多系統信息化集成支持員工差旅費報銷的構想
——以跨國集團為例

錢 莉

跨國集團的業務具有全球性的特征，且大多組織結構復雜、業務規模較大、業務范圍較廣，各子公司間業務關聯性較大。由于子公司地域分散，員工因公差旅的情況較為頻繁，而各公司差旅政策不一致，批準權限設置不一致，信息化建設程度也各有不同，在差旅費報銷中存在不能實現集團統一管理、控制成本較難的問題。隨著經濟全球化和電子信息化的推進，企業財務管理和信息化管理能力越來越重要。集團統一的員工差旅費用報銷信息化管理也是其中一環。

一、跨國集團員工差旅費報銷信息化的重要性

（一）提升集團信息化建設水平

21世紀是網絡與信息的時代，信息化管理水平的高低是衡量一個行業或一個集團管理水平的重要標志。現代企業管理的實質就是對信息處理和使用的過程，利用信息化手段使管理工作進一步規范化、標準化、細致化。通過多系統信息化集成支持員工差旅費報銷，可以提高企業信息化管理水平，更好地為生產、經營、管理、決策提供優質服務，提高企業工作效率和管理效益。

（二）實現企業資源效益最大化

通過整合、集成企業資源，將應用于不同模塊的多系統串聯起來，實現資源效益最大化，更好地服務集團戰略目標，對集團共享財務中心建設和業務流程優化具有重要意義，可以避免多個系統形成孤島、信息不能共享的情況。

（三）提升企業財務管理水平

多系統信息化集成支持員工差旅費報銷的構想，是通過梳理各子公司的差旅政策和差旅費報銷系統，實現集團業務一致性的管理，解決集團各子公司各自為政的弊病，解決財務處理效率低和信息質量偏低的問題，把企業財務與業務有機連接在一起且具備高信息集成性的特點，對提高企業財務管理水平有重要作用。

（四）提高集團內部控制管理水平

多系統信息化集成支持員工差旅費報銷在統一系統應用的同時，對報銷系統設置統一的審核標準、統一的費用類型等，實現內部控制自動化，利用信息化手段整合和優化各個運行模塊，是企業內部控制體系建設的保證和基礎。

（五）提高工作效率

多系統信息化集成支持員工差旅費報銷，能夠幫助企業實現差旅費用管理流程自動化，消除人為錯誤以及其他煩瑣環節，從而節省員工的時間和資源，并加強對合規性和成本的控制。員工可以快速拍攝收據照片，并通過任何移動設備隨時隨地提交費用報告，確保工作效率。

二、集團多系統信息化集成下員工差旅費報銷的串聯要素

員工差旅費報銷覆蓋了差旅申請、差旅批準、票務預訂、費用發生、費用申請、費用審批、付款、賬務處理等管理流程，是既瑣碎又經歷較長鏈條的流程，應運用統一的覆蓋全流程的多系統串聯設計對整個過程進行控制。

（一）人力資源管理系統與員工差旅費報銷系統的串聯

從員工差旅費報銷申請需要的要素來看，員工姓名、工號等個人信息是必不可少的，差旅及差旅費審批的過程中就需要組織架構的支持，而人力資源管理系統是員工主數據信息的采集地，如員工的姓名、工號，職位、部門和所屬組織架構，都是人力資源管理系統的基礎信息。這些信息的實時變化會被人力資源部門及時更新進人力資源管理系統，系統的交互可以使員工差旅費報銷系統及時地獲取員工相關信息，避免重復建立和維護數據庫，避免出現錯誤信息。

1.申請環節。在開展差旅之前，員工需要提交差旅申請，此外在差旅之后員工需要提交費用報銷申請，在這兩個申請環節，員工不需要自行輸入個人信息，系統自行從人力資源管理系統抓取相關主數據信息進入員工差旅費報銷系統的數據庫。

2.審批環節。在員工提交了差旅申請后，會需要一個審批流程來批準員工可以開展差旅；在員工提交了費用報銷申請之后，還會需要一個審批流程來批準員工發生的費用由公司承擔。這兩個審批環節，都需要一個組織架構為基礎的審批流程設計，同樣的，系統已自行從人力資源管理系統獲取信息進入員工差旅費報銷系統的數據庫，并按照規定的審批流程完成設計。

3.考勤環節。員工差旅與員工考勤密切相關，員工考勤一直是人力資源管理的重要控制點，員工在差旅期間是不會有打卡記錄的，而此期間應作為員工出勤，不應因為未打卡而記錄為缺勤，通過兩個系統的交互，可以在人力資源系統中接收到員工差旅的相關信息，自動為員工記錄出勤。

（二）訂票代理系統與員工差旅費報銷系統的串聯

跨國集團在全球各公司均有訂票代理供應商，訂票代理供應商的系統可以與員工差旅費報銷系統實現互聯，一旦員工的差旅被批準，差旅申請的號碼及相關信息會被自動交到訂票代理供應商的系統，以便訂票代理在確認此項是經過批準的有效申請的情況下，根據公司政策提供最優行程方案及最優成本方案的票務選擇，員工可通過登錄預先在訂票代理系統登記的賬號，與訂票代理進行溝通和確定票務方案。訂票代理系統確定的方案會被交互到員工差旅費報銷系統，以供員工在申請費用報銷時勾選訂票信息而不用自己輸入，在提升企業管理自動化水平的同時，避免員工在報銷時在不同系統中翻找原始憑據，節省時間，提高效率。

（三）公司信用卡與員工差旅費報銷系統的串聯

一般來說，員工在差旅過程中的花費通常由員工自行支出，差旅結束之后向公司申請報銷費用，或者員工采用借款的方式向公司預支出差的花費，差旅結束之后進行多退少補的結算。公司信用卡是在公司和銀行簽訂的公司信用卡協議框架下，由銀行向員工發行公司擔保下的以員工名義開立的信用卡。這樣做是基于員工差旅是因公司業務而發生，公司應承擔費用。以員工名義開立的公司信用卡下掛在員工差旅費報銷系統的信用卡模塊，信用卡一旦發生費用，就會交互到員工差旅費報銷系統，供員工填制報銷單時勾選。如果信用卡同時發生了個人事項和公司事項，員工只允許勾選為公司事項發生的費用進行報銷。員工還需按照信用卡賬期還款，同時承擔個人消費部分。公司信用卡在保障員工在差旅過程中有足夠支出額度的同時，可以避免預計有大額差旅支出的情況下，員工采用借款的方式向公司預支大額的差旅費用，提高公司和個人的資金使用效率，同時員工在填制報銷時勾選的方式可以幫助員工快速回憶費用發生的事項，避免遺忘，提高效率。另外，這種以員工名義開立的公司信用卡是在銀企信用卡協議框架下，公司和員工都有明晰的權利和義務，提升信息透明度便于公司管理。

（四）電子影像掃描與員工差旅費報銷系統的串聯

電子影像掃描是發票處理和存儲電子化、實現無紙化管理的一種手段，依托OCR（Optical Character Recognition，光學字符識別）技術對原始憑證進行批量掃描、自動分組，高效完成報銷單據和影像的匹配，實現對原始單據的影像采集、上傳和管理，并實時跟蹤影像文件、紙質票據的狀態和位置，支持財務平臺實時調閱影像。通過電子影像系統與員工差旅費報銷系統的集成，實現基于影像的業務審批和財務審核乃至財務憑證制作，使具有審批權限的人能夠在進行電子審批的同時見到影像，提高流程時效。

（五）ERP會計信息處理系統與員工差旅費報銷系統的串聯

ERP（Enterprise Resource Planning，企業資源計劃）會計信息處理系統與員工差旅費報銷系統的關聯是實現財務記賬的最后一環，也是關鍵一環，使經過最終批準的員工差旅報銷單自動生成應付員工的會計憑證，以便在ERP系統進行付款操作。

員工差旅費報銷系統在從人力資源系統匹配員工工號等人力資源主數據的同時，也從ERP會計信息處理系統匹配員工應付代碼等財務主數據。員工在填制差旅費報銷申請時，一旦選擇好其人力資源主數據，系統就自行與員工在ERP中的員工應付代碼主數據進行匹配，自動摘取員工的財務主數據在差旅費申請的相應欄位，也就告訴了ERP會計信息處理系統此筆報銷是應付相應員工的差旅費。員工差旅費報銷系統還需自ERP會計信息處理系統摘取費用科目、稅率等信息建立數據庫，以便員工在填制報銷時按照發生的費用類型選擇相應的費用科目、稅率、總金額等，經過財務審批確認無誤。經過員工差旅費報銷系統設定的審批流程后，得到最終批準的員工差旅報銷單中的員工的財務主數據、事由描述、費用科目、稅率、總金額等信息被自動摘取到ERP形成應付員工的會計憑證，再按照公司付款流程進行付款。同時完成稅務信息采集和比對，以確保賬務和票務的一致性。此過程中ERP會計信息處理系統與員工差旅費報銷系統進行交互，實現財務記賬自動化，節省財務人員的時間，提高財務工作的效率，避免手工記賬差錯的產生。

三、結語

跨國公司大都傾向于使用信息化手段提高集團管理水平，不同職能部門會根據各自的管理要求制定相應的信息化系統。本文基于跨國集團使用不同系統控制不同模塊的情況，通過闡述不同信息化模塊之間的多系統串聯，打通各系統之間的使用界限，解決了系統間各自為政的障礙，對構建跨國集團多系統信息化集成應用于員工差旅費報銷提供了初步的構想。