計算機技術及大數據信息技術等現代電子信息技術對醫院檔案進行管理，有效解決了這些檔案管理中的問題。檔案管理人員要提高自身專業能力，熟練且有效地運用現代電子信息技術，對各類檔案信息資料進行及時更新和處理，確保醫院檔案信息的準確性和實效性。記錄準確的電子信息檔案資料可以方便醫生和患者隨時獲取和查詢，可以讓雙方都及時了解醫療過程中的各項診斷資料，為進一步醫療診治提供充分的資料，從而有效改善和推動醫患關系，累積醫院在公眾中的口碑，提高醫院在社會中的好感度和知名度。

其次，運用現代電子信息技術管理醫院檔案，可以有效提高檔案管理工作效率。醫院是一個綜合性機構，涉及多個部門和崗位，要想管理好各個部門的檔案信息，需要耗費大量的時間和人工成本。加強醫院檔案工作的信息化建設，運用現代電子信息技術對各部門不同類型和內容的檔案進行集中整理和管理，可以有效減少檔案整理時間和人工成本，提高信息的錄入速度，使檔案管理人員能夠更快速地完成檔案的整理和歸檔。

最后，通過信息技術在檔案管理中的應用可以將患者的各項信息進行規范化管理，為醫患關系建立良好的信用平臺，構建更為和諧的醫患關系。以信息技術為手段建立的醫院電子檔案，可以使各類信息的收集、整理更為迅速，查詢起來也更為方便。而且信息內容也更為完整和準確，讓醫生在治療時能夠快速全面地了解患者的信息，采取更有效的治療方式對患者進行診療。病人也可以通過電子檔案及時了解自己醫療過程中的所有信息，也為解決醫患糾紛提供證據支持。

此外，運用計算機信息技術對醫院檔案信息進行管理還可以及時了解藥品、醫療設備等信息，提升藥品和醫療設備的管理效率，為醫院的藥品和設備采購以及設備的管理維護提供及時的信息資料支持。從而使醫院減少了很多不必要的支出，促進了醫療機構整體發展。

三、現代電子信息技術在醫院檔案管理中應用的現狀及存在問題

目前，醫院在檔案管理工作中運用現代電子信息技術建立了電子檔案，也建立了一系列的管理機制和配套的規章制度。同時也通過互聯網技術有效實現了檔案資源的信息共享，但在醫院檔案管理工作中，依然還存在一定問題需要解決。

（一）管理觀念落后意識不足。隨著醫療改革和醫院的發展，檔案管理工作也越來越復雜，但目前一些醫院還缺乏現代檔案管理觀念，運用電子信息技術取代傳統的管理模式進行醫院綜合檔案管理的意識還不夠強，忽視了信息技術對檔案管理的作用，也缺少相關的信息網絡操作技術和管理經驗，使得檔案管理工作得不到應有的重視。檔案管理人員的信息化管理意識也比較弱，且信息技術能力也有待提升。在檔案管理工作中，檔案管理人員運用計算機信息技術的能力也比較低，不能很好地運用信息技術來對醫院檔案進行完善的管理。

（二）醫院電子信息設備不夠先進，信息系統的管理和維護也不到位。很多醫院缺乏對檔案管理信息化發展的高度重視，不能看到其在醫院檔案管理和醫院發展中的重要作用。因此，在醫院檔案管理中對電子信息設備的配置和更新還比較落后，往往采用一些性能和配置都比較低端的設備作為檔案信息化管理的設備，這嚴重影響到醫院檔案信息系統的運行和維護，使醫院檔案信息系統數據庫的開發和應用都受到了一定的影響，不利于醫院檔案管理信息化水平的提升。

四、現代電子信息技術在醫院檔案管理中的應用策略

（一）建立科學合理的檔案管理信息化的管理機制。醫院要充分認識檔案管理信息化的重要性，大力推進檔案管理信息化進程。建立健全檔案管理信息化系統，充分利用計算機信息技術的功能多樣性和便捷性，加強檔案工作的信息化管理。并制定科學化、規范化、標準化的醫院檔案信息化管理制度，對檔案信息進行及時收集、整理、歸檔以及科學、準確地分類，確保電子信息檔案管理實現標準化和制度化，充分利用現代電子信息技術，做好醫院檔案工作的管理和監測，使檔案管理工作能夠順利、有效開展。

（二）加大硬件設施建設，完善計算機信息數據管理系統平臺。醫院要加大對檔案管理所需的電子信息設備等硬件設施的投入，將各種用于記錄和整理醫院檔案信息的硬件設備配備齊全，并以醫院檔案管理的實際和未來發展的需要為出發點，及時更新設備，及時檢查和定期維護硬件設備的性能，對不能夠滿足檔案管理需求的設備要及時淘汰。同時醫院還要最大限度地將電子信息技術應用于檔案管理工作中，建立體系嚴密、功能強大的檔案信息管理系統，積極創新檔案管理模式，通過信息化管理平臺的構建實現醫院檔案的共享。

（三）提高人員的綜合素質和專業化程度。在檔案管理工作中，要注重檔案管理人員專業能力和綜合素質的培養，組建一支業務能力強、綜合素質高的專業化檔案管理工作團隊，并對其進行專業的信息技術水平和操作能力培訓，以此提高檔案管理人員的信息技術應用能力，從而進一步提升檔案管理人員的專業技術水平。

五、結語

綜上所述，醫院檔案管理要樹立現代化和信息化的管理理念，充分發揮信息技術的優勢，積極運用現代電子信息技術來提高醫院檔案信息化管理水平。