如何做好新形勢下科研項目組的內部管理

黃榮，鄭文俊

如何做好新形勢下科研項目組的內部管理

黃榮，鄭文俊

（中山大學 地球科學與工程學院，廣東 珠海 519085）

在國家推出一系列科技管理體制改革措施，大力提倡“放管服”的大背景下，高校科研項目組面臨著新機遇和新挑戰。在傳統管理體制下，科研項目組內部缺乏過程管理，將管理置于科研之上，科研人員積極性不一，信息化程度不高，科研助理制度不健全。在新形勢下，探索“松緊有秩”的管理方法，在研究方式、人員投入、專題研討、信息共享、技能培訓等方面應當盡量為科研人員松綁。在日常管理過程中，守住財務和科研底線，并按計劃完成既定目標任務。通過制定項目組內部管理規定、落實工作、加強監督，以保障項目組的日常工作秩序。做好團隊內部的“放管服”工作，不僅有助于政策落地，為科研人員松綁，也能保障項目組圓滿完成研究任務，進而推動優質成果產出。

科研項目；放管服；內部管理；新形勢

1 引言

隨著《國務院關于改進加強中央財政科研項目和資金管理的若干意見》（國發〔2014〕11號）[1]的實施，國家各部委進行了一系列科技管理體制改革，包括重構國家科技計劃體系、調整部門管理權責、強化科研經費監管力度、出臺“放管服”重大政策等。這些舉措的實施，不僅對項目管理過程提出高要求，也給科研項目承擔者帶來新挑戰[2]。

在這種大背景之下，國家倡導簡政放權、優化服務、規范管理，給科研人員松綁，預留足夠的時間從事科研，并爭取將更多的經費管理權限下放到項目基層承擔單位及項目組。但伴隨而來的是針對項目結題考核和財務驗收更加嚴格，針對違規行為的處罰力度更大。

目前，各高校紛紛圍繞“放管服”等政策性文件修訂現行管理規范。在這種新形勢下，做好項目組內部管理是圓滿完成科研任務的重點。

新政策的出臺，必然會帶來新機遇和新挑戰。科研項目組面臨的新機遇主要包括：①無需應對重復、多頭和過度檢查；②科研助理制度的推行節省了科研人員的時間；③各類信息化手段的推出以及各種政策的再修訂，減輕了科研人員的負擔；④科研項目組在勞務費和間接費的使用方面擁有了自主權，有助于調動團隊積極性[3]。

科研項目組也面臨著新挑戰，主要表現如下：①如何有效調動成員積極性，提高效率和成果質量；②如何厘清“放”與“管”的邊界，避免對政策過度解讀而出現“無章可循”的可能；③如何有效防范項目執行過程中的財務風險，有效杜絕徇私舞弊和經費濫用；④如何有效地發揮科研助理的作用，提高其工作水平。

2 傳統模式下項目執行的問題分析

2.1 兩頭緊，中間松

傳統管理模式下，為了彰顯學術影響力，高校科研部門把管理重點放在項目申報和結題驗收方面，缺乏針對項目實施階段的檢查、協調及監督。比如邀請校內外專家舉辦項目管理講座，這種做法有其局限性，并不能提供長期指導[4]。這種大管理模式必然會影響項目組的內部管理。項目組成員通常能積極參與項目申報，卻往往輕視立項之后的過程管理，具體表現在針對不斷推出的新制度，忽視了學習的過程；由于缺乏有效的溝通機制和媒介，以及成員主動性不強等原因，致使組內學術交流不夠充分、信息共享不夠全面；針對任務書中制定的考核目標，選擇就低不就高，導致成果質量低下；由于缺乏監管體系，導致不少成員無法辨別違規行為，更有甚者出現踩“紅線”的行為[5]。總體看來，這種“兩頭緊、中間松”的過程管理辦法容易導致成果低下、違規行為層出、拼湊成果等，導致項目完成質量大打折扣，直接影響結題驗收。

2.2 重管理，輕科研

傳統管理模式下，高校的科研管理部門往往重管理而輕服務，其精力多放在常規管理方面，較少針對如何做好科研工作提供實際指導。管理人員專業知識儲備有限，無法在學術上給予指導[6]；目前部門考核多落在項目申報數量、立項數量及結題成果鑒定等管理性事務上。再者，財務部門、人事部門等其他行政部門也會從制度方面約束項目組，而由 于部門之間缺乏協同機制，導致項目組疲于應對資料的重 復填寫，部門間就某些問題的口徑不一或相互推脫的狀況時有發生[7]。

具體到項目組內部，有些在項目獲批之后就停滯不前，不愿或是不能保證認真投入科研，馬虎應付各類節點的工作檢查；有些則把大部分時間花在經費報銷、填寫報告、應付檢查及結題驗收等事務當中，缺少認真投入科研的時間和精力；有些則缺乏誠信科研的意識，出現了論文抄襲、剽竊、甚至數據造假等違規行為，更有甚者將他人成果據為己用。

2.3 核心成員與參與成員積極性不一

傳統管理模式下，科研組內部人員包括項目負責人、核心成員與一般參與成員。科研人員是科學創造的核心力量，其主動性直接影響項目的整體運轉和成果質量。然而在目前的管理體制之下，大部分責任落在了核心成員甚至只落到項目負責人上，包括負責各環節的答辯、參加各類會議、組織各專題考核等。而核心成員也擁有大部分權限，包括績效分配、經費使用等。這就導致一般參與成員的積極性下降，其原因在于利益分配不公、缺乏有凝聚力的帶頭人、學術腐敗之風盛行等[8]。

具體到項目組內部，有些只關注自己的研究領域或具體承擔的任務，對于相近學科的前沿進展知之甚少，且不主動更新自己的知識和技能；有些則只注重完成自己的任務，對于團隊進展不聞不問，造成重復工作；有些則另外申報項目，或者將主要精力放在其他項目上，馬虎應付當前參與的項目；有些則在論文發表等成果產出上接連受挫，自信心和積極性受到打擊，進而產生懼怕甚至抗拒的心理。

2.4 項目信息化程度不高

在項目的申請立項、中期檢查、結題驗收等工作中，會重復提交大量的格式性文件。在傳統體制下，項目組需要打印多份申報書或報告書，提交到管理部門接受層層審批。針對項目答辯及評審環節，大多采用現場會議的形式進行。對于項目運轉過程所產生的各類材料的檢查，大多要求提供紙質版，這是對人力、物力和財力的浪費。究其原因，是項目管理過程信息化程度不高，無法實現材料和信息的電子化和有效流轉。

在項目組內部管理中，針對各單位及各成員之間的交流，大多依然采用現場會議的形式，較少采用視頻軟件作為輔助工具來實現討論效果的最大化。同時，檔案的存儲也缺乏電子化管理。重要原因是缺乏統一標準，建檔和歸檔過程的形形色色導致了材料的完整性下降、準確性不高、利用率低下等。傳統的紙質材料管理已無法滿足大數據儲存的需要，有必要在電子端口實現材料的優化儲存[9]。

2.5 科研助理制度不健全

《關于進一步完善中央財政科研項目資金管理等政 策的若干意見》（中辦發〔2016〕50號）（以下簡稱“《意 見》”）[10]要求“項目承擔單位要建立健全科研財務助理制度”。當前，雖然不少項目組會選聘助理來處理經費報銷、會議組織、材料準備等事宜。但在傳統委派模式下，高校科研助理制度在執行中存在諸多問題，包括不守紀律和互相攀比等[11]。科研助理的工作內容與績效分配多由項目組內部決定，缺乏來自人事部門的監督，容易出現里外不一的情況。再者，針對科研助理的專門培訓相對欠缺，這并不利于實際工作的開展。

具體到科研助理個人，由于專業知識和崗位晉升的局限性，容易出現如下問題：缺乏主動學習的意識，對于項目的專業知識和規章制度一知半解；把管理置于服務之上，缺乏耐心的指導和周到的服務；缺乏與各層次人員的溝通，在處理問題上憑經驗、想當然；由于晉升困難、收入不高等原因，工作積極性并不強。

3 新形勢下改進項目管理的思考

在新形勢下，國家倡導為科研人員松綁，其目的是把科研人員從報告、報表和報銷等瑣碎事務中解放出來，營造和諧的學術氛圍，給予各成員充分的自主權，使其可以安心從事科研，進而有效推動科研成果產出。《意見》要求項目資金管理進一步精簡，包括將差旅費、會議費及國際合作與交流費三項合并、提高間接經費比例、簡化設備招標程序、簡化經費報銷流程等。2018年印發的《關于深化項目評審、人才評價、機構評估改革的意見》（中辦發〔2018〕37號）文件[12]，提出避免重復檢查、加大減負與激勵力度、精簡人才帽子等歷史問題。2019年，科技部、財政部、教育部和中科院聯合召開減負推進會，大幅精簡項目報表和基地牌 子[13]。比如國家重點研發計劃項目層面的表格已由36張精簡為6張，課題層面則由21張精簡為5張，而國家基金委項目的申請已基本實現無紙化[14]。

面對新形勢，科研項目管理更應做到“松緊有秩”。何時“松”？在科學研究方面可適當放松，給予科研人員充分的自主把控權，助其潛心科研，推動協同創新。何時“緊”？在遵守制度、任務考核等方面需要收緊，以確保項目組成員不觸碰各類“紅線”，不出現違規行為，而亦能完成既定目標。何謂“有秩”？通過制定項目組內部管理規定、落實工作、加強監督，有助于維持項目組內部運轉的秩序。

3.1 “松”——國家“放管服”政策的落地

開展豐富的科學研究：新形勢下，科研人員在研究內容和研究方式上擁有了較多的自主權，這有助于推動優質成果產出。在項目組既定研究領域內，科研人員對于研究對象和研究方式具有充分選擇權。可提倡項目組成員從不同角度、采取不同方式去尋找和解決問題，不局限于成員的以往經歷和個人喜好。通過加強成員間的協同合作，充實研究內容和方法，則能夠完成高質量的科學研究。

鼓勵多層次的人員投入：新形勢下，科研項目組成為高校師生投入科研的基礎單位，因此首先應當鼓勵人員投入，包括項目組既定成員、中后期引進或培育的人才、研究生等。項目組應打破核心成員與非核心成員的界限，做到一視同仁，調動積極性。鼓勵除了項目組成員外的、不同研究方向的科研人員、博士后和研究生等參與項目工作，并為其開展協同合作提供必要的條件保障，以此加強不同學科的交流。

組織多角度的專題研討：專題研討是思想交流的平臺，也是實現協同合作的重點環節。為有效推動項目的科研進展，可不定期組織線下或線上的專題研討會。每一期提前確定舉辦的時間、形式和主題，可以針對當前的科研熱點問題，也可以針對各成員研究中的具體困惑。打造輕松交流的平臺，使各成員能各抒己見，進而推動學科創新。

做好全方位的信息共享：科技創新為信息存儲和共享提供了媒介，比如網盤和硬盤等。做好信息共享工作，有利于發揮群體效應，實現信息效益最大化。因此，項目組內成員可依托數字化平臺、移動儲存設備等媒介，及時共享研究報告及論文、講座資訊、專題培訓會內容、數據、影像資料等。針對涉密信息的組內共享，需做好保密工作，謹防泄密。

提供多類型的技能培訓：新形勢給科研人員的專業技能提出了新要求，也帶來各類針對性的培訓機會，比如專業設備、軟件和儀器的使用技能培訓。可邀請組外專家、或目組內擅長某項技能的成員，通過線上線下兩條途徑來指導，以便更有效地發揮新技能的優勢，避免少量人操作而造成的認識局限和應用局限。

倡導多樣化的成果產出：新形勢下，成果轉化與推廣成為了項目考核的重要一環。多樣化的成果產出不僅可以展現科研水平，更能創造社會經濟效益。因此，除人才培養、文章發表、專利獲取外，應當多鼓勵新理論、新產品、新方法和實際應用解決方案的推出。與此同時，倡導科研成果轉化，對于在轉化數目和收入上作出貢獻的成員，給予績效獎勵。

開展高水平的后續合作：項目成員間的合作交流不應受限于某一次項目的開展，高水平的后續合作有助于打造優秀科研團隊，凝聚標志性成果產出。因此，在項目結題后，項目組成員可交流經驗、分享體會、共享成果；可繼續保持學術合作，共同申請其他項目；也可將項目研究成果二次運用，推動后續研究。特別是對于項目結題后仍未解決的學術問題，成員間可繼續開展相關的合作研究。

3.2 “緊”——項目組內部管理的合理化

3.2.1 科研過程管理——誠信規范、守住底線

堅守科研誠信：誠信是開展科學研究的道德底線。項目組成員應當根據任務書既定目標，扎實推進科研工作。項目組要圍繞任務書其開展研究工作，切不可拖拉滯后，馬虎應付各類節點檢查，降低成果產出。更應守住誠信科研的底線，避免下列情況出現：文件、資料和數據弄虛作假；對于取得的突破和出現的問題，存在瞞報、漏報等情況；未按要求報批重大調整事項，私自調整；存在論文剽竊、抄襲等嚴重失信行為。

規范過程記錄：重要過程的記錄不僅有助于項目組自查進度，更是結題驗收的重要檢查對象。為了做到有據可循，項目組成員應及時更新實驗、測試、觀察、調查、資料整理等工作記錄，以備檢查。重要的設計圖紙、數據處理文件、照片及錄像帶等材料，應交由科研助理妥善保存。對于行政管理事務，科研助理應遵照“有流程、有依據”的要求來記錄入冊，并做好文件編排工作。特別注意各類紅頭批文、已簽字蓋章的協議等重要文件的留存。

界定成果產出：盡管項目組要倡導全方位的成果產出，但是更應該做好相關的界定工作。從內容上而言，成果需與研究內容相關、標注資助項目號。從時間上而言，論文投稿時間和接收時間必須在項目開展期內。從人員上而言，成果的完成人需是項目組成員。從這三方面來界定成果管理，則能夠避免濫竽充數的情況。

及時準確歸檔：項目執行的各階段材料要及時、準確、按照統一標準來歸檔，不僅能實現材料使用價值的最大化，也能從容應對突擊檢查。項目立項階段，必須保存申報書、立項批復、任務合同書及重要往來函件。如果有保密協議、預算申訴材料，也需納入歸檔范圍；項目進展階段，必須保存年度執行報告、重要成果的原始工作記錄。如果有申請變更，則變更批復等材料也需歸檔；項目驗收階段，必須保存驗收申請書及承諾書、審計報告等材料。如果有第三方評估報告、產業化審核報告等成果轉化類文件，也需歸檔。

3.2.2 財務管理——依法合規、勿踩紅線

經費使用要合法：合規合理的經費使用，是項目開展與審計驗收的基礎。項目經費到位后，應當及時準確對參與單位撥付，避免因為延遲撥付或無故不撥付而影響項目正常運轉。經費支出要規范、相關、合理，避免以下情況出現：套取、截留、擠占、挪用、違規外撥、轉移科研經費；提供虛假的財務會計資料；未按規定執行和調整預算；資金使用存在違規問題而不整改等問題。財務檔案保存要清晰、合規，應根據預算書內進度來開支經費，盡量做到執行率不超前、也不滯后。

預算調整要規范：在項目開展過程中，由于實際與預期存在差別，預算調整時有發生。如果出現預算調整，應當詳細說明具體原因，咨詢相關部門，并履行必要的審批手續。原則上，任務考核指標不予調減，預算調整有一定的比例限制。調整事項需要獲得專業機構批文方可生效，在此之前需按照原定任務書來執行。

4 “有秩”——有規可依、監督落實

4.1 制定規定，有章可循

所謂無規矩不成方圓，如果沒有制度約束，團隊就會成為一盤散沙，無法按時完成計劃任務[15]。因此，各項目組應當參照相關制度，制定內部管理規定，做到有章可循，以此厘清“松”與“緊”的邊界，在規范日常操守的同時活躍科研氣氛。內部管理規定應當明確各方工作職責、制定責任體系，內容涵蓋從項目啟動、年度進展到中期評估、結題驗收的全過程。與此同時，如果上級部門做出政策調整，項目組內應當及時響應。

4.2 各司其職，團結一心

新形勢下，項目組內成員各司其職、團結一心是完成任務的基礎，也能夠有效避免成員間積極性不一等情況。項目負責人對任務完成、經費執行負主要責任。應當根據項目任務書的分工安排，按質按量推進研發進展。全面掌握項目實施情況，做好定期調度和節點控制工作。對于影響項目實施的重大事項和重點問題，應當及時上報專業機構，尋求解決對策。

項目組參與人員對各自的任務、經費開支部分負責。應根據任務書要求，有序開展工作。多參加集中研討、專題交流等活動，及時共享信息，報告研究進展以及獲得的重要突破等。配合項目進展全過程的管理工作，以增加文章、專利、標準等優秀成果的產出。

科研助理主要為項目組提供服務和后勤保障工作，包括報表填寫、經費報銷、材料印制、會議組織、成果推廣等。應當遵守制度、積極參加培訓、學習專業知識、提高文字編輯和材料報送水平、加強與各部門相關人員的溝通，查缺補漏，全面提升服務水平。

4.3 監督檢查，獎懲分明

內部檢查：為督促項目組成員有序推進科研進展，及早發現問題并提出整改建議，項目組負責人可采用項目組外同行評議、第三行評估等工作手段，組織內部定期檢查、不定期抽查。定期檢查包括工作進展報告、中期檢查和結題驗收。不定期抽查可分月度、季度進行，應當根據項目組成員的實際工作來調整。檢查的內容包括人才培養、文章產出、經費開支、成果應用等。

績效評估：獎懲分明有助于調動成員積極性，減少違規行為的發生，因此項目組需要做好績效評估工作。可參照平日檢查結果，對比成果產出，通過第三方評估或組內自評的方式，對于工作成績突出的成員，不分核心成員、參與人員與科研助理，應當在績效發放上予以傾斜，以資鼓勵。對于違規失信等行為，項目組將采取零容忍的態度，上報上級機構處理。獎懲分明，以提升團隊工作積極性。

信息公開：新形勢下，公眾對于高校信息公開提出了新要求，這不僅是公眾的一種權利，更是對管理透明化與制度化的考驗。具體到科研項目組內部，應當通過信息共享系統，適時做好內部信息公開工作，包括會議紀要、工作記錄、科研進展、經費使用明細等材料，接受項目組內全員監督。針對信息公開所暴露的問題，有則改之，以規范日常行為操守。

5 結語

在“放管服”的新形勢之下，科研項目組面臨著諸多新機遇和新挑戰。面對內部過程管理兩頭緊和中間松、重管理和輕科研、核心成員與參與成員積極性不一、信息化程度不足、科研助理制度不健全等問題，項目組應當采取“松緊有秩”的管理辦法，把握好“放”與“管”的事項，厘清“松”與“緊”的邊界，并通過制定項目內部管理規定、落實各方職責、扎實推進工作、加強監督來維持內部秩序。從而能夠在項目組完成既定任務、不違規、不違法的前提下，為科研人員減負，營造輕松的學術氛圍，助力成果產出與協同創新。

［1］國務院.國務院關于改進加強中央財政科研項目和資金管理的若干意見［EB/OL］.［2014-03-12］.http://www.gov. cn/zhengce/content/2014-03/12/content_8711.htm.

［2］侯祚勇.加強新形勢下科研項目的全過程管理［J］.科技與創新，2018（18）：98-100.

［3］陳豐，許敏.高校科研經費“放管服”改革對策研究［J］.教育財會研究，2017，28（3）：40-43.

［4］康文彥，劉彥芝.高校科研項目管理的問題及對策［J］.山東教育（高教），2019（12）：52-54.

［5］陳偉.淺議高校科研項目管理［J］.企業家天地（理論版），2011（6）：111-112.

［6］陳樹.淺談如何提高我國高校科研管理人員水平［J］.黑龍江教育學院學報，2002，21（6）：44-45.

［7］康文彥，劉彥芝.高校科研項目管理的問題及對策［J］.山東教育，2019（12）：52-54.

［8］徐貴伍.論高校科研團隊的建設［J］.教育理論與實踐，2012，32（21）：12-13.

［9］鄭鵬，謝潔芬，倪慧群，等.高校科研管理存在的問題剖析及對策建議［J］.科技與創新，2019（5）：5-7.

［10］中共中央辦公廳.國務院辦公廳印發《關于進一步完善中央財政科研項目資金管理等政策的若干意見》［EB/OL］.［2016-07-31］.http://www.gov.cn/xinwen/ 2016-07/31/content_5096421.htm.

［11］林丹鳳.高校科研財務助理管理模式及其創新［J］.企業改革與管理，2017（14）：152.

［12］中共中央辦公廳.國務院辦公廳印發《關于深化項目評審、人才評價、機構評估改革的意見》［EB/OL］. ［2018-07-03］.http://www.gov.cn/zhengce/2018-07/03/content_5303251.htm.

［13］進一步為科研人員減負：科技部財政部等四部門聯合推進七項行動［EB/OL］.［2019-03-05］.http://www. xinhuanet.com/2019-03/05/c_1124196857.htm.

［14］張耀方，韓海波.大學科研人員減負：緣起、實踐與展望［J］.中國高校科技，2020（Suppl 1）：30-34.

［15］管靖，胡澄宇.淺議高校科研團隊的建設與管理［J］.武漢科技大學學報（社會科學版），2004（1）：22-24.

G311

A

10.15913/j.cnki.kjycx.2020.18.044

2095－6835（2020）18－0111－04

黃榮（1992—），女，碩士，黨政管理人員，主要從事科研項目管理。鄭文俊（1971—），男，博士，教授，主要從事地球動力學研究與科研管理。

〔編輯：嚴麗琴〕