大數據背景下高職院校資產信息化管理模式

舒厚源

（湖南科技職業學院，湖南 長沙 410000）

一、引言

我國的高職院校長期以來使用手動記錄方法來記錄和計算資產使用，管理和維護。工作效率低下，浪費了大量的人力，物力和財力，無法適應新形勢下高職院校的運轉、發展需求，而學校資產管理滯后不利于高等教育的可持續發展。隨著網絡大數據的發展，信息技術已應用于高職院校的資產管理中，并取得了良好的效果。

二、大數據背景下高職院校資產實行信息化管理的重要意義

信息化在資產管理中的應用改變了獨立管理系統的傳統方式，資產信息資源的開放性得到了充分的認可，用戶可以更多地直接參與資產管理。網絡的即時性可以及時準確地為人們提供必要的信息資源。

（一）完善科學，智能的資產管理

從采購到審計再到資產核算，均按照“個人責任制”的管理要求進行，責任明確，每件物品都具有其專屬標識，因此資產的購買，分配和使用貫穿整個處置過程，組成了實施動態跟蹤管理，透明管理，規范化運作。首先，最重要的是學校物業管理小組的綜合組織與領導。資產管理辦公室負責組織具體任務，每個部門和相應員工必須積極合作，全職和兼職的資產管理專員必須專門負責其業務。其次是明確中央管理部門的職責。負責資產的監控以及資產的驗收，審查，修改，出售和庫存的日常管理，財務部門檢查發票和承兌匯票上的資金使用情況。最后，各有關部門要明確資產代表，任命專職或兼職管理人員，將管理職責分配給特定人員，認真落實人員和工作。因此，資產信息化管理會非常透明，除了標準化操作外，還可以使用資源平臺和及時的數據進行計算和比較，這種智能管理可以有效防止資產的流失和不當使用。

（二）準確的數據和完整的功能

資產信息化管理嚴格控制流程并創建準確的資產數據。例如，當輸入新購置的資產時，必須根據規定分別輸入所有資產信息，并為每個資產設置標識。否則，將無法繼續進行下一步并啟動工作標準化的會計程序。資產信息化管理功能通過增加，減少，更改，借入，退還，折舊，等待和損失處理資產，可以留下痕跡，管理人員可以快速處理系統數據查詢，報告，統計，導出，導入，打印和輸出功能以及內容，實現調整和庫存功能。傳統工作方法難以達到這樣的工作目標，而信息化管理可以輕松實現快速，易于使用且極其精確。除了避免了手動進行復雜計算之外，還提高了計算的準確性。

（三）節省勞動力，降低成本并提高效率

資產管理信息不流暢，有時在財務，資產管理和資產利用部門中會出現三個層面交流溝通不暢的局面。部門之間沒有有效的聯系和限制，因此無法有效執行資產管理任務。通過資產信息化管理，可以使用計算機信息功能為各個責任部門的工作人員設置各種授權。這樣，每個部門和負責人都可以便捷、及時地跟蹤他們使用和管理的資產信息。每個責任問題的管理減少了人員浪費和不必要的開支。另一方面，它促進了資產管理機構各級的問責制構建，并有效地解決了資產管理中各個級別的過度購置問題以及“強調供應，而不強調管理”的現狀，使用網絡平臺，可以對資產數據操作中的每個環節進行分類，并有效地分離資產管理中的每個單獨節點，以快速提高運作效率。

（四）實現高職院校間的資源共享

在網絡環境中，資產管理部門可以實時監控資產并直接訪問相關信息。管理者都可以在網絡上快速學習他人的管理經驗并一鍵分享自身經驗，這樣可以更好地利用現有資源，并根據不同內部部門的使用和閑置情況合理分配內部資產，最大程度上提高利用率，實現資源共享。

三、高職院校資產信息化管理現狀

為了了解每所學校的資產狀況，教育機構目前使用通用的資產管理軟件。但是，此軟件更適合報告，而不適合實際管理。大多數高職院校的資產管理仍然基于獨立管理模式。這僅是原始手動任務的簡單替代，并且不會從根本上改變手動效率低下和資產管理封閉化的困局。第一，主要的弊端是賬目不完整，程序不當以及缺乏嚴格的內部安全系統。第二，資產狀況不明確，這會造成資產目錄難以確定，統計和協調。第三，管理混亂，難以實施有效資產的管理與合理利用。第四，管理方法差，信息緩慢，經常出現錯誤，信息與實際不匹配等現象并不少見。第五，資源分配不足，缺乏系統化管理。上述問題的存在嚴重制約和阻礙了高等院校資產管理與利用的穩健有序發展，是管理資產的傳統方法遺留的弊端。必須加快信息化建設和發展，大力改革傳統的管理模式。隨著會計計算機化的日益普及，資產管理網絡已成為高職院校資產管理的共同選擇。在大數據蓬勃發展的形勢下，人們越來越多地使用信息平臺來執行各種管理任務，資產管理的信息化已成為普遍趨勢。

四、提高高職院校資產信息化管理的有效措施

（一）實施大數據思想并構建科學資產信息管理概念

在當前階段，隨著信息網絡技術的飛速發展，大數據已成為時代發展的重要特征。高職院校必須樹立正確的資產管理理念，不斷學習新思想，新知識和新技能，創新資產管理，及時解決資產過程中的障礙，冗余和信息不對稱等問題。另一方面，在高職院校資產信息管理過程中，首先必須在最高級別進行設計，并根據具體的教育目標整合資產信息管理，結合學校的可持續發展計劃總體規劃，分步規劃。使用高職院校資產信息管理平臺，并逐步實現資產的全面動態管理。

（二）完善科學的資產信息管理流程

完善的資產信息管理流程是執行資產管理任務的基礎和前提，也是提高資產管理水平的有效保證。在這個階段，高職院校必須根據國家和教育部發布的各種政策和法規以及學校的實際情況，建立滿足學校發展需求的科學，高效，合理的資產信息管理系統。該系統的正規化要求在學校發展過程中可以迅速替代舊的管理系統，并加強資產信息管理程序和方法的標準化和科學性，以實現出色的流程，確保資產管理機制和資產開發的長足發展。

（三）優化資產信息管理體制

高職院校應順應發展趨勢，建立專門的資產信息管理部門，并與具有明確權利的學校后勤管理部門，信息網絡中心等部門做好溝通交流工作。明確各部門的職責，義務與權限，堅持總體教學計劃，完善“一體化領導，中央管理，分級負責，個人負責制”的資產信息管理機制。高職院校管理部門的主要職責是在學校管理中出色地完成工作，每個部門都必須任命專人負責該部門的資產管理，負責整合高職教育資產的信息，并隨時隨地實時監控資產，從而科學分配和有效利用高職教育資產。

（四）建立具有專業知識儲備的資產信息管理團隊

高職院校資產信息化管理的深入實施，對專業技能和職業管理人才的素質提出了更高的要求。應該通過更多的專業知識培訓和更高的整體人才質量來加快資產信息化的創建。領導層應當為符合工作要求的管理人員提高準入門檻。其次，定期組織和進行適當的資產信息化管理培訓，對現有員工進行理論和實踐的再教育，并領導所有管理人員，以便及時掌握新流程，新技術和新準則。最終，建立起一支強大的專業管理團隊，加強與其他院校關于資產信息化管理的有效交流，獲得更為先進的管理經驗，以不斷提高高職院校的資產管理水平。

（五）建立基于云計算技術的資產信息管理系統

在當前階段，高職院校必須創新管理理念和管理方法，建立符合學校實際發展需要的資產信息管理系統，在大數據背景下，更應該建立基于云計算技術的資產信息化管理平臺。云計算是傳統計算機和網絡技術共同發展的產物，因此是在大數據背景下發展最快和最具創新性的核心技術之一。云計算的優點是可以將所有計算機任務集中分布在眾多計算機的資源池中。用戶可以根據自己的實際需求獲得計算能力，存儲空間和信息服務。它提供了按需提供的好處，例如虛擬化，彈性擴展，快速部署和自動化服務。云計算技術使用戶能夠使用計算機，智能手機和其他終端來跨越信息在時間和空間中的局限和制約，從而實時獲得各種應用程序服務，甚至用于超級計算等大型任務。高職院校建立基于云計算技術的高效資產信息化管理平臺，充分利用自動化的中央云管理可顯著提高資產使用效率。其次，它節省了大量的人力，物力和財力，例如計算機購置，管理軟件的購買，軟件升級和維護成本。此外，云計算技術可以幫助學校在最大程度上共享資源，有效解決現有資產管理流程中資源分配不均的問題，并提高數據存儲的安全性和效率，有利于建立完整的資產信息數據庫。隨著高職院校規模的擴張和學生人數的不斷增加，資產的數量和類型繼續增長。分類管理是提高資產管理質量的更科學的方法。特別是要實現會計準則中規定的資產分類標準和條形碼編碼規則的統一，對現有資產進行分類和編碼，并確保所有資產具有固定的編碼，輸入有關資產的某些信息，管理信息系統即可以完成資產信息數據庫的設置。在資產使用過程中，用戶只需掃描資產條形碼以檢索資產，然后掃描資產條形碼記錄使用詳情即可。這樣一來，有效地實現了高職院校實時、全動態的資產管理目標。

五、結束語

總之，在高職院校當中，資產管理信息化模式的建設是一個漫長，復雜而系統的過程。應當利用資產信息化管理平臺不斷提高資產管理的動態有效性和精細化水平，實現資源的共享利用。同時促進高職院校、科研單位之間的學習交流，最終實現高職院校資產信息化管理的可持續發展。