化工企業物資采購風險管理

趙汗青

（中國神華煤制油化工有限公司鄂爾多斯煤制油分公司，內蒙古 鄂爾多斯 017209）

在經營化工企業的過程中，采購物資以及采購物資的數量、成本等多種內容進行時，都不可避免存在一定風險。為了更好的避免其風險隱患，企業需要加強物資采購的管理，也是保證化工企業降低成本，并逐漸提高自身企業經濟效益和市場競爭力的有效方法。由此可見，加強內部采購風險管理，盡量抵制采購風險的發生，對每一個采購環節進行嚴格把關，逐漸優化采購流程，盡可能實現采購性價比最大化，能夠更好的保證企業物資供應科學合理，同時提高企業經濟效益。

一、物資采購和采購管理

（一）物資采購

從客觀角度來說，物資采購實際上是一門比較嚴謹的科學，其在企業生產管理中具有十分重要的地位，每個企業都應該重視有關工作內容。在諸多企業中，化工企業具有特殊性，該種企業的物資計劃和采購一般都是因為其日常生產和維護需要材料進行采購，不但計劃性很強，而且對產品的數量，質量以及相應的需求日記都有十分明確的規定。企業物資采購過程繁瑣，一般的采購流程可以包含以下幾方面內容：采購計劃，材料收集、下訂單等等。而采購具體實施的步驟要按照物資申請的計劃來執行。編寫采購的計劃要及時進行上報以及報價、比價，在學好供應商后及時下訂單并進行交貨、驗貨等步驟。

一般情況下，企業采購范圍包括其生產，經營所需要直接或間接的供應品，例如一些機械的設備，配件等等，還包括一些辦公室的需求品。除這些內容外，采購還包括無形勞務，如技術、服務等等。

（二）采購管理

為采購管理，實際上是企業針對采購活動需要執行的計劃決策等一系列過程，對于一個企業來說，采購過程是整個供應鏈中不可缺少的重要部分，其采購內容包括原料、機械設備，甚至是辦公用具等等 這些都屬于其采購的范圍。由此可見，企業的采購與企業購買有直接關系，其承擔了大部分企業所需要的支出，導致采購管理成為企業管理中的重要部分，只有將采購管理進行好，才能更好地控制成本，從而為整個企業提供積極影響。

對采購行為的控制不但對企業運營有十分重要的作用，控制好成本也可以幫助企業更好的發展。行采購管理需要擁有極強的專業知識，因此，從事相關工作的必須是專業人士。

二、化工企業物資采購可能存在的風險

（一）外部風險

外部風景實際上是指in外部原因而造成的采購計劃發生改變，無法按照原計劃執行，發生變遷，延遲或取消等等狀況。例如，若社會發生戰爭、罷工等多種社會變動造成的物資損壞，我家在對與出口政策上的更改，要求相應物資出口許可證或者需要增加相應稅務等等，上述內容都能引發貨物的延遲。而這些影響對于企業正常營業來說是不可抗的風險，除此之外，還有一些不能避免也不能夠預測的風險，比如自然災害，洪水，地震等，而之前所描述的大多是社會原因。

（二）經濟風險

當經濟大環境發生改變時，采購項目也會發生改變，這就是經歷風。其主要發生的原因可能是利率，產業結構等與工作水平方面有關的內容發生變化，這些都會影響采購，導致其發生改變會延遲。如果匯率發生變化，那么對進出口采購項目的費用和利益就會發生改變。

（三）商業風險

進行國際貿易時，由于貿易術語使用不到，而導致出現貨物損壞或延遲現象的稱為商業風險。在國際采購中，相關的采購合同會描述出雙方的利益和義務，或其中一方應管理能力和財務能力等方面出現差錯，就按照合同內容履行，反而給對方造成損壞，但需要賠償還會造成信用風險，對未來公司發展不利。

（四）內部管理風險

其內部沒有好的管理政策也會影響采購順利進行。還夠流程十分繁雜，其接口多，而且容易出現交接上的漏洞，這就需要公司在相關采購過程中進行嚴格的監管，盡量避免因個人失誤而導致的采購風險發生。企業的各個相關部門都需要加入采購的環節當中，讓采購環節成功進入生產經營環境。

三、化工企業物資采購風險管理存在的不足

（一）采購制度需要進一步完善

市場經濟的飛速發展，對各行各業的企業采購提出了更高要求，這就導致采購專業化水平提高。這時代的發展，我國大多數化工企業都已經逐漸開始從傳統企業管理模式轉變為現代化企業，但到現在為止，還有很多企業采購制度并不符合現代企業采購要求。其一企業內部的采購相關單位協調能力不夠。相比于現代企業的采購，傳統企業采購內容單純，價格低，而且容易完成，而現在的企業采購不僅對采購過程要求很高，而且需要各部門之間共同合作，在保證其采購效率同時提升采購質量；其二，采購過程中，采購與供應商之間存在責任不清、溝通不當的問題，也導致其采購過程產生風險。

（二）采購隊伍素質需要進一步提高

相比于其他企業，化工企業的行業更為復雜，其實采購人員需要面對行業的多樣性，這也對相關采購隊伍提出了更高要求。至今為止，一些化工企業采購人員保留傳統采購方式，對采購認知權限僅限于購買，并且對采購產品的認知度也不足，直接導致采購成本無法進一步降低。現代化的化工企業要求相關采購人員不僅要滿足其企業采購需求。還需要保證企業采購產品質量，幫助企業控制采購風險。若想實現這一目的，相關采購人員不但要具備很強的談判議價能力，需要擁有對產品足夠的認知和相應的溝通能力，還能辦理好相關業務。

（三）采購策略運用不當

如今，化工企業采購工作主要面臨的問題是采購層面多，涉及行業多，海購數量大。因此，企業需要制定相應采購策略來，解決相應問題。面對不同的采購環境，企業要制定不同的采購策略。然而現在大多數的化工企業在采購方面的采購策略都是一成不變的，就導致其在采購成本上會造成浪費。為避免這一現象，相關的采購部門需按照不同的采購狀況制定不同的采購策略，讓企業能夠實現利益最大化。當然，一些企業也成功忽視了這一點，致使其采購策略不符合實際情況，也是大多數化工企業無法進一步提升采購管理水平的重要因素。

（四）采購信息化程度低

為適應時代發展，煤化工行業對于物資采購進行了信息化建設，同時為其采購提供了管理信息系統，幫助提供相應的物資信息，從而進一步提升了物資采購效率。但從目前情況來看，該信息化系統開發程度很低，從根本的煤化工項目物資采購計劃制定，一直到最終相應的物資入庫，做流程并不能全部利用信息系統來進行操作，大多數還需要員工們利用書面材料進行信息輸入，這對于大部分的采購人員來說，不但過程費勁耗時，而且工作效率不高。

四、采購風險的控制措

（一）加強采購人員綜合素質的培養，增強風險意識

對于企業采購來說，只要對其主體進行更好管理，就能保證其整個工作更好完成，而且采購的主體就是人。若想提高采購質量，就需要先提高相關采購人員的基本素質，對采購人員進行及時的培訓和相應責任心，道德心的提高是十分有必要的。在對員工進行培養是一定要提升其專業水平，例如采購技能分析、管理技能等等，員工擁有較高技能后，才能保證擁有一定的風險意識，在采購環節中能夠逐漸的貫穿整個采購環節，減少采購風險。

（二）建立采購科學評估體系

建立采購科學評估體系十分必要，進行采購風險管理時，使得對相應類型的風險進行疏導和分析，能夠有效避免風險發生。而這種預先對風險進行剖析的方式，也可以更好的幫助公司確定本年度的風險采購，以此來建立年度風險庫。除此之外，之前庫的建立也可以幫助企業更好地進行風險評價指標等級判定，以此來制定相應的風險預控方案。

（三）提高采購的監督管理體系

一些化工企業喜歡將采購權利給予子公司，而總部提供相應的采購策略。子公司需要根據總公司提出的采購計劃來進行采購。該種方式雖然具有靈活性，但對于其地方公司來說，其容易利用職務謀取私利，這樣不但會增加成本，更不利于企業經濟效益提高。路，在企業內部設立相應的電子采購系統，就可以更好地對采購進行監管，在提升采購流程優化的同時，也減少了不必要浪費，提升公司效益。

（四）規范采購管理流程

在實際的工作生活當中，企業物資采購部門與許多部門有所關聯，其接口量大，我想實現好采購流程就需要制作一套完整的規定和方案進行局面控制。相映的方案中，要將采購、運輸等等多種環節融入其中，并指定相應的工作人員具體工作目標，嚴格控制整個采購流程，降低風險。

（五）建立有效的招標采購機制

一個企業的采購，于所采購物資的價值以及相關的供應商和其本身的重要程度都有很大的關系，不同的物資采購也需要企業制定不同的采購方案和策略。采購的最終目的是利用最低成本獲取能夠滿足質量的產品。而采購過程中，公司可以建立招標采購機制來進行。一般來說，該種方式可以更好地幫助企業以競爭方式來贏得成本空間。實際生活中大多數企業在采購領域也是通過該種方式來完成采購的。招標制度不但讓供應商之間增加了彼此的競爭，而且為企業帶來更具成本優勢的材料和設備。另外，該種方式也可以幫助企業更好地引進先進技術。從上述內容來看，招標可謂是一項有效的能降低采購成本的采購方式。初次之外，對于一些不適合用于招標的商品人可以運用競爭談判的方式進行采購。在這過程中，也要不斷引進新的合格供應商，加入招標采購的環節當中。讓現有供應商擁有足夠的沖擊和競爭力。除上述內容外，若沒有必要情況需盡量減少獨家采購方式。

有效的合作也可以成為同行企業形成采購聯盟的方式。運用采購整合來共同面對一定的供應商來實現自身議價能力，可以有效地降低購物品的價格，從而為企業帶來效益。

（六）完善供應商管理機制

有效的保證物資供應資源而建立的有效市場準入機制，我們稱之為供應商管理。對于煤化工項目來說，其需要資源巨大，而且生產特殊，其工作環境也比較危險。在該商品的生產過程中，要更加注重安全問題，以便提供高于同行的優質產品。這也就要求在采購的過程中，對于該項目中的產品質量一定要斟酌再三，同時也要關注該供應商在企業和市場上的信譽以及經濟實力和水平等等，綜合多種因素來進行供應商的選擇。出于這一緣由，煤化工企業應建立供應商評價小組，根據不同的采購資源特點設置出一套較為合理的、科學的供應商評價指標，從而對相應的供應商進行合理評價。將優勝劣汰原則堅持執行，對于不通過評估的供應商，要取消其供應資格。與此同時，也要進一步加大對供應商的擴展，將一些名譽高，信譽好的供應商納入供應范圍，各期通過考核，那么采購部就可以適當的與其建設長期關系，從而幫助其自身產業能夠生產出高于同行水平的優質產品。另外，煤化工企業與供應商的交流也是必不可少的，要堅定相互的合作關系，相互支持信任，才能保證兩者之間的合作更加長久，保證兩者之間的合作可以達到互利共贏。而在實際合作的過程當中，由于兩方存在很大的文化和管理差異，供應商和煤化工企業之間的溝通會造成一定障礙，這也會為兩者之間的工作順利進行造成困擾。為避免這一現象，兩者需要互相了解對方的管理風格和企業文化，在溝通和交流中實現共贏。

（七）提高采購管理信息化水平

如今已經步入了信息化時代，如果想進一步提高采購管理，就需要加強其采購管理的信息化水平。21世紀以來，各種大型企業在全球范圍配置資源的國際化競爭已經不斷在增強，而且勢不可擋，這也直接導致物資采購管理受各種大型國際企業重視。實現全球化采購的最基本要素就是提高煤化工企業的采購管理信息化水平。所謂采購管理信息化，是指利用現代的信息技術來完成采購業務，讓采購的每個流程都能得到優化。依據我國國內的相關成功經驗，ERP采購模式已經被確認為是未來公司進行信息化采購的最好模式。待種軟件系統將企業財務，分銷，制造等多種業務集合在一起，運用該等系統可以實現采購信息化管理在執行、戰略和戰術層面的轉變，能夠更好地保證相關重要數據第一時間傳送給相關工作人員，便于相關工作人員可以更及時方便地了解公司的物資和業務的運轉情況，從根本上減少了采購流程同步作業的工作量，同時也節約了信息傳遞的成本。煤化工企業要積極地引進該種技術，加強對物資管理信息化標準化的工作，同時建立統一規范的物資管理信息標準。運用開放性的物資系統網絡，可以更好地實現企業與供應商之間的信息溝通和交流，讓所有流程規范化，最終提高公司采購管理效率和工作質量。

五、結語

物資采購對于企業工作來說，其是一項非常系統的工作，它涉及的工作內容非常廣，而且容易發生漏洞。若想在實際工作中避免風險發生，就需要對其進行一定的風險管理監控將風險采購的幾率降到最小，同時也減少資源浪費。在員工方面，需要進一步提升其風險管理意識和綜合素質，以使其能夠有效地降低采購中風險的發生，及時辨認采購中風險存在因素，幫助企業更快更好發展。