淺談電子檔案對疾控檔案管理發展的推動作用

文/煙臺市疾病預防控制中心 閆愛軍

疾控中心在實施各項工作中，檔案資源在其中發揮著非常重要的參考作用，在最大程度上提升疾控檔案管理資料使用效率與價值，已經成為現代檔案管理工作中面臨的重點問題。如今，隨著我國科學技術水平的不斷提升，信息化逐漸成為各個行業主要的發展趨勢，轉變傳統紙質辦公方式，在對資料進行收集、整理以及查閱時，都可以通過計算機系統來完成。檔案就是對信息技術使用的基礎上，將計算機系統的數據處理能力、傳輸能力以及存儲等功能作用充分發揮出來，從而在更大程度上提升檔案管理工作效率和質量。因此，對于我國疾控中心而言，通過加強電子檔案管理建設工作，不但可以轉變傳統復雜的檔案管理方式，對于整個檔案管理工作發展也有著非常重要的推動作用。

一、目前疾控中心檔案管理中存在的問題

（一）缺少先進的檔案管理觀念。通常情況下，疾控中心的各項研究工作都是在疾控檔案資料分析的基礎上開展的。所以，疾控檔案資料在疾病研究過程中起到了非常重要的參考作用。但在目前疾控檔案管理工作中還存在著非常多的問題，這主要是因為長時間受到傳統思想觀念的影響，很多檔案管理人員沒有認識到檔案管理工作的重要性，在思想方面沒有樹立正確的檔案管理意識，很多情況下會認為檔案管理工作就是簡單地對紙質資料進行收集與整理，沒有根據具體情況制定出完善的檔案管理制度，同時各方面投入的資源不足。長此以往，導致疾控檔案管理工作在整體上呈現出了非常明顯的復雜性與混亂性等特點。另外，一些檔案管理人員自身專業性達不到相應的標準要求，同時缺少足夠的檔案管理技能與經驗，這就導致在實際的管理工作中，還不能實現對計算機技術的合理性運用，從而對檔案管理工作的高效性以及完整性帶來了一定影響，也對疾控檔案管理工作的開展形成了非常嚴重的阻礙。

（二）檔案資料質量有待提升。在疾控中心以往的檔案管理工作中，通常都是對紙質資料進行收集與管理，不但工作量比較大，同時資料內容比較分散，導致最終的檔案管理質量一直得不到明顯提升，這就需要更多的人力投入到檔案管理工作中，對檔案資料進行劃分與整理，這種工作模式不但會對檔案儲存效果帶來一定影響，也會進一步降低檔案資料的使用效率與價值。另外，因為紙質資料本身耐久性比較低，在經過長時間的保存之后，可能會出現不同程度的腐蝕、潮濕以及霉菌等問題，這就在很大程度上減少了檔案資料的保存年限，對檔案資料使用人員帶來了一定困擾。

二、疾控中心加強電子檔案建設工作的重要意義

（一）疾控檔案的重要性。疾控檔案資料不但在各項衛生防疫工作開展中起到了非常重要的橋梁作用，也為防疫工作人員作出重要決策提供了非常重要的參考作用，有利于各項防疫研究工作的順利開展。結合實際情況可以了解到，疾控檔案中涉及的內容比較多，一般主要包括衛生防疫調查案例、實驗分析、數據報告、防疫方案以及實測觀測等內容。通常情況下，檔案資料都是對最原始的內容進行收集與整理，所以在使用過程中可以體現出非常明顯的真實性與可追溯性，可以為衛生防疫、醫學技術救援以及環境保護等工作開展提供非常重要的基礎條件，是現代技術量不斷發展的結果，當出現一些新的研究項目時，疾控檔案可以為其提供非常準確的信息資料，從而可以有效促使科研項目的成功。

（二）加強電子檔案管理建設的重要性。針對目前疾控檔案管理工作中存在的問題，加強電子檔案管理建設，實現對信息技術與科學技術的合理應用有著非常重要的作用，具體主要體現在以下幾個方面：1.可以方便疾控檔案資料的保存。在現代社會發展中，疾控工作是一項非常重要的衛生預防工作，與人們的生命財產安全有著非常密切的聯系，因此在實施過程中具有一定的長久性。如今，隨著疾控檔案資料的不斷增加，即便采取更加完善的檔案保存方式，紙質檔案都不可避免會遇到腐蝕或者是變質等問題，并且在經歷較長的時間之后，檔案資料可能會出現破損以及缺失現象，再加上檔案資料在保存過程中會不斷被使用，從而在一定程度上減少了檔案資料的使用年限。同時，在以往的檔案資料管理中，都是通過人工操作的方式對檔案資料進行劃分與整理，在整理過程不可避免地會面臨各種失誤，從而對后期資料的查閱與使用帶來一定難度。紙質資料的不斷增加，對于儲存空間方面也有著非常高的要求，需要在其中投入非常多的人力與物力，從而在一定程度上影響了檔案管理工作效率。而通過加強電子檔案建設工作，可以使用計算機系統對檔案資料進行合理劃分與保存，通過掃描將紙質檔案內容保存在硬盤中，有效防止各種信息差錯問題的產生。同時，在對檔案資料進行查閱時，也可以直接通過計算機系統來進行，這在很大程度上減少了對紙質檔案的使用與破損，從而有效保證檔案資料的完整性。另外，通過使用計算機技術對檔案資料進行收集、整理與查閱，可以有效減少檔案管理人員工作總量，對于提升疾控檔案管理工作效率有著非常重要的作用。2.檔案查詢便利，具有明顯的開放性。將信息技術與網絡技術應用于疾控檔案管理工作中，各部門可以利用自身權限對檔案資料進行查閱，同時也可以將所需要的資料進行打印，這在很大程度上提升了檔案信息資料的共享價值，并且提升了資料查詢效率，節省了工作人員查詢資料時所花費的時間。3.降低檔案管理風險與成本。加強電子檔案建設工作，可以將每一個管理環節通過網絡技術來完成，實現對檔案資料的遠距離傳輸，通過這種方式不但減少了對紙張的使用，還在一定程度上減少了檔案管理成本的投入。

三、加強疾控電子檔案管理建設的相關策略

（一）樹立先進的檔案管理觀念。疾控中心要想保證電子檔案建設工作順利開展，應該轉變傳統的思想觀念，樹立先進的管理意識，全面認識到檔案管理工作對自身發展所產生的重要性，不斷提升檔案管理工作水平。同時，要結合實際情況制定出完善的檔案管理制度，對具體的檔案管理程度與方法進行明確。另外，還應該加強對檔案管理人員的培訓教育工作，通過學習可以促進檔案管理人員進行有效溝通與交流，同時對先進的電子檔案管理技術與方法進行全面掌握，在更大程度上提升檔案管理人員專業性與素質水平，從而更好地投入到電子檔案建設工作中，在更大程度上保證疾控檔案資料的完整性與真實性。

（二）做好檔案信息反饋工作。在疾控中心電子檔案建設工作實施中，還需要對檔案資料使用效率引起高度重視，對最終檔案資料的使用情況進行總結與反饋，這樣才能在第一時間內發現其中存在的問題，并結合采取有效的措施進行解決。首先，疾控檔案管理工作人員應針對疾控檔案的查詢與使用情況做好準確的記錄工作，并對最終的使用結果做好統計，然后將統計結果反饋給相關人員。其次，疾控檔案資料使用人員可以對檔案資料使用中的感受進行總結，找出目前檔案資料管理中存在的問題，并給予合理性的建議，從而方便檔案管理人員對工作中的不足進行完善，并從中吸取經驗與教訓，提升疾控檔案管理工作效率和質量。最后，檔案管理人員可以通過電子信息技術完成檔案資料分類工作，針對每一類資料完成關鍵目錄制定工作，從而方便人員對檔案資料進行查詢，在更大程度上提升檔案資料使用的時效性。

（三）加強檔案信息化建設。在疾控中心電子檔案管理建設工作中，應該逐漸加強硬件與軟件設施方面的投入力度，在此基礎上構建出相應的信息數據傳輸系統，將資料保存到信息系統當中，在面對一些比較重要的疾控檔案資料時，應該將其進行備份處理。另外，加強辦公自動化建設工作，在最大程度上將信息傳輸共享作用充分發揮，實現對疾控檔案資料的充分利用，同時對有價值的檔案進行充分挖掘，在更大程度上發揮出疾控檔案資料使用價值，同時也能第一時間向疫情防控工作的開展提供準確有效的信息資料。

四、結語

綜上所述，檔案資料在我國疾控中心發展中發揮著非常重要的作用，可以為各項衛生研究工作的開展提供非常重要的參考數據。因此，疾控中心一定要全面認識到檔案管理工作的重要性，逐漸轉變傳統的思想觀念，加強電子檔案管理建設工作，將信息技術與網絡技術應用于檔案管理工作中，可以更好地實現對檔案資料的全面收集與整理，有效提升檔案管理工作效率和質量，促進疾控檔案管理工作的發展。