信息化背景下加強高校收費管理可行性研究

趙 琳，張兆肖

（遼寧師范大學 計劃財務處，遼寧 大連 116029）

1 目前我校傳統收費方式

目前我校傳統收費方式主要有：委托銀行批量劃款、現場劃卡或現金繳費、電匯、委托校園一卡通代收費、業務部門統一收繳后上交財務處等。

（1）委托銀行批量劃款一般用于學費、宿費、學分學費、教材費、軍訓服裝費、體檢費、幼兒園保教費等收費人員較多的收費。通常由收費系統導出學生學宿費信息或由主管部門（教務處、研究生院、繼續教育學院等）提供原始繳費名單，計財處將名單按照規定格式整理后統一委托銀行批量劃轉。這種定期劃款的方式存在兩個弊端，一是需要學校提前為學生統一辦理銀行卡并提前整理劃款數據，工作量大；二是學生在扣款期內如果銀行卡丟失未綁定新卡，沒在與學校關聯的銀行卡中存入足夠的學宿費，抑或學宿費合計金額超過1萬元且所持有的銀行卡為二類卡，都會導致扣款失敗，這就需要學生本人實時關注扣款情況、失敗原因及下次扣款時間，并及時予以處理，這對于學生本人的主動性要求較高，增加了扣款難度。

（2）現場劃卡繳費一般用于助學貸款繳納學宿費后所欠差額、批量扣款持續失敗需現場繳費等情況。現金繳費一般用于收取留學生學費等無法劃卡繳費情況。這種現場繳費方式增加了收費排隊時間、大大降低了收費效率，且現金收款存在不安全因素。

（3）匯款到學校賬戶一般用于無法批量扣款且無法現場劃卡或現金辦理等情況。這種繳費方式需學生提前知曉學校賬戶，并親自到銀行辦理，增加了學生繳費的難度且存在匯款錯誤的風險。

（4）委托校園一卡通代收費一般用于水電費、計算機上機費等。學生可隨時在終端機上對校園卡充值，但這種繳費方式適用的收費項目有限，且機器在固定位置擺放、充值時間受限。

（5）業務部門統一收繳后上交財務處一般用于繼續教育學院老年大學培訓費、后勤集團醫藥費、教師公寓及留學生住宿費等零散收費。這種收費方式存在藏匿、少交、丟失等風險。

2 傳統模式下收費工作存在的問題

2.1 傳統收費模式無法滿足日益增長的收費需求

目前高校收費項目、收費標準多樣化，收費數量增多，收費時間貫穿全年，后期還有大量的數據處理、票據開具、核對、賬目記賬、上繳財政等，收費工作量大。傳統收費模式下，幾乎每次收費都會涉及部分學生由于劃款時間、銀行卡限額等限制未繳費或者在委托劃款期間單獨劃卡繳費導致重復繳費需要退費等情況，不同情況交雜在一起，收費錯誤在所難免。與此同時，未繳費學生需要財務處多次催繳、部分需要到財務處單獨進行繳費，造成大量人力物力資源浪費，工作效率低下。因此傳統的收費模式已無法滿足日益增加的收費需求和上級領導更加細致的工作要求。

2.2 學生學籍異動調整較多，各業務部門與財務部門信息溝通不及時

學生收費工作需要與學生處、研究生院、教務處、繼續教育學院等多個部門相互配合，例如部分收費是由業務部門先提供收費數據，財務處收費后將收費結果反饋給業務部門，業務部門根據反饋結果確定最終的繳費情況。但是高校普遍存在各部門之間信息溝通不及時、數據無法共享等問題，各部門的信息系統沒有做到有效整合。如果相關部門未及時過調整名單給財務處，會出現收費系統中信息未調整、多收、漏收等情況，這種信息傳遞的滯后性導致各部門之間所掌握的學生信息存在差異。

2.3 崗位設置不規范，收費人員綜合素質有待提高

部分高校忽視收費管理工作，崗位和人員設置不合理，設置一個收費管理員辦理全校的收費相關工作，含收費系統初始、應收款設置、收費信息調整、執收、開票等全部內容，缺少收費復核人員，收費工作全靠個人品德和職業道德來約束，內控監督薄弱。除此之外，收費管理人員對收費標準等收費相關制度的掌握不全面，收費最新規定的掌握不及時，都會存在很大的收費風險。

2.4 紙質票據消耗大量人力物力財力，收費效率降低

原始紙質票據是收費管理當中最基礎的憑證，高校財務收支都以此為依據，但現有票據管理手段相對滯后，查詢困難。收費人員每年需打印數萬張紙質票據，并將對應聯次按照規定蓋印、整理、登記、分發、裝訂、歸檔，程序繁雜，工作量巨大，耗時耗力，而真正需要紙質票據的學生人數并不多，逐年歸檔也對檔案室的空間提出更大要求。

3 信息化背景下加強收費管理的建議

3.1 創新收費方式，提高收費效率

隨著互聯網和信息技術的普及，對于高校大學生而言，微信、支付寶等第三方移動支付已經逐漸取代現金、刷卡，成為日常生活消費的主要支付方式。這種支付方式操作簡便，不受時間、空間、金額的限制，可以有效解決傳統收費方式產生的各種問題。根據2019年央行最新要求，如果銀行卡為二類卡則每天一次性劃款金額不能超過1萬元，否則將劃款失敗。構建網絡繳費平臺，采用第三方移動支付，學生可以在規定的繳費期限內，在任何地點通過網絡實時查看自己的欠費情況、使用任意已綁定第三方移動支付的銀行卡進行自助繳納、獲取繳費收據，解決批量扣款信息不能完全公開透明的問題。學生在對應繳費金額確認無誤的情況下發起繳費，也是相互校驗的過程，從而減少差錯發生。作為收費管理部門，只要事前在收費管理系統中對收費對象、收費項目、收費標準等信息進行初始，事后對收費數據進行整理和反饋即可，這樣一來在學生得到便利的同時，也提高了高校收費部門的收費效率和準確率，推動高校收費管理水平進一步提升。

3.2 加強網絡風險防控，保障信息傳遞安全

信息化發展給人們的工作生活帶來便利的同時也帶來了一定的網絡風險，只有在穩定的網絡條件下，網上繳費工作才能順利進行。高校必須要定期對系統進行維護、更新、殺毒、重要數據備份，保障網絡環境安全，保證學生信息安全。高校還應當舉辦一些網絡安全宣傳講座，通過網絡安全教育，給學生敲響警鐘。在信息技術飛速發展的當下，提高學生對網絡安全的認知，并在遭遇網絡風險問題時，能夠進行有效的應對和處理，以此有效規避網絡安全事件的發生。

3.3 加強部門合作，保證收費信息準確性

收費工作不能單單交由財務部門來獨立完成，還需要各部門的密切配合，因此明確各部門在收費管理工作中的權責，加強部門間的溝通與協作、進行信息有效整合十分必要。例如：財務處在收費前需要與教務處、學生處、研究生院、繼續教育學院等部門進行積極溝通，將其所提供的的基礎數據在收費系統中予以校驗，發現問題時及時反饋錯誤信息，各部門積極更正后再次提交數據由財務處進行數據整合，經過反復的校驗，才能確保收費對象、收費項目、收費金額等的準確性，減少數據傳輸滯后和不準確導致的收費信息錯誤。此外，在網絡繳費中，財務部門還要逐步完善收費管理制度，激發各個部門在收費工作中的積極性，從而提高收費效率，增強各部門的凝聚力。

3.4 完善崗位設置、定期組織培訓，提升收費人員信息技術應用能力

高校收費工作是一項十分重要、十分煩瑣的工作，高校服務質量事關其在師生心目中的形象，也是學校辦學水平的體現。高校收費人員如果長期在一個熟悉的崗位工作容易失去對工作的熱情和新鮮感，對于相關收費信息的更新不能及時予以關注，大大降低學習、創新的積極性。因此收費人員定期輪崗并明確崗位職責、確保不相容崗位相分離勢在必行。具體來說，高校應當單獨設置系統管理員和數據復核員。其中收費系統管理員主要負責學生基礎數據的維護，包括每年新生數據的初始導入、學生異動數據的更新、開票、數據統計、欠費催繳、數據備份等；數據復核員主要負責將系統管理員所調整的學生應收款及其他信息予以定期復核。這樣一來二者相互稽核，保證財務體系的清正廉明。

除此之外，收費人員專業素質的高低以及業務的熟練程度直接影響收費工作的效率。高校應該通過鼓勵宣傳、樹立典型等方式，注重收費人員職業道德修養和服務意識的培養；通過定期組織業務學習和培訓，幫助財務人員了解收費相關的各項規章制度并掌握最新的收費方法，調動收費人員自主學習、時刻總結、高效工作、微笑服務的積極性，全面提升綜合素質。隨著收費信息化水平的不斷提高，只有收費人員持續地更新自己的專業知識，提高自己的服務意識，才能將收費業務水平推上一個新高度。

3.5 使用電子票據，提升信息化水平

隨著電子票據改革在遼寧省內全面推行，高校收費管理工作信息化水平進一步提高，收費人員不再需要打印大量的紙質票據，學生可以根據繳費成功后的信息推送自助打印帶有財務專用章的電子票據，這樣一來節約了大量的時間和人力物力財力，收費人員可以將節省的時間用于其他收費工作的深入開展。同時，電子票據可以永久保存且不占用物理空間，進一步減輕了歸檔的壓力。

4 結語

隨著收費管理業務的日益增多，高校不僅要重視提升教學水平、科研水平、服務水平等，還應該不斷完善收費管理工作水平。在完善現有收費管理制度的同時積極利用第三方移動支付方式帶來的便利，引入信息化管理手段，通過創新收費模式，加強各部門之間的合作，完善崗位設置，提高收費人員綜合素質，穩步推行票據電子化改革等方式，提高財務收費工作效率，提升高校財務管理水平，促進高校健康穩步發展。