物資采購合同管理問題分析與改善途徑探討

李曉慶 大慶油田物資公司工礦配件分公司

如今，企業的產值呈現連年上升的趨勢，且產品結構發生很大的變化，使得物資采購量也呈現出不斷上升的趨勢，致使簽訂和履行物資采購合同條款工作變得越來越復雜。想要使得企業年度生產計劃目標能夠順利地實現，首先需要保證采購工作能夠順利完成，在采購原材料時需要保證質量。因此，在物資采購合同中，物資采購合同管理很重要。為了使得企業物資采購合同管理工作能夠順利的展開，減少采購成本，使得企業的利益能夠得到有效的保障，筆者認為在管理合同方面需要做出如下努力：

一、物資采購合同管理的第一階段——簽約管理

(一)對物資采購合同進行分類對重要的合同要做重點審核和管理

與工作的實際情況相互結合，重大合同指的是物資采購金額高于50萬元。因為這些合同和企業的經濟利益息息相關，極大地影響企業的發展狀況。因此，在管理和審核合同時，應該重點管理和審核這些合同。嚴格的管理和審核合同條款內容、項目進行論證以及對對方當事人展開資信調查等等，避免發生合同糾紛。

(二)物資采購合同審核的主要內容

1.對合同人的主體資格進行嚴格的審核

這項舉措能夠有效規避合同風險。合同當事人的資格和資質對于合同簽訂后能夠切實履行起著決定性的作用。需要對方出示組織代碼證、稅務登記證以及營業執照，此外，還應該審查企業在實際的生產中具備的生產資格。

2.嚴格審核合同標的質量、數量以及物資情況

在對標，如“打”、“袋”以及“包”等等。依據標的的特征，有的還應該在標的上標注出來合理磅差以及正負誤差等等。而對于質量標準條款而言，需要結合企業標準、行業標準以及國家標準，需要標明標準的編號、代號以及名稱。

3.嚴格審核合同標的物交貨和提貨方式條款

根據我國的《合同法》規定，就買賣合同的動產標的物需要使用交付主義，具體指的是在貨物交付之前，出賣人對貨物承擔相應的責任，在貨物交付之后，買受人對貨物承擔相應的責任。倘若使用的是送貨的交貨方式，出賣人負責貨物在途中可能發生的風險；如果是自提，則為買受人承擔貨物回途中可能發生的風險。因此，在提貨方式和交貨方式條款中，就產品的買受方而言，盡可能提前確定好對方的送貨方式。

4.嚴格審核價款的支付方式

怎樣約定價款對合同的履行之間存在直接性的聯系。就產品買受方而言，支付價款和產品的供應時間和供應量是相互對應的，盡量防止發生“預付款”等現象。

5.嚴格審核違約責任

合同中的違約條款更簡單一些，對于守約方追究違約方的違約責任會形成很大的阻礙力量。比如，合同中包含的違約責任，倘若一方出現違約現象，另一方依據法律的規定對其違約責任進行追究。可以看出其中的約定對于履行合同不具備太大的約束作用。倘若守約方想要索賠違約方，首先，需要對違約方給自己造成的經濟損失進行證明；另外，還要對自己的經濟損失的數額給出相關證明，且要證明具體損失的貨物價值多少貨幣。

6.對合同爭議解決方式條款給出嚴格的規定

訴訟和仲裁方式是解決爭議普遍采用的方式。倘若使用仲裁方式，要將仲裁機構的地點和全稱都標注出來。倘若使用的是訴訟方式，直接約定己方所在地的法院進行管轄就可以了。然而只能選取一種方式。和訴訟方式相比較，仲裁程序不是那么的麻煩，且靈活性一些，一裁就能將存在的矛盾解決了，除此之外，相比法律判斷來說，部分合同糾紛的事實判別更有效果一些，要求必須具備更多的專業性的知識，這也是仲裁機構的仲裁人員自身應該具備的。因此，對于包含商業機密，以及擁有較強合同專業性的合同糾紛可以采用仲裁方式。

二、物資采購合同管理的第二階段——履約管理

(一)建造企業內部物資采購合同履行流程

履行流程中包含兩個比較重要的環節。第一，驗收貨物環節，驗收環節對于標的物是不是有瑕疵能夠進行驗證；標的物的質量是不是與約定的質量標準相符等等，使用單位需要對上述環節進行驗收之后才能進行采購。第二，復核支付價款環節，由于財務部門如果在付款方面出現多付，會給我方帶來一定的損失，在價款上出現少付現象會引發糾紛，因此，財務部門在付款的時候應該嚴格按照使用單位提供的入庫驗收單以及經辦部門提供的合同，需要仔細的核查付款文件資料，將有關物資采購的付款手續辦理好。

(二)合同糾紛法律救濟制度

如果在履行合同的過程中出現問題，或者發生矛盾，就會引發合同救濟問題。如果出賣人沒有按照約定的時間交貨，又或者是貨物與約定的貨物不相符的情況下，使用單位會合同經辦部門上報有關違約情況，在部門將情況如實的反應給合同管理部門的時候，需要向有關部門提供相關的證據和材料，和合同管理部門相互配合，進而使得雙方之間能夠經過協商和平解決，促使合同中的合同解除權和抗辯權等權利能夠充分發揮出來。

(三)利用信息網絡技術進行管理

對于一個企業來說，管理層負責控制企業合同的風險，合同經辦部門負責對于實際合同的日常管理工作，進而可能存在資源分割的現象，管理層對于實際的業務情況并不了解。因此，把信息網絡技術和合同管理有效地結合在一起，促使管理層能夠利用合同管理模塊對本企業與合同有關的實際工作情況能夠有一個全面的了解，進而使得企業的管理能夠上升到一個新的臺階。

三、物資采購合同管理的第三個階段——結果管理

(一)合同文本檔案管理

保管合同原件是合同管理中比較重要的一個環節，也是履行合同的根本，在索賠中，合同原件是最有利的證據。倘若企業弄丟了合同原件，那么企業在索賠方面就會處于比較被動的地位。此外，企業有時不愿意對外公布合同中的部分內容，因為有些內容屬于商業秘密。因此，合同管理人員應該科學的整理生效的合同，對其進行歸納，且在保管期內需要對保管合同檔案進行妥善的保管。

(二)合同登記臺賬統計

就合同管理部門來說，需要采取分類統計的方式對經辦部門簽訂的合同登記臺賬需要對其進行科學的整理，要對合同業務量中包含的基本信息有一個全面的了解，對有關統計數據進行深入的分析。所以需要對合同管理工作進行有針對性的檢查和監督，對合同管理中的經驗做出科學的總結，能夠進一步提升合同的管理水平。

四、合同管理的具體步驟

(一)制訂合同管理計劃

合同管理計劃中要求必須準備的一些資料，比如，合同簽訂的背景信息以及供應商資料等等。對其給出明確的規定，其中比較重要的就是約定交貨期。采購方通過此表能夠快速地找出其中存在的錯誤，且能夠及時地予以糾正。

其中質量管理的原始文件就是合同質量計劃。采購風險對于采購物資產生很大的影響，利用在采購的過程中運用新技術，或者采購中使用新得供應商，在購買方看來，他們希望能夠嚴格控制質量管理。針對這種情況，很多情況下需要在合同中加進一個質量計劃，促使合同中包含的目標能夠更順利地實現。

(二)制定風險登記表

風險評估工作在合同管理中占據著十分重要的位置，只有發掘出可能存在的風險，才能采取有效的措施予以應對。此外，還包含合同條款以及條件中可能存在的風險。進度風險，合同進度表是評估進度風險的根本。進度風險產生的原因包括：需求表達不正確或者不全面；任何一方出現投入延遲現象；采購方和供應商之間沒有進行有效的溝通和交流；供應商資源不夠；供應商方面存在生產問題；供應商出現失誤現象等等。成本風險，合同預算是評估成本風險的根本。成本風險具體包含：需求表達不正確或者不全面；供應商的成本有所上升；匯率波動幅度大；通貨膨脹等等。質量風險，質量計劃是評估質量風險的根本。質量風險具體包含：需求表達不正確或者不全面；采取不正確或者不全面的檢查和測試；運輸中出現損壞現象等等。

(三)監督和管理績效

合同績效考核需要花費一定的精力和時間，所以需要針對一些重要環節展開考核，尤其將主要的精力花費在風險比較大的地方。對每個合同的實施要素進行重點考核，即質量、成本以及時間，主要將精力花費在合同實施的結果、過程以及投入方面。一般情況下，如果只是考核結果是不夠的，不但要對結果進行考核，還應該考核過程。通過對過程進行詳細的考核，能夠及時的發掘計劃中存在的錯誤現象，進而使得計算目標能夠順利地實現。

五、結語

合同管理工作和業務工作之間相互區別，又互相聯系，是綜合管理工作中必不可少的環節，包含的因素是比較多的。這就要求業務人員和合同管理人員之間需要密切的配合。合同管理人員對于合同業務中發生的變化應該尤為的重視，業務人員需要將各種異常的業務現象及時地提交給合同管理人員，督促合同管理人員對其中存在的異常現象進行論證。只有這樣，才能使得物資采購合同對企業的各項生產經營活動產生的作用能夠最大程度地發揮出來。■