科技報告管理工作實踐研究

梁剛

科技報告管理工作實踐研究

梁剛

（慶安集團有限公司，陜西 西安 710077）

科技報告完整而真實地反映科研活動過程和結果的技術內容和經驗教訓，其數量、質量既可以反映出科研項目的完成質量與創新程度，也可以反映出項目研發人員的科研能力與水平。通過對科技報告實際工作中出現的各種問題的闡述與分析，建議從科研管理體系、管理標準、系統優化和質量評價等方面對科技報告工作進行改進優化，形成科學、規范、高效的科技報告管理模式和運行機制。

科技報告；管理制度；工作實踐；標準

1 引言

隨著中國科技體制改革的不斷深入，國家對科技報告工作愈發重視。2012-09，中共中央、國務院印發了《關于深化科技體制改革加快國家創新體系建設的意見》，明確指出要強化科技資源開放共享，對財政資金資助的科技項目和科研基礎設施，加快建立統一的管理數據庫和統一的科技報告制度，并依法向社會開放。2014-09，國務院辦公廳轉發了科技部《關于加快建立國家科技報告制度的指導意見》，對加快建立國家科技報告制度進行了部署，在全國范圍內拉開了實施科技報告制度的序幕，進一步推動科技成果的積累、保存、共享和轉化應用。根據該意見要求，計劃到2020年，建成全國統一的科技報告呈交、保存、共享的管理體系，形成具有科學性、規范性的科技報告管理和運行機制。目前2020年以至，要實現統一的管理和運行機制，有必要在科技報告管理工作實踐中去努力解決仍然存在的一些或大或小的問題，搬走這些“絆腳石”，以實現科技報告的最大價值。

2 科技報告管理工作中存在問題

科技報告是描述科研活動的過程、進展和結果，并按照規定格式編寫的科技文獻，目的是促進科技知識積累、傳播交流和轉化應用。科技報告是國家基礎性、戰略性科技資源，是國家科技實力的重要體現[1]。然而在工作實踐中，作為“科技實力重要體現”的科技報告，還未達到與之對等的關注度和重視程度，存在著若干影響其實力體現的問題。

2.1 科技報告工作未完全納入科研項目管理體系

科技報告的管理工作貫穿于科研項目從立項論證到結題驗收甚至于后評價的整個過程。在《國務院辦公廳轉發科技部關于加快建立國家科技報告制度的指導意見》中明確指出，科技報告工作要完全納入科研管理程序，實現強制呈交。在科研合同或任務書中明確項目承擔單位須呈交科技報告的具體要求，撰寫合格的科技報告作為科研工作的重要組成部分，根據科研合同或任務書要求按時保質完成科技報告[2]。按照這一要求，就是要將科技報告工作納入到科研項目的立項、方案設計、試驗測試、結題驗收等研制流程的各個環節中去，即在科研項目項目管理體系中，設立科技報告管理工作這一環節。明確未在規定節點提交科技報告的項目就無法進行下一環節的工作。然而在工作實踐中，大多是制定了各層級科技報告管理制度，在這類制度中規定了對科研項目呈交科技報告的管理要求，但在相應科研項目的管理制度體系中，并未對科技報告工作有更直接深入細化的管理要求，未將科技報告直接作為項目管理特定且必須的一項工作，研制流程特定的一個環節來抓。

2.2 科技報告管理系統應用標準不統一

現行有效的涉及科技報告的國家標準有GB/T 30534—2014《科技報告保密等級代碼與標識》、GB/T 15416—2014《科學技術報告編號規則》、GB/T 30535—2014《科技報告元數據規范》和GB/T 7713.3—2014《科學技術報告編寫規則》，在目前工作實踐中，應用到的有兩套科技報告管理系統，一套是國防科技工業科技報告管理系統，另一套是國防科技報告管理系統。這兩套管理系統一方面分別隸屬于不同的管理機構進行管理；另一方面在管理要求上，均有各自獨立的管理規則和報告標準，有其特定的適用對象。

這種狀況對于承擔科研項目的企事業單位來說，無疑增加了不少的工作量，即科研人員要根據項目特征分別按照不同的管理規則，應用不同的管理軟件，編制不同標準要求的科技報告和相關材料。這種標準的不統一，在某種程度上浪費了一定的人力、物力和財力。

2.3 科技報告與科研項目研制過程中各類報告的編制標準不一致

科研項目在研制過程中會產生一定數量的各類型報告，這些報告和科技報告在編寫標準上可能存在差異。根據規定，科技報告包括最終研究報告、實驗（試驗）報告、研究報告、調研報告、技術考察報告、設計報告、技術方案論證報告、測試報告、工程報告、評估報告和年度或中期技術進展報告等包含科研活動細節及基礎數據的報告[3]。這些報告是要按照GB/T 7713.3—2014《科學技術報告編寫規則》中明確的要求來制作的。

在工作實踐中，通常一份報告的簽署是要經過編制、校對、審核、審定和批準（同意）等環節審批后才能作為最終確定下來的報告。各種報告的撰寫要求及簽署環節的流程設定，在每個企事業單位都是由自身的一套完整的質量管理體系來保證的。上述科技報告范圍中的大多數類型的報告，本身也是項目研制過程中要求撰寫的報告。

在GB/T 7713.3—2014《科學技術報告編寫規則》中，未明確科技報告的簽署流程。前述中的國防科技報告簽署流程是：報告作者編制完成后，先經技術專家技術審查，再經科技報告管理人員格式審查，隨后報公司批準加蓋單位公章后，報告即確定完成。前述中的國防科技工業科技報告簽署流程基本與國防科技報告簽署流程相同，不同的一點是國防科技工業科技報告要簽訂承諾書（承諾書用于編制單位承諾報告的內容真實可靠并同意上級管理部門收藏和共享使用），承諾書上需要項目負責人和作者簽字并加蓋單位公章。這兩種類型的報告均缺少作者的手簽落款。

科技報告的報告格式及簽署流程與每個企事業單位質量管理體系中對各類報告的格式要求及簽署流程是存在差異的。在同一個企事業單位形成的同一或類似研究內容的報告，不應出現兩種簽署形式的報告，同時報告的編制標準的不統一，即會增加工作量，又沒帶來什么實際的效益。

2.4 科技報告呈交工作分配問題

根據2015-08國防科工局發布的《國防科技工業科技報告管理暫行辦法》規定，承研單位應按任務書（或可行性研究報告）要求組織編寫國防科技報告。聯合承研單位撰寫的國防科技報告，除最終研究報告（或最終技術報告）由主 承研單位統一審查、呈交外，其他類型科技報告自行審查、呈交。

根據2016-12科技部發布的《中央財政科技計劃（專項、基金等）科技報告管理暫行辦法》規定，項目管理專業機構與項目承擔單位簽訂的項目合同或任務書中明確規定呈交科技報告的數量和時間。課題牽頭單位負責協調參加單位共同完成科技報告工作，并由項目牽頭單位統一呈交項目科技報告。

由上述制度可看出，呈交科技報告的單位是承研（承擔）單位，包括主承研（牽頭）單位和聯合承研（參加）單位，這些單位是和項目下達單位簽訂有合同和或研制任務書的。其他性質的參與單位（如二次配套單位或橫向合同簽訂單位等）是否要提交科技報告，應以其簽訂的合同或協議為準。但在工作實踐中，科技報告主管部門下達的呈交科技報告的計劃通知中，一般是明確了哪些類的科研項目要提交科技報告，未明確哪些類型的承擔單位需要提交科技報告。這在執行中可能會一刀切，只要承擔項目就要編寫科技報告，這在一定程度上增加了科研人員的工作量。這些性質的項目（二次配套或橫向合同）在研制過程中科研人員是會根據合同或協議要求形成若干項報告，但這些報告的編制要求是基于項目承擔單位自身質量管理體系管理要求再結合合同/協議要求編制的，而不一定是按科技報告規則編制的。

2.5 科技報告質量評價問題

科技報告內在質量的價值決定了科技報告撰寫的重要性。科技報告完整而真實地反映了科研活動過程和結果的技術內容和經驗教訓，是科研創新承上啟下的重要保障。科技報告的數量、質量可以反映科研項目完成質量與創新程度，也能反映項目承擔人員的科研能力與水平[4]。

在GB/T 7713.3—2014《科學技術報告編寫規則》中，只明確了科技報告的編寫通用要求，沒有提及科技報告的質量評價要求。科研人員在編制科技報告時，對標準中設定的通用要求，一般都能很好地貫徹執行。對于科研人員編制完成的科技報告的質量評價，在工作實踐中，只是在科技報告審定表中設定技術專家的專業技術評價和科技報告主管的形式審查評價兩個環節保證，且形式審查中設置的審查單，全憑科技報告主管人員依靠自身能力逐個項目去核對，面對大量的科技報告，工作量是比較大的，且這個形審工作完全是可以通過軟件模塊設置，由軟件代替人工來完成；同時由于缺少對技術內容定性或定量的明確的評價指標，這在評價過程中，難免存在疏漏或不足，易造成呈交的報告質量參差不齊。另外，對于已呈交的科技報告，科技報告主管部門大多只進行形式審查，缺少專業質量評價（如第三方評價）過程，科技報告質量只能依靠科研項目完成單位自身來保證。

3 科技報告管理工作建議

3.1 將科技報告工作納入科研項目管理體系

科技報告來源于企事業單位承擔的各級各類科研項目，從科技報告的類型來說，貫穿于科研項目從立項到驗收的全過程；從上級科技報告管理制度的要求來說，須把科技報告具體工作要求納入研制合同或項目任務書中。因此需要將科技報告工作納入科研項目研制管理體系中，由科研項目管理部門統一策劃管理，在科研項目計劃中對科技報告工作進行分解落實（包括種類、數量和節點）并與項目研制的各個節點相匹配并嚴格執行。對未按照項目計劃要求提交科技報告的項目進行節點控制，不予進行本環節的考核，不能開展下一階段的工作，從而確保科技報告的撰寫質量和提交效率。

3.2 統一科技報告管理標準

標準規范貫穿于科技報告產生、呈交、收藏和開發利用的各個環節。由于科技報告來源眾多，涉及多個不同隸屬關系的上級主管單位及與其配套的科技報告管理系統，并且涵蓋撰寫、審核、呈交、保存、交流共享和密級保護等多個環節，因此，需要制訂完整、統一的科技報告標準體系，以保證在科技報告產生、管理和利用服務等全過程中規范執行，確保各類科技報告系統之間兼容、集成和協調運行[5]。

在現有科技報告格式、元數據規范等國家指導性技術標準基礎上，增加具體操作性的標準，如科技報告撰寫和加工標準、科技報告質量評價標準和科技報告共享服務標準等。

出臺國家級科技報告統一標準的時間節點等控制要求，對現實客觀存在的各類型的科技報告管理系統間建立統一的兼容標準，且政策出臺之后，對各科技報告管理系統形成的科技報告均須采用國家標準規范下的管理體系進行科技報告的管理。

3.3 明確科技報告與項目研制過程各類報告的協調性標準規范

科技報告涵蓋了科研項目研制過程中產生的大多數類型的報告，這些報告也是項目研制過程必須要編制的報告。對具有雙重屬性的報告來說，是按照科技報告的編制規范來寫，還是按照企事業單位質量管理體系設定的編制規范來寫，不僅僅需要科技報告管理制度，更重要的是在科研項目管理制度中明確報告提交的格式要求規范依據。一項研究內容或工作內容，對于科研人員來說，花精力出一份報告就可以了，不應把過多的精力放在報告格式的修改上，編制兩種類型的報告。

3.4 科技報告呈交主體的界定需在管理制度中進一步明確

根據前述上級各級政府部門發布的有關科技報告管理制度，科技報告的呈交主體是承研（承擔）單位，包括主承研（牽頭）單位和聯合承研（參加）單位，這些單位是和項目下達單位是簽訂有合同或研制任務書的，這些單位是明確的、具體的。其他類型的單位（二次配套單位或橫向合同簽訂單位等）是否也需提交，建議在相關科技報告制度中進一步明確，避免一刀切，增加企事業單位科研人員和相關管理人員額外的工作量。

3.5 建立科技報告質量評價體系

科技報告的質量直接決定著報告的技術創新水平與共享交流的利用價值，它不僅反映了科研人員對項目完成情況，也體現了項目管理的能力和水平。對科技報告質量進行有效評價，并將評價結果反饋在后續的科研過程中，是保證科技報告質量、提升科技報告使用價值的有效手段[6]。科技報告資源質量評價有助于促進以高質量為導向的科技報告產出科研氛圍，形成科技報告“高產出一高質量一高利用率”的良性循環[7]。建議在科技報告工作的計劃、撰寫、審查、呈交、交流共享等階段建立相應的評價標準，分別從外單位同行專家、上級項目管理機構、科技報告服務和管理機構等多種不同的用戶角度對科技報告的文本質量、專業質量和經濟與社會效益質量等多維度進行綜合評價。

4 結語

本文論述了在科技報告管理工作中遇到的一些問題，并提出了相關的對策和建議。科技報告體系建設是一項復雜的、連續性工作，涉及不同部門、不同項目類別，需要從各層面進行統籌規劃、出臺政策、建立工作機制，兼顧現有各類型科技報告管理系統的運作模式，盡最大努力早日建成國家統一的科技報告呈交、收藏、管理、共享體系，形成科學、規范、高效的科技報告管理模式和運行機制。

［1］科技部，國科發計〔2013〕613號.科技部關于印發《國家科技計劃科技報告管理辦法》的通知［S］.2013-10-11.

［2］國務院辦公廳，國辦發〔2014〕43號.國務院辦公廳轉發科技部關于加快建立國家科技報告制度的指導意見的通知［S］.2014-09-10.

［3］科技部，國科發創〔2016〕70號.科技部關于印發《中央財政科技計劃（專項、基金等）項目管理專業機構管理暫行規定》［S］.2016-03-07.

［4］高巍.提升科技報告內容質量探討——以山東省為例［J］.中國科技資源導刊，2016（9）：69-75.

［5］曾建勛.科技報告技術標準體系研究［J］.情報學報，2013，32（5）：459-465．

［6］賀德方.科技報告資源體系研究［J］.信息資源管理學報，2013（1）：4-9，31．

［7］宋立榮，周杰.國家科技報告資源建設中的質量問題思考［J］.中國科技資源導刊，2016（1）：50-56.

G311

A

10.15913/j.cnki.kjycx.2020.18.041

2095－6835（2020）18－0103－03

梁剛（1978—），男，本科，工程師，主要研究方向為知識產權、科技信息管理等。

〔編輯：王霞〕