試論做好辦公室行政事務管理的有效路徑

陳木春

新時期行政事務管理的必要性、緊迫性和特殊性愈加突出，這就要求我們需要認真梳理辦公室行政事務管理工作的主要特征，突出其管理助手、決策助手、執(zhí)行助手的中心職能，針對權責關系、相關制度、人員素質等方面面臨的問題，提出全面提升管理水平的有效路徑。全面提高管理能力，對于快速推進單位各項政策制度的執(zhí)行落實，協(xié)調、檢查督促各職能部門工作的落實、高質量、高效率做好服務保障等方面工作，具有十分重要的意義和作用。

一、新時代辦公室行政事務管理的主要特征

1.服務性。新時代做好服務就是行政事務管理的最大的特色，主要反映在為單位領導分憂，為基層群眾服務，為單位各部門之間的溝通提供服務與協(xié)調、督促作用，以此創(chuàng)新行政事務管理的水準和效率，并促進機關單位工作的全面高效運行。

2.繁雜性。新時代辦公室行政事務管理工作所涉及的工作內容繁雜、瑣碎、重復，無論大事小事，都需要辦公室人員認真思考每個工作環(huán)節(jié)的管理。面對工作種類繁雜，稍有不慎，就會阻礙單位整體工作正常的運行，產(chǎn)生一系列不良的問題和影響。

3.難度性。新時代的形勢發(fā)展要求管理工作具有一定的系統(tǒng)思維和開放理念，既要適應領導處理事務的作風，也要正確對待各種關系之間的聯(lián)系。同時，管理職能也發(fā)生了重大轉變，由過去的以管理為中心的政府轉變?yōu)橥怀龇铡⒆⒅胤ㄖ巍⑥k事高效、處事廉潔的政府，從而使處理事務的方式也跟著轉變，這些都給行政事務管理帶來一定難度和壓力。

二、新時代辦公室行政事務管理的職能

1.管理助手職能。新時代辦公室行政事務管理工作是為整個單位發(fā)展建言獻策，是領導層的堅強、有力后盾和助手，其作用和功能對于領導層來說是不言而喻的。

2.決策助手職能。對相關單位而言，辦公室處理事務的能力往往對決策產(chǎn)生關鍵性的影響。辦公室的有關人員必須在單位領導層在做出決策之前，對有關事項、決策效果等情況進行前期全面而又詳細地調研，為領導層作出正確的決策發(fā)揮重要的作用。

3.執(zhí)行助手職能。單位領導層布置的工作任務、下達的指示精神，都是要通過辦公室行政事務管理工作人員進行傳達、貫徹、督促、落實。因此，辦公室做為核心處室，對于單位來講必須發(fā)揮不折不扣的助手職能。

三、新時代辦公室行政事務管理還有可提升空間

1.在行政管理責任體系方面。由于目前辦公室的相關行政事務管理還存在職責界限不清晰的現(xiàn)象，導致一些履行管理職能人員承擔了很多額外的事務。同時，還會造成工作混亂，責任不清的現(xiàn)象一旦出現(xiàn)，辦公室人員不會及時站出來承擔相應的責任，降低了處理事務的效率，面且也對其它部門的正常運行產(chǎn)生阻礙。如果問題嚴重，還可能導致單位的管理體系無法發(fā)揮相關功能，對本部門和社會生產(chǎn)極其重大影響，從而大大降低了部門的形象。

2.在行政管理制度方面。現(xiàn)階段，有些行政事業(yè)單位在制度建設方面還存在不完善的地方，導致相關的管理人員在處理相關事務時缺乏相應的依據(jù)，使其相關的事務難以順利進行，對機關單位整體事務的高效運行產(chǎn)生反作用力。

3.在行政人員能力素質方面。人的因素是至關重要的，新時代對單位職員的素質有了更加明確的規(guī)定，雖然現(xiàn)在要求職員的學歷都是本科以上，但是，綜合能力不足問題還是比較突出，主要表現(xiàn)在幾個方面，一是缺乏工作專業(yè)素質。一些人員不夠專業(yè)，其個人素質與單位要求不一致。二是缺乏工作經(jīng)驗。一些辦公室行政事務管理工作人員大部分是新入職的人員，他們缺少一定的工作經(jīng)驗，能力也不足。三是缺乏工作責任心。一些有能力的行政事務管理工作人員沒有得到提拔或重視，出現(xiàn)了工作積極性不高的現(xiàn)象，工作馬虎責任心不強。

四、做好新時期辦公室行政事務管理的對策措施

1.完善行政事務管理工作責任體系。針對辦公室行政事務管理工作責任不明的現(xiàn)象，各單位必須要高度重視，明確工作責任范圍，并制定相應的制度，要轉變對辦公室行政事務管理工作的認識，不要隨意安排工作，做到一崗一職或一崗一事。這樣有益于工作職責的落實，更好全面展示行政事務人員個人素質。正如大家耳熟能詳?shù)囊粋€故事：一個和尚有水喝，三個和尚沒水喝的道理一樣。關鍵不在于是否人多力量大，而是探索發(fā)揮人員相互補位優(yōu)勢，提升工作效能的權責體系。從而使辦公室行政事務管理工作有序開展，使機關單位整體管理工作水平更加的規(guī)范化、科學化、制度化，并且使機關單位整體工作高效運行。

2.完善行政事務管理工作制度。規(guī)范完整的系列工作規(guī)范制度能使單位各方面工作有序開展。一要完善單位的制度設計。要從體現(xiàn)制度的優(yōu)越性入手，產(chǎn)生對員工活力正向激勵，從而能夠全面促進創(chuàng)新，簡化做事程序，營建和諧的辦事環(huán)境，提高處理事務效率。要健全完善現(xiàn)有制度，補充增加績效考評等制度，清理不規(guī)范、不合理制度，要完善責任追究機制、監(jiān)督機制、獎懲機制。隨著責任的不斷明確，可以依據(jù)機制管人管事，更有力地推進工作。二要對單位的行政事務工作進行全面監(jiān)督。監(jiān)督可以使單位的各項工作能夠按照正常的要求展開，也能使單位的各種決策順利進行。這就需要從事辦公室行政事務管理的工作人員持續(xù)提高自己的執(zhí)行力，加強對各項工作推行情況和決策執(zhí)行情況進行全面有效地監(jiān)督，確保工作的順利進行。

3.提升行政事務管理人員的綜合能力。一是加強理論政策素養(yǎng)。辦公室行政事務工作人員要認真學習中央的新精神、新政策、新要求，以及省市（縣）、區(qū)的相關精神。二是加強業(yè)務知識學習。按照單位制定的“業(yè)務大學習、能力大提升”方案有計劃、有針對性地學習，接觸新知識、新理念，開展各種業(yè)務活動，要利用業(yè)余時間學習政治、經(jīng)濟、法律、心理學、管理類等方面知識，要熟悉業(yè)務辦理流程，統(tǒng)一業(yè)務辦理流程，明確工作職責，強化責任意識、擔當意識，不斷提高服務能力和管理水平，適應新時代下對工作崗位的新要求。樹立“終身學習”的理念，要形成善于學習、樂于學習、注重學習的氛圍，要把所學知識運用到工作實際中，有效提高工作能力和工作實效，真正做到學以致用、學以修身、學以資政、學以經(jīng)世，促進工作。把學習當作一種品質、一種生活習慣，才能完善自己的思維，通過學習來實現(xiàn)工作的優(yōu)化，增長自己的工作才干，從而提高專業(yè)素質和綜合素質。三是增強服務單位的能力。辦公室作用極其重要，行政事務管理人員應該根據(jù)新時代的需要，為本單位的職能履行積極建言獻策，做好各方面工作。要適應形勢發(fā)展需要，把握大局，做好協(xié)調、提出創(chuàng)新建議，積極施展參謀和助手能力。要強化責任意識，擔當意識，主動意識，凡事提前謀劃，提前準備。四是強化服務保障能力。辦公室行政事務人員要正確樹立新時代以人民發(fā)展為中心的理念，培養(yǎng)敬業(yè)愛業(yè)、展示樂于奉獻的活力和求真務實、真抓實干的工作作風。要做好機關單位日常事務性工作，及時了解和解決單位人員的問題和困難，工作中必須做到熱情服務，耐心細致，進一步提高服務能力和保障能力。

4.建立辦公室管理信息化系統(tǒng)。隨著技術的進步信息技術使用的范圍越來越廣，為了提高管理精度和效率，在日常處理事務過程中要大量采用相關技術，對電子化平臺也提出了更高的要求，為機關工作及服務社會需要提供技術保障。因此，信息資源和技術對行政管理至關重要，利用各種管理系統(tǒng)可以大大提升辦事便利性，同時也可以有效降低成本。這就要求職員要積極提升與自身發(fā)展必要的技術能力，千方百計運用技術，并在實踐中創(chuàng)新管理模式，有效促進辦事效率的提升，充分彰顯信息技術在管理過程中的技術力量。行政事業(yè)單位要在經(jīng)費和改造提升技術上給予大力幫助，保證各項工作的有序進行。而且，管理部門在構建管理系統(tǒng)進程中，要很好關注技術性，聘請專業(yè)的技術精英，實現(xiàn)信息化工作順利進行并加強安全管護，防止泄密，造成重大損失。此外，機關單位的領導也要為辦公室相關工作人員提供培訓與學習的機會，在管理的過程中做到以人為本，調動大家的工作積極性和集體榮譽感，從而促進單位的整體工作健康有序發(fā)展。

新時代辦公室行政事務管理工作對機關單位有效運作起到壓艙石作用，是單位整體工作高效、有序運行的必要條件，能促使單位激發(fā)更高效能、更井然秩序、更優(yōu)異作為。新時代下建構全面提升辦公室行政事務管理工作的有效路徑，需要把握好職責的特征之要、職能之機、提升所在、對策所依。將特、職、升、策四位一體的系統(tǒng)化、制度化、硬核化，不斷創(chuàng)新管理事務方式方法，提高自身的綜合素質、專業(yè)素質和能力，從而使單位整體工作更加高效，為經(jīng)濟社會貢獻力量。

（作者單位：中共福建省南平市委黨校）