大數(shù)據(jù)時(shí)代醫(yī)院檔案管理分析

文/山東省東明縣婦幼保健計(jì)劃生育服務(wù)中心 張健 張素霞

大數(shù)據(jù)的時(shí)代背景下，在醫(yī)院的檔案管理工作當(dāng)中，無(wú)論是承擔(dān)檔案的載體還是檔案的存儲(chǔ)都朝著多元化的方向發(fā)展。當(dāng)前，醫(yī)院在進(jìn)行檔案管理的過(guò)程當(dāng)中使用大數(shù)據(jù)技術(shù)可以更好提升檔案管理工作的質(zhì)量和效率，醫(yī)院要加強(qiáng)檔案管理的力度，開發(fā)出適合自身的實(shí)際檔案管理方法，對(duì)檔案管理模式進(jìn)行創(chuàng)新，結(jié)合大數(shù)據(jù)時(shí)代的需求來(lái)提升自身的檔案管理水平，為醫(yī)院提供更加有效和高質(zhì)量的醫(yī)生和患者的檔案信息，保證醫(yī)院長(zhǎng)期穩(wěn)定地發(fā)展和進(jìn)步。醫(yī)院提升自身的檔案管理質(zhì)量不但可以更好地進(jìn)行工作的開展，也保證了對(duì)醫(yī)療資源的充分使用和開發(fā)。

一、大數(shù)據(jù)時(shí)代給醫(yī)院的檔案管理帶來(lái)的挑戰(zhàn)

（一）對(duì)檔案管理理念的挑戰(zhàn)。在傳統(tǒng)的檔案管理當(dāng)中，一般都是遵循著檔案的收集和整理以及保存和利用的路線來(lái)進(jìn)行檔案管理工作的開展，需要對(duì)醫(yī)院建立檔案的價(jià)值進(jìn)行判斷，再根據(jù)檔案的價(jià)值對(duì)照相應(yīng)的法律法規(guī)來(lái)確定保存的年限，最后再進(jìn)行檔案的整理和保存。醫(yī)生進(jìn)行病人救治或者是有長(zhǎng)期病史的病人接受治療時(shí)，簡(jiǎn)潔清楚的患者檔案是非常有幫助的，這些是傳統(tǒng)的檔案管理理念。但是當(dāng)前時(shí)代是大數(shù)據(jù)的時(shí)代，傳統(tǒng)的檔案管理更加側(cè)重紙質(zhì)檔案的保存，但是大數(shù)據(jù)時(shí)代則強(qiáng)調(diào)檔案的電子化以及數(shù)字化，傳統(tǒng)的檔案管理重視保存，對(duì)檔案可以發(fā)揮出的實(shí)際作用和價(jià)值并沒有太多關(guān)注，大數(shù)據(jù)時(shí)代除了要求檔案的高質(zhì)量也需要檔案可以發(fā)揮出自身的實(shí)際作用，發(fā)揮出自身應(yīng)有的價(jià)值和服務(wù)功能。檔案的管理人才除了需要有專業(yè)的過(guò)硬能力，也需要有足夠的計(jì)算機(jī)知識(shí)，數(shù)據(jù)處理知識(shí)以及分析技術(shù)也需要掌握，可以說(shuō)當(dāng)前醫(yī)院的檔案管理需要的是復(fù)合型人才。

（二）對(duì)檔案管理技術(shù)的挑戰(zhàn)。傳統(tǒng)的檔案管理，一般主要采取人工方式進(jìn)行紙質(zhì)檔案的保存，在管理的方式上非常粗放，大數(shù)據(jù)時(shí)代，需要強(qiáng)調(diào)檔案的數(shù)字化和電子化。大數(shù)據(jù)時(shí)代對(duì)檔案管理方式表面的沖擊，對(duì)檔案管理方式提出了挑戰(zhàn)，需要檔案管理的信息化水平達(dá)到一定水準(zhǔn)，在檔案的存儲(chǔ)和使用方面實(shí)現(xiàn)信息化。在傳統(tǒng)的檔案管理上，醫(yī)院對(duì)檔案的安全保護(hù)主要停留在人防、物防，這兩個(gè)方面就可以完全保證檔案的安全，但是在大數(shù)據(jù)時(shí)代，對(duì)檔案進(jìn)行儲(chǔ)存和使用都需要借助信息化和電子化，因此在兩個(gè)方面對(duì)檔案的數(shù)據(jù)安全形成威脅，一方面，進(jìn)行醫(yī)院檔案數(shù)據(jù)儲(chǔ)存的主要機(jī)械設(shè)備是電子設(shè)備，設(shè)備本身的使用要求和使用壽命都是當(dāng)前所需要關(guān)注的；另一方面，儲(chǔ)存設(shè)備的客戶端和服務(wù)器，網(wǎng)絡(luò)黑客為了竊取用戶的隱私，會(huì)對(duì)檔案存儲(chǔ)的服務(wù)器進(jìn)行攻擊，這樣網(wǎng)絡(luò)安全問題就出現(xiàn)了。

二、當(dāng)前大數(shù)據(jù)時(shí)代醫(yī)院檔案管理存在的問題

（一）網(wǎng)絡(luò)帶來(lái)了安全隱患。大數(shù)據(jù)時(shí)代，人們對(duì)自身的信息安全尤為重視，網(wǎng)絡(luò)安全問題也一直是亟待解決的問題。醫(yī)院在運(yùn)行的過(guò)程中，對(duì)每一個(gè)患者的檔案信息全面深入掌握是開展工作的關(guān)鍵和基礎(chǔ)，因此需要對(duì)患者的信息深入統(tǒng)計(jì)，這也就對(duì)保密性有了較高要求。但是，當(dāng)前醫(yī)院檔案信息會(huì)時(shí)常出現(xiàn)泄漏的情況，導(dǎo)致對(duì)病人和員工以及醫(yī)院帶來(lái)?yè)p失。醫(yī)院的檔案管理人員操作的過(guò)程中會(huì)因?yàn)樽陨淼牟僮鲉栴}導(dǎo)致檔案的管理出現(xiàn)問題、受到威脅，這樣醫(yī)院的檔案管理水平在大數(shù)據(jù)時(shí)代就很難提升。

（二）檔案管理人員技術(shù)水平需要提升。大部分醫(yī)院的領(lǐng)導(dǎo)層普遍缺乏內(nèi)部控制意識(shí)，沒有對(duì)檔案管理工作給予足夠的認(rèn)識(shí)，特別是對(duì)檔案管理人員進(jìn)行招聘的過(guò)程中，對(duì)計(jì)算機(jī)知識(shí)和信息技術(shù)的掌握程度沒有硬性要求，這對(duì)醫(yī)院未來(lái)的發(fā)展十分不利，檔案管理人員在大數(shù)據(jù)時(shí)代進(jìn)行工作需要信息化的培訓(xùn)，因此對(duì)技術(shù)水平和專業(yè)素養(yǎng)有很高的要求。但是當(dāng)前部分醫(yī)院的檔案管理人員不夠?qū)I(yè)，還存在其他部門員工兼職的情況，導(dǎo)致檔案管理工作受到影響。

三、提升大數(shù)據(jù)時(shí)代醫(yī)院檔案管理水平的策略

（一）對(duì)醫(yī)院的軟件和硬件進(jìn)行建設(shè)。要想在大數(shù)據(jù)時(shí)代實(shí)現(xiàn)醫(yī)院的檔案信息化，就需要加大信息化建設(shè)的投入，為檔案管理部門配置信息化管理相匹配的軟件和硬件設(shè)施。當(dāng)前醫(yī)院面臨巨大信息儲(chǔ)存量，需要提升服務(wù)器的存儲(chǔ)以及計(jì)算機(jī)終端的運(yùn)行能力，提升檔案管理的工作效率，同時(shí)要防止因?yàn)橛布霈F(xiàn)問題導(dǎo)致檔案信息出現(xiàn)丟失和損壞的情況。醫(yī)院可以聘請(qǐng)專業(yè)的檔案管理團(tuán)隊(duì)，針對(duì)醫(yī)院檔案管理的特征來(lái)對(duì)醫(yī)院的檔案管理系統(tǒng)進(jìn)行編寫，滿足醫(yī)院對(duì)檔案信息的查閱、檢索以及安全等問題，保證檔案管理可以更加符合醫(yī)院的需求，更好地為醫(yī)院的檔案管理工作服務(wù)。當(dāng)前大數(shù)據(jù)的時(shí)代背景下，醫(yī)院需要對(duì)信息的收集和整理工作有足夠重視，加強(qiáng)創(chuàng)建檔案的資源體系，保證覆蓋的范圍更加廣泛。當(dāng)前在我國(guó)的部分醫(yī)院當(dāng)中還存在著很多的紙質(zhì)檔案，醫(yī)院的檔案資源不僅僅需要包含結(jié)構(gòu)性的數(shù)據(jù)，對(duì)非結(jié)構(gòu)性還有半結(jié)構(gòu)性的數(shù)據(jù)也要注意收集整理。醫(yī)院的檔案管理部門要和其他的部門積極溝通和交流，保證檔案收集整理渠道向著多元化的方向發(fā)展，提升醫(yī)院的檔案資源整合能力。

（二）加強(qiáng)檔案管理人員的培養(yǎng)和引進(jìn)。大數(shù)據(jù)時(shí)代，醫(yī)院的檔案管理需要專業(yè)的人才，但是當(dāng)前大多數(shù)醫(yī)院的檔案管理崗位都是一人兼數(shù)職，基本都沒有受過(guò)專業(yè)的培訓(xùn)和教育，對(duì)檔案管理工作的一些技術(shù)要點(diǎn)還有重要性都認(rèn)識(shí)不足，特別是對(duì)檔案信息化建設(shè)和實(shí)施方面，當(dāng)前醫(yī)院現(xiàn)有崗位上的就職人員無(wú)法滿足需求。因此，醫(yī)院需要加強(qiáng)檔案信息化管理人才的引進(jìn)和培養(yǎng)，進(jìn)行社會(huì)招聘的過(guò)程當(dāng)中多注意信息技術(shù)和檔案管理方面的復(fù)合型人才，盡快完成從傳統(tǒng)人工檔案管理到信息化檔案管理的過(guò)渡。另外，醫(yī)院需要加強(qiáng)對(duì)現(xiàn)有檔案管理人員的培養(yǎng)，提高他們的檔案管理信息化水平，這些專業(yè)人才進(jìn)入醫(yī)院的對(duì)應(yīng)崗位工作可以帶動(dòng)整個(gè)醫(yī)院內(nèi)部檔案管理素質(zhì)的提升。醫(yī)院要想引進(jìn)專業(yè)的檔案管理復(fù)合型人才，需要給予醫(yī)院的檔案管理工作足夠的重視，領(lǐng)導(dǎo)層面要注意到檔案管理工作對(duì)醫(yī)院管理的重要作用和意義。可以組織醫(yī)院的管理人員進(jìn)行外出學(xué)習(xí)和培訓(xùn)，對(duì)其他醫(yī)院的檔案管理經(jīng)驗(yàn)進(jìn)行學(xué)習(xí)和借鑒，結(jié)合自身的實(shí)際情況來(lái)進(jìn)行檔案管理模式的創(chuàng)建，保證檔案管理工作的順利進(jìn)行。

（三）建立現(xiàn)代化的檔案管理理念。大數(shù)據(jù)時(shí)代背景下，要根據(jù)時(shí)代的要求來(lái)對(duì)醫(yī)院的檔案?jìng)鹘y(tǒng)管理模式進(jìn)行改革，出臺(tái)相關(guān)的措施和方法配合以及實(shí)施醫(yī)院的檔案管理工作改革。要樹立現(xiàn)代化的檔案管理理念，大數(shù)據(jù)的時(shí)代背景下，檔案管理模式已經(jīng)發(fā)生了很大的變革，醫(yī)院為了適應(yīng)這種變化的趨勢(shì)，需要在醫(yī)院內(nèi)部樹立現(xiàn)代化的管理理念，和當(dāng)前的大數(shù)據(jù)時(shí)代進(jìn)行融合。大數(shù)據(jù)時(shí)代對(duì)醫(yī)院的檔案管理工作產(chǎn)生很大影響，醫(yī)院的宣傳工作需要到位，大力宣傳大數(shù)據(jù)時(shí)代現(xiàn)代化的檔案管理工作上對(duì)大數(shù)據(jù)的依賴程度，和當(dāng)前大數(shù)據(jù)時(shí)代檔案管理功能的轉(zhuǎn)變。檔案的管理理念要實(shí)現(xiàn)兩個(gè)方面的轉(zhuǎn)變，檔案的保存功能從紙質(zhì)轉(zhuǎn)變成了電子版，檔案的保存功能要慢慢向醫(yī)院的發(fā)展服務(wù)功能轉(zhuǎn)變，比使用查詢更重要的是向檔案數(shù)據(jù)服務(wù)和二次加工功能的轉(zhuǎn)變。醫(yī)院檔案信息來(lái)源就是醫(yī)院的各個(gè)部門，醫(yī)院的部門接診病人，對(duì)病人的信息進(jìn)行收集，方便后續(xù)的治療。對(duì)醫(yī)院檔案信息源的資金投入需要微量但是持續(xù)長(zhǎng)久，這樣才可以保證檔案信息源的信息化水平不斷提升。大數(shù)據(jù)時(shí)代檔案管理的最重要特征就是強(qiáng)化檔案資料的服務(wù)以及二次加工，因此我們需要加大對(duì)檔案服務(wù)端的信息化建設(shè)，支持醫(yī)院對(duì)檔案進(jìn)行線上查詢，相關(guān)的查詢軟件以及搜索引擎都需要被開發(fā)和應(yīng)用。

（四）保證醫(yī)院檔案的安全。醫(yī)院的檔案管理實(shí)現(xiàn)了信息化之后，檔案信息的傳輸和查詢、管理都需要借助信息技術(shù)和計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，因此醫(yī)院的檔案部門對(duì)自身的軟件和硬件進(jìn)行更新和發(fā)展后，需要對(duì)安全防護(hù)軟件進(jìn)行提升，保證檔案的網(wǎng)絡(luò)化管理有保障，對(duì)安全軟件的防護(hù)和升級(jí)是必須的。醫(yī)院提供進(jìn)行檔案查詢和服務(wù)的平臺(tái)需要加強(qiáng)網(wǎng)絡(luò)安全保障，使用專門的網(wǎng)絡(luò)安全軟件，保證有專業(yè)的運(yùn)營(yíng)人員進(jìn)行維護(hù)，出現(xiàn)問題要及時(shí)處理。醫(yī)院的各個(gè)部門對(duì)數(shù)據(jù)進(jìn)行整合輸送到醫(yī)院的檔案進(jìn)行統(tǒng)一處理和保存，對(duì)那些危險(xiǎn)信息和錯(cuò)誤信息要去偽存真。使用專業(yè)的數(shù)據(jù)軟件來(lái)對(duì)檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行處理和分析，對(duì)檔案的分類管理可以根據(jù)時(shí)間和類型進(jìn)行初步分類，使用云儲(chǔ)存等大數(shù)據(jù)存儲(chǔ)方式也要保證安全。

四、總結(jié)

大數(shù)據(jù)時(shí)代對(duì)醫(yī)院的檔案管理既是挑戰(zhàn)也是機(jī)遇，醫(yī)院對(duì)龐大的檔案信息進(jìn)行處理和維護(hù)，使用信息技術(shù)和計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)進(jìn)行高效處理，可以有效提升醫(yī)院的檔案管理工作的效率和質(zhì)量。大數(shù)據(jù)時(shí)代，醫(yī)院需要密切結(jié)合信息化手段來(lái)適度挖掘信息化建設(shè)為醫(yī)院的工作帶來(lái)的優(yōu)勢(shì)，保證醫(yī)院各項(xiàng)工作的高效開展和穩(wěn)步的提升。醫(yī)院的檔案管理工作在新的時(shí)代背景下需要思考和創(chuàng)新，保證醫(yī)院的長(zhǎng)期穩(wěn)定發(fā)展。醫(yī)院要給檔案管理工作足夠的重視，收集整理和存儲(chǔ)檔案，對(duì)檔案信息當(dāng)中的隱藏?cái)?shù)據(jù)進(jìn)行深入挖掘。