基于內(nèi)部控制的印章管理探微

莊素芳

基于內(nèi)部控制的印章管理探微

莊素芳

（福建省三鋼（集團(tuán)）有限責(zé)任公司，福建 三明 365000）

內(nèi)部控制是企事業(yè)單位整體管理活動(dòng)的重要構(gòu)成，對(duì)于企事業(yè)單位的發(fā)展有著十分重要的影響。印章管理在內(nèi)部控制中占據(jù)重要地位，因此，主要從內(nèi)部控制的5個(gè)核心要素出發(fā)，對(duì)印章管理制度和具體的印章管理流程加以探討，闡明印章管理過程中可能出現(xiàn)的各類風(fēng)險(xiǎn)，力求為提升印章管理水平提供具備參考意義的借鑒。

內(nèi)部控制；印章管理；印章回收；審批流程

所謂印章，是一種具有特殊象征意義的標(biāo)記，其往往代表著某一單位和個(gè)人的身份，具備高度權(quán)威性特征[1]。一旦一份文書材料加蓋單位印章，就標(biāo)志著其內(nèi)容取得了單位的認(rèn)可，在獲得相關(guān)職權(quán)實(shí)行的同時(shí)，也必須承擔(dān)相應(yīng)的責(zé)任與義務(wù)。由于印章具備上述特性，因此印章管理也成為企事業(yè)單位內(nèi)部控制的重要構(gòu)成。企事業(yè)單位應(yīng)從內(nèi)部控制的五方面要素出發(fā)，對(duì)改善印章管理質(zhì)量的路徑展開探索，進(jìn)而有效地規(guī)范印章管理流程，提升自身內(nèi)部控制水平，最大化實(shí)現(xiàn)內(nèi)部控制對(duì)于自身長(zhǎng)遠(yuǎn)可持續(xù)發(fā)展的重要價(jià)值。

1 從內(nèi)部控制的內(nèi)部環(huán)境要素入手改善印章管理質(zhì)量

內(nèi)部環(huán)境是內(nèi)部控制的一項(xiàng)關(guān)鍵要素，直接影響著印章管理工作的規(guī)范性與有效性[2]。從內(nèi)部環(huán)境要素出發(fā)看待印章管理，應(yīng)考察印章管理分工狀況，看印章管理工作中是否實(shí)現(xiàn)了權(quán)責(zé)統(tǒng)一、是否建立了完善的印章管理制度、是否形成了規(guī)范的印章使用審批流程、是否建立了專門的印章管理機(jī)構(gòu)。企業(yè)應(yīng)著力構(gòu)建印章規(guī)范使用方法，在其中詳細(xì)規(guī)定印章刻制細(xì)節(jié)、印章保管要求、印章使用審批流程規(guī)范、印章回收規(guī)范、過期印章銷毀規(guī)范等細(xì)節(jié)性內(nèi)容，重視通過構(gòu)建這一辦法營(yíng)造良好的內(nèi)部環(huán)境，從而為各項(xiàng)印章管理工作打下良好基礎(chǔ)。

2 從內(nèi)部控制的風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估要素入手改善印章管理質(zhì)量

風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估在內(nèi)部控制中發(fā)揮著重要作用，企事業(yè)單位在展開內(nèi)部控制時(shí)，必須考察各項(xiàng)風(fēng)險(xiǎn)性因素，評(píng)估其發(fā)生可能性，然后指定針對(duì)性預(yù)案，進(jìn)而有效規(guī)避風(fēng)險(xiǎn)[3]。對(duì)過往印章管理實(shí)踐進(jìn)行總結(jié)，可以得到印章管理過程中主要存在以下幾方面的風(fēng)險(xiǎn)：①申請(qǐng)使用印章過程中的風(fēng)險(xiǎn)性因素。印章使用語言表述不明確、隨意進(jìn)行印章使用申請(qǐng)，都會(huì)給印章管理造成負(fù)面影響，導(dǎo)致印章管理失去有效性。②印章使用審批風(fēng)險(xiǎn)。審批人缺乏責(zé)任意識(shí)，未按照相關(guān)規(guī)范展開審批，可能引發(fā)一系列風(fēng)險(xiǎn)。在此過程中，如果存在應(yīng)用單位公章隨意開具法律文件的行為，還可能使單位面臨法律風(fēng)險(xiǎn)。③印章使用管理風(fēng)險(xiǎn)。如果印章濫用、遭到盜用、未能有效構(gòu)建相關(guān)印章管理辦法，都可能導(dǎo)致管理風(fēng)險(xiǎn)發(fā)生。針對(duì)這些風(fēng)險(xiǎn)，企事業(yè)單位應(yīng)加強(qiáng)思想認(rèn)識(shí)，合理評(píng)估各項(xiàng)風(fēng)險(xiǎn)發(fā)生的可能性，有效對(duì)風(fēng)險(xiǎn)類別加以識(shí)別，然后指定針對(duì)性內(nèi)部控制措施，切實(shí)有效地避免風(fēng)險(xiǎn)發(fā)生，有效提高印章管理水平。

3 從內(nèi)部控制的具體活動(dòng)要素入手改善印章管理質(zhì)量

控制活動(dòng)要素是內(nèi)部控制中最具實(shí)踐性的要素，也是內(nèi)部控制實(shí)際運(yùn)行的手段。如果不能通過控制活動(dòng)將內(nèi)部控制的理念與要求落到實(shí)處，則內(nèi)部控制的價(jià)值實(shí)際上將無法得到充分實(shí)現(xiàn)。從控制活動(dòng)這一要素出發(fā)規(guī)范印章管理工作，可以將控制活動(dòng)中的授權(quán)審批控制活動(dòng)、不相容職務(wù)分離控制活動(dòng)及績(jī)效考評(píng)控制活動(dòng)有效地實(shí)現(xiàn)內(nèi)部控制與印章管理活動(dòng)的深度融合，從而切實(shí)達(dá)成規(guī)避印章使用風(fēng)險(xiǎn)的目的。企事業(yè)單位可以通過制訂用印登記表，來對(duì)印章使用情況進(jìn)行切實(shí)、有效的管理。用印登記表中應(yīng)包括用印單位、印章使用申請(qǐng)理由、印章使用審批承辦人姓名、審批人姓名、印章使用數(shù)量、相關(guān)管理人員簽字等內(nèi)容，以此實(shí)現(xiàn)對(duì)于相關(guān)信息的有效管理，同時(shí)如果出現(xiàn)用印風(fēng)險(xiǎn)，也可以應(yīng)用這一登記表追究相應(yīng)責(zé)任。企事業(yè)單位應(yīng)重視加強(qiáng)印章管理人員培訓(xùn)工作，注重提升他們的綜合工作能力，增強(qiáng)他們的印章使用風(fēng)險(xiǎn)防范意識(shí)與責(zé)任意識(shí)，確保他們嚴(yán)格按照印章管理辦法和制度中的相關(guān)規(guī)定對(duì)本單位各類型印章進(jìn)行有效管理，從而切實(shí)推動(dòng)印章管理水平提升，有效規(guī)避風(fēng)險(xiǎn)。如果出現(xiàn)印章遺失或者被盜用的情況，企事業(yè)單位應(yīng)及時(shí)更換印章。企事業(yè)單位應(yīng)做好印章回收工作，對(duì)印章進(jìn)行合理分類保管，避免印章管理處于無序狀態(tài)，切實(shí)保證印章管理符合相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范。避免將所有不同類型的印章交由一人集中管理，從而有效防止銀行管理風(fēng)險(xiǎn)發(fā)生，切實(shí)遵循不相容職務(wù)分離原則，有效促使權(quán)責(zé)統(tǒng)一，從而保證工作人員以高度責(zé)任意識(shí)進(jìn)行印章管理工作[4]。

4 從內(nèi)部控制的信息溝通要素入手改善印章管理質(zhì)量

內(nèi)部控制工作必須重視加強(qiáng)信息溝通，只有當(dāng)信息在企事業(yè)單位內(nèi)部實(shí)現(xiàn)高效流通時(shí)，企事業(yè)單位才能真正高效地完成相關(guān)管理工作。為此，企事業(yè)單位必須著力構(gòu)建高效的信息溝通機(jī)制，重視加快內(nèi)部信息流通速度、提升內(nèi)部信息溝通效率，以此便于個(gè)性內(nèi)部控制工作展開。在向員工傳達(dá)信息的同時(shí)，企事業(yè)單位也需要調(diào)動(dòng)員工及時(shí)對(duì)印章管理方面的信息進(jìn)行反饋，根據(jù)他們所反饋的內(nèi)容，對(duì)比預(yù)期目標(biāo)與實(shí)踐成果，從而有效地對(duì)印章管理加以規(guī)范，進(jìn)一步改善內(nèi)部信息流通狀況。企事業(yè)單位應(yīng)著力構(gòu)建高效信息溝通機(jī)制，保證信息能夠在企業(yè)內(nèi)部自上而下、自下而上或是同級(jí)之間橫向高效傳遞、展開溝通，以此構(gòu)建出良好的內(nèi)部控制環(huán)境，有效提升內(nèi)部控制水平。對(duì)于員工的合理建議，企事業(yè)單位應(yīng)認(rèn)真加以采納，從而進(jìn)一步完善印章管理工作。

5 從內(nèi)部控制的監(jiān)督管理要素入手改善印章管理質(zhì)量

通過構(gòu)建內(nèi)部控制環(huán)節(jié)、展開高效風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估、實(shí)踐具體控制活動(dòng)、加深信息傳遞溝通，企事業(yè)單位已經(jīng)基本構(gòu)建起印章管理的內(nèi)部控制框架，因此，記下來企事業(yè)單位需要構(gòu)建監(jiān)督管理機(jī)制，對(duì)于以上4方面要素進(jìn)行高效追蹤、監(jiān)督，并根據(jù)考察結(jié)果提出相應(yīng)完善方案，從而確保以上4項(xiàng)內(nèi)部控制要素始終發(fā)揮其積極作用。為此，企事業(yè)單位應(yīng)完善頂層設(shè)計(jì)，制訂印章管理監(jiān)督制度，設(shè)置專門的監(jiān)督機(jī)構(gòu)對(duì)印章管理部門進(jìn)行有效監(jiān)督，從而提高風(fēng)險(xiǎn)防范能力[5]。與此同時(shí)，企事業(yè)單位應(yīng)對(duì)監(jiān)督信息進(jìn)行深入分析，發(fā)現(xiàn)其中存在的問題，科學(xué)把握問題成因，從而提出有針對(duì)性的解決策略，有效提升印章管理水平。此外，企事業(yè)單位還應(yīng)明確各項(xiàng)印章管理細(xì)節(jié)落實(shí)責(zé)任單位，為印章管理改進(jìn)措施落實(shí)制訂相應(yīng)計(jì)劃，明確各個(gè)時(shí)間點(diǎn)，對(duì)管理實(shí)效進(jìn)行全面評(píng)估，從而實(shí)現(xiàn)對(duì)印章管理的全面控制，將印章管理風(fēng)險(xiǎn)發(fā)生可能性降到最低，切實(shí)提升印章管理水平，最大化實(shí)現(xiàn)印章這一重要象征的內(nèi)在價(jià)值。

6 結(jié)束語

總而言之，基于印章管理在企事業(yè)單位內(nèi)部控制中的重要價(jià)值，企事業(yè)單位應(yīng)積極響應(yīng)加強(qiáng)內(nèi)部控制的號(hào)召，結(jié)合內(nèi)部控制的5方面要素（內(nèi)部環(huán)境要素、風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估要素、控制活動(dòng)要素、信息溝通要素、監(jiān)督管理要素），對(duì)改善印章管理質(zhì)量的創(chuàng)新路徑展開深度思考，力求切實(shí)提升印章管理與內(nèi)部控制水平。為此，企事業(yè)單位應(yīng)加強(qiáng)思想認(rèn)識(shí)，充分理解印章的特征、印章管理在內(nèi)部控制中的地位，同時(shí)注重結(jié)合自身實(shí)際內(nèi)部控制情況，積極有效地展開相關(guān)探索，構(gòu)建最符合實(shí)際內(nèi)部控制需求的印章管理模式。

［1］孫靜.企業(yè)印章規(guī)范管理與日常問題思考［J］.環(huán)球市場(chǎng)信息導(dǎo)報(bào)，2016（37）：57.

［2］陳仕清，張雪蓮，吳國(guó)弘.基于內(nèi)部控制的印章管理［J］.現(xiàn)代國(guó)企研究，2015（24）：135.

［3］何萍.淺議企業(yè)印章管理的風(fēng)險(xiǎn)及建議［J］.科技經(jīng)濟(jì)導(dǎo)刊，2017（25）：224.

［4］劉革.企業(yè)印章管理的法律風(fēng)險(xiǎn)初探［J］.法制博覽，2018（29）：151.

［5］雷玉文.加強(qiáng)印章管理規(guī)范化及對(duì)策分析［J］.管理觀察，2015（6）：174-175.

2095－6835（2020）10－0106－02

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10.15913/j.cnki.kjycx.2020.10.046

〔編輯：張思楠〕