高職院校檔案信息化管理存在的問題及對(duì)策

郭登權(quán)

【摘要】隨著信息技術(shù)以及網(wǎng)絡(luò)技術(shù)發(fā)展，信息技術(shù)在各行各業(yè)得到廣泛應(yīng)用，檔案管理也隨之邁進(jìn)信息時(shí)代在當(dāng)前快速發(fā)展的信息技術(shù)影響下，檔案電子管理模式要求高職院校實(shí)現(xiàn)信息化的檔案管理。本文主要以高職院校檔案管理信息化的重要性，闡述高職院校檔案信息化管理存在的問題，針對(duì)這些問題提出相對(duì)應(yīng)的解決對(duì)策。

【關(guān)鍵詞】高職院校 檔案管理 信息化

在高職院校建設(shè)發(fā)展中，管理檔案工作是學(xué)院建設(shè)發(fā)展的重要組成部分，起著至關(guān)重要的作用。檔案不僅能夠真實(shí)地反映出高職院校的發(fā)展過程，而且能夠?qū)Ω呗氃盒５墓芾硭健⑷瞬排囵B(yǎng)水平、示范建設(shè)、優(yōu)質(zhì)建設(shè)以及教學(xué)質(zhì)量等方面進(jìn)行衡量。在當(dāng)今時(shí)代，信息技術(shù)不斷發(fā)展，并且逐步呈現(xiàn)出其優(yōu)勢，即快捷便利、高效。所以，信息化的發(fā)展要求高職院校不得不采用信息化的方式去管理檔案。高職院校在檔案管理這項(xiàng)工作中，應(yīng)當(dāng)朝著信息化、網(wǎng)絡(luò)化、現(xiàn)代化的方向去管理檔案，這樣才能與時(shí)代的發(fā)展相適應(yīng)。

一、加強(qiáng)高職院校檔案信息化管理的重要性

高職院校在日常檔案管理過程中進(jìn)行信息化管理，一是可以讓相關(guān)部門和領(lǐng)導(dǎo)第一時(shí)間了解到學(xué)院自身的情況，將信息提供給學(xué)院相關(guān)職能部門，加強(qiáng)信息傳遞的有效性。二是可以讓有關(guān)人員和部門共享信息，使高職院校利用檔案的整體效率得到明顯提高，也是促進(jìn)高職院校改革檔案管理制度的要求。三是引進(jìn)信息化的管理方式，可以大幅度減少檔案管理人員的工作量，讓他們有時(shí)間、有精力學(xué)習(xí)先進(jìn)的檔案管理方式、管理理論，在實(shí)際的操作中，業(yè)務(wù)素質(zhì)得到進(jìn)一步提高。以往管理檔案的傳統(tǒng)工作模式過度依賴人工，不僅大量耗費(fèi)工作人員的精力和體能，而且檔案管理的工作效率相對(duì)低下，而信息化檔案管理模式能夠很好地改善傳統(tǒng)模式在工作效率方面的不足，更新傳統(tǒng)工作模式，才能有效提高檔案管理工作效率。

二、高職院校檔案信息化管理存在的問題

1.建設(shè)檔案信息化管理重視程度不夠，思想觀念滯后

檔案管理信息化與傳統(tǒng)檔案管理模式相比，在工作內(nèi)容與形式上呈現(xiàn)出新的特點(diǎn)和規(guī)律，檔案管理應(yīng)與時(shí)俱進(jìn)、更新觀念，力爭與信息化建設(shè)發(fā)展保持步調(diào)一致。在高職院校中有大部分主管領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案管理工作沒有引起重視，因此存在專門負(fù)責(zé)管理檔案的人員采用相對(duì)落后的傳統(tǒng)管理方式，缺乏完善的管理檔案的制度以及缺少足夠的人力等問題。沒有充分開發(fā)信息化檔案的軟件，使得當(dāng)前不得不使用單一的軟件去管理檔案。沒有將檔案信息化建設(shè)作為一個(gè)綜合系統(tǒng)工程來考慮。

2.檔案信息化管理財(cái)力投入不夠，設(shè)施相對(duì)落后

檔案管理信息化基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)是檔案信息資源建設(shè)以及各項(xiàng)檔案應(yīng)用系統(tǒng)建設(shè)的基礎(chǔ)和前提。要加強(qiáng)檔案管理信息化建設(shè)，在高職院校中，合并大中專院校或者中專升格而形成的占據(jù)了較多的數(shù)量，基本上使用的都是陳舊的基礎(chǔ)設(shè)施，使得信息化檔案管理的發(fā)展受到了阻礙。在軟件條件上，使用較落后的軟件去管理檔案，工作中無法產(chǎn)生較高的效率，信息化的檔案管理的優(yōu)勢也就無法良好地呈現(xiàn)出來;在硬件條件上，使用配置較落后的設(shè)備設(shè)施，因此只能進(jìn)行常規(guī)的檔案管理。在高職院校建設(shè)信息化檔案管理的過程中，造成最大影響的因素就是落后的軟硬件條件。

3.檔案管理隊(duì)伍建設(shè)較弱，信息化水平有待提高

檔案管理信息化對(duì)檔案管理人員能力素質(zhì)要求較高，不僅需要具備專業(yè)的檔案管理知識(shí)，還需要熟練掌握計(jì)算機(jī)技術(shù)。目前各單位檔案管理人員參加業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)培訓(xùn)較少，缺乏專業(yè)知識(shí)，致使檔案管理人員隊(duì)伍整體素質(zhì)在低層次徘徊，影響檔案信息化建設(shè)的步伐。另一方面?zhèn)鹘y(tǒng)的檔案管理做法仍然存在，管理人員在思想上對(duì)檔案的利用不夠重視，只注重收集保管，在高職院校檔案管理人員中，專業(yè)學(xué)計(jì)算機(jī)與檔案學(xué)很少，大多沒有進(jìn)行個(gè)專業(yè)化的檔案管理培訓(xùn)，缺少專業(yè)的檔案管理知識(shí)，因此信息化的管理檔案也就受到了制約。

三、高職院校檔案信息化管理的解決對(duì)策

1.提升管理人員對(duì)檔案信息化的認(rèn)知理念

為了能夠管理信息化的檔案要求得到滿足，一方面，作為高職院校的領(lǐng)導(dǎo)，一定要對(duì)管理檔案的意義、作用、地位以及其價(jià)值進(jìn)行高度認(rèn)知，正確的定位管理檔案工作，實(shí)質(zhì)性的促進(jìn)建設(shè)管理信息化的檔案。積極培訓(xùn)管理檔案人員的信息化水平和業(yè)務(wù)知識(shí)，使他們的工作效率得到提升，讓他們更加積極地投入到工作中去。另一方面，檔案管理人員要對(duì)當(dāng)前的服務(wù)理念進(jìn)行改變，工作上采用主動(dòng)的方式，意識(shí)到管理檔案工作的重要性，是作為一名檔案管理員必須要具備的。要樹立管理現(xiàn)代化的意識(shí)，將管理檔案工作的目標(biāo)確定為創(chuàng)新工作方法。

2.加大投入，完善基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)

只有完善軟硬件設(shè)施，才能為檔案管理信息化建提供良好的基礎(chǔ)保障，高職院校要把先進(jìn)的管理軟件、技術(shù)、設(shè)備引入進(jìn)來，很多技術(shù)內(nèi)容如系統(tǒng)資源管理、數(shù)據(jù)管理、服務(wù)器管理等等。在資金方面，在建設(shè)信息化的檔案管理過程中，給予足夠的資金支持，保障檔案建設(shè)信息化、現(xiàn)代化的建設(shè)。

3.加強(qiáng)隊(duì)伍建設(shè)，提高檔案管理人員的信息化水平

加強(qiáng)檔案信息管理人才隊(duì)伍建設(shè)，首先要經(jīng)常開展職業(yè)道德教育，加強(qiáng)行為規(guī)范，增強(qiáng)服務(wù)意識(shí)，提高檔案管理人員職業(yè)素養(yǎng)和道德操守。其次要采取“請(qǐng)進(jìn)來、送出去”的辦法，加大學(xué)習(xí)和培訓(xùn)力度，使檔案管理人員既掌握檔案管理基本知識(shí)，又能熟練掌握計(jì)算機(jī)操作技術(shù)，靈活運(yùn)用檔案管理軟件系統(tǒng)，全面提升檔案管理的業(yè)務(wù)能力和綜合素質(zhì)。隨著檔案管理信息化建設(shè)持續(xù)深入推進(jìn)，有效提高檔案管理工作效率。在高職院校的文件中，現(xiàn)在有相當(dāng)一部分已經(jīng)使用的是電子文件，無紙化辦公，這樣也進(jìn)一步提升了管理檔案的要求。采用數(shù)字化的方式去處理檔案信息，使其服務(wù)的質(zhì)量與工作效率都得到提升。有效結(jié)合學(xué)校的中心工作和重要的檔案工作，致力服務(wù)于科研和教學(xué)，朝著更高的水平、層次去檔案管理工作，使高效、優(yōu)質(zhì)、多元化的管理方式和手段得以真正地實(shí)現(xiàn)。

四、結(jié)語

在高職院校發(fā)展過程中，檔案信息化管理工作只有針對(duì)自身存在的問題，制定科學(xué)的應(yīng)對(duì)策略。明確信息化建設(shè)工作重要性，對(duì)管理人員的綜合素質(zhì)以及信息化水平進(jìn)行全面提高，開創(chuàng)有利條件，真正實(shí)現(xiàn)全面信息化管理。

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