信息化時代企業內部控制建設問題及對策研究

徐 巖 蘇 萌

（白城市公路管理處，白城 137000）

引 言

信息化是社會經濟發展的必然趨勢，也給企業經營的各個方面提出了新的管理、控制方法，使得信息處理、問題解決更高效，給企業帶來了重大的機遇和便利，同時也給信息系統的內部控制帶來了更大的挑戰。企業要利用信息系統進行專業的數據處理，輔助進行管理決策和內部控制建設，但是在企業經營過程中存在信息化建設起步較晚、對新系統不熟悉、缺乏復合型人才、信息泄露、監督不到位等問題，給企業的運營帶來風險，因此研究信息化時代企業內部控制建設有重要的意義。

《企業內部控制應用指引第18 號——信息系統》中明確指出對企業加強信息化建設在內部控制管理中的重要性，這對于企業的內部控制方法提出了新的要求。本文以 COSO 框架為基礎，分別從內部控制五要素，即企業的內部環境、風險評估、控制活動、信息與溝通以及監督入手，對每個要素進行嚴密的分析，指出企業運營中的內部控制方面問題，并結合信息化背景提出建議對策，保證內控體系運行有效，為企業的長遠發展奠定了堅實的基礎。

一、內部控制建設的問題分析

（一）控制環境

控制環境是其他部分的基礎，構成了一個企業的氛圍，主要關注企業職員的價值品質、管理層的治理方式及關注重點等。隨著對利益的不斷追求，企業盲目的擴大市場，通過兼并、收購等方式增加了企業的規模，但是卻忽視了內部環境建設，企業內的員工缺乏定期的教育培訓，不能適應信息化發展需求，工作執行效率低、職業素質較差，缺乏對企業的忠誠度和責任感，或者一味強調個人創新，實施末位淘汰制，這樣會忽略集體主義下的創新，忽視了團隊文化建設。另一方面管理層未及時制定適合企業實際的內部規范條例，浪費現有的企業資源，只追求一時的利益缺乏長遠目光，或者未能及時根據組織結構的變化調整企業制度規范，內部控制制度與信息環境脫節，制約著企業長遠發展。

（二）風險評估

風險評估是企業確認和分析與其目標實現相關風險的過程，也是形成管理何種風險的依據。有的企業對風險評估置若罔聞，風險評估部門形同虛設，認為僅僅依靠戰略體系變革就能較好的應對風險。就家電情況而言，家電雖然是剛需產品，但是環境變化帶來的風險也會影響企業市場份額，隨著信息化系統的建設，大多數數據依賴網絡系統儲存和記錄，在較多的媒體都會有留有數據痕跡，使得數據信息泄露、數據信息被篡改有了較大的風險空間，對于信息的真實性和可靠性都有隱性的風險，信息人才管理方面也會帶來隱藏的風險。另外，受政治不穩定的影響，全球貿易局勢緊張，家電等制造業持續疲軟，房地產市場回落，市場需求乏力，將間接影響家電產品的終端需求，若原材料鋼、鋁、銅等價格波動，將加重公司的生產經營的成本壓力，增加經營的不確定性。疫情風險以及國際間的緊張關系，會直接沖擊消費需求，影響產品銷售，不及時識別風險會使得企業在運營過程中存在嚴重疏漏。在信息化時代背景下，企業對于風險評估系統不重視，信息系統操作不善均會影響企業的發展。

（三）信息與溝通

信息和溝通系統可以使企及時掌握營運狀況和其他情況，及時把履行職責義務所需的各種信息提供給企業職工，這要求員工盡職履行職責，能夠處理與企業有關的內外部關系。在內部溝通上，許多企業的組織構架是各層級人員負責自己的區域，各部門各司其職，形成縱向控制，溝通的效果并不明顯，缺乏主動性，在電子軟件平臺的溝通也是應付差事，不能很好的利用電子數據平臺進行交流。在與消費者的溝通方面，數字化時代，大部分企業只有售后電話和郵箱溝通，沒有開設網絡人工客服，也沒有專門的APP 軟件，導致處理事情的效率不夠高，也不能及時了解顧客的需求，顧客的反饋信息不能及時解決，長此以往，消費者對于企業產生惡性評價，甚至會引發輿論攻擊。

（四）控制活動

控制活動貫穿整個組織層次中，是管理指令實施的控制政策和程序。控制活動包括與授權審批、資產管理、職責分離、信息處理相關的活動，包括事前、事中、事后三個方面。事前，企業的內部控制管理不到位，對于實物資產的監管不重視，設置的安保或者資產管理手段只是擺設，對于管理的授權、權限等設置極為不規范，對內部控制只停留在內部控制的實施，而不是利用內部控制檢查舞弊，對于內部的監管還遠遠不夠。事中控制不嚴格，在授權審批方面的規定不科學、沒有完全按照不相容崗位職責分離設定，管理人員懈怠甚至為自己謀私，舞弊現象層出不窮，內部控制效果差強人意。事后處理效率低，對于每一筆訂單的管理缺乏完善的評價和投訴機制，沒有很好的利用智能軟件進行反饋監督處理，也未有人工客服跟蹤，降低了顧客對產品的信任度。

（五）控制監督

對控制的監管是對在經營過程中、員工執行職責過程中業務質量的正常管理和控制活動進行評價監督，對控制缺陷要及時向上級匯報。內部監督分為日常監督和專項監督，企業經理層實質上扮演監督控制的所有權角色，負責安排和監督管理人員的分配和日常職責的完成，制定合理的內部控制基調。管理層為了成本效益和維護企業正常運營，不能保持完全的獨立性和公正性不能按照企業的規章制度來管理，實施過嚴或者過松的內控制度都會阻礙企業的發展，所以在進行監督時，有時監督會浮于表面而不是明令禁止，導致有的偏差、缺陷不能及時糾正，給企業帶來嚴重后果。

二、對內部控制存在問題的建議

（一）完善控制環境

隨著市場經濟的不斷變化，企業要建立健全內部控制制度。首先，企業應當根據實際制定比較完備的企業工作準則，使其服務于經營管理，嚴格按照制定的《董事會議事規則》《監事會議事規則》《職工守則》等基本規范執行日常事務，并且定期根據環境變化、企業戰略、企業組織結構的變化等修改各項章程，制定適合自身發展目標的內部控制制度并嚴格執行，保證在制度實施有效。其次要建立良好的組織文化，一是定期進行培訓和思想教育，通過APP 等網絡平臺進行宣傳培學習，培養員工的認同意識和責任意識，心甘情愿為企業奉獻，形成企業的內部凝聚力和競爭力，提升企業整體形象；二是制定倫理規范來約束員工，形成員工自己的責任感和使命感。通過各種網絡信息平臺向員工宣傳企業愿景、使命與文化，對員工進行思想教育加強員工對內部控制制度的了解認識，促進內部控制制度的貫徹落實。管理人員要充分發揮模范表率作用，自覺遵守制度形事，在人力資源分配方面也要注重任人唯賢，通過信息平臺進行篩選，在組織內部形成相互制約、相互監督，構建一體化的聯動協調機制。

（二）強化風險評估

隨著外部環境的不斷變化，企業必須完善風險評估信息系統，識別內外部風險、科學評估風險。一方面，要明確企業發展目標，根據實際情況編制預算指標體系，并同步入錄信息系統中，形成共享機制，智能監控指標的完成情況，提前感知可能發生的風險，未雨綢繆，確定風險重要性水平，及時制定對策。另一方面，在企業內部可以成立專門的風險小組或者直接邀請外部風險評估專家對企業進行風險管理，結合企業自身實際，明確公司可能發生的風險、風險發生的概率及影響程度、公司的風險偏好以及風險承受能力等，與企業管理層協商制定企業應對風險的計劃，利用信息系統搜集數據并分析數據，確定最佳的風險應對方案，將風險控制在可接受范圍內。

（三）重視控制活動

控制活動在事前、事中、事后都要兼顧到。利用智能技術，事前制定嚴格的下單即買機制，在每個門店都裝有智能系統軟件，并設定程序要求下單信息及時傳遞到各個部門，所有訂單100%由網上即時下達，進入預算滾動流程，系統同步確認訂單，整個過程由軟件自主完成，避免人為變動，保證安全性。事中要完善授權審批控制制度，設置相應的監督部門進行監督執行，同時健全實物控制流程，設立數據庫和報警系統，形成各部門聯動機制防止庫存積壓或職員舞弊，也可以聘請專家或相關評估專家按時對企業資產進行評估，便于對資產的管理。事后，要完善客戶投訴舉報的渠道，建立線上7×24h 售后投訴處理小組，設置專門的服務人員，對于投訴及時處理，設置監督機制，確保人員之間不互相推諉，在能力范圍內一定為客戶解決問題，給顧客最滿意的服務。

（四）加強信息與溝通

信息溝通貫穿內部控制的整個過程，企業應當保持與內外部進行有效的信息溝通，完善溝通渠道，加強組織內部的橫向縱向溝通。一方面，可以通過信息技術在企業內部建立信息溝通共享機制，利用信息技術將信息傳遞和溝通渠道有效整合，及時地將各項任務或要求傳達給各個部門，避免產生信息不對稱或信息孤島問題，保證上級及時收到有效的信息反饋，并及時糾正偏差或調整策略。另一方面，要充分利用現代信息科技建立智能體系，如授權審批控制、會計核算以及預算管理等方面。利用高新技術，使公司職員更加積極參與其中，不需要花費放大量精力，提高辦事效率。要建立輪崗制度，確保相互牽制作用的發揮。企業所有人員要了解自己在控制系統中所處的位置以及相互關系，及時與第三方如客戶、供貨人員、監管人員或社會公眾進行有效的溝通，完善信息披露制度，按時向社會披露企業動態，讓投資者和社會公眾預先了解風險，及時防范風險。

（五）健全監控機制

一個運行有效的企業，需要建立健全監督機制，這個機制還要符合企業當前發展目標和內部監督準則，明確內控監督的重點和關鍵點，及時進行雙向的溝通。企業要明確影響內部控制框架建設的關鍵因素，公司的監管結構不能形同虛設，必須建立起科學合理的組織構架，為避免資源浪費各機構職能不重疊，提高內部機構的運行效率和效果。企業也可以采取措施比如定期對機構的組織與監督活動進行審計，設置內部監控部門，監督要科學明確，保證其獨立性和公正。一方面要加強監控部門建設及人員管理，可以通過建立有效的激勵機制，作為監督機制的補充，推動內部審計監督部門嚴格自我約束、自我提高，培養清正嚴明的工作作風，實現監督管理的有效性。通過細化規章制度，及時發現、及時處理內部控制存在的缺陷，定期檢查和指導，保證審計工作有序開展，落實到位，明確監控工作的范圍與權限，形成具體規范，保證監控部門的合法權力，依規對違法行為進行處置，確保內部控制活動良性循環。

（六）培養復合型人才

信息化背景，大數據時代的內部控制人才要利用信息技術對海量的數據進行挖掘和分析，在不同的客戶群體之間找到自己需要的信息。因此，需要培養具備內部控制專業知識并且有豐富的電腦操作技術的新型復合人才，培養這一人才可以對會計人員進行計算機知識培訓或者對計算機職員進行會計知識的教育，從而培養兩者兼具的復合型人才。對于已經在崗位的人才要定期進行培訓，加強思想教育，樹立正確的價值觀和使命觀，不斷學習以適應快速發展的時代需要。充分利用現代科技實施企業內部控制授權審批、績效評價、預算管理等，廣泛利用現代技術，比如基因、指紋、人臉識別等等，充分發揮互聯網大數據帶來的積極作用，做好內部控制“掌舵人”。

結 語

信息化時代對企業的內部控制和轉型升級提出了更高的要求。企業要在嚴峻的市場中要不斷適應環境變化，不斷完善內部控制建設，利用信息化時代的背景優勢，利用現代科技，提高自身的業務能力，在更加多樣化的信息群中找到自己的需求和不足，加強信息化內部控制管理，不斷完善和改進，積極面對信息化的發展，在需求更替與技術迭代中積極實現轉型升級，實現企業持續發展。