基于業(yè)財融合的A醫(yī)藥零售公司財務信息化系統(tǒng)優(yōu)化探析

雷陽

[摘 ? ?要] 在業(yè)財融合的政策導向和現(xiàn)代信息技術不斷進步的共同推動下，企業(yè)財務信息化系統(tǒng)的升級優(yōu)化也在不斷加速中。醫(yī)藥零售公司由于經(jīng)營地點分散，采購、保存、銷售和回款的數(shù)據(jù)復雜繁多等特征導致財務數(shù)據(jù)與業(yè)務數(shù)據(jù)難以實時同步，給管理層進行經(jīng)營管理和戰(zhàn)略規(guī)劃帶來不便，并且線上流程制度的不完善也使得財務人員工作壓力較大。文章結合目前A醫(yī)藥零售公司財務信息化系統(tǒng)存在的問題，在問題分析的基礎上對A公司財務信息化系統(tǒng)的優(yōu)化進行探析，以改善現(xiàn)有問題。

[關鍵詞] 業(yè)財融合;財務信息化;財務系統(tǒng)優(yōu)化

doi ： 10 . 3969 / j . issn . 1673 - 0194 . 2020. 19. 030

[中圖分類號] F232 ? ?[文獻標識碼] ?A ? ? ?[文章編號] ?1673 - 0194（2020）19- 0069- 03

1 ? ? ?引 ? ?言

隨著21世紀“互聯(lián)網(wǎng)+”時代的到來，大數(shù)據(jù)、信息集成等產業(yè)對社會經(jīng)濟發(fā)展產生了意義深遠的影響。在信息大爆炸環(huán)境下，企業(yè)的激烈博弈和經(jīng)濟市場的瞬息萬變都表明當下企業(yè)所處環(huán)境的復雜，在這種局勢下，緊跟政策指引，把握時代動向，才能在市場優(yōu)勝劣汰的機制中保持穩(wěn)定發(fā)展。

財政部在《管理會計基本指引》中強調，要以業(yè)務流程為基礎，利用管理會計理念與方法，將財務與業(yè)務有機融合，從而使會計從核算職能走出，提升財務管理技能，助力財務工作由事后性向業(yè)務前端進行拓展，從而推動企業(yè)經(jīng)營管理和會計工作的轉型與升級。利用先進的信息化技術，打造智能企業(yè)集成平臺系統(tǒng)，能夠提升員工工作效率、整合企業(yè)多種數(shù)據(jù)，有利于企業(yè)各部門及時了解內部工作運行動向和數(shù)據(jù)，有助于企業(yè)管理層掌握精確經(jīng)營業(yè)務數(shù)據(jù)和重要財務數(shù)據(jù)，做出準確決策，幫助企業(yè)在市場中搶占先機，占據(jù)高地。

目前大多企業(yè)內部信息化系統(tǒng)搭建不夠完善，雖然擁有多種企業(yè)經(jīng)營業(yè)務系統(tǒng)和財務系統(tǒng)，但最大的局限性在于各個系統(tǒng)間難以連通，數(shù)據(jù)在企業(yè)內部傳輸存在嚴重壁壘，經(jīng)常出現(xiàn)部門間信息不對稱情況。信息技術的進步為企業(yè)信息化系統(tǒng)建設提供了基礎力量，而搭建上層建筑則需要企業(yè)在當前內部信息化程度上做出改變，進行嘗試和創(chuàng)新。通過完善和優(yōu)化企業(yè)現(xiàn)有財務信息化系統(tǒng)，融合多部門業(yè)務數(shù)據(jù)，可以生成更加準確的經(jīng)營數(shù)據(jù)，消除“信息孤島”對企業(yè)經(jīng)營管理的不利影響。

2 ? ? ?業(yè)財融合的內涵

業(yè)財融合是指企業(yè)在經(jīng)營管理過程中，將業(yè)務與財務相結合，從而實現(xiàn)經(jīng)濟活動中業(yè)務數(shù)據(jù)和財務數(shù)據(jù)的同步一體化。長久以來企業(yè)各部門間的信息不對稱情況一直存在，究其根本是在于各部門數(shù)據(jù)沒有實現(xiàn)連通，尤其是出現(xiàn)在為企業(yè)創(chuàng)造價值的業(yè)務部門和管控企業(yè)資金的財務部門之間，對企業(yè)的影響則更加突出。業(yè)務部門在工作時如果對財務規(guī)定不夠了解，可能會在業(yè)務活動中給企業(yè)帶來潛在財稅風險。同理，若財務不了解公司業(yè)務，則難以利用財務理念分析經(jīng)營業(yè)務的準確需求或問題所在，對企業(yè)獲取更好的效益的幫助甚微。由此可見，業(yè)務和財務分別作為企業(yè)經(jīng)營管理的核心與支柱，對企業(yè)獲得效益的最大化有著舉足輕重的作用，只有實現(xiàn)業(yè)財融合，才能提升企業(yè)的運行效率，擴大企業(yè)價值。

2.1 ? 業(yè)財融合的特點

業(yè)財融合是逐漸擴大企業(yè)財務管理涉及范圍的過程，主要表現(xiàn)在改變財務工作僅事后核算與監(jiān)督的工作模式，將財務工作沿業(yè)務活動鏈條前移，形成事前預測、事中核算、事后分析的全面介入和管理的工作模式。

2.1.1 ? 深度連通性

業(yè)財融合旨在打破業(yè)務工作與財務工作之間的壁壘，推進業(yè)務與財務的融通，促進企業(yè)有效經(jīng)營。在企業(yè)日常運行中，普遍存在財務工作與業(yè)務活動兩環(huán)節(jié)相脫節(jié)的情況。業(yè)務系統(tǒng)和財務系統(tǒng)的相互獨立，使得業(yè)務數(shù)據(jù)無法傳送到財務系統(tǒng)中，導致財務人員不了解業(yè)務運行動向和活動進行情況，在記賬、核算等與業(yè)務關聯(lián)緊密的財務環(huán)節(jié)存在出錯的可能。而業(yè)財融合可以合理規(guī)避這些潛在風險，幫助財務人員了解業(yè)務運行情況，獲取業(yè)務數(shù)據(jù)，通過財務口徑提供更好的業(yè)務運營方向。

2.1.2 ? 效率有效性

業(yè)財融合可以將內部業(yè)務系統(tǒng)與財務系統(tǒng)進行融合與集成，可以形成更高效的辦公流程，財務人員可以介入業(yè)務活動中，業(yè)務人員在辦公流程上可以看到財務工作的穿插，既解決了財務人員不熟悉業(yè)務的問題，也規(guī)避了業(yè)務人員因不懂財務規(guī)范而帶來的潛在財稅風險，提升辦公效率，推進工作有效進行。

2.2 ? 業(yè)財融合下財務信息化系統(tǒng)升級的必要性

業(yè)財融合是業(yè)務和財務進行一體化融合過程，企業(yè)需要在此基礎上搭建載體，從而保證業(yè)財融合得到更好的推進。財務系統(tǒng)作為企業(yè)資金、賬目、財務數(shù)據(jù)輸入與輸出的口徑，在經(jīng)營管理上具有貫穿性。如果將財務總賬與業(yè)務系統(tǒng)進行連通，在財務系統(tǒng)端口上搭建外部業(yè)務軟件系統(tǒng)，企業(yè)根據(jù)自身的業(yè)務特點將業(yè)務信息化的數(shù)據(jù)向財務信息化系統(tǒng)內進行導入，從而實現(xiàn)信息、數(shù)據(jù)在業(yè)務和財務之間的有序傳送。醫(yī)藥零售行業(yè)，業(yè)務鏈條多為“采——存——轉——銷”的模式，除擁有財務信息化系統(tǒng)、OA系統(tǒng)以外，還具有與其行業(yè)特征緊密相關的業(yè)務系統(tǒng)，在業(yè)務系統(tǒng)中可以對業(yè)務活動進行輸入輸出記錄。由于該業(yè)務系統(tǒng)具有實時性，而財務系統(tǒng)相對具有一定的記賬時間選擇性，所以在一定程度上存在時間差的影響，出現(xiàn)業(yè)務數(shù)據(jù)與財務數(shù)據(jù)無法保持一致性的情況。構建企業(yè)新型財務信息化系統(tǒng)，可在采購、入庫、調轉、銷售等多種業(yè)務環(huán)節(jié)進行業(yè)財信息化系統(tǒng)融合，匯總分析實時業(yè)務數(shù)據(jù)，判斷正在進行中業(yè)務的利潤點或增值點，從而幫助管理層做出決策。同時在以業(yè)務環(huán)節(jié)為基礎的費用報銷、付款審批、借款申請等流程中合理穿插財務環(huán)節(jié)的審核，有利于實時掌握企業(yè)資金的動向，理清資金往來賬目。

3 ? ? ?A醫(yī)藥零售公司現(xiàn)有財務信息化系統(tǒng)存在的問題及分析

A公司是一家以中西藥、保健品、醫(yī)療器械銷售為主營業(yè)務的醫(yī)藥零售公司，公司成立于2008年，下屬2家同業(yè)務子公司，目前共有門店100余家。商品銷售主要針對陜西省內本土零售業(yè)務，門店分布省內橫跨多個不同城市區(qū)域，每個門店配備至少3名店員和1名執(zhí)業(yè)藥師進行輪班制上崗工作。采購、調貨、銷售、庫存盤點等業(yè)務活動均在業(yè)務時點信息系統(tǒng)進行記錄匯總，財務工作使用的財務信息系統(tǒng)為用友U8版本。

3.1 ? 藥品入庫及門店間貨位調撥無法自動接入財務系統(tǒng)，導致月末結賬會計工作量巨大

藥品的入庫和貨位調撥由商品部在業(yè)務時點系統(tǒng)中進行輸入，但業(yè)務時點系統(tǒng)未與財務系統(tǒng)進行即時接入，月末結賬時需要按各門店數(shù)據(jù)分別進行匯總記賬，會計人員工作量較大。

3.2 ? 銷售收入記賬過于煩瑣，難以實時確認數(shù)據(jù);庫存盤點依賴紙質版盤點報告，影響財務工作效率

醫(yī)藥產品銷售量及金額是由各門店在業(yè)務時點系統(tǒng)實時生成的每日已日結銷售數(shù)據(jù)進行確認的，由于醫(yī)藥類別的區(qū)分導致銷售藥品的稅率各不相同，其中還存在預收貨款或門店多繳銷售款的情況，需要人工進行多種換算，會計人員在月末最后一天將業(yè)務時點系統(tǒng)內當月所有銷售數(shù)據(jù)進行導出，經(jīng)過匯總整理后統(tǒng)一在月末結賬時輸入財務信息系統(tǒng)中，導致月末結賬需要完成的工作過多，容易出錯。庫存盤盈盤虧情況在各門店進行盤點后，由各店長在業(yè)務時點系統(tǒng)進行輸入，由于需要上級領導進行逐級審批及簽字后才能入賬，所以盤點報告每次盤點后都要以紙質版形式跨區(qū)域寄送總部等待審批，在記賬的及時性和實效性上存在一定的延遲，影響財務工作效率。同時紙質版盤點報告如果保存不及時或放置不規(guī)范，容易出現(xiàn)丟失情況。

3.3 ? 費用報銷流程過于依賴線下紙質化報銷形式;個人借款依靠會計人員人工審查，月末結賬時間較為緊張時易出現(xiàn)審核疏漏

費用報銷因需要原始票據(jù)和領導逐級審批，所以A公司費用報銷主要是以紙質化形式提請審批，跨區(qū)域寄送至總部，再進行領導逐級審批，最后遞交至財務部。費用報銷在流程上耗費過多時間，由于依靠紙質化審批，領導難以抽調出整個工作時間段進行審閱，以至于時常出現(xiàn)月末結賬，但費用報銷審批單還未及時遞交至財務部的情況，影響財務工作進程。由于A公司員工以先借款再報銷形式辦理公司事務的情況較為普遍，所以在核銷個人往來費用時，會計人員需要經(jīng)常核查對比員工借款與費用報銷的情況，如果核查不夠及時和仔細，可能會帶來應收款項長期未收回、費用報銷與個人借款不符的風險。

3.4 ? 銷售回款渠道多樣，外部回款軟件沒有適當與公司財務系統(tǒng)進行融通，應收賬款往來核算相對復雜

醫(yī)藥零售行業(yè)銷售回款的方式較為多樣，除了傳統(tǒng)的現(xiàn)金交易模式，還有現(xiàn)今零售業(yè)較為普遍的支付寶、微信支付以及電商銷售形式下產生的餓了么、京東電商、藥聯(lián)健康等回款方式，包括還有醫(yī)藥行業(yè)所特有的省市醫(yī)保卡回款。多種回款方式下，每種回款方式的具體回款特點也略有不同，質保金、手續(xù)費扣除等多樣形式，都要以各門店的各種回款方式在部門進行歸類記賬，會計人員無論在記賬還是事后核查往來時，業(yè)務都較為復雜。

3.5 ? 財務報表系統(tǒng)功能有待進一步完善

A公司除了自身公司外，還擁有兩家省內跨區(qū)域經(jīng)營的醫(yī)藥銷售子公司，每月進行母子公司賬表合并時，因母子公司財務系統(tǒng)不連通，只能各公司分別出具各自報表，后經(jīng)由總部財務人員進行手工報表合并，工作高效性受到影響。

4 ? ? ?基于現(xiàn)有問題對財務信息化系統(tǒng)進行優(yōu)化設計

4.1 ? 連通業(yè)務系統(tǒng)與財務系統(tǒng)，突顯數(shù)據(jù)的統(tǒng)一性與實時性

針對業(yè)務數(shù)據(jù)與財務系統(tǒng)無法實時統(tǒng)一導致月末結賬財務工作量巨大的問題，可在財務信息化系統(tǒng)上搭建外部接口，引入業(yè)務時點系統(tǒng)中的數(shù)據(jù)，在醫(yī)藥產品采購入庫及門店間貨位調撥業(yè)務模塊設定賬目起止日期，以日結或月結數(shù)據(jù)導入財務系統(tǒng)，設定與之匹配的憑證模板，這樣采購部門在業(yè)務時點系統(tǒng)中所輸入的每一次入庫數(shù)據(jù)和商品部當月所做的所有醫(yī)藥產品門店間的貨位調撥數(shù)據(jù)都可以按照每日或每月的匯總形式清晰準確地計入財務系統(tǒng)中，會計人員只需月末結賬時進行核查是否有錯誤即可。同時，銷售收入的確認也可將業(yè)務時點系統(tǒng)中顯示的各門店實時銷售收入情況按照銷售醫(yī)藥產品的稅率為分類依據(jù)，在此基礎上設定對應銷售財務憑證模板，月末時可以手動或自動導入財務系統(tǒng)生成記賬憑證，會計人員在每月結賬前結合業(yè)務時點系統(tǒng)中的數(shù)據(jù)對各門店各稅率醫(yī)藥產品銷售收入情況和銷項稅進行核查即可。連通業(yè)財信息系統(tǒng)，可以保持財務數(shù)據(jù)與業(yè)務數(shù)據(jù)的實時性與一致性，推進業(yè)財融合，引導會計人員職能由核算會計向管理會計轉型。

4.2 ? 優(yōu)化借款、報銷和審批線上流程，把控業(yè)務經(jīng)營動向和進度

為避免費用報銷、借款流程占用當月較長時間，出現(xiàn)結賬時間緊迫、業(yè)務繁雜的情況，可以將OA系統(tǒng)與財務系統(tǒng)相應模塊進行連通，對線上費用報銷流程進行升級，突出原始憑證影像化以及審批的智能實效性。報銷人在OA系統(tǒng)中提請借款流程，通過財務系統(tǒng)中個人借款往來數(shù)據(jù)記錄，系統(tǒng)自動提醒是否符合“一單一清”的借款規(guī)定或是否符合員工所在部門當年預算要求，即員工是否存在尚有借款未還清或開支超出預算的情況。若不符合，則不進行后續(xù)審批流程，系統(tǒng)直接駁回借款申請或提醒進入費用報銷流程清繳未還借款。在費用報銷流程中，員工通過遞交完整原始票據(jù)、憑證、合同等電子影像版資料提請費用報銷請求，主管部門領導逐級查閱電子資料進行線上審批，會計人員在其之后介入費用報銷流程對影像版原始票據(jù)和預生成記賬憑證進行審核，審核通過后才可進入財務部門主管及公司總經(jīng)理的線上審批。在線上審批完全結束后，通過OA系統(tǒng)與財務系統(tǒng)總賬接口，生成相應記賬憑證，并提醒出納進行付款。優(yōu)化財務信息系統(tǒng)，將會計記賬核算模塊、費用報銷審批模塊和預算管理模塊數(shù)據(jù)進行連通共享，可以幫助財務人員和公司管理人員掌握業(yè)務項目的動向及進程，避免出現(xiàn)舞弊行為，同時可以解決A公司財務現(xiàn)有問題，縮短財務審批記賬周期，提升財務工作效率。

4.3 ? 設立端口集中外部關聯(lián)方與財務系統(tǒng)數(shù)據(jù)，嚴控財務賬務往來

為促進業(yè)財融合，便于掌握公司應收賬款的往來情況，企業(yè)應對自有業(yè)務時點系統(tǒng)進行優(yōu)化，確保每日業(yè)務銷售收入按照門店分類可劃分至各個回款途徑，從而保證最終導入財務系統(tǒng)所生成的回款憑證無誤。并且可將與公司業(yè)務相關的外部關聯(lián)方數(shù)據(jù)進行融通，對多種回款渠道、供應商往來和銀行往來數(shù)據(jù)進行開設線上核對業(yè)務，提升數(shù)據(jù)真實準確性，避免出現(xiàn)虛構收入或造假行為，還可以降低人工操作產生的錯誤操作風險，保證賬款往來金額情況屬實。

4.4 ? 完善財務系統(tǒng)財務報表的共享，推進母子公司財務信息一體化

統(tǒng)一母子公司財務系統(tǒng)、賬套配置和報表邏輯，保持母子公司間會計核算方法一致，可以在財務信息系統(tǒng)中構建財務數(shù)據(jù)共享生態(tài)，一是方便子公司上報各類財務數(shù)據(jù)指標和報表，二是便于母公司對子公司經(jīng)營數(shù)據(jù)及狀況進行監(jiān)督和管理，減少不必要的上報程序，減少人工核算及匯總操作。通過財務系統(tǒng)自動提取數(shù)據(jù)指標的設定，從而實現(xiàn)母子公司間扁平化數(shù)據(jù)傳送形式，實現(xiàn)報表合并的高效性和準確性，同時提升公司財務報表的質量。

5 ? ? ?結 ? ?語

懂專業(yè)懂業(yè)務，是衡量財務人員處理財務事務能力的標準之一。在國家政策的引導號召下，業(yè)財融合會逐漸普遍，業(yè)務和財務的一體化也會成為企業(yè)制定規(guī)章制度、管理流程的一大考慮因素。所以，要想在市場變化潮流中搶占先機，企業(yè)財務信息化系統(tǒng)的升級優(yōu)化則顯得尤為重要。更加智能的財務信息系統(tǒng)可以幫助企業(yè)財務人員提高工作效率，提升財務專業(yè)水平，增加財務管理和分析能力;同時也可以減少人工操作產生的失誤，保證數(shù)據(jù)的準確和報表的質量;優(yōu)化后的財務信息系統(tǒng)能夠保持數(shù)據(jù)的實時性和統(tǒng)一性，可以協(xié)助業(yè)務部門獲取更大經(jīng)濟效益的同時助力企業(yè)管理人員部署經(jīng)營戰(zhàn)略方案。因此，推動企業(yè)財務信息化系統(tǒng)優(yōu)化勢在必行，企業(yè)管理層要認識到優(yōu)化財務信息化系統(tǒng)的重要性，并且加強自身信息服務的建設;財務軟件服務商也應針對客戶業(yè)務和財務實際特征提供完善的解決方案，幫助企業(yè)實現(xiàn)財務信息化系統(tǒng)的優(yōu)化升級。

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