計算機網絡技術在計生藥具檔案管理中的價值分析

郭蘭省

摘要：伴隨著我國經濟飛躍式發展，當前計算機網絡技術已經被廣泛應用在各行各業中，給人們的生產生活帶來了諸多便利。計生藥具檔案管理作為計劃生育管理中不可或缺的組成部分，其在改善和促進計劃生育工作方面具有重要意義，但是縱觀當前我國計生藥具檔案管理現狀，還存在各種問題。若能將計算機網絡技術應用在計生藥具檔案管理中，不但可以為計生藥具檔案管理提供便利，而且還能提高計生藥具檔案的利用率。本文就計算機網絡技術在計生藥具檔案管理中的價值展開探討。

關鍵詞：計算機網絡技術;計生藥具;檔案管理

計生藥具作為開展計劃生育工作的基本物質保障，其在藥具發放、人口控制以及推動經濟發展方面具有重要作用。而在計生藥具工作過程中形成的能夠反映不同時期藥具工作情況的信息便是計生藥具檔案。計生藥具檔案作為歷史的縮影，同時還是還原歷史真實面貌以及反映計生藥具工作發展情況的重要歷史文獻。進入二十世紀之后，計算機的出現，拉開了全球信息變革的序幕，人類社會也進入到了信息社會、計算機在最初的發明目的在于對各類繁瑣的計算問題予以解決，促進計算速度的提升，隨著計算機技術的不斷完善，以及人類對于計算機的需求不斷增高，計算機網絡技術應運而生，人類社會也因計算機及計算機網絡技術有了重大變化。因此，在新形勢下計生藥具檔案管理要充分利用計算機網絡技術的諸多優勢來提高管理的效率和水平，以便實現計生藥具檔案的高效利用。

一、計算機網絡技術概述

就計算機網絡而言，指的是將連接多臺計算機同時進行工作，并立足于多鏈條以及節點的方式，讓整個網絡能夠連接在一起。現階段，因特網屬于規模最為龐大的一個網絡系統，主要通過路由器行駛連接計算機，實現對資源以及信息的傳播、共享等。并且，計算機網絡步入到了交流與互相連接的過程中，擁有極強的開放性、系統性，對軟件、硬件系統予以更新，可推動計算機網絡共享能力的全面提升[1]。

二、計生藥具檔案管理現狀

就當前我國計劃生育協會計生藥具檔案管理現狀來看，還存在以下問題，具體表現在：

（一）計生藥具檔案管理手段落后

當前我們已經步入了信息化網絡時代，計算機網絡技術被廣泛應用在檔案管理中，并且相關機構和部門還購置了信息化管理設備，實現了檔案的信息化管理。雖然近年來我協會也針對計生藥具檔案管理購置一些硬件和軟件設備，但是從整體上看，管理手段依然落后，主要體現在兩個方面。其一，計生藥具檔案管理雖然實現了數據庫管理，但是僅僅局限在條目數據庫上，缺少多媒體數據庫和全文數據庫;其二，計生藥具檔案以文字檔案占多數，以聲音和圖像作為載體的檔案非常少，并且因為保存制度不統一，導致計生藥具檔案無法得到統一的歸納和分類，如此一來不僅導致重復的檔案多，而且浪費了資源，增加了查詢檔案的工作量，嚴重時還可能致使計生藥具檔案重要信息被遺漏。

（二）檔案管理人員的整體素質有待提高

檔案管理人員整體素質高低直接影響了計生藥具檔案管理水平高低，特別是在當前網絡時代下，需要從事計生藥具檔案管理的工作人員擁有一定的計算機知識和技能，如此才能提高計生藥具檔案的水平和效率。但是當前由于對計生藥具檔案管理的重視程度還不高，很多從事計生藥具檔案管理的人員上崗之前未接受系統培訓，整體素質不高，計算機網絡技術應用水平不足，這些均在一定程度上影響了計生藥具檔案的水平，阻礙了檔案的信息化建設[2]。

三、計算機網絡技術在檔案信息管理中的應用價值分析

（一）實現了計生藥具檔案信息的共享

在計算機網絡技術的推動下，能夠實現計生藥具檔案管理的自動化和數字化，如此一來計生藥具檔案管理的部門便可以應用計算機網絡技術在自身的網站平臺上構建檔案信息數據庫，方便查詢檔案信息的人員能夠迅速檢索相關內容。另外，在計生藥具檔案管理中應用計算機網絡技術，打破了以往紙質檔案管理存在的不足和局限，實現了計生藥具檔案信息的共享，打破時間與空間的限制。

（二）提升計生藥具檔案信息管理的實時性

在計生藥具檔案管理中應用計算機網絡技術，還能提高計生藥具檔案收集——整理——存檔——傳輸的速度，從而為管理人員提供諸多便利。作為計生藥具檔案的管理者在計算機網絡技術的輔助下能夠隨時在互聯網上開展檔案信息的更正、查詢、刪除、存檔等等，實現了檔案信息管理的時效性。另外，應用計算機網絡技術通過互聯網發送電子文檔便可以完成檔案信息的收集，打破了傳統紙質檔案需要人工現場送達或者領取的模式，極大地減少了收集檔案所需的時間，提高了檔案管理的效率。另外，在計生藥具檔案管理中應用計算機網絡技術還確保了檔案信息內容的完整性與安全性，同時具備備份保存的功效，避免了檔案被損壞、內容缺失等問題。

（三）實現了檔案信息服務社會化

傳統的紙質檔案管理，在同一個時間段檔案信息只能被一個用戶查詢和使用，檔案的使用效率非常低。而將計算機網絡技術應用在計生藥具檔案管理中，可以將檔案信息傳輸至網絡管理平臺上，這樣所有需要查詢檔案信息的用戶均可以通過網絡管理平臺查詢到自己所需的檔案信息，打破了時間與空間的限制。另外，在計生藥具檔案管理中應用計算機網絡技術，提升了檔案信息流動的開放性，提高了信息流通的速度，為計劃生育協會計生藥具管理部門和社會機構的交流提供了良好的通道，實現了計生藥具檔案信息服務的社會化[。

四、計算機網絡技術在計生藥具檔案管理中的應用分析

（一）計生藥具檔案信息管理自動化

計算機網絡技術作為信息化時代下最具代表性的一項技術，在計生藥具檔案的管理中應用該技術能夠極大地提升檔案管理的效率和檔案信息處理的能力，通過應用數據采集技術、分析技術、存儲技術、處理技術等等，實現了計生藥具檔案管理的自動化。在計生藥具檔案的管理過程中，借助計算機網絡技術，成功地將檔案管理人員、檔案信息的使用者、紙質檔案信息以及數字檔案信息等相關的人與物有機結合起來，構成了一個完整的檔案流通循環系統。另外，將計算機網絡技術應用在計生藥具檔案管理中，不但能夠迅速地完成信息的錄入、存儲、輸入等，并且能夠在檔案信息的使用者應用信息之前開展合理推斷，輔助檔案管理人員更好地管理文字、影像、圖表等信息內容，賦予了檔案信息管理系統既往不能實現的功能。由此可見，在計生藥具檔案信息的采集、錄入、歸檔、移交、儲存、查詢等流程中應用計算機網絡技術，實現了這些操作的自動化和簡單化。

（二）計生藥具檔案信息傳輸網絡化

伴隨著互聯網通信技術的不斷發展和進步，賦予了計算機網絡技術更多、更強大的功能。因此將計算機網絡技術應用到檔案信息計算機搜索體系中，便能夠通過智能搜索、互聯網搜索等各項功能來代替以往的脫機搜索或者聯機搜索，實現了計生藥具檔案管理和傳輸的網絡化，極大地提升了檔案信息共享的效率。特別是近年來，計算機技術與互聯網技術不斷得以優化和創新，公眾對不同信息的需求量和信息的利用率也呈現出不斷上漲的趨勢，并且對提供檔案信息資源的效率和質量的要求越來越高，越來越渴望計生藥具檔案信息管理系統可以提供有價值的信息，而在計算機網絡技術的輔助下，實現了計生藥具檔案信息資源的主動分類、精煉、分析以及加工，不僅極大地提升了公眾使用計生藥具檔案信息資源的效率，而且還進一步提升了計生藥具檔案管理的經濟效益與社會效益。

（三）計生藥具檔案信息數字化

在計算機網絡技術、計算機技術、互聯網技術等技術的推動下，實現了計生藥具檔案管理朝著數字化方向發展，通過改良計生藥具檔案管理的軟件、硬件設施，研發并制造出用戶所需的信息產品。縱觀傳統的紙質計生用具檔案，其無論是在檔案的收集、存儲方面還是在利用方面均存在一定缺陷，為此計生用具檔案必須順應時代的發展步伐，靈活地將計算機網絡技術應用在計生藥具檔案管理中，實現檔案管理的數字化，推動計生用具檔案管理的發展。在計生藥具檔案管理過程中，便可以借助計算機掃描技術將傳統的紙質檔案轉變成電子檔案，然后將其保存在計算機檔案庫中。例如：當前最常見的數字檔案管理系統為ES-OAIS數字檔案系統，該系統在管理檔案信息時擁有諸多優勢，計生藥具檔案管理可以積極引入該系統[4]。由此可見，應用計算機網絡技術實現計生藥具檔案管理的信息化，能夠在提高檔案信息利用效率的基礎上，打破時間與空間的束縛，方便不同的用戶在不同地點、任意時刻查詢檔案信息，并且應用計算機網絡技術還極大地減少的計生藥具檔案管理的成本。

五、計算機網絡技術在計生藥具檔案管理中的應用的注意事項

（一）積極建設檔案系統工程，實現檔案信息共享

為了更好地將計算機網絡技術應用在計生藥具檔案管理中，還需要注重建設檔案系統工程，考慮到每年形成的計生藥具文字檔案內容很多，如此便需要管理人員及時錄入并保存這些文字檔案，此時便需要借助高速掃描儀、磁盤、雙服務器等等計算機網絡技術。另外，為了提升檔案信息的利用率，還應該針對計生藥具檔案設置對應的檔案信息查詢系統，通過觸摸屏的方式查詢檔案信息，將檔案信息傳輸至互聯網實現了資源共享。

（二）加強計生藥具檔案管理隊伍建設

將計算機網絡技術應用在計生藥具檔案管理工作中，使得計劃生育協會對于優秀檔案管理人才有著更高的需求。然而，就目前實際情況而言，計劃生育協會在計生藥具檔案管理方面存在人才缺乏的情況，尤其是復合型、高素質的管理人才，以及掌握檔案管理操作技能和現代管理理論的人才。所以，加大力度培養高素質的檔案管理人才，就顯得迫在眉睫。一方面，要定期組織現有管理人員參與相關的培訓活動，增強在職管理人員的培訓力度，在豐富管理人員檔案管理理論知識的同時，又要幫助他們提升運用各種檔案管理軟件的能力。另一方面，重視充實人力資源檔案管理人才隊伍，積極引進高素質的管理人才，尤其是青年人才，為計生藥具檔案管理注入更多的新鮮血液，夯實人才基礎促進計生藥具檔案管理可持續發展。另外，加快計生藥具檔案管理人員人才激勵機制的完善，針對業績好、表現優異的檔案管理人員人才，應適當調整福利待遇和工資收入，并且為其提供透明的晉升通道，如此一來才可有效避免檔案管理人才的流失。

（三）同時兼顧傳統紙質檔案和電子檔案

計算機網絡技術應用在計生藥具檔案管理中尚不能解決所有問題，計算機網絡技術同樣擁有自身的弊端，因此為了充分保證計生藥具檔案信息的真實性和準確性，充分發揮其作用，針對電子檔案和傳統紙質檔案實行雙套制管理。關于雙套制管理的保存，還應當在電子檔案與紙質檔案之間構建一條紐帶，實現二者的共存。

（四）注重計生藥具檔案信息的安全性

由于計生藥具檔案的管理涉及各種藥具的文獻資料，內容繁多，管理復雜，計算機網絡技術的發展為計生藥具檔案管理帶來了諸多便利，同時也容易遭受病毒、黑客等攻擊，從而威脅了計生藥具檔案的安全性，為此在將計算機網絡技術應用在計生藥具檔案管理過程中時，還應該注意確保信息的安全。首先應該建立健全相關的管理制度，以制度的形式明確規定計生用具檔案安全保密的要求，需要保密的信息內容，并制定對應的保密措施。針對涉及秘密的計算機，還需要安裝防火墻，設置密碼登錄，另外還應該設置身份認證與使用權限，定期升級計算機中的病毒軟件，修補漏洞，及時解決計算機電池泄露的問題。針對存在涉密內容的計算機，禁止上互聯網，禁止相互訪問涉密計算機，禁止非涉密的信息存儲和處理涉密信息。采取有效的措施物理隔離互聯網和內部網，禁用互聯網傳輸涉密信息[5]。

六、結語

綜上所述，計生藥具檔案管理作為計劃生育工作中不可或缺的一部分，該工作是確保計劃生育工作得以順利開展的前提。伴隨著計算機網絡技術的誕生與發展，為計生藥具檔案管理注入了新鮮的血液，實現了檔案信息記錄、查詢、使用的便捷，推動了計生藥具檔案管理朝著自動化、信息化、規范化的方向發展。

參考文獻：

[1]謝麗霞，蔣杼林.計算機網絡技術在檔案信息管理中的應用探討[J].信息技術與信息化，2020（05）：61-63.

[2]齊濤.計劃生育藥具檔案管理工作的現狀與改進措施[J].辦公室業務，2019（05）：77.

[3]梁霄.計算機網絡技術在檔案管理工作中的作用與實踐[J].電子商務，2018（09）：57-58.

[4]張霞，李心愉，宋艷.計算機網絡技術在檔案信息管理中的應用[J].數字通信世界，2018（08）：194.

[5]饒凈.淺論如何做好基層計生藥具檔案管理工作[J].人口與計劃生育，2016（02）：24-25.