探索新形勢下事業單位檔案管理的優化方法

文/山東省日照市疾病預防控制中心 韓笑；山東省日照市結核病防治所 蘇丹

檔案管理對事業單位的所有信息、資料進行記錄、匯總以及整理，而人事檔案則是對單位所有人員的信息進行錄入并且以文字的方式展現出來的活動。因此，對事業單位的檔案進行合理保管，有利于幫助事業單位引進更多的人才，也有助于事業單位的優化和升級。所以，對于事業單位而言，檔案管理工作水平的高低，直接對單位未來的可持續性發展有著重要影響，對提升管理效率也有著重要意義。本文重點對新形勢下加強事業單位檔案管理提出了有效對策，其目的在于為我國事業單位的檔案管理提供建議。

一、事業單位檔案管理方法優化的重要作用

檔案管理作為事業單位管理的重要內容，在事業單位的發展和改革中發揮著重要的價值和作用。在工作開展中不僅要對接不同的行業，還會涉及諸多的資料和內容，由此在整個過程中也對事業單位檔案的保管和整理提出了更高的要求。在檔案管理過程中，應該根據規范的管理流程去開展工作，不斷完善科學合理的管理制度，提高檔案管理人員綜合素養，為檔案管理工作的順利開展奠定基礎保障。同時，隨著事業單位的快速發展和改革，單位應該意識到檔案資料的重要性，優化檔案管理手段和方法，定期對員工進行培訓，提升員工管理水平和能力，利用現代化信息技術優化檔案數據和系統，從而提升檔案數據的準確性和有效性，為事業單位的發展提供重要的依據。

二、我國事業單位檔案管理存在的不足

（一）對檔案管理工作認識不到位。現階段，在我國大部分事業單位檔案管理中，受傳統檔案管理工作的影響，沒有認識到檔案管理工作改革的必要性。將單位的工作重點都放在了社會服務上，沒有意識到檔案管理對于單位未來的價值和作用。同時，檔案管理人員也認為檔案管理工作不能給單位帶來直接的經濟效益，這種錯誤的意識很容易造成事業單位在發展過程中忽視對檔案的管理工作，最終對檔案管理工作投入的人力物力不足，影響檔案管理工作的效率和質量。

（二）檔案管理方式滯后。目前，我國大部分檔案管理方式十分落后，仍然停留在以往的管理方式上，已經無法滿足現代化管理信息的需求。同時，檔案管理信息機制單一，無法對檔案進行有效的分類和整理，導致大量的檔案信息資料被丟失和破壞，直接降低了檔案管理工作的效率。上文所述，領導和檔案管理人員對檔案管理工作不重視的問題，也間接導致事業單位管理工作過于形式化。隨著科學技術的快速發展，信息的處理和儲存都慢慢取代了傳統的檔案管理方式，在計算機技術的支持下，檔案管理工作變得更加方便和快捷。但是在實際的檔案管理過程中，大部分事業單位依舊采用計算機系統制定管理體系，沒有及時更新數據系統，導致信息技術沒有更好地運用在檔案管理當中，造成檔案管理方式滯后。

（三）檔案管理人員綜合素養偏低。檔案管理工作是一項十分煩瑣復雜的工作，對檔案管理人員的專業水平提出了很高的要求。檔案管理人員不僅需要具備專業的管理經驗，還要具備專業的檔案管理知識，掌握合理的管理技巧和方式。同時，檔案管理工作具有一定的單調性和枯燥性，需要管理人員適應枯燥乏味的工作環境，樹立認真仔細的工作態度。現如今，我大部分國事業單位對檔案管理工作缺乏重視，對檔案工作人員要求也嚴格，造成很多檔案管理員專業素質都不達標，對檔案分類和整理工作缺乏專業性的認知，在工作過程中對檔案的整理和保管方式不規范，直接影響了檔案管理工作的專業性和效率。

三、新形勢下事業單位檔案管理的優化對策

（一）加強檔案管理意識，優化管理方式。為了有效提升事業單位的檔案管理效率和質量，應該對事業單位檔案管理工作方式進行優化和改革。首先，在檔案管理信息化建設方面，領導要看到檔案管理對單位發展的重要價值，積極轉化自己的觀念，樹立正確的態度和認識，把檔案管理信息化建設提上工作日程。同時，在檔案管理信息化建設過程中，為了確保員工個人檔案的保密工作到位，為員工的個人檔案管理提供專門的保管空間，沒有經過領導批準，員工不得隨意進入，并對空間門窗進行加固處理。其次，聘請專業的檔案管理人員進行管理和歸檔，并與其簽訂保密協議。此外，事業單位應該與時俱進，緊跟時代發展步伐，大力提倡檔案管理信息化建設，優化檔案管理方式，通過計算機設備將紙質的文字、圖片檔案等信息轉化為數據信息，進行信息化保存。最后，引入先進的信息化設備和系統，不僅可以有效減輕人工檔案管理的負擔，還可以提升檔案材料的利用率，實現事業單位檔案信息化管理，提升事業單位的檔案管理水平。

（二）加強檔案管理人員綜合素養的提升。檔案管理人員作為檔案管理工作的直接參與者，其管理水平和能力直接關系到檔案管理工作的有效性，提高檔案管理人員的管理水平是促進檔案管理信息化建設的重要手段。在信息化檔案管理建設過程中，勢必會引進先進的檔案管理技術，而一直以來采取傳統管理模式的工作人員如果不加以培訓和學習將難以勝任信息化檔案管理工作。所以加強工作人員的管理水平勢在必行，要為員工創造學習和培訓的機會，要針對性地開展一些相關檔案管理以及信息系統的培訓活動，以此提高檔案管理人員的信息技術水平和管理業務水平。在培訓活動開展前，需要提前了解清楚檔案管理人員的實際情況，根據他們的實際情況來制定培訓內容和培訓計劃，確保培訓活動開展的有效性。此外，為了提高檔案管理員工的工作積極性，事業單位領導要適度地制訂考核制度和獎懲制度，進一步保證培訓活動的效果。

（三）完善檔案管理制度和基礎管理設備。為了促進事業單位檔案管理走向規范化，完善檔案管理制度非常重要。根據單位實際需求，結合法律規定，從事業單位的收集、整理、分類、保密等方面下手，形成一套完整的檔案管理制度。要加大檔案管理基礎設施設備的資金投入，緊跟時代發展步伐，利用信息技術的力量，引進現代化檔案管理系統和軟件，促使檔案管理系統實現自動化，讓事業單位檔案管理工作走向統一、規范化，促進事業單位檔案管理水平的提升。此外，事業單位應該不斷完善檔案管理硬件設備，硬件設備是保障檔案管理自動化落實的基礎。為了保障檔案管理工作順利地進行，最為主要的工作就是完善計算機網絡安全，定期對計算機網絡進行維護，建立防火墻，這樣才能保障檔案資料的安全性，也能更好地實現辦公自動化檔案管理，從而地提高檔案管理的工作效率，減輕人工檔案管理的壓力。

四、結束語

總而言之，隨著國民經濟的發展，新時期背景下，事業單位檔案管理手段的優化和創新對事業單位的可持續性發展有著重要的作用。同時，事業單位領導必須意識到檔案管理工作對單位未來發展的重要價值，認識到加強檔案管理信息化建設是改變事業單位檔案管理所現狀的關鍵。現如今，傳統的檔案管理方式已經無法滿足現代化檔案管理需求。因此，事業單位應該創新檔案管理方法，結合單位的實際情況，完善檔案管理制度和基礎設施設備，提升檔案管理人員的綜合素養，為事業單位的發展提供基礎保障服務。