檔案電子信息化管理分析

李曉玉

現在人們已進入信息化時代，信息數據利用率不斷提高，在此背景下，檔案管理工作也面臨更大的挑戰，需要順應時代發展的趨勢，對原有的工作模式進行適當的調整優化，以滿足新時代的發展要求。貫徹落實檔案電子信息化管理，構建完善檔案管理體系，積極運用各項先進手段，不斷提高電子檔案管理水平，是目前需要研究的重要內容。

一、檔案電子信息化管理概述

新時代背景下的檔案電子信息化管理，利用計算機、網絡設備以及多媒體等設備完成對各項數據信息的管理，與傳統的人工手動管理方式相比，具有更大的優勢。簡單來講，就是將電子信息系統作為管理核心，采取有效手段實現對檔案信息的標準化與統一化管理，整個管理流程具有更強的傳遞性與交互性。以信息系統為載體，構建功能完善的數據鏈，以便更好地實現檔案信息資源的歸檔、分類、管理以及存儲，每一個環節的保障性更強，對外部因素的抵抗力也更大，保證了檔案信息的完整性與安全性，同時也可以進一步提高檔案管理綜合效率［1］。目前來看，信息的應用越來越廣泛，社會整體信息化水平不斷提升，開展檔案電子信息化管理已勢在必行。必須正視目前管理工作中存在的不足與缺陷，積極進行調整，不斷豐富電子檔案的渠道載體以及管理方式，改革創新電子檔案管理模式，爭取在最短的時間內取得顯著的成績。

二、檔案電子信息化管理的注意事項

（一）創新意識不足

檔案管理存在量大、專業性強的特點，所有信息的歸檔、分類、管理以及存儲，不僅要保證較高的工作效率，更要確認檔案內容的完整性與真實性，以及檔案資料的安全性。相比傳統的手工管理，檔案電子信息化管理的效率更高，但是因為相關領域起步較晚，目前部分文件依然采用封閉或半封閉管理方式。尤其是創新意識不足，導致相關管理技術更新緩慢，缺乏專業經驗作為支持，檔案電子信息管理模式面臨巨大的阻礙。同時，內部結構體制問題的存在，決定了信息化管理模式資金的不足，很多配置尚未完善，無法集中性地開展信息化建設［2］。維持檔案管理部門運營的資源來源于財政撥款，但是因為思想尚未認識到此方面的重要性，無法為檔案管理部門的信息化建設提供有力的財政支持，無疑加大了檔案電子信息化建設的難度。

（二）專業能力較低

檔案電子信息化管理的前提是電子信息技術的靈活應用，面對日益增多的檔案資料，想要保證較好的工作質量，務必保證所用技術有較強的適應性與有效性，能夠對所有檔案資料進行全面收集、存儲、分析、管理與應用。這就對檔案管理人員提出了更高的要求，相比以往的手工作業模式，信息化管理涉及的技術以及理論復雜度較高，管理人員想要在短時間內熟練掌握相關技術將面臨較大的困難。并且，鑒于檔案資料的特殊性，必須保證其真實性與完整性，信息技術的應用對此具有至關重要的影響。目前我國相關技術的開發與應用還存在較大的不足，在很大程度上限制了檔案電子信息化管理效率與質量的提升。

（三）管理體制缺失

檔案管理工作不僅工作量大，且對工作質量有十分嚴格的要求，所有信息的處理必須規范準確，嚴格按照流程進行，這就需要以滿足實際工作需求為根本，制定具有針對性的標準規范，為整個管理工作的開展提供依據與支持。雖然我國檔案管理相關流程已經比較完善，但是應用年限較短的電子辦公依然缺乏統一的標準，導致管理質量參差不齊。檔案電子信息化管理標準，需要就書寫、錄入、保存等環節進行指導，并對文書檔案資料收集、管理、使用等多個環節制定明確標準，保證管理工作執行的科學性與有效性［3］。

三、檔案電子信息化管理執行方法

（一）調整工作理念

在信息化技術水平快速發展的前提下，進一步提高檔案管理綜合效率，首先要做的就是完成思想意識的轉變，打破傳統工作理念的限制，遵循時代發展趨勢，樹立信息化、數字化管理理念。相比傳統的紙質檔案管理，檔案電子信息化管理模式的適應性更強，將信息系統作為核心，以計算機網絡為載體，靈活運用各種信息化手段，實現檔案資料的收集、存儲、管理以及應用全流程的優化，在保證檔案資料安全管理的同時，為后期靈活應用創造有利條件［4］。信息化管理模式的建立，還能夠進一步提高電子辦公效率，推動檔案管理部門的信息化建設，實現內部系統的建立，為后期各項工作的開展提供保障。

（二）加強財政支持

資金是限制檔案信息化建設的主要因素，必須正確看待其帶來的系列問題，并爭取獲得更大的財政支持，為下一階段的信息化建設管理提供更加有利的條件?？筛鶕r代發展情況，適當擴大資金來源渠道，采取多元化的方式籌措資金，同時更要注重贏得政府部門的支持。檔案管理機構要充分利用自身的優勢，與政府保持良好的溝通，就信息化建設問題有效協商，爭取進一步加強資金支持。并且，檔案管理機構從上到下所有人員都需要實現思想意識的創新，明確信息化建設的重要性與緊迫性，積極爭取獲得領導的支持與肯定，可以將檔案電子信息管理納入政府重點項目［5］。還要注意工作模式以及服務模式的創新，不斷提升信息產品的附加價值，更可以借助有效手段開展商業活動，利用更多的渠道獲取資金。

（三）建立統一標準

計算機技術與信息網絡技術現在被廣泛應用到各個領域，將其靈活地應用到檔案管理中，能夠進一步推動整個管理工作效率的提升?，F在檔案載體呈多樣化態勢，與傳統單一的紙質檔案相比靈活性更強，因此傳統規范標準已經無法滿足實際需求，還需要根據電子信息化建設的要求，在原有基礎上對規范標準進行補充完善［6］。應對電子檔案建立過程進行嚴格規范，確定相關標準條件，保證檔案資料內容以及形式的規范，便于后期的管理與應用。修訂完善相關制度，配合檔案管理工作的持續化、制度化、規范化發展，從根本上提高工作執行的有效性。

（四）共享信息資源

相比傳統的管理方式，檔案信息化建設的另一大優勢便是可實現信息共享，以電子檔案資料為基礎，推動整個檔案管理流程的高效進行。應在原有工作基礎上進行總結，建立完善的檔案電子信息化網絡體系，根據統一、規范的標準對檔案信息格式進行管理，并且實現軟件程序的一體化。各個部門之間應保持良好的共享關系，按照新制定的統一管理標準，真正做到信息共享，將信息化與電子化的優勢充分發揮出來，不斷提高檔案管理整體效率。

（五）完善基礎建設

基礎建設程度低也是限制檔案電子信息化管理實現的關鍵要素，很多檔案管理機構的網站建設還存在諸多問題，包括未對自身網站進行準確定位，以及網站信息更新不及時等。必須加大對基礎設施建設的投入力度，深入完成相關技術軟件的基礎建設，建立完善檔案管理信息基礎系統，結合現有的信息技術手段實現管理工作的自動化與數字化發展。同時，加強電子檔案管理與辦公流程、政府部門信息網絡的聯系，進一步推動信息共享的實現。并且，在日常管理工作中，還需要做好軟件的更新與管理，真正實現高效、快速的檔案管理。面對不同的客戶群體，需要建設相應的服務體系，保證在第一時間實現信息資源的更新。注意提高網站信息的利用率，在真正做到信息共享的同時，保證信息的時效性與準確性。

四、結語

檔案電子信息化管理已成為時代發展的必然趨勢，必須端正態度，正視目前檔案管理存在的諸多不足，并且積極采取措施完成電子信息化體系建設，利用更加科學、規范的方式提高檔案管理的綜合效率和質量，推動整個檔案管理工作的開展。