事業單位檔案數字化管理策略研究

文/福建醫科大學附屬第一醫院 劉念

信息技術正逐步改變人類社會的各個領域，已成為各個領域創新的重要手段。事業單位檔案的數字化管理是依據當前信息技術發展到一定水平的時代背景下產生的。盡管已經有很多事業單位將數字技術應用到日常的檔案管理工作中，但由于早期技術的不完善，導致實際效果并不十分理想，問題層出不窮。信息化管理一直是檔案管理工作開展中的一個熱門發展方向，為檔案管理水平的不斷提升提供了充足動力。

一、傳統檔案管理方式的不足

（一）傳統檔案管理難以做到信息完整性。每個事業單位都有自己獨特的實際情況，所采用的檔案管理方式不盡相同，很多單位由于自身業務特點產生大量的檔案，而在現實情況下，很多檔案被隨意擱置，未能及時有效地進行檔案的收集整理，從而造成大量有價值的重要檔案信息丟失，不利于檔案信息管理的完整性。

（二）傳統檔案管理不便于統一管理。完善的管理體系能夠為檔案管理提供必要的保障，而傳統的檔案管理方式很難讓各個部門間實現有效溝通和配合，容易造成重要檔案資料重復管理以及檔案資料利用率較低等情況，這必然會導致事業單位檔案管理穩定性較差，檔案信息保密存在漏洞，人員開展檔案工作不規范不嚴謹，難以對有較高價值的檔案資料進行有效收集和保存。

（三）傳統檔案管理方式涉及的范圍難以擴展。當前，事業單位在日常的檔案管理過程中，所涉及的內容十分廣泛，如醫院檔案管理過程中，不僅要對普通的文書、財務、人事等材料，同時還會對醫院的病例檔案進行收集和管理。相較于以前，檔案管理所覆蓋的面變得十分廣泛，而傳統的檔案管理方式很難對這些信息進行有效管理。

二、事業單位檔案管理數字化的意義

（一）降低成本，提升效率。檔案進行信息化管理與無紙化辦公進行對接時，能夠大大減少管理工作的成本，從而有效提升檔案管理工作效率。檔案管理部門可以通過本地網絡連接與單位的各個相關部門進行統一管理。文檔材料可以通過網絡實現全流程的數字化管理，在計算機的協助下，能夠有效提升事業單位在檔案管理方面的工作效率，大大降低了人力成本。

（二）便于資料收集和整理。在傳統的檔案管理中，紙質材料極易在潮濕高溫的環境下遭到破壞，在檔案未被數字化處理時，往往需要較大的物理空間和人力去進行收集整理和保存，檔案管理的數字化工作能夠有效改善這一問題。所有檔案信息可以在計算機上實現檔案的收集、整理、編目等工作，很多情況下，還可以借助基于計算機的自動化工具實施，能夠提升檔案信息管理的質量和信息存儲密度。

（三）有助于檔案信息的傳遞共享。檔案管理不以信息存儲為最終目標，而是以信息的再次利用為目的，從而實現信息本身的價值。傳統的檔案信息管理很難實現不同地域之間的檔案信息資源傳遞和共享，而隨著數字化管理的應用，這些情況逐步得到改觀。因此，建立檔案管理數字平臺能夠有效增加單位檔案信息同其他各個檔案管理部門之間的信息互通。

（四）便于統一管理。不同類型的檔案由于形態、年限、保密權限等不同，在進行管理的過程中有著不同的處理方式，當傳統檔案通過數字化處理后傳到統一的檔案管理平臺，系統能夠對資料進行合理的分類管理，為檔案的保存、檢索、查閱提供更便捷的服務，同時也避免了傳統檔案在查閱過程中對檔案本身的傷害問題。

三、事業單位檔案數字化管理需要遵循的原則

（一）規范統一。在檔案管理過程中，無論是傳統方式還是數字化方式，都需要遵循一個基本原則，那就是規范統一，這個是對檔案管理的基本態度，不以管理方式的變化而改變。在檔案的數字化管理過程中，對檔案資料管理的過程更需要對規范統一這一原則有更加深入的認識。由于數字化管理涉及到各種信息技術，需要將傳統的檔案資源通過數字化的方式進行有效處理，其處理的環節需要對檔案資源的標識、檔案格式的設定等業務技術進行統一規范。另外，由于數字化管理涉及網絡傳輸以及不同平臺之間的信息交互，需要對數字化檔案以及所采用的平臺軟件的通用性進行規范統一，避免由于數字來源、編碼方式、傳輸工具的不同而出現信息的不可用問題。

（二）高效實用。在事業單位的檔案管理中，檔案信息數字化方案的選取是以高效實用為原則。在檔案管理引入數字化的過程中，有一段時間是一些單位刻意為了數字化而數字化，并沒有真正將數字化解決檔案信息管理工作中的問題作為出發點，從而導致很多信息管理系統和數字化方案上線后沒有被很好地實施應用，甚至出現一些單位在使用數字化方案后嚴重影響檔案管理工作的情況。這些問題都是由于未能將高效實用作為事業單位檔案數字化管理原則而產生的問題。

（三）真實安全。在檔案管理過程中，檔案的數字化管理相比檔案的傳統管理方式，必然是技術上的極大進步，但是由于傳統的檔案管理方式基本是對檔案原件進行保管，能夠極大保證檔案的信息完整和真實性。檔案數字化管理過程中，極易由于人員疏忽、方案缺陷、技術故障等問題，導致檔案的管理出現不真實、不準確，易遺失的情況。因此在檔案數字化管理過程中，需要以真實安全為原則，讓正確的檔案信息能夠以更穩妥的方式進行保存和管理。

四、如何開展檔案數字化管理工作

（一）樹立正確的數字化管理觀念。當前，檔案管理工作現實情況與數字化管理方式的要求之間仍然存在差異。為合理解決此矛盾，檔案管理工作者應該充分認識到檔案資源數字化建設工作的重要性，需要在整個管理工作中積極引入先進的信息技術和設備，并不斷提高人員的思想認識。由于檔案的數字化建設不是一蹴而就的，涉及許多的內容，是一個系統和長期的過程，也是檔案管理人員使用信息技術持續進行檔案管理的過程。

（二）培養檔案數字化管理人才。能夠較好掌握數字技術，同時對檔案管理有較高專業度的人才是使檔案數字化管理能夠良好運行的前提。當前，事業單位在招聘人才時，應該關注新加入的人是否是滿足檔案數字化管理以及技術發展需求的人才。同時，還需要對已經在崗的人員定期進行培訓和內部交流，及時學習和分享檔案數字化管理的新知識和新動態。只有從業者能夠從技能水平和思想認識上都能滿足數字化管理需求時，檔案管理的數字化才具有進一步發展的可能性。

（三）對檔案信息資源實行專題分類管理。檔案數字化管理不僅僅是對檔案的數字化加工和存儲，而更多的是對信息資源的再開發再利用。傳統檔案資料原件的唯一性導致它只能在一個地方進行保存和使用，而檔案數字化管理徹底改變了這種情況。數字化后的檔案可以被復制成多份，能夠根據檔案的管理需要保存在不同的地方。如一些事業單位在進行某個專項任務時，可以根據實際需要將涉及該方面的所有檔案數據資源復制到一個專題庫中，從而便于信息的使用和掌握。

（四）檔案數字化管理需要彈性思維。檔案數字化管理具有較多的優點，但依然無法完全替代檔案原件的功能，因此在進行檔案數字化管理過程中，應該根據實際情況進行操作。在進行檔案數字化之前，應對檔案進行合理篩選。優先對那些具有長期或者永久保存價值、重要但極易消失的檔案資源進行數字化處理，而那些低價值或者不易數字化處理的檔案可以酌情處理。

五、結語

作為人類活動最重要的記載，檔案存在的意義非凡，能夠向后人展示歷史事件發生的經過，了解前人的思想文化，對于人類社會的傳承和發展起到至關重要的作用。在信息技術快速發展的時代背景下，社會的各個領域都在進行信息化改造，由此檔案的管理進入一個全新的發展時期，也為未來大數據技術的應用打下了堅實基礎，是一件利國利民的重要工作。