化妝品代理行業(yè)內(nèi)部控制的問題及對策探討

徐邦明

（青島金王應(yīng)用化學股份有限公司，山東 青島 266100）

化妝品代理商作為化妝品銷售重要中間環(huán)節(jié)，對化妝品品牌從市場定位到品牌營銷變現(xiàn)，均起到不可替代的作用。但近幾年代理商大而不強，出現(xiàn)化妝品品牌頻繁更換代理的現(xiàn)象，主要原因是化妝品代理商自身的內(nèi)部控制建設(shè)的缺失，對公司戰(zhàn)略管理到各項業(yè)務(wù)管控沒有清晰的標準及風險意識，最終導致經(jīng)營困難甚至失敗。本文從化妝品代理商存在的內(nèi)控管理問題出發(fā)，有針對性地提出幾個方面的改善措施，希望為相關(guān)行業(yè)人士提供參考。

一、化妝品代理行業(yè)的業(yè)務(wù)特點及內(nèi)部控制的必要性

（一）化妝品代理行業(yè)的業(yè)務(wù)特點

1.消費群體廣泛，終端渠道復雜多樣

化妝品有廣泛的受眾基礎(chǔ)，社會各層次人群均對化妝品存在不同層次的需求。隨著人們可支配收入的提高及移動互聯(lián)網(wǎng)絡(luò)應(yīng)用的不斷完善，化妝品需求層次及銷售終端渠道日益多元化。

化妝品行業(yè)主要有經(jīng)銷、直銷渠道。較長的一段時間主要集中在線下的日化專營店CS渠道、百貨、商超等KA渠道。隨著電商的迅猛發(fā)展，B2C、C2C等線上渠道不斷對傳統(tǒng)的化妝品代理商沖擊加劇。不同渠道此消彼長，呈現(xiàn)復雜多樣性特點。

2.銷售市場具有區(qū)域性、季節(jié)性

化妝品代理商往往是按照大區(qū)或省級劃分，具有明顯的區(qū)域性特點，這有利于深耕本土市場，及時了解區(qū)域消費習慣及特點，從而使得銷售市場最大化。同時，化妝品銷售存在明顯的季節(jié)性差異，一般秋冬屬于旺季、春夏屬于淡季。

3.化妝品代理商存在“重業(yè)務(wù)、輕管理”的思想

化妝品代理商的業(yè)務(wù)性質(zhì)決定了其主要以市場業(yè)務(wù)為導向，以銷售業(yè)績最大化為主要目標，其他部門建設(shè)及管控相對較弱，在達到一定規(guī)模后，管控弱化反而成為代理商進一步發(fā)展的瓶頸。

（二）化妝品代理行業(yè)內(nèi)部控制的必要性

化妝品代理商的業(yè)務(wù)渠道復雜性，區(qū)域性和季節(jié)性決定了化妝品終端銷售市場瞬息萬變，稍有不慎導致市場判斷失誤，會失去自身的競爭力和品牌的代理權(quán)。代理商的投融資、采購、財務(wù)管理等相對弱化，極易造成代理商內(nèi)部控制失衡，抗風險能力弱。內(nèi)部控制是一個支持系統(tǒng)，起到為企業(yè)保駕護航的作用。代理商只有提高管理層內(nèi)部控制意識、規(guī)范內(nèi)部控制制度、設(shè)立清晰崗位職責，才能規(guī)避運營過程中的各種風險，提高經(jīng)營的效率，實現(xiàn)企業(yè)戰(zhàn)略目標。

二、化妝品代理行業(yè)內(nèi)部控制現(xiàn)狀及存在的問題

（一）化妝品代理行業(yè)內(nèi)部控制環(huán)境薄弱

企業(yè)的內(nèi)部控制環(huán)境是企業(yè)在經(jīng)營過程中，參與部門形成的相互遵守、配合、制約的制度，是企業(yè)內(nèi)部控制得以有效執(zhí)行的基礎(chǔ)。

化妝品代理商主要以省為單位，組織結(jié)構(gòu)簡單。在較長的一段時間，管理層始終以營銷為核心，在承接新的品牌，快速占領(lǐng)市場，提高銷售規(guī)模等業(yè)務(wù)上投入較大的精力。這種管理層親自掛帥，各項決策均由管理層迅速決策的管理模式，對企業(yè)初創(chuàng)期克服經(jīng)營困難，擴大生存空間有重要的作用。但隨著代理品牌越來越多，銷售規(guī)模越來越大，許多管理層沒有較強的內(nèi)部控制意識，仍然存在管理層凌駕于內(nèi)部控制之上現(xiàn)象。管理層沒有意識到加強代理業(yè)務(wù)的內(nèi)部控制，對于企業(yè)防范風險，避免因盲目夸張而導致市場銷售不暢、資金鏈斷裂等風險有重要的作用。管理層內(nèi)控意識薄弱不利于化妝品代理企業(yè)長遠穩(wěn)定發(fā)展。

（二）內(nèi)部控制設(shè)計不完善

有些化妝品代理企業(yè)表面上制定了較為完善的內(nèi)控制度，實際卻是照搬《企業(yè)內(nèi)部控制評價指引》或其他企業(yè)的內(nèi)部控制制度簡單修改而成，主要是為了應(yīng)付外部審計、政府部門的面子工程，與企業(yè)實際業(yè)務(wù)不符，使得內(nèi)部控制制度無法切實執(zhí)行。實際上，評價內(nèi)部控制制度設(shè)計是否合理，取決于是否能夠控制代理商業(yè)務(wù)關(guān)鍵節(jié)點，該控制關(guān)鍵節(jié)點需要不相容職務(wù)分離，能夠提前發(fā)現(xiàn)并糾正運營舞弊等重大風險。

（三）內(nèi)部控制執(zhí)行不到位

大部分代理商管理層仍然存在著偏重銷售業(yè)務(wù)思想認識。在擴大業(yè)務(wù)之后，雖然制定了很多的內(nèi)部控制制度，但由于缺乏專業(yè)的能夠勝任的人才，部分重要的崗位由管理層親屬擔任。這些制度只是為了應(yīng)付檢查，符合監(jiān)管部門要求，從而使得內(nèi)部控制制度雖然符合代理商的實際業(yè)務(wù)需求，但是也會因其無法執(zhí)行到位，而無法發(fā)揮其對重大風險的事前預(yù)防，事中管控作用。

（四）信息化水平不高

化妝品代理商由于銷售政策、返利計算等靈活性較大，且由于成本費用的考慮，會使用較小軟件公司的銷售訂單系統(tǒng)、倉庫管理系統(tǒng)以及財務(wù)系統(tǒng)。各系統(tǒng)模塊相對獨立，無法實現(xiàn)真正互通。同時，各系統(tǒng)模塊的權(quán)限修改隨意性較大，使得內(nèi)部控制通過信息化手段的時效性、一貫性大打折扣。甚至有些化妝品代理商僅僅使用財務(wù)系統(tǒng)，對于銷售訂單管理、客戶返利計算仍然以人工為主，一方面容易出錯，另一方面會因主觀可操作性導致舞弊行為識別滯后。

（五）內(nèi)部控制監(jiān)督考核機制不完善

有效的內(nèi)部控制制度得到一貫的執(zhí)行和實施，需要強有力的監(jiān)督及考核，否則在內(nèi)部控制制度執(zhí)行的過程中會流于形式，無法樹立內(nèi)部控制制度監(jiān)督考核的威信，最終不能實現(xiàn)真正的風險控制。部分化妝品代理商設(shè)立專門的崗位負責對業(yè)務(wù)部門的業(yè)績進行考核，但忽略其與業(yè)務(wù)相關(guān)內(nèi)部控制執(zhí)行過程進行監(jiān)督，使得業(yè)務(wù)部門為了自身業(yè)績指標而做出不符合公司內(nèi)部控制制度的舞弊行為，給公司帶來較大風險，不利于公司長遠發(fā)展。

三、改善化妝品代理行業(yè)內(nèi)部控制的對策

（一）提高代理商管理層內(nèi)部控制重要性的意識

內(nèi)部控制環(huán)境分為軟環(huán)境和硬環(huán)境。軟環(huán)境是指企業(yè)的管理理念、控制文化、風險意識、人的素質(zhì)與品德等。硬環(huán)境是指企業(yè)的所有權(quán)結(jié)構(gòu)、法人治理結(jié)構(gòu)、組織體系、權(quán)利分配等。管理層的內(nèi)部控制意識提高，對于完善內(nèi)部控制環(huán)境具有重要作用。化妝品代理商應(yīng)當通過培訓，加強內(nèi)部控制軟環(huán)境和硬環(huán)境建設(shè)，不斷提高管理層的內(nèi)部控制理念及風險意識，培養(yǎng)對企業(yè)文化的認同感，建立完整的治理結(jié)構(gòu)及組織架構(gòu)。

（二）建立健全內(nèi)部控制制度

化妝品代理企業(yè)應(yīng)根據(jù)自身業(yè)務(wù)發(fā)展需求，綜合運用不相容職務(wù)分離控制、授權(quán)審批控制等控制原則，建立完善的內(nèi)部控制制度。同時結(jié)合企業(yè)實際情況，綜合考慮內(nèi)部控制的實施成本及效率，細化各業(yè)務(wù)條線的具體控制制度。

由于化妝品代理商內(nèi)部控制基礎(chǔ)薄弱，自己制定內(nèi)控制度往往無法擺脫主觀性因素，因此建議管理層聘請會計師事務(wù)所、律師事務(wù)所等專業(yè)的咨詢機構(gòu)，從客觀專業(yè)的角度對企業(yè)內(nèi)部控制的關(guān)鍵節(jié)點及重大風險進行系統(tǒng)化梳理，以此作為化妝品代理企業(yè)制定內(nèi)部控制制度的參考。但是由于外部機構(gòu)對本企業(yè)不能深入了解，所以對其內(nèi)部控制優(yōu)化建議應(yīng)當予以甄別，不能生搬硬套。對于新設(shè)計內(nèi)部控制制度，應(yīng)當組織各部門學習并試運行，逐步摸索、測試，最終制定出一套符合化妝品代理行業(yè)的內(nèi)部控制制度。

（三）嚴格一貫執(zhí)行內(nèi)控制度

一貫性原則，是指企業(yè)的內(nèi)控制度必須具有連續(xù)性和一致性，不能朝令夕致，隨時變動，否則就無法貫徹執(zhí)行。只有嚴格一貫的執(zhí)行實施才能發(fā)揮內(nèi)部控制制度對風險的預(yù)警，減少因內(nèi)控缺失而造成舞弊風險長期未被識別，而給企業(yè)帶來更大的損失。化妝品代理商可以聘請外部專業(yè)的審計機構(gòu)對公司貨幣資金控制循環(huán)、銷售與收款循環(huán)、采購與付款循環(huán)、倉儲物流循環(huán)進行穿行測試，根據(jù)關(guān)鍵控制節(jié)點的重要程度，區(qū)分重大缺陷、重要缺陷和一般缺陷。對于重大缺陷及重要缺陷應(yīng)當上報管理層及時落實責任、限期整改，防止給企業(yè)運營帶來重大風險。

（四）整合信息系統(tǒng)，實現(xiàn)業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)實時共享

銷售系統(tǒng)、采購系統(tǒng)、財務(wù)系統(tǒng)、倉儲系統(tǒng)相對獨立，會造成化妝品代理企業(yè)業(yè)務(wù)不協(xié)調(diào)的狀況，導致滯銷品庫存積壓，占用資金無法變現(xiàn)，而暢銷品因資金占用無法預(yù)付貨款影響銷售規(guī)模。因此需要通過一套信息系統(tǒng)打通采購、倉儲、銷售、財務(wù)各個環(huán)節(jié)，實現(xiàn)信息溝通順暢、資源共享、線上審批、流程前后互相監(jiān)督，減少各項業(yè)務(wù)的沉淀成本。

（五）建立有效的監(jiān)督考核機制

首先，應(yīng)當設(shè)立專門的內(nèi)部控制部門，并提高其行使職權(quán)的獨立性。內(nèi)部控制部門應(yīng)當隸屬于董事會等類似權(quán)力機構(gòu)，定期檢查各部門流程規(guī)范情況，及時向董事會報告內(nèi)部控制缺陷和不足。董事會應(yīng)當重視內(nèi)部控制部門的監(jiān)督成果并支持其提出的整改優(yōu)化方案。

其次，要針對各部門設(shè)立考核制度，將全體員工對各部門的控制制度執(zhí)行情況納入其績效考核當中。對于遵守公司內(nèi)部控制制度，并在執(zhí)行過程中檢查糾正舞弊問題，給公司挽回損失的行為應(yīng)當予以獎勵。對于違反內(nèi)部控制制度，消極怠工或越權(quán)審批，給公司帶來損失的行為予以嚴肅警告并處罰。讓全體員工認識到內(nèi)部控制工作的重要性，提高員工的風險意識和內(nèi)部控制的主動性。

四、結(jié)束語

總而言之，化妝品代理行業(yè)經(jīng)歷由單一品牌到多個品牌，銷售區(qū)域范圍從縣市擴展到跨省銷售，業(yè)務(wù)范圍的擴大需要完善的內(nèi)部控制制度來為企業(yè)規(guī)避運營風險、提高資產(chǎn)運營效率。本文闡述了化妝品代理行業(yè)的業(yè)務(wù)特點及內(nèi)部控制的必要性，發(fā)現(xiàn)了化妝品代理行業(yè)內(nèi)部存在的問題并提出了相應(yīng)的解決對策。期望化妝品代理企業(yè)應(yīng)當完善治理結(jié)構(gòu)、組織架構(gòu)等控制環(huán)境，制定符合本企業(yè)的內(nèi)部控制制度，加強風險控制部門的監(jiān)督考核力度，確保內(nèi)部控制制度得以有效執(zhí)行，真正為化妝品代理行業(yè)的長遠發(fā)展保駕護航。