淺談高校檔案管理的多元化發展構想

文/湖南食品藥品職業學院 廖建兵

檔案是人們在社會各項活動中直接形成的各種形式的具有保存價值的原始記錄，具有記錄歷史事實及指導決策等重要作用。高校檔案是高校開展各項工作、從事各項活動的原始記錄，真實地記錄高校在科學研究、教育教學、辦學規模、師資、招生等方面的真實情況，屬于一類重要的教育資源。高校檔案管理工作是高校管理工作的重要組成部分，做好檔案管理工作是高校實現管理模式轉變和管理方法現代化的重要途徑。然而，當前高校檔案管理工作正呈現出比較明顯的單一化問題，主要表現為檔案類型單一、檔案管理人員結構單一、檔案管理方式單一及檔案調用服務方式單一四個方面，這一趨勢嚴重阻礙著檔案管理工作水平的提升。為此，高校應提高對于檔案管理工作的關注力度，把握檔案管理的最新發展趨勢，正確認識檔案管理多元化發展的重要價值和具體內涵，并通過科學策略有效實現檔案管理多元化發展。

一、高校檔案管理多元化發展構想的具體內涵分析

多元化是與單一化相對應的一個概念，高校要想實現檔案管理工作多元化，就必須從以下四個維度把握檔案管理多元化發展構想的具體內涵。

（一）資源種類多元化。高校檔案按照教育部相關規定，主要可分為基建檔案、行政檔案、教學檔案、科研檔案、學生檔案、財會檔案等十一類檔案，這些檔案及其相關信息可以文字、圖像、聲音、視頻等多種形式存在。當前高校檔案以文書類紙質檔案為主，呈現較為明顯的單一化特征，且其單一的文書檔案缺乏統一標準，呈現出比較混亂的狀況。因此，實現高校檔案管理多元化發展構想，首先應實現檔案資源種類多元化，不僅注意搜集整理文字類檔案材料，還應完善對于聲音、圖像、視頻等多種形式檔案材料的搜集與分類整理工作，使得檔案資源更為完整豐富、能夠全方位呈現本校整體面貌和歷史發展進程。隨著信息網絡技術的快速發展，信息化技術和信息化觀念的普及，高校應著力借助互聯網手段及現代科技信息技術來完成這一工作，打造特色檔案資源庫，有效地改善檔案管理工作。

（二）人員結構多元化。檔案管理工作人員是高校檔案管理工作的實踐主體，其專業知識背景、檔案管理業務能力及思想道德修養對于檔案管理工作的質量和管理水平有著直接影響。為此，高校必須著力調整檔案管理工作人員結構，確保檔案管理工作人員結構合理，實現多元化發展。高校應改變從其他部門調任人員擔任檔案管理人員的做法，增強檔案管理工作人員的多樣性，推動檔案管理與檔案服務實現從內向到外向、從封閉到開放的發展，保證檔案管理隊伍多元化發展，形成內部協同配合效應，推動不同人員各司其職，打造權責明確的檔案管理團隊。

（三）管理手段多元化。過去，高校在檔案管理手段上十分單一，主要簡單地將學校各行政管理部門的文書資料進行搜集、分類、整理、檔案信息排序、檔案材料編目及裝訂的一套簡單流程進行檔案編排和管理的手段，存在比較突出的缺陷：首先，傳統的檔案分類體系不能將檔案進行合理分類，這就導致一些復合型檔案的種類很難具體確定，即使確定也很難實現對于這部分檔案資源的高效利用。其次，分類管理的做法導致一些具有關聯性的檔案材料以分散的形式存在于不同的類別之中，在調用相關材料時很難完整找到所需要的全部信息，可能會造成大量時間和精力的耗費。要想切實促進檔案管理工作多元化發展，高校就必須突破這種單一的管理方式，力求實現檔案管理手段的多元化發展。

（四）利用方式多元化。檔案管理各項工作的最終目的是為高效利用檔案資源提供便利。因此，高校要實現檔案管理多元化發展，還必須著力推動檔案利用方式多元化，使得需要利用檔案資源的人群能夠根據自己的實際情況和具體需要快速獲取相關檔案信息資源。高校必須著力突破以檔案閱覽室單一模式為主的檔案利用方式，推出多樣檔案資源獲取與利用途徑，在為學校領導、教職員工、學生及社會主體提供相關檔案資源的同時，進一步改善檔案管理相關服務水平。

二、實現高校檔案管理多元化發展構想的具體策略

（一）創新檔案管理的理念與模式。高校的檔案管理理念及模式對于其實現檔案管理多元化發展具有直接深刻的影響。因此，要想促進多元化發展構想，使其真正滲透至檔案管理工作的實際過程之中，高校檔案管理工作者就必須加強關于檔案多元化管理的思想認識，從根本上轉變檔案管理觀念，并促進檔案管理模式多元化發展。為此，高校領導要重視檔案管理工作，將檔案管理工作列入議事日程，對檔案管理人員進行相關的專業培訓，使他們主動形成與檔案管理工作多元化相適應的管理理念，為檔案管理多元化發展創造良好的制度環境。與此同時，高校應跟隨現代社會科技信息的快速發展，將各類創新性檔案管理軟件及管理手段引入到檔案管理工作之中，有效地創新檔案管理模式，快速實現檔案管理模式的多元化發展。比如，高校可以應用現代信息技術，建立檔案智能搜索系統，當使用這一系統進行搜索時，系統會自動推薦與目標檔案相關聯的檔案信息。這樣一來，高校能夠有效地突破單一分類檔案管理模式之不足，促進檔案管理多元化發展構想的實現。

（二）建立完備豐富檔案資源體系。高校要實現檔案管理多元化，還需要進一步提高檔案資源形式與內容的豐富度，才能全方位地呈現檔案的歷史記錄以及更好地給領導提供決策指導功能。為此，高校在管理上應按照國家檔案的相關法律法規，根據學校實際情況，建立一套健全的檔案管理制度，如建立部門立卷歸檔制度，明確歸檔內容、歸檔時間、歸檔要求、歸檔手續等。以制度的形式明確規定，產生檔案材料的各行政管理部門在遞交材料時，除了文書紙質檔案形式之外，一些材料還需遞交圖像、聲音、視頻等多種檔案材料及載體，拓展檔案資源形式并將不同形式的檔案資源按照確定的制度標準進行合理的收集、歸類、整理、保存，打造特色檔案資源體系，使檔案資源形式多元化和內容豐富化。同時高校應加強檔案知識的宣傳、培訓，進行檔案知識專題講座，使全校教職員工加強對檔案工作的認識，熟悉檔案知識，歸檔內容，認識到檔案管理工作的重要性，吸引所有人都積極參與到檔案建設工作中來，積極主動遞交各類形式的檔案材料，使檔案資源更完備更豐富，進一步提高檔案資源利用效率。

（三）完善檔案應用配套服務機制。檔案服務的多元化是檔案管理工作多元化落實必須關注的重要方面。因此，高校應積極探索閱覽室模式之外的其他檔案服務形式，建立完善的檔案應用配套服務機制，豐富檔案應用方式，使各個檔案應用主體可以通過多種渠道獲取檔案信息，進而為其提供更好的檔案應用服務。高校應加強檔案工作信息化建設，落實電子文件與紙質文件同時歸檔制度，加大電子檔案的收集、歸檔工作力度，逐步規范電子檔案的收集、整理、歸檔。同時逐步推進對紙質檔案數字化處理，完成全部館藏檔案的數字化錄入工作，構建數字檔案館，實現檔案的數字化管理。

同時，高校應將網絡遠程檔案配套服務作為開拓檔案服務方式的重點，積極探索以現代信息手段開展檔案管理工作的有效方式，為檔案應用主體提供便利。

（四）增強檔案管理人員的綜合素質。為使檔案管理部門能夠適應多元化檔案服務的發展要求，高校還應著力增強檔案管理人員綜合素質，最大化實現管理人員結構的多元化，以此有效推動檔案管理高效進行。因此，高校應開展主題培訓工作，幫助工作人員掌握先進服務理念與方法。為了滿足學校檔案管理信息化，實現檔案的數字化管理，提高檔案管理工作效率，工作人員應掌握現代信息科學技術，計算機專業知識等。為了實現檔案的數字化管理以及檔案服務的多元化，高校應完善檔案管理工作人員招聘制度，力求引入兼具檔案管理相關專業背景和實踐經驗的專業人才，為檔案管理隊伍注入活力，逐步形成一支結構合理的專業檔案管理工作隊伍，不斷提高檔案管理水平和服務水平。

三、結束語

總而言之，基于實現檔案管理工作多元化發展在改善檔案管理工作整體質量、實現檔案管理水平綜合提升及提供更好的檔案管理配套服務等方面的重要價值，高校應正確把握檔案管理多元化發展的檔案資源種類多元化、檔案管理工作人員結構多元化、檔案管理手段多元化及檔案信息資源利用方式多元化四個維度的特征，通過落實創新檔案管理理念與模式、建立各類檔案材料收錄完備內容豐富的檔案資源體系、完善檔案應用配套服務機制及增強檔案管理人員綜合素質這些策略，切實推進檔案管理多元化發展構想現實轉化進程，有效提升檔案管理工作水平，以此促進自身綜合辦學競爭力提高。