中小企業(yè)存貨管理存在的問題與對策淺談

楊彩琴

（寧夏海力電子有限公司，寧夏 石嘴山 753000）

一、引言

中小企業(yè)是我國經(jīng)濟(jì)發(fā)展的中流砥柱，是拉動經(jīng)濟(jì)的新增長點，與大型企業(yè)相比，中小企業(yè)在市場環(huán)境中面臨著更大的不確定性、抵御風(fēng)險的能力更弱，競爭卻更加激烈。因此，加強中小企業(yè)的存貨管理勢在必行。在日常經(jīng)營活動過程中，中小企業(yè)資金有限，融資難，而存貨需占用大量的資金。當(dāng)存貨管理不當(dāng)時，首先，會大幅增加倉儲成本、管理成本，降低工作效率；其次，大量的庫存，從表象看是降低了單位固定成本，增加了利潤，而實際上會掩蓋很多企業(yè)經(jīng)營問題，使得利潤出現(xiàn)虛增；最后，存貨在企業(yè)內(nèi)部的流轉(zhuǎn)具有一定的時間周期，從原材料采購入庫、到產(chǎn)成品銷售出庫，時間跨度大、變現(xiàn)能力弱。綜上所述，中小企業(yè)要想順應(yīng)時代變化，提高企業(yè)經(jīng)濟(jì)效益、實現(xiàn)戰(zhàn)略發(fā)展就必須加強自身的存貨管理，以提高綜合競爭力。

二、存貨管理的概念與意義

（一）存貨管理概述

存貨是企業(yè)在正常的生產(chǎn)經(jīng)營活動過程中持有的流動資產(chǎn)，包括從供應(yīng)商處采購的，以備在生產(chǎn)過程中將要領(lǐng)用、消耗的主要材料、輔助材料、備件、包裝物；仍然處于生產(chǎn)過程中的在產(chǎn)品；以及生產(chǎn)完畢，包裝入庫待售的產(chǎn)成品。存貨管理是針對上述一系列的存貨，從采購入庫環(huán)節(jié)、生產(chǎn)領(lǐng)用環(huán)節(jié)，到包裝入庫環(huán)節(jié)，再到最終的銷售環(huán)節(jié)進(jìn)行全面有效管控，從而為企業(yè)的長遠(yuǎn)發(fā)展夯實基礎(chǔ)。

（二）存貨管理的意義

在企業(yè)的經(jīng)營管理過程中，存貨管理起著承上啟下的作用，向前影響采購管理，向后影響生產(chǎn)及銷售，如果存貨這個中間樞紐管理不善，則會引起供產(chǎn)銷的不協(xié)調(diào)，一方面導(dǎo)致企業(yè)庫存增加、物資積壓浪費；另一方面可能會導(dǎo)致客戶的流失。加強企業(yè)的存貨管理，首先，可以提高企業(yè)資金周轉(zhuǎn)效率；其次，通過存貨管理，及時盤點現(xiàn)有原材料及產(chǎn)成品，根據(jù)盤點結(jié)果，及時處理呆料及超期品，避免存貨長期占用企業(yè)現(xiàn)金；最后，存貨管理能夠推動企業(yè)整體財務(wù)管理水平的提升，促進(jìn)財務(wù)管理更加規(guī)范。健全有效的存貨管理，不僅可以降低企業(yè)的綜合成本，全面提升競爭力，同時，能夠提高人員的工作效率，進(jìn)而提升企業(yè)的經(jīng)濟(jì)效益。

三、中小企業(yè)存貨管理存在的問題

（一）采購環(huán)節(jié)脫離實際生產(chǎn)及銷售

目前中小企業(yè)在進(jìn)行采購活動時，并沒有根據(jù)近期的具體銷售、生產(chǎn)情況來制定相應(yīng)的采購計劃，倉庫人員自行判斷物料需求量，缺乏與生產(chǎn)部門溝通，信息傳達(dá)不全面、不及時。采購員在采購過程中，同一物料缺乏對不同供應(yīng)商報價的對比，部分存貨并不能真實反映其價值，導(dǎo)致存貨價格虛高，增加產(chǎn)成品成本，降低經(jīng)濟(jì)效益。

（二）存貨質(zhì)量難以保證

采購員往往只負(fù)責(zé)物料的采購，沒有對質(zhì)量進(jìn)行初步把控；物料到廠后，倉庫人員只進(jìn)行數(shù)量方面的盤點，并沒有相關(guān)人員對質(zhì)量進(jìn)行驗收；生產(chǎn)部門領(lǐng)用之后，投入到生產(chǎn)線，因質(zhì)量不過關(guān)，造成產(chǎn)品不達(dá)標(biāo)，生產(chǎn)線停機等相關(guān)問題。這樣不僅造成物料的浪費，更是人員、時間、效率及現(xiàn)金流的浪費。

（三）庫存管理制度存在缺陷造成資金浪費

針對品類繁多、大量存放在倉庫的存貨，缺乏有效的存貨倉儲管理制度。首先，生產(chǎn)部門隨機按需領(lǐng)用原材料，無領(lǐng)用審批手續(xù)，領(lǐng)用申請單據(jù)不全面、數(shù)量不準(zhǔn)確等，導(dǎo)致后續(xù)材料發(fā)出成本核算不準(zhǔn)確；其次，現(xiàn)有庫存與生產(chǎn)需求不匹配，倉庫現(xiàn)有存貨的參數(shù)不能滿足即時生產(chǎn)產(chǎn)品的要求，生產(chǎn)線暫停等待合適參數(shù)的原材料、致使生產(chǎn)效率低下、產(chǎn)能利用率不足、產(chǎn)品不能及時交付客戶；最后，未進(jìn)行庫齡分析，部分前期采購的物料，因存放時間太久而過期、產(chǎn)成品因超期品質(zhì)下降而不能銷售。以上無效及超期庫存后期只能按呆料及廢品處理，從而造成了資金的大量占用及浪費、企業(yè)資金成本的增加、綜合經(jīng)濟(jì)效益的下降。

（四）存貨管理的信息化程度不高

中小企業(yè)目前在管理方面，普遍注重短期利益，未從長遠(yuǎn)的角度出發(fā)去考慮長期發(fā)展。在存貨管理方面，管理理念未與時俱進(jìn)，在物料收發(fā)方面仍然以人力為主要的管理方式；入庫時，面對大量的規(guī)格型號不同的主要原料，以人工及叉車運到倉庫，人為逐個規(guī)格型號的進(jìn)行登記、記錄；同時在領(lǐng)用時，所需的規(guī)格型號原材料需一個一個到倉庫實地查找，在整個物料的入庫領(lǐng)用過程中，耗費了大量的時間，效率極其低下，人員松懈、怠慢、積極性不高。

（五）存貨周轉(zhuǎn)速度較為緩慢

正如前文中所提到的，材料入庫耗費大量時間，庫存積壓長久，物料領(lǐng)用到生產(chǎn)車間后，因與訂單不匹配等問題，在車間繼續(xù)存放，產(chǎn)品生產(chǎn)完工后，包裝環(huán)節(jié)不能夠及時包裝入庫。同時，部分產(chǎn)成品因各項指標(biāo)不達(dá)標(biāo)，只能積壓到成品庫，在發(fā)貨環(huán)節(jié)，銷售員與倉庫人員溝通不暢，貨物從倉庫到客戶的時間未能進(jìn)行有效把控。整個環(huán)節(jié)下來，對比同行業(yè)其他企業(yè)，存貨周轉(zhuǎn)效率低下，不僅不能夠助力企業(yè)的生存及發(fā)展，反而會因營運能力不足將企業(yè)拖垮。

四、中小企業(yè)存貨管理問題的改進(jìn)對策

（一）全員培訓(xùn)，提升管理人員素質(zhì)

全面改善存貨管理中存在的各種問題，一方面，要解決人員松懈，工作積極性不高，相互之間配合不暢的工作狀態(tài)，全面提升人員素質(zhì)勢在必行；另一方面，管理人員能力及素質(zhì)的高低，直接影響企業(yè)的規(guī)劃和制度的執(zhí)行，作為中小企業(yè)而言，人員培訓(xùn)是不可節(jié)約的支出，從職業(yè)素質(zhì)，到操作能力，再到對企業(yè)文化的認(rèn)可，進(jìn)行一系列的培訓(xùn)，人員素質(zhì)全面提升后，后續(xù)的各項規(guī)章制度才能更好地推行和落地。

（二）建立健全存貨管理制度

建立完善的存貨管理制度，從采購申請開始，嚴(yán)格把控，物料入庫時，倉庫管理員根據(jù)管理層事先審批好的采購合同（訂單）核對數(shù)量，進(jìn)行入庫；物料的領(lǐng)用，采用先進(jìn)先出法，領(lǐng)料人員需根據(jù)部門負(fù)責(zé)人審批后的領(lǐng)料申請單到倉庫領(lǐng)料，對主要原料，在相應(yīng)的位置設(shè)置物料收發(fā)卡，來記錄物料的收發(fā)，結(jié)存數(shù)量一目了然；月度終了，倉庫管理員編制原材料收發(fā)明細(xì)表，便于財務(wù)準(zhǔn)確地核算收發(fā)成本；同時，倉庫人員協(xié)助財務(wù)，在月末對主要的原料輔料進(jìn)行盤點，以確保賬實相符。

（三）制定可行的采購計劃

為避免庫存積壓，占用資金。在原料的采購上，首先由生產(chǎn)部門核算人員根據(jù)最新的訂單情況，結(jié)合倉庫最新的實時庫存，考慮安全庫存量的前提下，擬制合理的采購申請單，由部門負(fù)責(zé)人審批確定數(shù)量后，交采購員聯(lián)系供應(yīng)商報價，同一規(guī)格型號的物料，價格比對后，選擇性價比高的供應(yīng)商擬定采購合同，采購合同經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)審批后，方可進(jìn)行采購。另外與供應(yīng)商協(xié)商一定的賬期，并且約定在賬期內(nèi)如有質(zhì)量問題，可要求賠償或直接扣款。這樣不僅避免了物料的過多采購，減少庫存占用，同時物料的質(zhì)量也有一定的保障。

（四）設(shè)置存貨驗收環(huán)節(jié)

設(shè)置不同的存貨驗收標(biāo)準(zhǔn)，組織相關(guān)使用人員進(jìn)行初級驗收，對品質(zhì)進(jìn)行把控；并設(shè)置專人進(jìn)行登記，物料生產(chǎn)部門領(lǐng)用后，設(shè)置一定的使用期限。半年后，進(jìn)行此項物料跟蹤，根據(jù)具體的使用情況，對質(zhì)量、生產(chǎn)使用情況進(jìn)行匯總、反饋，若完全滿足生產(chǎn)要求、且質(zhì)量可靠，則與采購人員溝通，后續(xù)可以繼續(xù)采購。

（五）進(jìn)行庫存分析，及時處理呆料

每月末，財務(wù)人員要求倉庫管理員提供物料實存明細(xì)，根據(jù)采購入庫的日期，進(jìn)行庫存、庫齡分析，可設(shè)置1個月以內(nèi)，1-3個月，6-12個月及1年以上的不同分類。針對1年以上的物料，分析原因，形成處理結(jié)論；對于無法使用的超期物料，低價處理，回籠現(xiàn)金；6-12月的物料，反饋生產(chǎn)，盡早予以消耗。同時，根據(jù)實存明細(xì)和庫齡分析，溝通協(xié)調(diào)物料是否存儲過多，以及采購數(shù)量的調(diào)整事宜。

（六）加強信息化、智能化管理

智能化的管理，是時代發(fā)展的趨勢。引入ERP系統(tǒng)管理，跳出傳統(tǒng)的管理理念，將企業(yè)的人、財、物、產(chǎn)、供、銷等緊密地集成起來實現(xiàn)資源優(yōu)化和共享，改善企業(yè)的業(yè)務(wù)流程，大大提升工作效率，提高企業(yè)核心競爭力。在存貨管理方面，原材料規(guī)格型號繁雜，品類眾多，相應(yīng)的產(chǎn)成品，也是成百上千，對形成產(chǎn)成品的主要材料，引入二維碼管理，材料入庫時，掃碼入庫，到指定的位置，并能自動形成表格；在領(lǐng)用時，不用人為逐一尋找原材料，掃二維碼，迅速定位，大大節(jié)約了時間，提高了工作效率，生產(chǎn)完畢后，若出現(xiàn)不良品，可以快速追溯到原材料，進(jìn)行針對性的分析，有利于后期產(chǎn)品質(zhì)量的提高。

（七）提升產(chǎn)品流轉(zhuǎn)效率

產(chǎn)品流轉(zhuǎn)效率，包括從材料入庫到貨物發(fā)出，在到開票確認(rèn)銷售。產(chǎn)品流轉(zhuǎn)效率慢，不僅增加公司財務(wù)資金成本，而且也為資金的流動帶來嚴(yán)峻的考驗。在競爭日益激烈的市場環(huán)境下，甚至?xí)?dǎo)致企業(yè)的資金周轉(zhuǎn)鏈條斷裂。因此從原材料入庫開始，嚴(yán)控質(zhì)量，關(guān)注庫存時間，及時處理呆料，盤活資產(chǎn)；在產(chǎn)品生產(chǎn)過程中，精益求精，提升成品率，把控產(chǎn)品品質(zhì)，減少次品的產(chǎn)生；在發(fā)貨環(huán)節(jié)，與客戶積極溝通，確定發(fā)貨時間，提高運輸?shù)馁|(zhì)量和速度；針對成品庫中積壓的次品，降低價格，及時銷售，回籠資金，以此來全方位地提升產(chǎn)品流轉(zhuǎn)效率，助力企業(yè)的生存及發(fā)展。

五、結(jié)語

當(dāng)前形勢下，市場競爭激烈，中小企業(yè)必須加強存貨管理，通過存貨管理制度的建設(shè)、人員素質(zhì)的提升、庫存分析、信息化管理的引入等做法，進(jìn)一步適應(yīng)外部環(huán)境的瞬息萬變，取得競爭優(yōu)勢、提高經(jīng)濟(jì)效益、實現(xiàn)中小企業(yè)的戰(zhàn)略目標(biāo)及長遠(yuǎn)發(fā)展。