探析檔案管理的重要性

1 檔案管理工作的意義

檔案是人類社會進行各種理論及實踐活動的真實記錄，是最初的原生信息。檔案工作深入于人類日常社會生活，伴隨社會文明水平的提升，逐漸體現至社會生活的方方面面，表現出相當重要的作用。所以，加速推動檔案管理信息化、規(guī)范化、法制化和科學化發(fā)展，連續(xù)加強檔案基礎建設，檔案管理當務之急必須不斷增加工作力度。目前，檔案工作已成為企業(yè)不可或缺的部分。從一個角度講，它既可較高的提升工作品質及效率，又有利于保證原始資料的真實性。從另一個角度講，檔案管理逐步規(guī)范，是檢驗一個企業(yè)的管理能力的標準。檔案管理工作的好與不好，直接體現企業(yè)領導是不是能將整體運營情況和及時調整運營政策。因此，加強管理的理念，就是要加強研究新出現的檔案管理方法，如實地反映出企業(yè)的整個運營成果及發(fā)展情況，關于提升市場競爭能力，不斷促進社會的經濟發(fā)展，具有深遠的現實意義。在信息化迅速發(fā)展下，人們對辦公室檔案工作的管理意識逐漸淡薄，忽略其在社會發(fā)展里的現實作用及長遠的戰(zhàn)略意義。隨著人們逐漸進入信息社會后，檔案對于人們了解客觀及主觀世界，對于經濟發(fā)展、傳承文明及科技創(chuàng)新，具有無可代替的作用。所以，檔案工作迅速融入信息社會，加快信息檔案建設仍是檔案部門和檔案工作者當務之急的重要任務。檔案信息化、規(guī)范化、法制化及科學化是檔案工作邁向現代化建設的必經之路，是逐步將檔案工作與未來檔案工作結合起來的重要舉措。

2 檔案管理中存在的問題

2.1 對檔案管理工作的重視程度不夠

從宏觀層面來看，很多單位的工作重心完全偏向于更容易產生成績的業(yè)務工作，或者和單位考核掛鉤的行政工作；從微觀層面來看，一方面，大部分單位的主要領導普遍認為檔案管理只是簡單的收集、整理、歸卷、存檔、移交等按部就班的工作，對其不重視；另一方面，單位檔案管理員基本上都是兼職擔任，他們往往身兼數職，分身乏術，難以專門開展檔案管理工作。因此，檔案管理工作長期被邊緣化，工作質量難以提升。

2.2 管理人員從業(yè)素質不高

在很多單位中，檔案管理工作由于不受重視，大都由老弱職工擔任，有的小單位基本上只能兼任，同時檔案管理人員的流動性也很大，這導致檔案管理人員從業(yè)素質不高，主要表現三個方面：一是對檔案工作重要性認知不足。管理人員沒有深刻的理解檔案管理工作背后的內涵和意義，對自身要求偏低，缺乏檔案保密意識，管理檔案隨意性較大；二是檔案管理專業(yè)能力不強。隨著社會發(fā)展和技術進步，檔案管理理念和技術手段也發(fā)生了巨大的變革，信息化程度越來越高，兼職管理員難以跟進學習并及時掌握專業(yè)技能。三是主動服務意識不高。大部分檔案管理人員往往覺得只要及時把檔案整理歸檔、確保檔案安全就萬事大吉，但對于檔案價值的利用、檔案價值的再實現和檔案重要性的宣傳等方面，缺乏主動作為的意識，檔案利用率不高。

2.3 管理制度落后信息化建設停滯不前。在當前的檔案管理過程中，信息化建設是檔案管理工作發(fā)展的關鍵。傳統(tǒng)的檔案管理工作模式，對于工作人員有著較高的要求，而且工作效率低下準確率較低，在信息化的建設模式下，檔案管理工作的工作效率和工作質量能夠得到提升。

3 強化檔案管理應采取的措施

3.1 增強對檔案管理工作重要性的認識

認識的高度決定行動的力度，增強對檔案管理工作重要性的認識，筆者認為可以從以下幾個方面著手：一是單位要強化黨管檔案的政治意識，堅持領導主抓的工作方向，才能保證檔案管理各項工作順利、有序、高效地推進。二是單位主要領導在充分認識到做好檔案管理工作的現實意義的基礎上，還要把檔案管理工作納入本單位重要議事日程，明確分管領導，并指定專人負責，把如何做好檔案管理工作具體落到實處。三是開展檔案管理重要意義的教育工作，組織全體干部職工認真學習《檔案法》，通過了解檔案管理工作的重要性，糾正認知偏差，增強自身檔案法律意識，無形之中提升檔案管理工作的整體地位。

3.2 提升檔案管理人員素質

檔案管理人員的工作能力和素質直接決定檔案管理工作的效率。單位要重視檔案管理人員的培養(yǎng)，定期組織工作人員進行培訓，小單位可以外派檔案管理人員參加檔案行政管理部門組織的檔案業(yè)務技能培訓班。大單位則可以聘請理論基礎扎實、管理經驗豐富的專家講師定期開展系統(tǒng)的檔案管理專業(yè)培訓班。有條件的地區(qū)可以開發(fā)檔案管理人員線上業(yè)務知識培訓課程和考試系統(tǒng)，讓檔案管理人員隨時隨地都可以接受檔案業(yè)務知識的在職繼續(xù)教育。在不斷的學習過程中，管理人員業(yè)務技能得到有效提升，責任心逐漸增強，檔案管理水平才能發(fā)生質的飛躍。

3.2 推動檔案管理信息化建設。信息化是當前檔案管理的發(fā)展方向，借助互聯(lián)網這一平臺，能夠對檔案信息進行更好的處理全方位的提升管理工作的效率和工作質量。要想完善機關事業(yè)單位的信息化建設應當從以下幾方面入手：首先應當提升工作管理人員的素質，要求工作人員有著基本的計算機使用能力，以便更好的適應新的工作崗位。其實應當完善計算機系統(tǒng)的建設工作，加強對計算機系統(tǒng)的軟件研發(fā)和投入。最后應當制定詳細的發(fā)展規(guī)劃，根據單位的實際情況制定科學的發(fā)展方向，推動各方面的工作發(fā)展和建設。

4 結語

目前許多單位正處于發(fā)展和變革的新時期，檔案管理工作能夠為單位的發(fā)展和改革提供重要的發(fā)展思路和依據。檔案管理工作發(fā)展和改革的過程中，應當加強專業(yè)人員的培訓和教育，推動信息化的發(fā)展和建設，營造良好的檔案管理工作氛圍和環(huán)境。