電子文件檔案管理系統(tǒng)設(shè)計(jì)與實(shí)現(xiàn)探討

文/長沙市公路管理局路網(wǎng)監(jiān)測與信息中心 謝亞非

電子文件檔案管理系統(tǒng)主要是借助計(jì)算機(jī)系統(tǒng)，為電子文件的掃描、生成、存儲(chǔ)等工作提供路徑，其主要的工作任務(wù)是進(jìn)行電子文件的收集、分類、歸檔以及存儲(chǔ)，這種檔案管理模式和傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理有很大的區(qū)別，相對(duì)來說，這種管理模式更加高效、先進(jìn)，這也是目前企業(yè)現(xiàn)代化管理發(fā)展的重要內(nèi)容。而要實(shí)現(xiàn)電子文件檔案管理系統(tǒng)的相關(guān)功能，需要做好相應(yīng)的系統(tǒng)設(shè)計(jì)，促進(jìn)設(shè)計(jì)功能有效實(shí)現(xiàn)。

一、電子文件檔案管理系統(tǒng)應(yīng)用趨勢

就電子文件檔案管理系統(tǒng)來說，這種管理系統(tǒng)能夠借助電子化的文件信息收集技術(shù)和設(shè)備，確保電子文件檔案收集效率提升，保證全面性和多樣性。其主要的系統(tǒng)應(yīng)用趨勢大致如下：

（一）向規(guī)范化發(fā)展。電子文件檔案管理系統(tǒng)的主要工作目標(biāo)是保證電子文件檔案的完整性以及全面性，提升文件準(zhǔn)確率和可靠性，而電子文件檔案管理系統(tǒng)收集的信息內(nèi)容越來越多樣化，因此，確保全面可靠是有難度的。所以，在電子文件檔案管理應(yīng)用中，需要針對(duì)電子文件檔案管理系統(tǒng)的具體操作和執(zhí)行進(jìn)行規(guī)范化處理，形成相應(yīng)的電子文件主要格式、大小等，保證檔案完整性和全面性，同時(shí)要保證電子文件檔案本身的管理價(jià)值和應(yīng)用價(jià)值。

（二）向一體化發(fā)展。目前，相關(guān)技術(shù)快速發(fā)展，信息技術(shù)一體化的應(yīng)用不斷增多，而電子文件檔案管理系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)一體化也是必然的發(fā)展趨勢和要求。電子文件檔案管理系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)一體化發(fā)展，能夠保證電子文件檔案管理可靠性不斷提升，保證電子文件檔案的真實(shí)性，借助相關(guān)的一體化技術(shù)設(shè)備，實(shí)現(xiàn)電子文件檔案安全、高效的管理目標(biāo)。

二、電子文件檔案管理系統(tǒng)設(shè)計(jì)

（一）系統(tǒng)功能需求。通過對(duì)于電子文件檔案管理系統(tǒng)業(yè)務(wù)需求的分析，這些功能包含打印、報(bào)表制作、信息查詢等，對(duì)于系統(tǒng)的管理權(quán)限劃分可以分為普通以及系統(tǒng)界別。普通權(quán)限管理員能夠依照自身擁有的權(quán)限實(shí)施電子文件檔案的注冊(cè)審核、填寫檔案調(diào)用申請(qǐng)、進(jìn)行檔案清理等，提供管理員審核處理。普通權(quán)限管理員還可以進(jìn)行系統(tǒng)數(shù)據(jù)瀏覽，但不能進(jìn)行信息修改。這一權(quán)限管理者主要是針對(duì)單位人員的。企業(yè)檔案管理人員被設(shè)定成系統(tǒng)管理員級(jí)別，負(fù)責(zé)處理和反饋電子文件檔案信息。此外，工作人員還能夠?qū)崿F(xiàn)信息整合，操作系統(tǒng)生成報(bào)表，管理員可以根據(jù)實(shí)際情況進(jìn)行關(guān)鍵字段設(shè)定，對(duì)于關(guān)鍵詞句進(jìn)行標(biāo)識(shí)，管理員可以對(duì)于相應(yīng)數(shù)據(jù)信息進(jìn)行操作和修改。兩類型權(quán)限管理員都可以執(zhí)行輸出打印。完整的電子文件檔案信息管理是通過眾多功能模塊和他們的子功能模塊相結(jié)合的，借助相關(guān)模塊之間的協(xié)作，實(shí)現(xiàn)檔案管理的全部內(nèi)容。就功能性模塊設(shè)計(jì)的具體內(nèi)容來看，還可以進(jìn)一步進(jìn)行劃分。

（二）系統(tǒng)主要模塊設(shè)計(jì)。此電子文件檔案管理系統(tǒng)設(shè)計(jì)中，主要包括以下幾大模塊：1.登錄模塊；2.用戶注冊(cè)模塊；3.用戶信息管理模塊；4.其他系統(tǒng)模塊。其中，登錄模塊主要是為已經(jīng)進(jìn)行系統(tǒng)注冊(cè)的用戶進(jìn)行登錄操作，用戶在注冊(cè)后可以使用用戶名以及密碼登錄到主頁界面中，滿足用戶瀏覽網(wǎng)頁和進(jìn)行電子文件系統(tǒng)管理的需要。用戶注冊(cè)模塊主要是針對(duì)注冊(cè)過程設(shè)置的，用戶需要按照相應(yīng)要求來進(jìn)行用戶名、密碼、確認(rèn)密碼等操作，按照系統(tǒng)提示將必填的項(xiàng)目填寫完整，包含用戶姓名、企業(yè)、性質(zhì)等，完成注冊(cè)后就可以進(jìn)入管理員信息模塊。用戶信息管理模塊是針對(duì)已經(jīng)完成注冊(cè)的用戶企業(yè)來操作的。用戶在登錄相應(yīng)模塊后可以輸入之前設(shè)置的用戶名和密碼進(jìn)入用戶界面，用戶信息管理模塊管理的是用戶的企業(yè)信息，因此其他用戶是無權(quán)進(jìn)行該用戶信息改動(dòng)的，但是用戶自身可以修改個(gè)人信息。這一模塊還能夠滿足用戶信息的不同展示界面需要，能夠方便管理員進(jìn)行電子文件檔案的查詢、檢索、修改、歸檔、分類、存儲(chǔ)、刪除、新增等操作功能需要。系統(tǒng)設(shè)置管理模塊也是針對(duì)已注冊(cè)企業(yè)用戶的功能模塊，已注冊(cè)的系統(tǒng)企業(yè)管理員可以按照相應(yīng)的需要進(jìn)行系統(tǒng)中檔案設(shè)置項(xiàng)目的更改。

（三）管理流程設(shè)計(jì)。這里的電子文件管理系統(tǒng)設(shè)計(jì)中，需要針對(duì)相應(yīng)的系統(tǒng)模塊管理流程進(jìn)行設(shè)計(jì)，管理流程的設(shè)計(jì)主要分為流程規(guī)則以及系統(tǒng)內(nèi)部結(jié)構(gòu)設(shè)計(jì)。對(duì)于流程規(guī)則的設(shè)計(jì)要結(jié)合相關(guān)的系統(tǒng)管理標(biāo)準(zhǔn)來設(shè)計(jì)，考慮到各個(gè)管理工作有相應(yīng)的子系統(tǒng)功能，因此，必須要進(jìn)行優(yōu)先級(jí)別區(qū)分，設(shè)計(jì)好對(duì)應(yīng)的子系統(tǒng)，做好系統(tǒng)的功能排序。此外，在進(jìn)行系統(tǒng)的設(shè)計(jì)中，還需要針對(duì)相關(guān)電子文件的具體應(yīng)用環(huán)境分析，結(jié)合環(huán)境的特殊性與否，制定相應(yīng)的流程規(guī)則，保證電子文件的有效應(yīng)用。還要結(jié)合該檔案管理系統(tǒng)設(shè)計(jì)的輸入和輸出要求，在具體的系統(tǒng)結(jié)構(gòu)設(shè)計(jì)過程中，做好相關(guān)活動(dòng)要素控制，對(duì)于相關(guān)的文件進(jìn)行編輯和整理，形成相應(yīng)分類，為實(shí)施電子文件的信息化管理做好準(zhǔn)備。針對(duì)電子文件檔案管理系統(tǒng)的設(shè)計(jì)，要確保系統(tǒng)設(shè)計(jì)的功能滿足需要，相應(yīng)的操作能夠有效實(shí)現(xiàn)，必須要做好文件的流程設(shè)定，并進(jìn)行順序設(shè)定，實(shí)現(xiàn)檔案規(guī)范化管理目標(biāo)。在實(shí)際的設(shè)計(jì)過程中，需要做好資料的提前收集工作，針對(duì)相關(guān)的內(nèi)容進(jìn)行編輯整理和劃分，為檔案有序、規(guī)范管理奠定基礎(chǔ)。

（四）業(yè)務(wù)流程設(shè)計(jì)。在電子文件檔案管理系統(tǒng)設(shè)計(jì)中，相應(yīng)的業(yè)務(wù)流程設(shè)計(jì)對(duì)于系統(tǒng)的功能實(shí)現(xiàn)具有重要影響。在進(jìn)行管理系統(tǒng)的業(yè)務(wù)流程設(shè)計(jì)中，一般需要把握三大點(diǎn)內(nèi)容，也就是確保文檔收集、鑒定和整理三部分內(nèi)容能夠?qū)?yīng)相應(yīng)的業(yè)務(wù)流程。因此，在進(jìn)行設(shè)計(jì)時(shí)，需要將這三部分內(nèi)容放在重要位置：首先是做好檔案的收集整理，這一步需要通過辦公自動(dòng)化系統(tǒng)來實(shí)現(xiàn)對(duì)于相關(guān)文件的有效搜集和整理，實(shí)現(xiàn)歸檔。其次是根據(jù)相關(guān)文件屬性來實(shí)施統(tǒng)計(jì)。最后是進(jìn)行存儲(chǔ)。在管理設(shè)計(jì)中，需要實(shí)施對(duì)于檔案的整體整理，對(duì)于相關(guān)文件的價(jià)值實(shí)施判斷，進(jìn)行歸類。針對(duì)系統(tǒng)中沒有價(jià)值的文件部門進(jìn)行及時(shí)清理，保證系統(tǒng)空間足夠。相關(guān)管理人員可以根據(jù)文件日期、類型來有效管理文檔，保證整體的電子文件檔案管理系統(tǒng)合理化，保證系統(tǒng)資源合理利用。

三、電子文件檔案管理系統(tǒng)設(shè)計(jì)實(shí)現(xiàn)的前提

（一）建設(shè)電子文件歸檔專遞網(wǎng)線。當(dāng)前，計(jì)算機(jī)信息管理網(wǎng)的建立和發(fā)展為開展電子文件檔案管理提供了可能，重要文件通過電子掃描的形式存檔，能夠借助網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)實(shí)現(xiàn)高效共享，相關(guān)文件可以在業(yè)務(wù)部門中挑選，能夠?qū)τ谙嚓P(guān)職能活動(dòng)提供一個(gè)概貌信息基礎(chǔ)，對(duì)此，實(shí)現(xiàn)電子文件檔案管理系統(tǒng)設(shè)計(jì)之前，需要首先做好電子文件檔案管理系統(tǒng)的專遞網(wǎng)線設(shè)計(jì)，確保相應(yīng)的計(jì)算機(jī)信息管理網(wǎng)絡(luò)暢通，能夠建立起相關(guān)的設(shè)備之間的信息傳遞通道，例如，掃描設(shè)備和計(jì)算機(jī)的信息通道，為相關(guān)電子文件檔案管理提供專用網(wǎng)線通道。

（二）選擇電子文件信息的匯集點(diǎn)。現(xiàn)階段，基于辦公自動(dòng)化的發(fā)展應(yīng)用需要，人們對(duì)于信息工作的標(biāo)準(zhǔn)化、系統(tǒng)化要求不斷提升，計(jì)算機(jī)信息系統(tǒng)開發(fā)也逐漸從傳統(tǒng)的分散對(duì)立轉(zhuǎn)向現(xiàn)階段的集中統(tǒng)一，在電子文件檔案管理系統(tǒng)設(shè)計(jì)實(shí)現(xiàn)過程中，需要計(jì)算機(jī)以及信息管理部門提前做好規(guī)劃，統(tǒng)籌本單位信息管理工作，開發(fā)集中統(tǒng)一的信息系統(tǒng)，為電子文件尋找信息的匯集點(diǎn)，創(chuàng)造相應(yīng)技術(shù)設(shè)備和人才條件，確保電子文件檔案管理目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)。

（三）促進(jìn)相關(guān)部門職能交融集成，建立電子文件歸檔制度。企業(yè)電子文件來源非常多，類型多樣、內(nèi)容海量，要對(duì)海量電子文件實(shí)施歸檔，做好文件檔案的有序管理，必須要建立相關(guān)的規(guī)范化操作和管理制度，用制度來指導(dǎo)相關(guān)工作的開展，讓電子文件檔案管理更具有針對(duì)性和指向性。想實(shí)現(xiàn)這一目標(biāo)，相關(guān)部門之間應(yīng)該盡快達(dá)成一致，針對(duì)相關(guān)電子文件歸檔制度進(jìn)行明確，為相關(guān)工作開展提供可靠的制度保障，促進(jìn)電子文件檔案系統(tǒng)有效應(yīng)用。

四、結(jié)語

電子文件檔案管理系統(tǒng)設(shè)計(jì)對(duì)于提升企業(yè)檔案管理工作效率，促進(jìn)企業(yè)管理信息化發(fā)展等具有重要意義，針對(duì)目前企業(yè)檔案管理工作設(shè)計(jì)和需要，設(shè)計(jì)相應(yīng)的電子文件檔案管理系統(tǒng)，需要把握系統(tǒng)設(shè)計(jì)中的相關(guān)要點(diǎn)，做好電子文件檔案管理系統(tǒng)設(shè)計(jì)基礎(chǔ)工作，確保電子文件檔案管理設(shè)計(jì)目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)。